Proje Bütçesi

Projenin neye ne kadar harcayacağı kalem kalem sabitlenir ve talep bu listeden beslenir.

SORUN

Bütçe bir dosyada, harcama başka yerde

Proje bütçesi çoğu firmada işin başında hazırlanan ve sonra bir klasörde bekleyen bir dosyadır. Hazırlanırken üzerinde günlerce çalışılır; iş başladıktan sonra ona dönen olmaz.

Kopukluğun sebebi ilgisizlik değil, iki kaydın birbirini tanımamasıdır. Bütçe bir tabloda durur, harcama ise taleplerde, siparişlerde ve faturalarda oluşur. İkisini karşılaştırmak için birinin oturup elle eşleştirmesi gerekir.

Bunun üç sonucu vardır.

Birincisi, harcamanın bütçeye göre nerede olduğunun proje bitmeden bilinmemesidir. Sorunun cevabı ancak dönem sonunda, muhasebe kapanışıyla gelir ve o noktada müdahale edilecek bir şey kalmamıştır.

İkincisi, talep açan kişinin bütçeyi hiç görmemesidir. Sahadan gelen istek ihtiyaca göre yazılır; o kalem için bütçe ayrılıp ayrılmadığı, ayrıldıysa ne kadarının kaldığı talebi yazan kişinin bilgisi dahilinde değildir.

Üçüncüsü, aynı kalemin iki kez istenmesidir. Bütçe kalemiyle bağı olmayan talepler birbirini görmez.

BÜTÇE KALEMLERİ

Proje kartının altında kalem kalem

Codigno ERP’de bütçe, projenin kendi kartının altında kalem kalem kurulur.

Her kalemde malzeme, tanım, bütçe kodu ve masraf merkezi bulunur. Miktar ve birim fiyat girilir; işçilik maliyeti ile malzeme maliyeti ayrı ayrı tutulur ve genel gider payı ayrıca yazılır. Para birimi ve satır toplamı da kalemin kendi alanlarıdır.

İşçilik ve malzemenin ayrı tutulması küçük görünen ama karar tarafında işe yarayan bir ayrımdır. Bir kalemin bütçeyi aşma nedeninin malzemedeki artış mı yoksa işçilikteki sapma mı olduğu, ayrı tutulmadığında anlaşılmaz.

Kalemler tek tek girilebileceği gibi malzeme kütüphanesinden seçilerek ya da Excel’den içeri aktarılarak da girilir. Yani hazırlanmış bir bütçe dosyası varsa, o dosya sisteme aktarılır; bütçe yeniden yazılmaz.

TALEPLE BAĞI

Talep açılırken bütçeden seçiliyor

Bütçenin sistemde durmasının asıl karşılığı burada ortaya çıkar.

Talep açılırken kalem serbest metinle yazılmak zorunda değildir; bütçeden atanabilir. Talebi yazan kişi projenin bütçe listesini görür ve kalemi oradan seçer.

Seçim yapıldığında talep satırında o kalemin kalan miktarı görünür. Yani “bu kalemden ne kadar istenmişti, ne kadarı kaldı” sorusu talebin yazıldığı ekranda cevaplanır; başka bir yere bakılmaz.

Bütçeyi aşan satır ise görsel olarak işaretlenir. Talebi yazan kişi aştığını, aştığı anda görür.

Talep tarafının tamamı talep süreci sayfasında anlatılıyor.

UYARIR, DURDURMAZ

Bütçe aşımı süreci kesmiyor

Bunu açıkça yazıyoruz, çünkü beklentiyle gerçek arasındaki en büyük fark burada.

Bütçe aşımı engellenmez. Talep satırında kalan miktar gösterilir ve aşan satır renklenir, ama sistemin arka tarafında talebi ya da siparişi durduran bir kural yoktur. Süreç bütçe aşımıyla birlikte devam edebilir.

