İzin Yönetimi

“Kaç gün iznim kaldı” sorusunun cevabını hesaplamıyorsunuz, ekrandan bakıyorsunuz.

GİZLİ ZAMAN KAYBI

En basit süreç, en çok zaman alan iş

İzin yönetimi teknik olarak basit bir süreç. Buna rağmen insan kaynakları ekiplerinin zamanının önemli bir bölümünü tüketiyor.

Sebebi süreç değil, yürütülme şekli. Personel izin istiyor, kâğıt dolduruyor, imza için amirini arıyor, amir yerinde değilse bekliyor. Kâğıt sonunda insan kaynaklarına ulaşıyor ve orada bir dosyaya giriyor.

“Kaç gün iznim kaldı” sorusu her seferinde elle hesaplanıyor. Devreden izinlerin nasıl sayılacağı ise her yıl yeniden tartışılıyor; kimse tam emin olmuyor.

Mazeretsiz gelmeyenler ayrı bir başlık. Kimin gelmediği o gün fark ediliyor ama kayda geçmiyor. Ay sonunda “bu kişi kaç gün gelmedi” sorusunun cevabı hatırlamaya kalıyor.

İzin türleri de karışıyor. İş Kanunu’nda tanımlı türlerin yanında işletmenin kendi uygulamaları var. Hangisinin ücretli, hangisinin yıllık izinden düşüleceği kâğıt üzerinde takip edilemiyor.

Belge tarafı da eksik kalıyor. Onaylanan izin formunun nerede durduğu, yıllar sonra sorulduğunda cevapsız kalıyor. Oysa iş uyuşmazlığında ilk aranan kayıtlardan biri bu.

Sonuçta izin, çalışan açısından belirsiz, insan kaynakları açısından zaman alan bir sürece dönüşüyor.

TALEP AKIŞI

Talep portaldan geliyor, hesap otomatik

İzin yönetimi modülü süreci baştan sona sistemde yürütüyor.

Personel talebini kendisi giriyor. Çalışma portalı üzerinden izin talebi açılıyor, onay zinciri sistemde ilerliyor. İnsan kaynakları kâğıt toplamıyor, onaylıyor.

Ücretli ve ücretsiz izin ayrı ayrı giriliyor. Listeleme, onaylama, reddetme ve iptal etme işlemleri aynı ekrandan yapılıyor.

Kalan izin günü hesaplanmış olarak duruyor. Devreden izinler de sistemde takip ediliyor; her yıl aynı tartışma yaşanmıyor.

İzin türleri tanımlanabiliyor. İş Kanunu’nda yer alan türlerin yanına işletmeye özel izin tanımları ekleniyor ve her birinin nasıl işleneceği belirleniyor.

Yetkilendirme mekanizması ile kimin ne görebileceği ve ne onaylayabileceği ayrılıyor.

İzin girişi iki yerden yapılabiliyor: puantaj cetveli üzerinden ya da izne özel hazırlanmış ekrandan. Hangisi işinize geliyorsa oradan.

Raporlar hazır geliyor. Mazeretsiz gelmeyen personel, en çok izin kullanan birim ve dönemsel izin yoğunluğu ekrandan görülebiliyor.

Fazla mesai izne çevrilebiliyor. Ek mesailer sonradan kullanılmak üzere izin kaydına dönüştürülebiliyor; bu, mesai yükü yüksek işletmelerde sık kullanılan bir uygulama.

MODÜL İLİŞKİLERİ

Diğer bölümlerle ilişkisi

İzin kaydı tek başına durmuyor, personel yönetiminin bütününe bağlanıyor.

İzinler puantaj cetveline işleniyor; ay sonunda ayrı bir dosyadan aktarma yapılmıyor: Puantaj

Fazla mesainin izne çevrilmesi mesai tarafındaki kayıtla birlikte ilerliyor: Fazla Mesai Planlama

Saha ekiplerinin telefondan talep girmesi gerekiyorsa mobil tarafla birlikte kurgulanıyor: Mobil Uygulamalar

Modülün bütünü: Personel Yönetim Yazılımı

GEÇİŞ SÜRECİ

Kâğıt süreçten geçiş nasıl oluyor

Bu modülde en çok sorulan şey kurulum değil, alışkanlık değişimi oluyor.

Genelde tek bir birimle başlanıyor. O birimin talepleri portaldan gelmeye başlıyor, onay zinciri işliyor ve kâğıt kalkıyor. Çalışan tarafında öğrenme süresi kısa; kendi kalan izin gününü görebilmek çoğu kişi için yeterli sebep oluyor.

Devreden izin bakiyeleri açılışta sisteme aktarılıyor. Sıfırdan başlanmıyor, mevcut durum devralınıyor.

Onay zinciri işletmenin kendi yapısına göre kuruluyor. Kimin kimi onayladığı sabit bir şablon değil.

