Üçü de tedarikçiye gönderilen bir istek. Farkı, ne bildiğinizde ve ne sorduğunuzda.
Üç kısaltma, üç ayrı durum
Bu üç terim Türkçe satın alma konuşmalarında sık kullanılıyor ve sık karıştırılıyor. Çoğu zaman hepsine birden “teklif isteği” deniyor.
Aradaki fark biçimsel değil. Hangisini gönderdiğiniz, ne bildiğinizi ve tedarikçiden ne beklediğinizi belirliyor.
RFI (Request for Information) bilgi isteği. Henüz ne alacağınızı tam bilmiyorsunuz. Piyasada neler var, kimler yapıyor, hangi çözümler mümkün?
RFP (Request for Proposal) teklif isteği. İhtiyacınızı biliyorsunuz ama çözümü siz tarif etmiyorsunuz. Sorunu anlatıyorsunuz, tedarikçi kendi çözümünü öneriyor.
RFQ (Request for Quotation) fiyat isteği. Ne istediğinizi tam olarak biliyorsunuz. Ürün, ölçü, miktar, koşullar belli. Tek sorduğunuz şey fiyat.
Sıralama da genelde böyle ilerliyor: önce bilgi, sonra öneri, sonra fiyat. Her alım üç aşamadan geçmiyor ama karmaşık alımlarda üçü de kullanılıyor.
RFI ne zaman kullanılır
Piyasayı tanımadığınız bir alım söz konusuysa.
Yeni bir teknoloji alınacak, daha önce çalışılmamış bir malzeme grubu gündeme gelmiş ya da mevcut çözümün alternatifleri araştırılıyor.
RFI’da fiyat sorulmuyor. Sorulursa da bağlayıcı olmuyor ve tedarikçi genelde geniş bir aralık veriyor.
Amaç şu: kimlerin bu işi yaptığını öğrenmek, mümkün çözüm biçimlerini görmek ve sonraki adımda kime gideceğinizi belirlemek.
Sık yapılan hata, RFI’ı bir fiyat toplama aracı gibi kullanmak. Tedarikçi bilgi isteğine ayrıntılı yanıt hazırlıyor, sonra bir daha haber alamıyor. İkinci sefer o kadar ilgilenmiyor.
RFP ne zaman kullanılır
Sorunu biliyorsanız ama çözümün nasıl olması gerektiğini bilmiyorsanız.
Örnek: üç şantiyenin malzeme takibini merkezden yönetmek istiyorsunuz. Bunun bir yazılımla mı, bir hizmetle mi, hangi mimariyle çözüleceğini tedarikçilerin önermesini bekliyorsunuz.
RFP’de tedarikçi sadece fiyat değil, yaklaşım da sunuyor: nasıl yapacağı, hangi aşamalarla, hangi ekiple, ne kadar sürede.
Bu yüzden RFP değerlendirmesi RFQ’dan farklı. Fiyat tek kriter değil; çözümün uygunluğu, tedarikçinin deneyimi ve önerilen yöntem de tartılıyor.
Değerlendirme kriterlerinin RFP gönderilmeden önce belirlenmesi gerekiyor. Teklifler geldikten sonra kriter belirlemek, kriterlerin gelen tekliflere göre şekillenmesine yol açıyor.
RFQ ne zaman kullanılır
Her şeyi biliyorsanız.
Malzeme tanımlı, ölçüsü belli, miktar belli, teslim yeri ve tarihi belli. Tedarikçiden istenen tek şey birim fiyat ve koşullar.
Satın almanın günlük işinin büyük kısmı bu. Tekrarlayan alımlar, standart malzemeler, tanımlı hizmetler.
RFQ’nun işe yaraması tek bir şarta bağlı: istenen şeyin herkese aynı şekilde tarif edilmesi. Üç tedarikçiye üç farklı ayrıntı düzeyinde gönderilen bir RFQ, karşılaştırılamayan üç teklif üretiyor.
Bu yüzden RFQ’ya teknik şartname eklenmesi ve kalem listesinin standart olması gerekiyor. Aynı malzemenin farklı adlarla yazıldığı bir yapıda RFQ da sağlıklı çalışmıyor.
Yanlış seçimin sonucu
Uygulamada en sık görülen iki hata var.
RFQ gönderilmesi gereken yerde RFP gönderiliyor. Standart bir malzeme için tedarikçiden “çözüm önerisi” isteniyor. Tedarikçi ne isteneceğini anlamıyor, gereksiz bir sunum hazırlıyor ve süreç uzuyor.
RFP gönderilmesi gereken yerde RFQ gönderiliyor. Daha pahalıya mal olan hata bu. Çözümü bilmediğiniz bir işi kalem kalem tarif etmeye çalışıyorsunuz. Tedarikçiler sizin eksik tarifinize fiyat veriyor. En düşük fiyat, kapsamı en dar yorumlayandan geliyor ve iş başladıktan sonra ek talepler çıkıyor.
Bu ikincisi özellikle yazılım, danışmanlık ve mühendislik alımlarında sık yaşanıyor.
