Sabit Kıymet ve Zimmet

Demirbaşın kimde olduğu, ne durumda olduğu ve ne zaman geri geleceği kayıtlıdır.

SORUN

Demirbaş listesi bir tabloda, gerçek durumu kimsede

Sabit kıymet takibi çoğu firmada bir elektronik tabloyla başlar ve orada kalır. Tablo alım sırasında doldurulur, sonra güncellenmesi kimsenin asli işi olmadığı için yavaşça gerçeğin gerisine düşer.

Aradaki fark dört yerde ortaya çıkar.

Birincisi, kıymetin kimde olduğudur. Dizüstü bilgisayar bir kişiye verilir, o kişi başka bir departmana geçer, cihaz onunla gider. Tabloda hâlâ ilk kişi yazar.

İkincisi garanti ve sigortadır. Arıza çıktığında garantinin devam edip etmediği aranır; belge bulunursa şanstır, bulunamazsa onarım cepten ödenir.

Üçüncüsü değerdir. Kıymetin bugünkü durumu sorulduğunda cevap ya alım değeridir ya da hiçbir şey. İkisi de karar için kullanışlı değildir.

Dördüncüsü ve en pahalı olanı işten çıkıştır. Personel ayrılırken üzerindeki cihazların listesi çıkarılamaz. Bir hafta sonra bir telefonun ya da bir el aletinin eksik olduğu fark edilir ve geri isteyecek kimse kalmamıştır.

KIYMET KARTI

Tek kartta kimlik, değer, garanti ve geçmiş

Codigno ERP’de her sabit kıymet kendi kartında tutulur ve kart yalnızca kimlik bilgisi taşımaz.

Kartta temel bilgilerin yanında satın alma değeri, amortismana göre güncel değer ve amortisman eğrisi grafiği bulunur. Garanti kayıtları ve sigorta poliçeleri ayrı ayrı tutulur. Belgeler kartın kendisine bağlanır, masraf kayıtları listelenir ve kıymetin bütün zimmet geçmişi aynı yerde durur.

Listede ise kıymet kodu, adı, kategorisi, durumu ve üzerinde olduğu kişi ya da departman görünür. Yani “bu cihaz kimde” sorusunun cevabı listeyi açmakla alınır, kimseye sorulmaz.

Amortisman eğrisinin kartta durması alışılmadık bir ayrıntıdır ve işe yarar: kıymetin ömrünün neresinde olduğu, yenileme kararı konuşulurken tahmin edilmez, görünür.

ZİMMET

Tutanak sistemden çıkıyor

Kıymet bir kişiye ya da departmana zimmetlenir. Zimmet verme ve iade işlemleri kendi ekranlarında yapılır, birden çok kıymeti kapsayan grup zimmeti ayrıca desteklenir.

Zimmetin çıktısı bir ekran kaydı değil, imzalatılabilir bir tutanaktır. PDF olarak sistemden alınır; tek kıymet için de, grup zimmeti için de.

Bunun pratik karşılığı, teslim eden ile teslim alan arasındaki kaydın sonradan üretilen bir belge olmamasıdır. Tutanak zimmetin kendisinden çıkar, ayrıca yazılmaz.

Kıymetin zimmet geçmişi kartta durur. Bir cihazın bugüne kadar kimlerde kaldığı, ne zaman devredildiği ve ne zaman iade edildiği tek listede okunur.

İŞTEN ÇIKIŞ

Personel ayrılırken üzerindeki kıymet uyarı veriyor

Bu, ürünün en sessiz ama en çok işe yarayan davranışlarından biri.

Üzerinde zimmetli kıymet bulunan bir personelin işten çıkış ekranı açılırken uyarı çıkar. Çıkış işlemi sessizce tamamlanmaz.

Yetkisi olan kullanıcı uyarıyı geçebilir, ama geçerken sistem zimmetlerin iade tarihini sorar ve varsayılan olarak işten çıkış tarihini getirir. Böylece kıymet, ayrılan personelin üzerinde kalmaz.

