Teslim Alım Süreci

Sipariş edilen ile gelen arasındaki fark, fatura geldiğinde değil mal kabulde yakalanıyor.

GÖZ KARARI MAL KABUL

Mal kabul göz kararı yapılınca

Teslim alım, zincirin en hızlı geçilen ve en çok kayıp verilen adımı.

Malzeme geliyor, irsaliye imzalanıyor, depoya indiriliyor. Sipariş edilen miktarla gelen miktarın karşılaştırılması çoğu zaman yapılmıyor; yapılıyorsa da göz kararı yapılıyor.

Kısım kısım gelen teslimatlar ayrı bir sorun. Tedarikçi siparişin yarısını gönderiyor, kalanı bir hafta sonra geliyor. Elle tutulan düzende hangi kalemin ne kadarının geldiği takip edilemiyor; ikinci teslimat geldiğinde ilkinin ne olduğu hatırlanmıyor.

Eksik ve fazla teslimat da fark edilmiyor. Tonaj ya da metraj üzerinden çalışan malzemelerde küçük farklar normal karşılanıyor ama bu farkların toplamı yıl sonunda ciddi bir tutar oluşturuyor.

İrsaliyeler kâğıtta kalıyor. Fatura geldiğinde karşılaştırma yapılması gerekiyor ama irsaliye bulunamıyor. Bulunanlar da elle sisteme giriliyor ve bu iş saatler alıyor.

Tedarikçi performansı ise hiç ölçülmüyor. Hangi tedarikçi sürekli geç teslim ediyor, hangisi eksik gönderiyor; bu bilgi depo görevlisinin hafızasında kalıyor.

Bunların hepsi tek bir sonuca çıkıyor: sipariş edilen ile gerçekten alınan arasındaki fark, faturaya kadar görünmüyor. O aşamada ise düzeltmenin maliyeti çok daha yüksek oluyor.

TESLİM ALMA AKIŞI

Teslimat siparişe karşı alınıyor

Teslim alım modülü mal kabulü siparişe bağlı yapıyor.

Onay süreci tamamlanan siparişlerin teslimatı sistem üzerinden karşılanıyor. Gelen malzeme sipariş kalemleriyle eşleştiriliyor; ne kadarının geldiği ve ne kadarının beklendiği görünüyor.

Bir inşaat firmasında bu iş yılda 1.800 saatten fazla kazandırıyor. Hesabı kullanım örneklerinde.

Parçalı teslim alım yapılabiliyor. Tedarikçinin kısım kısım gönderdiği mal ya da hizmet ayrı ayrı alınabiliyor; kalan miktar sistemde takip ediliyor.

Toleranslı alım tanımlanabiliyor. Kabul edilebilir eksik ya da fazla oranı belirlendiğinde, teslimat açığı ya da fazlası sistem tarafından engelleniyor. Bu, tonaj ve metraj üzerinden çalışan işletmelerde doğrudan tasarruf anlamına geliyor.

Gelen irsaliye hangi biçimde gelirse gelsin okunabiliyor:

• PDF
• taranmış belge
• sahada çekilmiş fotoğraf

Okunan kalemler sipariş satırlarıyla eşleştirilip forma dolduruluyor, kaydetme tuşuna kullanıcı basıyor.

Evrak tarama özelliği kâğıt belgeleri de sisteme alıyor. Mobil uygulama desteğiyle sahada ya da depoda hızlı dosya yükleme yapılabiliyor.

Alınan malzeme istenen depoya sevk edilebiliyor; depo yönetim süreci buradan devam ediyor.

Tedarikçi değerlendirme yapılıyor. Teslimat performansı kayda giriyor ve sonraki alım kararlarında kullanılabiliyor.

Malzeme çeşitlendirme (varyant) desteği sayesinde aynı ürünün farklı türleri karışmıyor.