Bu bir eksiklik olarak da, bilinçli bir tercih olarak da okunabilir; önemli olan hangisi olduğunun baştan bilinmesidir. Sahada bütçenin aşılması gereken durumlar olur ve sert bir kilit çoğu zaman süreci sistemin dışına iter.

Ürünün yaptığı şey, aşımı görünür kılmaktır: kalan miktar satırda durur, aşan satır işaretlenir ve kayıt geriye dönüp bakıldığında bunu gösterir. Kararı veren insanın bilgisiz olmaması sağlanır, kararın kendisi engellenmez.

MÜKERRER TALEP

Aynı kalemin iki kez istenmesi görünür hâle geliyor

Bütçe kalemine bağlanan talebin sessiz bir faydası daha vardır.

Kalem bütçeden seçildiğinde, o kalemden daha önce ne kadar istendiği kayıtta birikir. İkinci talep açılırken kalan miktar zaten düşmüş olarak gelir; yani aynı kalemin farklı kişiler tarafından ayrı ayrı istenmesi, ikinci talebi yazan kişinin ekranında görünür.

Serbest metinle yazılan taleplerde bu mümkün değildir. İki kişi aynı kalemi farklı sözcüklerle yazdığında iki talep birbirini tanımaz ve ikisi de ayrı ayrı satın almaya çıkar.

Bağın kurulması için kalemin malzeme kütüphanesinde tek kayıt olması gerekir. Bütçe, kütüphane ve talep aynı kaydı konuştuğunda mükerrer istek kendiliğinden görünür hâle gelir.

GERÇEKLEŞME

Bütçe belgesi ve gerçekleşme kaydı

Bütçe tek bir dondurulmuş liste değildir. Tarih aralığı ve belge numarası taşıyan, onaya tabi gerçekleşme bütçesi kayıtları açılır ve bunların da kendi kalem listeleri bulunur.

Yapı şöyle işler: dönem boyunca ayrı bütçe belgeleri açılır, her belgenin kendi tarih aralığı ve onayı vardır, eski belge yerinde kalır. Böylece bütçenin zaman içinde nasıl değiştiği dolaylı olarak izlenebilir.

Bunun sınırı da açıktır ve aşağıda yazılıdır: satır bazlı bir değişiklik defteri çıkmaz.

KIRILIM

Masraf merkezi, malzeme ve bütçe kodu

Bütçe kırılımı üç eksende kurulur: masraf merkezi, malzeme ve serbest bir bütçe kodu.

Masraf merkezi harcamanın hangi birime yazılacağını belirler. Malzeme, kalemin kütüphanedeki kaydına bağlanmasını sağlar ve talep ekranındaki eşleşme buradan gelir. Bütçe kodu ise firmanın kendi kodlama düzenini kurmasına izin verir.

Serbest bütçe kodunun bulunması, ürünün dayattığı bir kırılım şeması olmadığı anlamına gelir. Firma kendi bütçe yapısını kurar; sistem o yapıyı taşır.

Bir kırılım ise bu ekranda yoktur: taşeron pozu. Poz yapısı taşeron ve hakediş tarafında, sözleşmenin kendi kaydında durur; proje bütçesi kalemleri poz düzeyine inmez.

Bu ayrım, iki tarafı birlikte kullanan firmalarda baştan bilinmesi gereken bir şeydir. Malzeme alımı proje bütçesinden, taşerona yaptırılan imalat ise sözleşme pozundan izlenir. İki kayıt aynı projeye bağlanır ama aynı listede toplanmaz.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Bütçe aşımı engellenmez. Uyarı çıkar, kalan miktar görünür, aşan satır renklenir; ancak talebi ya da siparişi durduran bir kural yoktur.

Taşeron pozu düzeyinde bütçe kırılımı yoktur. Kırılım masraf merkezi, malzeme ve bütçe kodu düzeyindedir. Poz bazlı bütçe bekleniyorsa, bunun karşılığı bu ekranda bulunmaz.

