Puantaj

Ay sonunda birleştirilecek dosya kalmıyor; puantaj, izin ve mesai aynı cetvelde birikiyor.

KÂĞIT PUANTAJ

Puantaj kâğıtta tutulunca ne oluyor

Puantaj, kâğıtta tutulduğu sürece hep aynı üç sorunu doğuruyor.

Birincisi gecikme. Şantiyeden ya da vardiyadan gelen kâğıt ofise günler sonra ulaşıyor. Ofisteki kişi geçmiş bir haftanın durumunu görüyor ve planlamayı ona göre yapıyor.

İkincisi hafızaya dayanması. Kayıt yapıldığı anda değil, sonradan hatırlanarak yazılıyor. Kim hangi gün gelmedi, kim yarım gün çalıştı, kim izne çıktı; bunlar zamanla yaklaşık hale geliyor.

Üçüncüsü dağınıklık. İzinler ayrı bir dosyada, avanslar muhasebede, fazla mesai vardiya defterinde. Ay sonunda bunları birleştiren kişi hem zaman kaybediyor hem hata riski taşıyor.

Belge tarafı da sorun yaratıyor. Mazeretsiz gelmeyen personel için tutanak tutulması gerekiyor ama pratikte çoğu zaman tutulmuyor. İş uyuşmazlığı yaşandığında elde gösterilecek kayıt bulunmuyor.

Çok projeli çalışan işletmelerde ayrıca dağıtım problemi çıkıyor: aynı personel farklı projelerde çalıştığında maliyetin hangi projeye yazılacağı belirsiz kalıyor.

CETVELİN İŞLEYİŞİ

Cetvel her şeyi topluyor

Puantaj cetveli, personel yönetiminin merkezinde duruyor ve diğer bütün kayıtlar oraya bağlanıyor.

Çalışma süresi cetvel üzerinden giriliyor. Fazla mesai eklenebiliyor, eksik çalışma sebebi bildirilebiliyor ve izin girişi aynı ekrandan yapılabiliyor. Üç ayrı yere bakmak gerekmiyor.

Personel kartı cetvelin içinden açılıyor. Organizasyon şemasındaki konum, geçmiş izinler, fazla mesailer, ödenen icra ve nafaka borcu, alınan avanslar, transfer hareket dökümü ve özlük dosyası aynı kartta görünüyor.

Dosya yönetimi güne bağlı çalışıyor. Cetvelin herhangi bir gününe dosya yükleyebiliyor, yüklü dosyayı indirebiliyor ya da silebiliyorsunuz. Belge, ait olduğu günün üzerinde duruyor.

Tutanağı sistem hazırlıyor. Mazeretsiz çalışılmayan günler için tutanak otomatik üretiliyor ve dosya yönetimi üzerinden erişilebiliyor.

Takvimler işletmeye göre tanımlanıyor. Proje ve personel çalışma takvimleri ile resmi tatil takvimi ayrı ayrı kuruluyor; sektörden sektöre değişen mesai saatlerine uyum sağlanıyor.

Giriş çıkış kendi tabletimizden alınabiliyor. Kart ve yakın alan etiketi okunuyor; mevcut turnike verisi projeye özel bağlantıyla aktarılabiliyor.

Kısmi çalışma da takip ediliyor. Yarım gün, eksik saat ve ücretsiz izin cetvelde ayrı ayrı görünüyor.

MODÜL İLİŞKİLERİ

Diğer bölümlerle ilişkisi

Puantaj tek başına çalışan bir ekran değil; personel yönetiminin geri kalanı buraya bağlanıyor.

İzin girişleri hem cetvel üzerinden hem de izne özel ekrandan yapılabiliyor. Kalan gün ve devreden izin hesabı otomatik ilerliyor: İzin Yönetimi

Fazla mesai hem puantaj cetvelinden hem personele özel karttan takip edilebiliyor. Onaylanan mesai cetvele işleniyor: Fazla Mesai Planlama

Cetvelden çıkan veri raporlara gidiyor. Proje bazında personel maliyeti, devamsızlık ve mesai yükü buradan hesaplanıyor: Raporlama ve Analitik

Modülün bütünü: Personel Yönetim Yazılımı

KİMLER İÇİN UYGUN

Kimin işine yarıyor

Bu ekranı en çok kullanan üç rol var ve üçünün ihtiyacı farklı.

Saha ya da vardiya sorumlusu günlük girişi yapıyor. Onun için önemli olan işlemin hızlı bitmesi; cetvel bu yüzden tek ekranda tutuluyor.

İnsan kaynakları ay sonunda toplu bakıyor. Eksikleri, mazeretsiz günleri ve onay bekleyenleri görmesi gerekiyor.

Yönetim maliyet tarafına bakıyor. Hangi projede ne kadar adam-gün harcandığı, fazla mesai yükünün nereden geldiği burada görünüyor.