Fark çıktığında kayıt o an tutuluyor. Eksik, fazla ya da hasarlı teslimat not düşülerek ve belge eklenerek kayda giriyor; fatura aşamasında bu kayıt referans oluyor.

ZİNCİRİN DEVAMI

Zincirin devamı

Teslim alım, siparişle fatura arasındaki kontrol noktası.

Teslimat siparişe karşı alınıyor: Sipariş Süreci

Alınan malzeme depoya giriyor: Depo Yönetim Süreci

Fatura, sipariş ve teslimatla çapraz kontrol ediliyor: Faturalama Süreci

Sahada ve depoda kullanılan mobil taraf: Mobil Uygulamalar

Modülün bütünü: Satın Alma ve Lojistik Yazılımı

KALİTE KONTROLÜ

Kontrolün yapıldığı yer burası

Satın almada hata yakalamanın en ucuz olduğu nokta mal kabul.

Fark fatura aşamasında bulunduğunda düzeltmek zor. Malzeme kullanılmış olabiliyor, tedarikçiyle ilişki gerilebiliyor ve düzeltme yazışması haftalara yayılıyor.

Aynı fark mal kabulde yakalandığında ise çözüm basit: eksik olan tamamlanıyor, fazla olan iade ediliyor, tutanak o an tutuluyor. Kayıt taze ve iki taraf da olayı hatırlıyor.

Bu yüzden mal kabulün hızlı ve kolay olması önemli. Depo görevlisi uzun bir form dolduracaksa kontrol yapılmıyor, imza atılıp geçiliyor. Mobil uygulamayla ve otomatik irsaliye girişiyle işlem birkaç adıma indiğinde kontrol gerçekten yapılıyor.

Toleranslı alımın değeri de burada ortaya çıkıyor. Kabul sınırı sistemde tanımlıysa karar kişiye kalmıyor; sınır dışı teslimat uyarı üretiyor.

Tedarikçi değerlendirmesi ise zamanla birikiyor. Bir yıl sonra hangi tedarikçinin gerçekten zamanında ve eksiksiz teslim ettiği, kanaate değil kayda dayanarak konuşuluyor.

SAHA KULLANIMI

Sahada ve depoda kullanılabilir olmak

Bu modülün başarısını belirleyen tek şey var: mal kabulü yapan kişinin işlemi kaç adımda bitirdiği.

Malzeme geldiğinde ortam sakin değil. Kamyon bekliyor, indirme sürüyor, birden fazla kişi aynı anda konuşuyor. Bu koşulda uzun bir form dolduracak kimse yok; sistem karmaşıksa kayıt sonradan, hatırlanarak giriliyor ve kontrol yapılmamış oluyor.

Bu yüzden mal kabul mobil tarafta ve az adımda tasarlanıyor. Sipariş seçiliyor, gelen kalemler işaretleniyor, fark varsa not düşülüyor, belge fotoğrafı ekleniyor. İşlem indirme sürerken bitiyor.

Belge okuma bu yükü daha da azaltıyor; irsaliye ya da fatura okunup sipariş kalemleriyle eşleştirildiği için satırlar tek tek yazılmıyor.

Şantiye tarafında ek bir zorluk var: bağlantı. Uzak sahalarda internet her zaman güçlü olmuyor. Mal kabulün bağlantı kesildiğinde de yapılabilmesi ve bağlantı geldiğinde aktarılması, sahada kullanılabilirliğin şartı.

Depo tarafında ise hız kadar doğruluk önemli. Varyant desteği ve sipariş eşleştirmesi, yanlış kalemin kabul edilmesini baştan engelliyor.

Mobil mal kabul, Codigno ERP’nin Google Play’de yayındaki uygulamasında. Teslim alma, fatura ve stok işlemlerine telefondan erişiliyor; telefonun kamerası barkod ve karekod okutmak için de kullanılıyor.

Uygulama, Codigno kullanan firmanın depo ve saha ekibine tanımladığı müşteri numarası ve kullanıcı hesabıyla açılıyor.