Satır bazlı revizyon geçmişi çıkmaz. “Şu kalem şu tarihte şu değerden şuna çekildi” biçiminde bir değişiklik dökümü üretilmez. Geçmiş, tarih aralıklı ayrı bütçe belgeleri üzerinden dolaylı olarak izlenir. Kalem düzeyinde denetim izi bekleniyorsa, bugünkü yapının bunu vermediğini baştan bilmek gerekir.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Proje müdürü için değer, bütçenin dosyadan çıkıp talebin içine girmesidir. Kalan miktar talebin yazıldığı ekranda görünür.

Satın alma için değer, gelen talebin bütçe kalemine bağlı gelmesidir. Kalemin ne olduğu ve hangi bütçeden karşılanacağı talebin kendisinde durur.

Mali işler için değer, harcamanın masraf merkezine göre okunabilmesidir. Bütçe ile gerçekleşen arasındaki fark dönem sonunu beklemez.

Yönetim için değer, aşımın görünür olmasıdır. Bütçe aşan satır işaretlenir ve karar kayıtta durur.

Talep açan saha personeli için değer, bilgisiz karar vermek zorunda kalmamasıdır. İstediği kalemin bütçede olup olmadığını, varsa ne kadarının kaldığını yazdığı ekranda görür.

Bu modülün gerçek kazancı bir kontrol mekanizması kurmak değil, iki kaydı birbirine bağlamaktır. Bütçe ile harcamayı ayrı yerlerde tutan firmalarda sorun eksik disiplin değil, eksik görünürlüktür. Kalan miktar talebin içinde durduğunda, aşımın büyük kısmı zaten kendiliğinden azalır; çünkü çoğu aşım bilinçli bir karar değil, bilgisizce atılmış bir adımdır.

Bütçenin günlük işin içine girmesi, dosya olarak hazırlanan bütçenin ilk kez gerçekten kullanılması anlamına gelir. Hazırlanırken harcanan emek, proje boyunca karşılık bulur.

Proje bütçesi Codigno ERP satın alma paketinin parçasıdır.

Bütçeyi Excel’den aktarabiliyor muyuz?

Evet. Bütçe kalemleri tek tek girilebileceği gibi kütüphaneden seçilerek ya da Excel’den içeri aktarılarak da girilebilir.

Bütçe aşıldığında sistem talebi durduruyor mu?

Hayır. Talep satırında kalan miktar gösterilir ve aşan satır renklenir, ancak talebi ya da siparişi durduran bir kural yoktur. Süreç bütçe aşımıyla devam edebilir.

Talebi açan kişi kalan bütçeyi görebiliyor mu?

Evet. Talep açılırken kalem bütçeden atanabilir ve seçilen kalemin kalan miktarı talep satırında görünür.

Bütçe hangi kırılımlarda tutuluyor?

Masraf merkezi, malzeme ve serbest bir bütçe kodu düzeyinde. Her kalemde işçilik ile malzeme maliyeti ayrı tutulur ve genel gider payı ayrıca girilir.

Taşeron pozu bazında bütçe kurabilir miyiz?

Hayır. Poz düzeyinde kırılım bu ekranda bulunmuyor; poz yapısı taşeron sözleşmesi tarafında duruyor.

Bütçe revizyonlarını takip edebiliyor muyuz?

Ayrı bir sürüm defteri bulunmuyor. Bunun yerine tarih aralığı ve belge numarası taşıyan, onaya tabi ayrı bütçe belgeleri açılır ve eski belge yerinde kalır.

İşçilik ile malzeme maliyetini ayırabiliyor muyuz?

Evet. Her bütçe kaleminde işçilik maliyeti ile malzeme maliyeti ayrı ayrı tutulur, genel gider payı da ayrıca girilir.

Bütçe kalemi malzeme kütüphanesine bağlı mı?

Evet. Kalemler kütüphaneden seçilerek girilebilir ve talep ekranındaki eşleşme bu bağ üzerinden çalışır.