Kurumsal Raporlama ve Analitik Sistemleri
Raporlama & Analitik
Aynı sorunun cevabının her toplantıda değişmesini bitiriyoruz.
Aynı soruya üç farklı cevap
Yönetim toplantılarında sık yaşanan bir sahne var ve rapor sayısıyla ilgisi yok.
Basit bir soru soruluyor: geçen ay ne kadar ürettik, ne kadar sattık, maliyetimiz neydi. Üretim bir rakam söylüyor, muhasebe başka bir rakam, satış üçüncü bir rakam. Tartışma konunun kendisinden çıkıp rakamın doğruluğuna kayıyor.
Sebep genelde kötü niyet ya da dikkatsizlik değil. Her birim kendi kaydını kendi mantığıyla tutuyor. Hangi tarih esas alınıyor, iade nasıl sayılıyor, hangi kalem maliyete giriyor; bunlar birimden birime değişiyor. Rakamlar farklı çünkü tanımlar farklı.
İkinci sorun raporun elle hazırlanması. Birileri her ay birkaç tabloyu birleştirip sunum hazırlıyor. Bu iş günler alıyor ve rapor hazır olduğunda dönem çoktan bitmiş oluyor. Karar, geçmişe bakarak veriliyor.
Üçüncüsü bakılmayan panolar. İşletmeye bir yönetim ekranı kuruluyor, açılışta herkes etkileniyor, altı ay sonra kimse açmıyor. Sebep genelde ekranın çok şey göstermesi; önemli olan, önemsiz olanın arasında kayboluyor.
Dördüncüsü raporun geç gelmesi. Ay sonunda çıkan bir maliyet raporu, o ay içinde alınabilecek kararlar için artık geçersizdir. Sapmayı devam ederken görmek ile bittikten sonra öğrenmek arasındaki fark, raporlamanın asıl değeridir.
Bir de güven sorunu var. Bir kez yanlış çıkmış bir rapora bir daha güvenilmiyor. Ekipler kendi tablolarını tutmaya devam ediyor ve sistem, kayıt tutma zorunluluğuna dönüşüyor.
TEK KAYNAK
Tek kaynak, tanımlı rakam
Raporlama işi ekran tasarlamakla değil, rakamın tanımını netleştirmekle başlıyor.
Önce hangi soruların cevaplanacağı belirleniyor. Yöneticinin gerçekten karar verirken baktığı üç beş rakam çıkarılıyor. Bu liste kısa oluyor ve kısa olması iyi.
Sonra her rakamın tanımı yazılıyor. Neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor, hangi tarihe göre hesaplanıyor. Bu adım atlandığında ortaya güzel görünen ama üzerinde anlaşılamayan bir pano çıkıyor.
Veri kaynakları tek yerde birleştiriliyor. Üretim sistemi, muhasebe, saha kayıtları ve sahadan gelen ölçümler aynı yapıda toplanıyor. Rapor her seferinde elle hazırlanmıyor.
Ekranlar role göre ayrılıyor. Yöneticinin gördüğü ile bölüm sorumlusunun gördüğü aynı değil. Herkese aynı panoyu vermek, kimsenin bakmaması demek.
Ayrıntıya inilebiliyor. Bir rakam beklenmedik çıktığında altındaki kayıtlara ulaşılabiliyor. Bu olmadığında rapor tartışma başlatıyor ama bitirmiyor.
Geçmiş korunuyor. Bir rakamın zaman içindeki seyri görülebiliyor; tek bir ayın rakamı tek başına bir şey anlatmıyor, eğilim anlatıyor. Aynı şekilde hedefle gerçekleşen yan yana durduğunda konuşma somutlaşıyor.
Raporlar otomatik üretiliyor ve zamanında geliyor. Gün sonu, vardiya sonu ve ay sonu raporları elle hazırlanmıyor; belirlenen kişilere kendiliğinden ulaşıyor.
HİZMET KAPSAMI
Kapsam nereye kadar
Bu iş bir pano kurmakla bitmiyor; kararların aynı rakama dayanmasıyla bitiyor.
Kapsamımız şöyle: cevaplanacak soruların belirlenmesi, tanımların yazılması, veri kaynaklarının çıkarılması, veri birleştirme yapısı, ekran tasarımı, otomatik rapor dağıtımı, yetkilendirme ve teslim dokümantasyonu.
Rapora giren verinin doğru kaydedilmesi için: Kurumsal Özel Yazılım Geliştirme
Üretim ve tüketim verisinin sahadan otomatik gelmesi için: Üretim ve Enerji Otomasyonu
Kendi geliştirdiğimiz kurumsal modüllere örnek: Satın Alma ve Lojistik Yazılımı
Veriyi anlaşılır göstermek üzerine: Veri Görselleştirme ve Bilgi Grafikleri · Tüm başlıklar: Web ve Mobil Yazılım
KÖK NEDEN
Sorun raporda değil, kaynakta olabilir
Bu işte en sık yaptığımız uyarı şu: rapor kötü olduğu için değil, veri eksik olduğu için güvenilmiyor olabilir.