Google Play ve Google Play logosu, Google LLC’nin ticari markalarıdır.

YAPAY ZEKÂ

İrsaliyeyi elle yazmak yerine okutmak

Mal kabul ekranında gelen irsaliye ya da fatura okunuyor; belge numarası, belge tarihi ve kalem miktarları mal kabul formuna dolduruluyor. Kaç alanın dolduğu özetleniyor, doldurulan alanlar sarı işaretleniyor, okunamayan alanlar ayrıca belirtiliyor.

Bir inşaat firmasında irsaliyelerin yapay zekâyla okunması yılda 800 saatten fazla kazandırıyor. Rakamın hesabı kullanım örneklerinde.

Ekrandaki uyarı da net: sarı işaretli alanları kontrol edip onaylayın, hiçbir şey kendiliğinden kaydedilmiyor.

Aynı okuma mobilde de çalışıyor. Depoya gelen malın irsaliyesi telefonun kamerasıyla okutulabiliyor. Mal kabul yapan kişinin ekranın başına dönmesi gerekmiyor.

Bunun karşılığı zamanlamada. İrsaliye kaydı, mal indirilirken alınıyor; akşam masada toplanan bir evrak yığını olmaktan çıkıyor.

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Kısım kısım gelen teslimatları takip edebiliyor muyuz?

Edebiliyorsunuz. Parçalı teslim alım yapılabiliyor, kalan miktar sistemde takip ediliyor.

Eksik ya da fazla teslimatı engelleyebiliyor muyuz?

Engelleyebiliyorsunuz. Toleranslı alım tanımıyla kabul sınırı belirleniyor.

İrsaliyeleri elle girmemiz gerekiyor mu?

Çoğunlukla gerekmiyor. Gelen irsaliye PDF, taranmış belge ya da fotoğraf olarak okunuyor ve kalemler sipariş satırlarıyla eşleştiriliyor. Kaydı kullanıcı onaylıyor.

Depoda telefondan işlem yapabiliyor muyuz?

Yapabiliyorsunuz. Mobil uygulama desteğiyle hızlı dosya yükleme ve mal kabul mümkün.

Gelen malzeme doğrudan depoya aktarılıyor mu?

Aktarılabiliyor. İstediğiniz depoya sevk gerçekleştiriliyor ve depo yönetim süreci oradan devam ediyor.

Tedarikçi performansını ölçebiliyor muyuz?

Ölçebiliyorsunuz. Tedarikçi değerlendirme teslim alım sürecinin parçası.

Aynı ürünün farklı türleri karışıyor mu?

Karışmıyor. Malzeme çeşitlendirme (varyant) desteği sayesinde her tür ayrı takip ediliyor.

Teslimatı gerçekleşmeyen siparişleri görebiliyor muyuz?

Görebiliyorsunuz. Sipariş edilen ile teslim alınan arasındaki fark açık kalemler olarak listeleniyor.

Şantiyede internet zayıf, mal kabul yapılabiliyor mu?

Bağlantı kesildiğinde kayıt cihazda bekleyip bağlantı geldiğinde aktarılacak şekilde kurgulanabiliyor; sahada kullanılabilirliğin şartı bu.

Mal kabul kaç adımda bitiyor?

Sipariş seçiliyor, gelen kalemler işaretleniyor, fark varsa not düşülüyor ve belge ekleniyor. İşlem indirme sürerken tamamlanabiliyor.

Fark çıktığında tutanak tutulabiliyor mu?

Tutulabiliyor. Fark kaydı ve eklenen belge o teslimatın üzerinde kalıyor; fatura aşamasında referans oluyor.

Geçen yıl eksik gelen malzemenin toplamı ne kadardı?

Yıllık kaç teslimat aldığınızı ve mal kabulü bugün nasıl yaptığınızı paylaşın; toleranslı alımın ve otomatik irsaliye girişinin sizde nasıl kurulacağını gösterelim.