Teklif Kıyaslama

Gelen teklifler tek tabloda karşılaştırılır, karar kalem kalem verilir ve siparişe dönüşür.

SORUN

Değerlendirme toplantısı elektronik tabloda yapılıyor

Birden çok tedarikçiden teklif alan her firmada aynı sahne yaşanır. Teklifler farklı biçimlerde gelir: biri e-posta metninde, biri antetli kâğıt taramasında, biri kendi hazırladığı tabloda.

Bunları karşılaştırmak için birisi oturur ve hepsini elle tek bir tabloya aktarır. Bu aktarma işi saatler alır, dikkat ister ve hata yapmaya açıktır.

Tablonun kendisi de sorunludur. Teklifler her zaman aynı kalemleri kapsamaz; biri listedeki kalemlerin bir kısmına fiyat vermiştir, diğeri tamamına. Toplamları yan yana koymak bu farkı gizler.

Karar anında ise başka bir eksik ortaya çıkar. Karşılaştırma yalnızca rakama bakar; o tedarikçiyle geçen sefer nasıl çalışıldığı tabloda yoktur, konuşulur ve konuşulan şey kayda geçmez.

Son olarak kararın kendisi kaybolur. Toplantıda hangi kalemin neden kimden alınacağına karar verilir, sipariş açılır ve gerekçe hiçbir yerde durmaz. Altı ay sonra “bunu neden ondan almışız” sorusunun cevabı yoktur.

KIYASLAMA FORMU

Satırlarda kalemler, sütunlarda tedarikçiler

Codigno ERP’de kıyaslama tek bir formda yapılır. Satırlarda talebin kalemleri, sütunlarda tedarikçilerin teklifleri durur.

Bir inşaat firmasında kıyaslama tablosunun hazır gelmesi yılda 1.400 saatten fazla kazandırıyor. Hesabı kullanım örneklerinde.

Her hücrede o tedarikçinin o kalem için verdiği bilgi bulunur: birim fiyat, iskonto, KDV, teklif ettiği miktar ve teklif ettiği termin. Yani karşılaştırma yalnızca fiyat üzerinden değil, teslim süresi ve miktar dahil olmak üzere teklifin tamamı üzerinden yapılır.

Kalem bazında en uygun teklif tabloda işaretlidir. Göz, tabloyu satır satır tarayarak değil, işaretlerden okuyarak ilerler.

Formda ayrıca teklif gizleme, forma sonradan malzeme ekleme ve tedarikçinin gönderdiği ek dosyaları görüntüleme bulunur. Tablonun PDF ve Excel çıktısı alınabilir; imzalanabilir bir belge olarak dosyalanır.

SKOR KARTLARI

Tedarikçi başına özet, karar vermeden önce

Tablonun üstünde her tedarikçi için bir skor kartı durur ve kart dört farklı soruyu aynı anda cevaplar.

Toplam teklifin bütününü gösterir. Kapsam kaç kalemde teklif verildiğini söyler; teklifin listenin tamamını mı yoksa bir kısmını mı karşıladığı buradan okunur. Kaç kalemde en uygun olduğu ayrı bir bilgidir ve toplamla aynı şeyi söylemeyebilir. Dördüncüsü ise tedarikçinin değerlendirme puanıdır.

Kartların en ayırt edici yanı, “en düşük” ile “en yüksek puan” rozetlerinin ayrı ayrı gösterilmesidir. İkisi çoğu zaman aynı firma değildir ve ürün bu gerginliği gizlemek yerine ekrana koyar.

Değerlendirme puanının buraya girmesi, geçmiş deneyimin karar anında konuşulan bir şey olmaktan çıkıp tabloda duran bir veri olması demektir. Puanın nasıl oluştuğu tedarikçi yönetimi sayfasında anlatılıyor.

KALEM BAZINDA SEÇİM

Karar toplamda değil, satırda veriliyor

Seçim kalem bazında yapılır. Her malzeme satırında hangi tedarikçinin teklifinin kabul edildiği tek tek işaretlenir.

“Bu tedarikçiyi tümüyle seç” diyen tek tuşluk bir kısayol bilerek yoktur. Toplamın en düşük olması her kalemde en uygun olduğu anlamına gelmez ve ürün bu ayrımı kullanıcıdan saklamaz.

Skor kartları toplam düzeyinde bilgi verir ama seçimi onlar yapmaz. Karar her zaman satırdadır.

SİPARİŞE DÖNÜŞÜM

Seçim tedarikçisine göre ayrı siparişlere bölünüyor

Kıyaslamanın en pratik tarafı burada ortaya çıkar.

Farklı kalemler farklı tedarikçilerden seçilebilir. Seçim tamamlandığında sistem işaretlenen kalemleri tedarikçisine göre gruplar ve her tedarikçi için ayrı bir sipariş oluşturur. Tek bir kıyaslamadan birden çok sipariş çıkabilir.

Bunun anlamı, “hepsini tek yerden alalım, uğraşmayalım” baskısının ortadan kalkmasıdır. Kalem bazında en doğru seçimi yapmanın maliyeti, elle birden çok sipariş hazırlamak değildir artık.

Siparişin devamı sipariş süreci sayfasında anlatılıyor.

ÇIKTI

Karar imzalanabilir bir belgeye dönüşüyor

Kıyaslama tablosunun PDF ve Excel çıktısı alınır. Bu çıktı ekranın bir kopyası değil, kararın belgesidir: hangi kalemler için kimden teklif alındığı, hangisinin seçildiği ve tedarikçi başına özetin ne söylediği aynı sayfada durur.