Sahadaki üretim adedi elle ve vardiya sonunda giriliyorsa, üzerine kurulacak en iyi pano bile tahmine dayanır. Aynı şekilde harcamalar geç kaydediliyorsa maliyet raporu her zaman geriden gelir.
Bu durumda önce kaydın nerede ve nasıl tutulduğuna bakıyoruz. Bazen çözüm rapor tarafında değil, verinin otomatik toplanmasında oluyor.
Bunu baştan söylüyoruz. Zayıf veriyle kurulmuş güzel bir panonun ömrü altı ay oluyor; sonra kimse bakmıyor ve yapılan yatırım boşa gidiyor.
NEDEN CODIGNO
Hem sahayı hem ofisi kuran ekip
Raporlama hizmeti veren çok firma var. Aradaki fark, verinin nereden geldiğini bilip bilmemekte.
Sadece rapor tarafında çalışan bir ekip, eline geçen veriyi doğru kabul eder. Oysa çoğu işletmede asıl sorun oradadır: veri eksik, geç ya da tanımsız gelir.
Codigno hem sahadaki ölçümü hem ofisteki yazılımı kuruyor. Üretim hattından gelen sayaç verisiyle muhasebedeki maliyet kaydını aynı tabloda birleştirmek, bizim için iki ayrı firmanın işi değil.
Kendi kurumsal yazılım platformumuzu geliştiriyoruz; satın almadan personel yönetimine kadar geniş bir modül seti içeriyor. Kurumsal rakamların nerede oluştuğunu ve nerede bozulduğunu kendi ürünümüzde de gördük.
15 yıldır üretim, enerji ve saha operasyonu tarafında çalışıyoruz. Bir raporun değerini belirleyen şeyin görsel zenginlik değil, altındaki verinin güvenilirliği olduğunu biliyoruz.
Şunu da açıkça söyleyelim: her işletme kapsamlı bir analitik kurulumuna ihtiyaç duymuyor. Çoğu yerde beş doğru rakamın her sabah doğru kişiye ulaşması, büyük bir pano yatırımından daha fazla iş görüyor.
SIK SORULANLAR
Sık sorulan sorular
Mevcut sistemlerimizden veri alınabilir mi?
Alınabiliyor. Muhasebe, üretim, saha kayıtları ve sahadan gelen ölçümler tek yapıda birleştiriliyor.
Rakamlarımız birimden birime tutmuyor, bu çözülür mü?
Çözülüyor ama önce tanım işi yapılıyor. Hangi rakamın neyi kapsadığı yazılı hale gelmeden birleştirme yapmak, farkı gizlemekten öteye gitmiyor.
Raporlar otomatik mi geliyor?
Geliyor. Gün sonu, vardiya sonu ve ay sonu raporları belirlenen kişilere kendiliğinden ulaşıyor.
Yapay zeka ile tahmin yapıyor musunuz?
Bu tür bir ihtiyaç varsa ayrıca değerlendiriyoruz. Ancak veri düzeni oturmadan tahmin modeli kurmak yanıltıcı sonuç verir; sıralamayı bu şekilde kuruyoruz.
Ayrıntıya inebiliyor muyuz?
İnebiliyorsunuz. Bir rakam beklenmedik çıktığında altındaki kayıtlara ulaşılabiliyor.
Herkes aynı ekranı mı görüyor?
Görmüyor. Ekranlar role göre ayrılıyor; yöneticinin gördüğü ile bölüm sorumlusunun gördüğü farklı.
Verilerimiz nerede tutuluyor?
Kendi sunucunuzda ya da bulutta; karar sizin.
Geçmiş dönemlerle karşılaştırabiliyor muyuz?
Karşılaştırabiliyorsunuz. Rakamın zaman içindeki seyri ve hedefle gerçekleşen yan yana gösteriliyor; tek bir ayın rakamı tek başına az şey anlatıyor.
Mevcut panolarımız var, sıfırdan mı kuruluyor?
Gerekmiyorsa kurulmuyor. Çalışan kısımlar yerinde kalabiliyor; eksik olan katman ekleniyor.
Geçen ayın rakamını kaç kişiden farklı duydunuz?
Bugün hangi raporu nasıl hazırladığınızı ve hangi soruya cevap arıyor olduğunuzu paylaşın; sorunun rapor tarafında mı yoksa kayıt tarafında mı olduğunu birlikte çıkaralım.