Buradaki değer teknik değil, örgütseldir. İnsan kaynakları ile satın almanın kesiştiği bu nokta, iki tarafı ayrı program kullanan firmalarda genellikle hiç çalışmaz: çıkış işlemini yapan kişi zimmet listesini görmez, zimmeti tutan kişi çıkıştan zamanında haberdar olmaz.

Personel tarafının tamamı personel yönetimi sayfasında anlatılıyor.

KİŞİ VE DEPARTMAN

Her kıymet bir kişiye zimmetlenmek zorunda değil

Zimmet yalnızca kişiye verilmez; departmana da verilebilir. Bu ayrım pratikte gerekli bir ayrımdır.

Bir dizüstü bilgisayarın tek bir kişide olması doğaldır ve sorumluluk da o kişidedir. Ama ortak kullanılan bir ölçüm cihazı, bir el aleti ya da bir toplantı odası ekipmanı için aynı şey geçerli değildir. Bunları bir kişinin üzerine yazmak, o kişi ayrıldığında yapay bir sorun üretir.

Departmana zimmetlenen kıymet, sorumluluğu birime bağlar. Listede “üzerinde olduğu kişi ya da departman” sütunu bu iki durumu birlikte gösterir, ayrı listeler tutulmaz.

Kıymetin durumu da kartta kayıtlıdır. Kullanımda mı, depoda mı, hurdaya mı ayrılmış; bu bilgi listede süzülebilir bir alan olarak durur, dolayısıyla “elimizde ne var” sorusu ile “kullanımda ne var” sorusu ayrı ayrı cevaplanır.

GARANTİ VE SİGORTA

Belge arandığında değil, önce kayıtlı

Garanti kayıtları ve sigorta poliçeleri kıymet kartında ayrı ayrı tutulur. Belgeler de karta bağlanır.

Bunun karşılığı arıza anında görülür. Onarım kararı verilmeden önce garantinin durumu kartta durur; klasör ya da e-posta aranmaz.

Sigorta tarafında da aynı şey geçerlidir. Hangi kıymetin hangi poliçe kapsamında olduğu, hasar konuşulurken aranan bir bilgi olmaktan çıkar.

Masraf kayıtları ise kıymetin üzerine yapılan harcamaları listeler. Liste serbest başlıklıdır; onarım, parça, servis gibi kalemler kıymetin kendi kaydında birikir ve zamanla o kıymetin firmaya gerçekte neye mal olduğu görünür hâle gelir.

MALZEMEYLE İLİŞKİSİ

Alımdan zimmete kesintisiz

Sabit kıymet çoğu zaman bir satın alma ile başlar ve ürün bu bağı korur.

Alınan kalem malzeme kütüphanesindeki kaydıyla tanımlıdır; sabit kıymet kartı ise o kalemin belirli bir adedinin izlendiği kayıttır. Kütüphane “bu nedir” sorusunu, kıymet kartı “bu hangisidir, nerede ve kimde” sorusunu cevaplar.

Bu ayrım pratikte şu farkı yaratır: aynı model on adet cihaz alındığında kütüphanede tek kalem, kıymet tarafında ise ayrı ayrı izlenen kayıtlar bulunur. Zimmet, garanti ve değer takibi tek tek yürür.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Amortisman muhasebeye aktarılmaz. Kartta duran değer ve eğri görsel ve bilgi amaçlıdır; muhasebe defterine ya da resmi amortisman tablosuna geçmez. Resmi tabloyu üreten yer burası değildir.

Planlı bakım takvimi yoktur. Periyodik servis hatırlatması ve arıza kaydı gibi ayrı bir bakım yapısı bulunmaz. Kıymete masraf kaydı eklenir, ama bu bir bakım modülü değildir.

