Depo Talebi

Bir kalem satın alınmadan önce depoda olup olmadığı sorulur.

SORUN

Depoda duran malzeme yeniden satın alınıyor

Sahadan gelen ihtiyaç çoğu firmada tek bir yöne akar: talep açılır, satın alma çalışır, malzeme gelir.

Bu akışta atlanan bir adım vardır ve atlanmasının sebebi ihmal değil, görünürlüktür. Talebi açan kişi deponun içini görmez. Deponun ne taşıdığını bilmediği için ihtiyacını satın almadan ister; en doğal davranış budur.

Sonuç, depoda duran bir kalemin yeniden satın alınmasıdır. Bu, dönem sonunda fark edilen ve kimsenin hatası olmayan bir kayıptır.

İkinci sonuç stok tarafındadır. Depoda hareket görmeyen malzeme birikir. Alınan yeni kalem rafa girerken, aynı kalemin eskisi arkada durmaya devam eder.

Üçüncüsü zamandır. Depoda olan bir kalem için satın alma süreci işletildiğinde saha, elinin altında duran bir malzemeyi haftalarca bekler.

Bunun karşı tarafında da bir sorun vardır. Depodan malzeme istemek çoğu yerde kayıtsız yürür: sahadan biri depoya gider, ister, alır. Ne istendiği, kimin verdiği ve hangi projeye çıktığı yazılı değildir.

DEPO İSTEĞİ

Sahadan depoya, kayıtlı bir istek

Codigno ERP’de depo talebi kendi kaydı olan bir istektir.

İstek açılırken proje, masraf merkezi, departman, sözleşme bağı, açıklama ve dosya ekleri girilir. Altında istenen kalemlerin listesi durur.

Yani depodan malzeme istemek sözlü bir iş olmaktan çıkar. İsteğin hangi projeye ve hangi masraf merkezine çalıştığı, isteğin kendisinde durur; malzeme depodan çıktığında maliyetin nereye yazılacağı sonradan aranmaz.

Kalem eklerken seçim tek bir kaynaktan yapılmaz: malzeme kütüphanesinden, bütçeden, sözleşmeden ya da ürün gruplarından seçilebilir. Bu esneklik, isteği açan kişinin kendi çalışma biçimine göre ilerlemesini sağlar.

STOK GÖRÜNÜRLÜĞÜ

İsteği yazan kişi depodaki miktarı görüyor

Ekranın en belirleyici davranışı burada.

Kullanıcı kalem eklerken o malzemenin depolardaki miktarını görür. Yani “bu depoda var mı” sorusu isteği yazma anında cevaplanır, depoya sorularak değil.

Bunun iki karşılığı vardır. Birincisi, depoda duran kalemin satın almaya gitmeden istenmesidir. İkincisi, depoda olmadığı görülen kalem için boşuna istek açılmamasıdır.

Görünürlük tek başına bir kural koymaz; isteği açan kişiyi bilgilendirir. Karar yine insanındır, ama karar artık bilgisiz verilmez.

SÖZLEŞME VE BÜTÇE BAĞI

İsteğin dayanağı kayıtta duruyor

Depo isteği yalnızca “şu malzemeden şu kadar” demek değildir; isteğin neye dayandığı da kayda girer.

Kalem bütçeden seçildiğinde istek projenin bütçe kalemine bağlanır. Sözleşmeden seçildiğinde ise dayanak sözleşmenin kendisidir. İsteğin başlığındaki proje, masraf merkezi ve departman alanları da bu bağı tamamlar.

Bunun karşılığı, malzemenin depodan çıkarken doğru yere yazılmasıdır. Sahadan gelen isteklerin hangi projeye ne kadar malzeme götürdüğü, ayrı bir eşleştirme çalışması gerektirmez.

İkinci karşılığı denetimdedir. Bir projeye çıkan malzemenin dayanağı sorulduğunda cevap istekle birlikte durur; bütçe kalemi ya da sözleşme, isteğin kendi kaydındadır.

Kütüphaneden serbest seçim de mümkündür ve bazı işler için doğrusu budur. Ama dayanağı olan bir istek ile olmayan bir istek arasındaki fark, kayıtta görünür kalır.

CEVAPLAMA

Depo karşılar, kısmen karşılar ya da reddeder

İstek onaya gönderilir ve depo tarafında cevaplanır. Cevaplama kendi ekranındadır ve üç sonucu vardır: karşılama, kısmi karşılama ve reddetme.

Kısmi karşılamanın ayrı bir seçenek olması önemlidir. Sahadan istenen miktarın tamamı depoda olmayabilir; bu durumda istek ne tümüyle karşılanmış ne de reddedilmiş sayılır. Ne kadarının verildiği kayda geçer.

Karşılanan miktar kadar depo çıkışı oluşur. Yani stok hareketi cevabın kendisinden doğar; ayrıca bir çıkış fişi yazılmaz.

Reddetme de kayıtlı bir sonuçtur. İstek karşılanmadıysa bunun kaydı durur ve isteği açan kişi cevabı görür.

Depo tarafının tamamı depo yönetimi sayfasında anlatılıyor.

İZ BIRAKIYOR

Depodan çıkan malzemenin kaydı kalıyor

Depo talebinin en az konuşulan faydası, çıkışın kendiliğinden belgelenmesidir.

Sözlü olarak yürüyen bir depo düzeninde malzeme rafından iner ve kayıt ancak sayım gününde konuşulur. Aradaki fark o güne kadar birikir ve nedenleri geriye dönük olarak çözülmeye çalışılır.

İstek üzerinden yürüyen düzende ise her çıkışın bir talep edeni, bir cevaplayanı, bir projesi ve bir tarihi vardır. Sayım tuttuğunda da tutmadığında da bakılacak bir kayıt bulunur.

