Kamu ve Üniversiteler için Çözümler
Kamu & Üniversiteler
Kurumun neye sahip olduğunu, o şeyin nerede olduğunu ve kimde bulunduğunu kayıt altına alıyoruz.
Sayım dönemi geldiğinde işler duruyor
Kamu kurumlarında ve üniversitelerde yılın belli bir döneminde aynı manzara yaşanıyor.
Taşınır listesi çıkarılıyor, listedeki kayıtlar odalarda aranıyor. Cihazın kayıtta göründüğü oda ile fiilen bulunduğu oda çoğu zaman tutmuyor. Biri onu iki yıl önce başka bir birime taşımış, kayda geçmemiş. Bulunamayanlar için not düşülüyor, işler bir sonraki sayıma erteleniyor.
Bu süreçte asıl iş duruyor. Sayım haftalar sürüyor ve sonunda ortaya çıkan liste, ancak o gün için doğru oluyor. Ertesi hafta bir cihaz yine yer değiştiriyor ve liste yine eskimeye başlıyor.
Laboratuvar ve teknik cihaz tarafı daha da hassas. Pahalı bir cihaz birden fazla bölüm arasında dolaşıyor. Kimin sorumluluğunda olduğu, en son kim tarafından kullanıldığı ve kalibrasyonunun ne zaman yapıldığı kişilerin hafızasında duruyor. O kişi görev değiştirdiğinde cihazın geçmişi de kayboluyor.
Bakım ve arıza tarafı da benzer. Bir cihaz arızalandığında dilekçeyle bildiriliyor, evrak dolaşıyor, arada haftalar geçiyor. Aynı cihazın kaç kez arızalandığı kimsenin elinde toplu halde bulunmuyor; bu yüzden değiştirilmesi gerektiği de rakamla savunulamıyor.
Kampüs ve yerleşke ölçeğine çıkıldığında bir de tüketim sorunu var. Elektrik ve doğal gaz faturası yerleşkenin tamamı için tek rakam olarak geliyor. Hangi binanın ne harcadığı bilinmediği için bütçe konuşması hep genel kalıyor.
KENDİNİ GÜNCELLEYEN ENVANTER
Envanter kendini güncelliyor
Yaptığımız iş, kurumun envanterini yılda bir kez çıkarılan bir listeden, sürekli güncel bir kayda dönüştürmek.
Demirbaş ve taşınır kayıtları tek sistemde toplanıyor. Her kalemin sorumlusu, bulunduğu yer, zimmet durumu ve geçmişi kayıtlı. Bir cihaz birimden birime geçtiğinde bu hareket kayda giriyor.
Kritik ve pahalı ekipman için konum takibi kuruluyor. Cihazın hangi binada ve hangi katta olduğu aranmadan görülüyor. Sayım, odaları tek tek dolaşmak yerine listeyi doğrulamaya dönüşüyor: Varlık ve Ekipman Takip Sistemi
Bakım ve kalibrasyon takvime bağlanıyor. Süresi dolan cihaz için iş emri otomatik açılıyor, yapılmayan iş listede kalıyor. Denetim ya da akreditasyon sürecinde aranan kayıt hazır oluyor.
Arıza bildirimi dilekçeden çıkıp sisteme geçiyor. Kim bildirdi, kime atandı, ne yapıldı, ne kadar sürdü. Aynı cihazın arıza geçmişi bir arada görüldüğünde, yenileme talebi rakamla savunulabiliyor.
Tüketim bina ve bölüm bazına iniyor. Hangi yapının ne harcadığı ayrı ayrı görüldüğünde bütçe konuşması somutlaşıyor, tasarruf hedefi de ölçülebilir hale geliyor.
Yetkiler kurumun kendi yapısına göre tanımlanıyor. Birim sorumlusunun gördüğü ile idari yöneticinin gördüğü aynı değil; her işlem kim tarafından yapıldığı bilgisiyle kayıt altında kalıyor.
KAPSAM VE KURULUM
Kapsam ve kurulum
Bu iş bir yazılım kurmakla bitmiyor; kurumun mevcut kayıtlarını devralmakla başlıyor.
Kapsamımız şöyle: mevcut envanter kayıtlarının aktarılması, etiketleme ve kodlama düzeni, kritik ekipman için konum takibi donanımı, zimmet ve hareket süreci, bakım ve kalibrasyon takvimi, arıza bildirimi, raporlama, yetkilendirme ve teslim dokümantasyonu.
Personelin bulunduğu bölgeye göre takip gerektiren yerleşkeler için: Personel Konum Takip Sistemi
Kurumun kendine özgü bir sürecini karşılayan modül gerektiğinde: Kurumsal Özel Yazılım Geliştirme
Kurulumu tek seferde bütün kuruma yaymıyoruz. Genelde tek bir birim, fakülte ya da bina ile başlanıyor. Çıkan sonuç görüldükten sonra kapsam genişletiliyor. Bu adımı atlayan projelerde sistem devreye alınıyor ve ikinci yıl kimse kullanmıyor.