Kâğıt süreç bir süre paralel yürütülebiliyor ama bunu uzun tutmamak gerekiyor. İki kayıt birlikte tutulduğunda kimse hangisinin doğru olduğundan emin olamıyor; geçiş tarihinin net olması, geçişin kendisinden daha önemli.

İzin türlerinin tanımı da açılışta yapılıyor. İşletmenin fiilen uyguladığı izinler ile İş Kanunu’ndaki türler karşılaştırılıyor; aradaki fark çoğu işletmede yazılı hale ilk kez burada geliyor.

İş süreçlerinin yazılıma taşınması üzerine: İş Süreçleri ve Yazılım

VERİNİN DEĞERİ

İzin verisinin asıl değeri

İzin yönetimi çoğu zaman bir kolaylık işi olarak görülüyor. Oysa biriken veri, planlama tarafında daha çok işe yarıyor.

Dönemsel yoğunluk görünür oluyor. Hangi aylarda izin talebinin arttığı, hangi birimin aynı anda boşaldığı ekrandan okunabiliyor. Üretim ya da proje planı buna göre yapıldığında, yaz aylarında yaşanan personel açığı sürpriz olmaktan çıkıyor.

Devamsızlık örüntüsü de ortaya çıkıyor. Mazeretsiz gelmeyen personel listesi tek tek bakıldığında bir şey söylemiyor; dönem boyunca bakıldığında tekrar eden durumlar görünüyor.

Kalan izin yükü bir yükümlülüktür. Kullanılmayan izinler birikiyor ve yıl sonunda hem operasyonel hem mali bir yük oluşturuyor. Bu birikimin toplam büyüklüğünü görmek, izin planlamasını erken yapmayı mümkün kılıyor.

Fazla mesainin izne çevrildiği işletmelerde bu tablo daha da önemli hale geliyor; mesai yükü izin bakiyesine dönüşerek büyüyor ve iki taraf birlikte izlenmediğinde şaşırtıcı sonuç veriyor.

Bunların hiçbiri ek bir çalışma gerektirmiyor. Talepler zaten sistemden geçtiği için veri kendiliğinden birikiyor.

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Personel kendi izin talebini girebiliyor mu?

Girebiliyor. Çalışma portalı üzerinden talep açılıyor ve onay zinciri sistemde ilerliyor.

Kalan izin günü otomatik hesaplanıyor mu?

Hesaplanıyor. Devreden izinler de takip ediliyor, elle hesap yapılmıyor.

Kendi izin türlerimizi tanımlayabilir miyiz?

Tanımlayabilirsiniz. İş Kanunu’ndaki türlerin yanına işletmeye özel tanımlar ekleniyor.

Mevcut izin bakiyelerimiz aktarılabilir mi?

Aktarılabiliyor. Açılışta mevcut durum devralınıyor, sıfırdan başlanmıyor.

Ücretsiz izin de takip ediliyor mu?

Ediliyor. Ücretli ve ücretsiz izinler ayrı ayrı giriliyor ve puantaj cetveline işleniyor.

Fazla mesaiyi izne çevirebilir miyiz?

Çevirebilirsiniz. Ek mesailer sonradan kullanılmak üzere izin kaydına dönüştürülebiliyor.

Onay zincirini kendi yapımıza göre kurabilir miyiz?

Kurabilirsiniz. Kimin kimi onaylayacağı işletmenin yapısına göre tanımlanıyor.

Mazeretsiz gelmeyenleri raporlayabiliyor muyuz?

Raporlayabiliyorsunuz. Mazeretsiz gelmeyen personel listesi ve dönemsel izin raporları hazır geliyor.

Aynı anda kaç kişinin izinde olduğunu görebiliyor muyuz?

Görebiliyorsunuz. Dönemsel yoğunluk ve birim bazında izin dağılımı ekrandan okunabiliyor; planlama buna göre yapılabiliyor.

Personel kalan iznini kendisi görebiliyor mu?

Görebiliyor. Çalışma portalında kendi bakiyesi ve talep durumu duruyor; insan kaynaklarına sorması gerekmiyor.

İzin talebi reddedilirse ne oluyor?

Ret gerekçesiyle birlikte kayda giriyor ve talep sahibine bildiriliyor. Süreç kayıt dışı kalmıyor.

Puantajla nasıl birleşiyor?

Onaylanan izinler puantaj cetveline otomatik işleniyor; ay sonunda ayrı bir dosyadan aktarma yapılmıyor.

Onaylanan izin formu arşivde duruyor mu?

Duruyor. Kayıt ilgili günün üzerinde kalıyor; yıllar sonra sorulduğunda klasör taraması gerekmiyor.

Kalan izin günlerini kim hesaplıyor?

Kaç personeliniz olduğunu ve izin taleplerini bugün nasıl yürüttüğünüzü paylaşın; geçişin nasıl olacağını ve mevcut bakiyelerin nasıl aktarılacağını gösterelim.