Bunun ikinci sonucu tüketim bilgisidir. Hangi projenin hangi malzemeyi ne hızda tükettiği, zaman içinde istek kayıtlarından okunur hâle gelir. Bu bilgi bir sonraki projenin bütçesi kurulurken tahminden daha iyi bir dayanak sunar.

Üçüncüsü sorumluluktur. Malzemenin kime verildiği kayıtlı olduğu için, eksik ya da fazla çıkış tartışması kişisel bir mesele olmaktan çıkar.

SATIN ALMAYLA İLİŞKİSİ

İki yön aynı şekilde çalışmıyor

Bu bölüm dikkatle okunmalı, çünkü beklenti ile gerçek burada ayrışıyor.

Depoda karşılanamayan kalem kendiliğinden satın alma talebine dönüşmez. Kısmi karşılama ya da ret sonrası kalan ihtiyaç için satın alma talebi ayrıca açılır. Sistem iki kaydı otomatik olarak birbirine bağlamaz.

Ters yönde ise bağ vardır: bir satın alma talebi işlenirken, o talebin karşılığı depodan istenebilir. Yani satın almaya düşmüş bir ihtiyaç için “bu depodan karşılansın” demek mümkündür.

Bu asimetriyi baştan bilmek gerekir. Depo talebi, satın alma zincirinin öncesinde duran bir filtredir; zincirin kendisine otomatik olarak beslenmez.

Satın alma talebinin nasıl işlediği talep süreci sayfasında anlatılıyor.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Karşılanamayan kalem otomatik satın alma talebi açmaz. Depoda bulunmayan ya da kısmen karşılanan kalem için satın alma talebi kullanıcı tarafından ayrıca girilir.

Depolar arası transfer bu ekrandan yürümez. Bir depodan diğerine malzeme aktarımı, depo modülünde ayrı bir sevk türü olarak durur ve depo talebi akışının parçası değildir. Birden çok deposu olan firmalarda “şantiyedeki depoda yok ama merkezde var” durumu, istek üzerinden değil transfer üzerinden çözülür.

Deponun adreslenmiş olması bu akışın hepsini kolaylaştırır: istenen kalemin hangi gözde durduğu biliniyorsa toplama işi arama işine dönüşmez. Adresleme depo yerleri ve barkod sayfasında anlatılıyor.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Saha ve üretim için değer, ihtiyacın en yakın kaynaktan karşılanmasıdır. Depoda duran kalem için satın alma süreci beklenmez.

Depo sorumlusu için değer, isteğin kayıtlı gelmesidir. Kimin ne istediği, hangi projeye çıktığı ve ne kadarının verildiği yazılıdır.

Satın alma için değer, gereksiz talebin kendisine hiç ulaşmamasıdır. Depoda karşılanan ihtiyaç zinciri meşgul etmez.

Mali işler için değer, depo çıkışının proje ve masraf merkezine bağlı oluşmasıdır. Malzemenin maliyeti nereye yazılacaksa, istek o bilgiyle açılmıştır.

Proje müdürü için değer, projeye çıkan malzemenin görünmesidir. Depodan alınan her kalem projeye bağlı olarak kayda geçtiği için, projenin gerçek malzeme tüketimi satın alma kayıtlarıyla sınırlı kalmaz.

Modülün özeti tek cümleye sığar: satın alma zincirinin önüne bir soru koyar. “Bu zaten elimizde var mı.” Bu soru sorulmadığında verilen her sipariş, cevabı bilinmeden verilmiş bir sipariştir; sorulduğunda ise satın almaya çıkan iş yalnızca gerçekten eksik olandır.

Sorunun sistemli olarak sorulması, depoda birikmiş malzemenin de zamanla erimesini sağlar. Rafta duran kalem kullanıldıkça stok yaşlanmaz.

Isteğin kayıtlı olması ayrıca depo ile sahayı aynı dilde konuşturur: istenen miktar, verilen miktar ve kalan ihtiyaç üçü de aynı kayıtta durur.

Depo talebi Codigno ERP satın alma ve lojistik paketinin parçasıdır.

İsteği açan kişi depodaki miktarı görebiliyor mu?

Evet. Kalem eklerken o malzemenin depolardaki miktarı görünür, dolayısıyla depoda var olan kalem için satın almaya gidilmez.

Depoda bulunmayan kalem otomatik olarak satın almaya düşüyor mu?

Hayır. Karşılanamayan kalem kendiliğinden satın alma talebine dönüşmez; satın alma talebi ayrıca açılır.

İstenen miktarın bir kısmı varsa ne oluyor?

Depo isteği kısmen karşılayabilir. Ne kadarının verildiği kayda geçer ve karşılanan miktar kadar depo çıkışı oluşur.

Depolar arası transfer bu ekrandan mı yapılıyor?

Hayır. Transfer depo modülünde ayrı bir sevk türü olarak durur ve depo talebi akışının parçası değildir.

İstek hangi bilgilerle açılıyor?

Proje, masraf merkezi, departman, sözleşme bağı, açıklama ve dosya ekleriyle. Altında istenen kalemlerin listesi bulunur.

Kalemleri nereden seçiyoruz?

Malzeme kütüphanesinden, bütçeden, sözleşmeden ya da ürün gruplarından seçilebilir.

Depo isteği onaydan geçiyor mu?

Evet. İstek onaya gönderilir, ardından depo tarafında karşılama, kısmi karşılama ya da reddetme olarak cevaplanır.

Satın alma talebini depodan karşılayabilir miyiz?

Evet. Ters yönde bağ bulunur: bir satın alma talebi işlenirken karşılığı depodan istenebilir.