Bu üç ihtiyaç aynı ekranla karşılanamaz. Cetvel günlük giriş için sade tutuluyor, ay sonu kontrolü için liste ve filtre veriliyor, maliyet tarafı ise rapora çıkıyor. Tek bir ekranı üçüne birden yetiştirmeye çalışmak, en çok kullanan kişinin işini yavaşlatıyor ve sistemin bırakılmasına yol açıyor.

Konunun genel çerçevesi: Personel Yönetimi Yazılımı Nedir

BELGE TAKİBİ

Belgeyi günün üzerinde tutmak

Puantajda az konuşulan ama sonradan en çok aranan şey belge oluyor.

Bir personelin belirli bir gün neden çalışmadığı, hangi raporu getirdiği ya da hangi tutanağın tutulduğu; bunlar aylar sonra soruluyor. Kâğıt düzende cevap, klasörlerin arasında aranıyor ve çoğu zaman bulunamıyor.

Cetvelin dosya yönetimi bunu çözüyor. Belge, ait olduğu günün üzerine yükleniyor. O güne bakan herkes belgeyi de görüyor; ayrı bir arşiv taraması gerekmiyor.

Aynı mantık otomatik tutanakta da işliyor. Mazeretsiz çalışılmayan gün için sistem tutanağı hazırlıyor ve tutanak o günün kaydında duruyor. Denetimde ya da uyuşmazlıkta aranan kayıt hazır oluyor.

Geçmişe dönük düzeltmeler de kayıt altında ilerliyor. Bir gün sonradan değiştirildiğinde kim tarafından ve ne zaman değiştirildiği kayıt geçmişinde kalıyor. Bu, hem iç denetim hem de dışarıya karşı savunulabilirlik açısından önemli.

Çok projeli işletmelerde bu kayıt ayrıca hakedişe dayanak oluyor. Hangi personelin hangi projede kaç gün çalıştığı belgeli olduğunda, ay sonundaki hakediş toplantısı hesaplaşmaya dönüşmüyor.

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Kart okuma sistemimizden veri alabiliyor mu?

Kutudan çıkan hazır bir bağlantı yok. Kendi tabletimiz kart ve yakın alan etiketi okuyor; mevcut cihazınızın verisi projeye özel bağlantıyla aktarılabiliyor. Hangi cihazı kullandığınızı paylaşırsanız kapsamı keşifte netleştiriyoruz.

Vardiya düzenimiz sektörümüze özel, uyum sağlar mı?

Sağlıyor. Proje ve personel çalışma takvimleri ile resmi tatil takvimi ayrı ayrı tanımlanabiliyor.

Mazeretsiz gelmeyen personel için tutanak tutuyor mu?

Tutuyor. Sistem otomatik hazırlıyor ve tutanağa dosya yönetimi üzerinden erişebiliyorsunuz.

Belgeyi puantaj cetveline ekleyebilir miyiz?

Ekleyebilirsiniz. Cetvelin herhangi bir gününe dosya yüklenebiliyor, indirilip silinebiliyor.

Proje bazında personel maliyeti çıkıyor mu?

Çıkıyor. Hangi personelin hangi projede çalıştığı kayıtlı olduğu için maliyet doğru projeye yazılıyor.

Yarım gün ve eksik çalışma takip ediliyor mu?

Ediliyor. Kısmi çalışma, eksik saat ve ücretsiz izin cetvelde ayrı ayrı görünüyor.

Bordro programımıza aktarılabiliyor mu?

Puantaj sonucu bordro tarafına aktarılabiliyor. Hangi programı kullandığınızı keşifte netleştiriyoruz.

Geçmişe dönük düzeltme yapılabiliyor mu?

Yapılabiliyor ve yapılan değişiklik kayıt geçmişinde kalıyor; kim ne zaman ne değiştirdi görünüyor.

Aynı personel birden fazla projede çalışıyorsa ne oluyor?

Hangi gün hangi projede çalıştığı kayıtlı olduğu için maliyet doğru projeye dağıtılıyor; tahmine kalmıyor.

Şantiyeden giriş yapılabiliyor mu?

Yapılabiliyor. Saha ve vardiya sorumluları günlük girişi bulundukları yerden yapabiliyor; kâğıdın ofise ulaşması beklenmiyor.

Resmi tatiller otomatik geliyor mu?

Resmi tatil takvimi ayrı olarak tanımlanıyor ve cetvele yansıyor. Proje bazında farklı çalışma takvimi de kurulabiliyor.

Onay bekleyen kayıtları görebiliyor muyuz?

Görebiliyorsunuz. Ay kapatılmadan önce eksik ve onay bekleyen kayıtlar listeleniyor.

Puantajınızı hâlâ Excel’de mi tutuyorsunuz?

Kaç personeliniz, kaç projeniz ve nasıl bir mesai düzeniniz olduğunu paylaşın; cetvelin sizin düzeninize nasıl kurulacağını gösterelim.