VERİ SAHİPLİĞİ
Veri kurumun içinde kalıyor
Kamu kurumlarında ve üniversitelerde en çok sorulan soru bu ve baştan cevaplamayı tercih ediyoruz.
Kurulum kurumun kendi sunucusunda çalışabiliyor. Veri dışarı çıkmıyor, dışarıdan erişim istenmedikçe açılmıyor. Uzaktan erişim gerekiyorsa yetkiye bağlı ve kayıt altında tanımlanıyor.
Sistemi kurumun kendi bilgi işlem ekibi yönetebiliyor. Kurulum belgeleri, yetki yapısı ve teknik dokümantasyon teslimatın parçası. Amaç kurumu bize bağlamak değil; ekibinizin sistemi kendi başına işletebilmesi.
Kaynak ve belgeler teslim ediliyor. Bir sonraki ihale döneminde elinizde ne olduğunu bilmemek diye bir durum olmuyor.
Şartname aşamasında da destek veriyoruz. Teknik gereksinimlerin gerçekçi ve uygulanabilir yazılması, sonradan çıkan uyuşmazlıkların çoğunu baştan engelliyor.
Dijitalleşmenin kurumsal tarafı üzerine: Dijital Sanayi Çözümleri Nelerdir · Tüm başlıklar: Tüm Çözümlerimiz
NEDEN CODIGNO
Donanımı da yazılımı da aynı ekip yapıyor
Kurumsal projelerde en sık yaşanan sorun, işin parçalara bölünmesi.
Bir firma etiket ve okuyucu satıyor, başka bir firma yazılımı yazıyor, üçüncüsü kurulumu yapıyor. Sistem beklendiği gibi çalışmadığında herkes diğerini gösteriyor. Arada kalan da kurum oluyor.
Biz zinciri tek elden kuruyoruz. Konum takibi donanımını, üzerinde çalışan yazılımı ve kurumun kullandığı ekranları aynı ekip yapıyor. Sorumluluk tek adreste kalıyor.
15 yıldır donanım tasarımından kurumsal yazılıma kadar aynı çatı altında çalışıyoruz. Kart seviyesinde çözüm üretebilmek, bir bileşen tedarik edilemez hale geldiğinde projenin durmaması demek.
Bir şeyi de açıkça söyleyelim: her kurumun bütün envanterini konum takibine alması gerekmiyor. Çoğu kurumda kritik ve pahalı ekipmanın takibi, geri kalanın kayıt düzeninin toparlanmasıyla birleştiğinde yeterli oluyor. Gerekmediği halde kapsam büyütmüyoruz.
SIK SORULANLAR
Sık sorulan sorular
Mevcut taşınır kayıtlarımız aktarılabilir mi?
Aktarılabiliyor. Mevcut listelerin sisteme alınması kurulumun ilk adımı; sıfırdan veri girişi yapmanız gerekmiyor.
Verilerimiz kurum dışına çıkar mı?
Çıkmıyor. Kurulum kendi sunucunuzda çalışabiliyor. Dışarıdan erişim yalnızca siz isterseniz ve yetkiye bağlı olarak açılıyor.
Bütün demirbaşı takip etmek zorunda mıyız?
Zorunda değilsiniz. Genelde kritik ve pahalı ekipman konum takibine alınıyor, geri kalanı kayıt düzeni içinde yönetiliyor.
Sayım süresi gerçekten kısalıyor mu?
Kısalıyor. Konum bilgisi olan kalemlerde sayım, odaları dolaşmak yerine listeyi doğrulamaya dönüşüyor. Kazanç kurumun büyüklüğüne göre değişiyor.
Kalibrasyon ve bakım kayıtları tutuluyor mu?
Tutuluyor. Süresi dolan cihaz için iş emri otomatik açılıyor; denetimde aranan geçmiş kayıt hazır oluyor.
Sistemi kendi bilgi işlem ekibimiz yönetebilir mi?
Yönetebiliyor. Yetki yapısı, kurulum belgeleri ve teknik dokümantasyon teslimatın parçası, ayrıca ekibinize aktarım yapılıyor.
Birden fazla yerleşkemiz var, hepsi tek sistemde olur mu?
Olur. Yerleşkeler aynı sistemde ayrı ayrı yönetilebiliyor ve karşılaştırılabiliyor.
Şartname hazırlığında destek veriyor musunuz?
Veriyoruz. Teknik gereksinimlerin uygulanabilir yazılması, ihale sonrasındaki uyuşmazlıkların çoğunu baştan önlüyor.
Son sayımınız ne kadar sürdü?
Envanterinizin büyüklüğünü ve bugün hangi kayıtları nasıl tuttuğunuzu paylaşın; hangi kalemlerin konum takibine alınması gerektiğini, hangilerinin kayıt düzeniyle çözüleceğini ve kurulumun kapsamını birlikte çıkaralım.