Çoğu firmada onay zinciri hâlâ ıslak imzayla yürür ve karşılaştırmanın imzalanabilir bir çıktısı olması bu yüzden pratik bir ihtiyaçtır. Toplantıya girilen belge ile sistemdeki kayıt aynı şeydir.

Formda ayrıca teklif gizleme bulunur. Değerlendirmeye alınmayacak bir teklif tablodan çıkarılmadan gizlenebilir; kayıt yerinde kalır, karşılaştırma sadeleşir.

Forma sonradan malzeme eklemek de mümkündür. Talepte olmayan ama teklif sırasında ortaya çıkan bir kalem, kıyaslamayı baştan kurmayı gerektirmez.

Tedarikçinin gönderdiği ek dosyalar da formun içinden görüntülenir. Teknik şartname ya da ürün belgesi ayrı bir klasörde aranmaz.

MÜHÜR

Kıyaslamaya giren teklif donduruluyor

Teklif formu mühürlenebilir. Mühürlenen teklif üzerinde değişiklik yapılamaz; listede kilit simgesiyle görünür ve düzenleme denemeleri engellenir.

Mührün amacı, teklifin kıyaslamaya alınmadan önce dondurulmasıdır. Karşılaştırma yapılırken tabloya giren rakamların sonradan değişmediği böylece kayıt altına alınır.

Mührün geri alınması kolay değildir ve bu bilerek böyledir: kendiliğinden bir “yeniden aç” düğmesi bulunmaz. Mühür, ilgili sürecin iptali üzerinden kalkar.

YAPAY ZEKÂ

Yazılı değerlendirme veriyor, seçimi işaretlemiyor

Kıyaslama formunun içinde bir yapay zekâ değerlendirmesi bulunur ve çıktısı beklenenden farklıdır.

Sistem bir sıralama ya da “şunu seç” önerisi üretmez. Ürettiği şey yazılı bir değerlendirmedir: hangi teklifin nerede avantajlı olduğu, dikkat edilmesi gereken noktalar ve bunların gerekçeleri.

Seçimi işaretlemez. Tabloda hiçbir satır onun tarafından işaretlenmez; işaretlemeyi kullanıcı yapar.

Bunu ayrıca yazıyoruz, çünkü kararı devralan bir kurgu yoktur. Değerlendirme, toplantıda söylenmesi gereken şeyleri yazıya döker; kararı vermez.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

• Satın alma için değer, teklifleri elle tabloya aktarma işinin ortadan kalkmasıdır. Karşılaştırma hazır gelir, seçim kalem bazında yapılır ve sipariş kendiliğinden oluşur.
• Yönetim için değer, kararın belgeye dönüşmesidir. Hangi kalemin kimden neden alındığı, imzalanabilir bir çıktı olarak dosyalanır.
• Denetim ve mali işler için değer, mühürdür. Kıyaslamaya giren teklifin sonradan değişmediği kayıtta durur.
• Proje tarafı için değer, terminin de karşılaştırmaya girmesidir. En uygun teklif her zaman en erken teslim eden teklif değildir ve bu fark tabloda görünür.
• Talep sahibi için değer, kararın gerekçesinin görülebilmesidir. İstediği kalemin neden o tedarikçiden alındığı, sonradan sorulduğunda cevaplanabilir bir bilgidir.

Bütün bunların ortak sonucu, değerlendirme toplantısının ekrana taşınmasıdır. Toplantıda konuşulan şeyler (kim ne kadar kapsıyor, kim daha erken teslim ediyor, kiminle geçen sefer nasıl çalıştık) zaten tablonun içindedir; toplantı bu bilgileri toplamak için değil, karar vermek için yapılır.

Kıyaslama, Codigno ERP satın alma paketinin çekirdeğidir; zincirin başı teklif süreci sayfasında anlatılıyor.

Modülün bütünü: Satın Alma Yazılımı

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Farklı tedarikçilerden farklı kalemler seçebiliyor muyuz?

Evet. Seçilen kalemler tedarikçisine göre gruplanır ve her tedarikçi için ayrı bir sipariş oluşturulur. Tek bir kıyaslamadan birden çok sipariş çıkabilir.

Sistem hangi teklifin seçileceğini kendisi belirliyor mu?

Hayır. Skor kartındaki bileşik puan öneri niteliğindedir. Seçimi her zaman kullanıcı işaretler ve seçim kalem bazında yapılır.

Tedarikçinin geçmiş performansı karşılaştırmaya giriyor mu?

Evet. Tedarikçinin değerlendirme puanı skor kartında yer alır ve “en düşük” ile “en yüksek puan” rozetleri ayrı ayrı gösterilir.

Teklif verilmeyen kalemler nasıl görünüyor?

Skor kartındaki kapsam bilgisi, tedarikçinin kaç kalemde teklif verdiğini gösterir. Böylece listenin tamamını karşılayan teklif ile bir kısmını karşılayan teklif ayırt edilir.

Yapay zekâ değerlendirmesi ne veriyor?

Sıralama ya da seçim değil, yazılı bir değerlendirme veriyor: hangi teklifin nerede avantajlı olduğu, dikkat edilmesi gereken noktalar ve gerekçeleri. Tabloda hiçbir satırı işaretlemiyor.

Mühürlenen teklif sonradan düzeltilebiliyor mu?

Hayır. Mühürlü teklif kilit simgesiyle görünür ve düzenleme denemeleri engellenir. Kendiliğinden bir yeniden açma düğmesi bulunmaz; mühür ilgili sürecin iptali üzerinden kalkar.

İki ayrı talebin tekliflerini birlikte değerlendirebilir miyiz?

Hayır. Kıyaslama tek talep kapsamında çalışır; farklı taleplerin kalemleri tek tabloda toplanamaz.