RFQ gönderildi, RFP gönderilmesi gerekiyordu
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Yanlış seçimin en pahalı halini gösteren bir örnek.
Bir üretici, depo raf sistemi yenilemek istedi. Satın alma ekibi bir kalem listesi hazırladı: raf sayısı, göz ölçüleri, taşıma kapasitesi, montaj dahil. Üç firmaya fiyat isteği gönderildi.
Üç teklif geldi. En düşük teklif, ikincisinden yaklaşık yüzde yirmi ucuzdu ve seçildi.
Montaj başladığında sorunlar çıktı. Listede yangın söndürme sistemine göre bırakılması gereken boşluklar yazmıyordu; en ucuz teklifi veren firma bunu kendi kapsamına almamıştı. Zemin ankraj detayı listede yoktu; mevcut zemin için ek plaka gerekti. Ve forklift dönüş yarıçapı hesaba katılmamıştı, koridor genişliği yetersiz kaldı.
Üç kalem de ek işlem olarak faturalandı. Toplam, ikinci teklifin üzerine çıktı ve proje altı hafta gecikti.
İkinci teklifi veren firma, teklifine kısa bir yerleşim çalışması eklemişti. O çalışmada koridor genişliği ve ankraj konusu zaten yazıyordu. Değerlendirmede bu ek çalışma dikkate alınmadı, çünkü karşılaştırma yalnızca fiyat üzerinden yapıldı.
Buradaki hata teklif toplamada değildi. İhtiyacın nasıl çözüleceği baştan bilinmiyordu; yani bu bir fiyat isteği değil, teklif isteği olmalıydı. Kalem listesi hazırlayarak sorulan soru, firmalardan çözüm değil rakam istedi.
Codigno tarafında
Tedarikçi teklif yönetimi tarafında süreç onaylanmış talepten başlıyor. Tedarikçilere aynı kalem listesi gidiyor ve gelen teklifler tek ekranda karşılaştırılıyor.
Kalem bazlı parametreler sayesinde farklı birimlerle gelen teklifler aynı ölçüde değerlendirilebiliyor. Onaylanan teklif doğrudan siparişe dönüşüyor, veriler yeniden girilmiyor.
Tedarikçi değerlendirme kayıtları da bu ekranda tutuluyor: tedarikçi performansı nasıl ölçülür.
Teklif toplamanın işleyen kurgusu: üç teklif kuralı. Tekrarlayan alımlar: çerçeve anlaşma nedir. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Teklif toplama üç kanaldan yürüyor: tedarikçiye özel üretilen bağlantı, e-posta ve WhatsApp. Özel bağlantıda tedarikçi hesap açmadan ve şifre girmeden kendi ekranını açıp birim fiyat, teslim süresi, geçerlilik tarihi ve ödeme koşulu giriyor. E-posta ve WhatsApp kanallarında gönderimin ulaşıp ulaşmadığı ve açılıp açılmadığı izleniyor. Bilgi toplama aşaması için ayrı bir dış form bulunuyor.
Belge olarak gelen teklifin içeriği yapay zekâ ile çıkarılıyor ve satırlar talep kalemleriyle eşleştiriliyor; tedarikçinin kendi kodlaması ve sıralaması karşılaştırmayı bozmuyor.
Sık sorulan sorular
Türkçede bu terimlerin karşılığı var mı?
RFI için bilgi isteği, RFP için teklif isteği, RFQ için fiyat teklifi isteği kullanılıyor. Uygulamada kısaltmalar daha yaygın, çünkü Türkçe karşılıklar birbirine yakın duruyor ve ayrımı korumuyor.
Her alımda üçü de kullanılmalı mı?
Kullanılmıyor. Günlük ve tekrarlayan alımların büyük kısmı doğrudan RFQ ile yürüyor. Üç aşama, karmaşık ve yüksek tutarlı alımlarda anlamlı.
RFP değerlendirmesinde fiyat ne kadar ağırlık taşımalı?
Ağırlıklar RFP gönderilmeden önce belirlenmeli. Teklifler geldikten sonra kriter belirlemek, kriterlerin tekliflere göre şekillenmesine yol açıyor.
RFI’da fiyat sorulur mu?
Sorulabiliyor ama bağlayıcı olmuyor. Amaç piyasayı tanımak; kesin fiyat için RFQ ya da RFP aşaması geliyor.
Kamu alımlarında bu terimler geçerli mi?
Kamuda süreç ihale mevzuatına tabi ve usuller ayrıca tanımlı. Bu kısaltmalar özel sektör uygulamasında yerleşmiş terimler.
RFQ’ya şartname eklemek şart mı?
Karşılaştırılabilir teklif almanın tek yolu bu. Ayrıntı düzeyi farklı giden isteklere gelen yanıtlar da farklı kapsamda oluyor ve fiyatlar yan yana konamıyor.
Gelen teklifleriniz gerçekten karşılaştırılabiliyor mu? Aylık teklif isteği sayınızı ve tedarikçi sayınızı paylaşın; teklif toplama ve karşılaştırmanın sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