Kalibrasyon ve muayene takibi bu ekranda yoktur. Ölçüm cihazlarında kalibrasyon dönemi takibi bekleniyorsa, bunun bugün karşılığı bulunmadığını baştan bilmek gerekir. Belge olarak kayda bağlanabilir, ama süresi dolduğunda uyaran bir yapı bulunmaz.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

İnsan kaynakları için değer, işten çıkışta çıkan uyarıdır. Ayrılan personelin üzerindeki kıymet, çıkış işlemi sırasında görünür ve iade tarihiyle kapanır.

İdari işler için değer, “bu cihaz kimde” sorusunun listeden cevaplanmasıdır. Zimmet tutanağı sistemden çıkar, ayrıca yazılmaz.

Mali işler için değer, kıymetin ömrünün ve üzerine yapılan harcamaların tek yerde birikmesidir. Yenileme kararı tahminle değil, kayıtla konuşulur.

Satın alma için değer, alınan kıymetin alım sonrası izlenmeye devam etmesidir. Zincir sipariş kapandığında bitmez.

Saha ve şantiye ekipleri için değer, el aleti ve ekipman tarafındaki kayıptır. Projeler arası dolaşan ekipmanın kimde olduğu, proje kapanırken kaç parçanın geri gelmediği kayıttan okunur.

Modülün asıl kazancı, iki ayrı programda tutulan iki bilginin tek yerde buluşmasıdır: kimin çalıştığı ve kimin üzerinde ne olduğu. Bu ikisi ayrı sistemlerde durduğu sürece işten çıkış ile zimmet iadesi arasındaki bağ her seferinde elle kurulmak zorunda kalır.

Kıymet kartının özeti, demirbaşın alındığı günden çıktığı güne kadar tek kayıtta izlenmesidir. Alım, zimmet, garanti, masraf ve iade ayrı defterlerde tutulduğunda hiçbiri diğerini bilmez.

Sabit kıymet takibi Codigno ERP satın alma paketinin parçasıdır.

Zimmet tutanağını sistemden alabiliyor muyuz?

Evet. Tutanak PDF olarak sistemden çıkar ve imzalatılabilir. Tek kıymet için de, birden çok kıymeti kapsayan grup zimmeti için de çıktı alınır.

Personel işten ayrılırken üzerindeki demirbaş ne oluyor?

Üzerinde zimmetli kıymet bulunan personelin işten çıkış ekranı açılırken uyarı çıkar. Yetkili kullanıcı uyarıyı geçebilir; bu durumda zimmetlerin iade tarihi sorulur ve varsayılan olarak işten çıkış tarihi gelir.

Amortisman hesabı muhasebeye aktarılıyor mu?

Hayır. Kartta amortismana göre değer ve amortisman eğrisi bulunur, ancak bunlar bilgi amaçlıdır. Muhasebe defterine ya da resmi amortisman tablosuna aktarılmaz.

Bakım ve servis takibi yapabiliyor muyuz?

Kısmen. Kıymete masraf kaydı eklenebilir, garanti ve sigorta poliçeleri ayrı ayrı tutulur. Planlı bakım takvimi, periyodik servis hatırlatması ve arıza kaydı gibi ayrı bir bakım yapısı bulunmaz.

Kalibrasyon takibi var mı?

Hayır. Kalibrasyon ve muayene takibi bu ekranda bulunmuyor.

Bir kıymetin geçmişte kimlerde kaldığını görebiliyor muyuz?

Evet. Kıymet kartında zimmet geçmişi durur; cihazın kimlerde kaldığı, ne zaman devredildiği ve ne zaman iade edildiği listelenir.

Aynı anda birden çok demirbaşı tek kişiye zimmetleyebilir miyiz?

Evet. Grup zimmeti ekranı birden çok kıymeti tek işlemle zimmetler ve tutanağı da grup olarak çıkarır.

Garanti bilgisi nerede duruyor?

Garanti kayıtları ve sigorta poliçeleri kıymet kartında ayrı ayrı tutulur, belgeler de karta bağlanır. Arıza anında ayrı bir klasör aranmaz.