Tedarikçi Sözleşmeleri

Anlaşılan fiyat bir kez kayda geçer, sonra her siparişte kendiliğinden gelir.

SORUN

Anlaşma yapıldı, ama kimse tam olarak hatırlamıyor

Bir tedarikçiyle yıllık fiyat anlaşması yapmak çoğu firmada bilinen bir iştir. Görüşülür, kalem kalem fiyat konuşulur, bir belge imzalanır.

Sonra o belge bir klasöre girer ve günlük işin dışında kalır.

Sipariş açan kişi anlaşmayı görmez. Fiyatı ya hatırlar ya sorar ya da tedarikçiden yeniden ister. Üç yol da anlaşmanın varlığını anlamsızlaştırır: pazarlık edilmiş fiyat, pazarlık edilmemiş gibi işler.

İkinci sorun kapsamdır. Anlaşma hangi projeleri kapsıyor, hangi kalemler için geçerli, iskonto oranı ne; bunlar belgede yazar ama sipariş anında sorulmaz.

Üçüncüsü daha sinsidir. Anlaşma yapıldıktan sonra o tedarikçiden alım yapılmaya devam eder, ama anlaşma fiyatının gerçekten uygulanıp uygulanmadığı hiç kontrol edilmez. Fark, fatura tarafında bile fark edilmez çünkü karşılaştırılacak bir referans elde yoktur.

Dördüncüsü de vardır: anlaşmanın süresi. İmzalandığı gün belli olan bitiş tarihi, bir yıl sonra kimsenin gündeminde değildir.

SÖZLEŞME KARTI

Anlaşma bir belge değil, bir kayıt

Codigno ERP’de tedarikçi sözleşmesi kendi kaydında durur.

Listede sözleşme numarası, tedarikçi, tür, başlangıç ve bitiş tarihi, onay durumu ve aktiflik görünür. Kartta ise anlaşmanın bütün şartları bulunur: kapsanan projeler, para birimi, fiyat limiti, ödeme bilgileri, sözleşme metni, dosya ekleri, onay zinciri ve hareket geçmişi.

Kartın altında sözleşme kalemleri listelenir. Her kalemde malzeme, birim, birim fiyat ve iskonto durur. Yani anlaşmanın ticari içeriği metnin içine gömülü değil, satır satır kayıtlıdır.

Sözleşme üzerinde revizyon, ek sözleşme, iptal ve onaydan geri çekme işlemleri yapılır. Sözleşme tedarikçiye e-posta ile gönderilebilir.

FİYAT SİPARİŞE GELİYOR

Anlaşmanın asıl karşılığı sipariş anında

Bu ekranın var olma sebebi burada.

Sipariş bir sözleşmeye bağlandığında, seçilen kalemin birim fiyatı, iskonto oranı, birimi ve para birimi sözleşmeden kendiliğinden dolar. Siparişi açan kişi bunları hatırlamak, sormak ya da klasörden bulmak zorunda değildir.

Bunun anlamı, pazarlık edilmiş fiyatın uygulanmasının kişiye bağlı olmaktan çıkmasıdır. Anlaşma bir kez kayda geçer, sonra her siparişte kendiliğinden işler.

İkinci anlamı tutarlılıktır. Aynı tedarikçiden farklı kişilerin açtığı siparişler aynı şartı taşır; şart, siparişi açanın bilgisine göre değişmez.

Sipariş tarafının tamamı sipariş süreci sayfasında anlatılıyor.

KAPSAM

Hangi projeler, hangi kalemler

Sözleşme tek bir projeye bağlanabildiği gibi, tüm projelere açık da bırakılabilir. Seçili projelere açmak da mümkündür.

Bu esneklik, farklı anlaşma biçimlerinin aynı yapıyla kurulmasını sağlar. Belirli bir işe özel olarak yapılmış bir anlaşma o projeye bağlanır; firma genelinde geçerli yıllık bir fiyat anlaşması ise tüm projelere açılır.

Kalem kapsamı da kartın kendisinde durur. Anlaşmanın hangi malzemeleri kapsadığı sözleşme kalemleri listesinden okunur; kapsam dışındaki bir kalem için sözleşme fiyatı gelmez.

Kalemlerin malzeme kütüphanesindeki kayıtla tanımlı olması bu eşleşmenin çalışmasını sağlayan şeydir. Anlaşmadaki kalem ile siparişteki kalem aynı kayıt olduğunda eşleşme tartışmasız olur.

SÜRE

Süresi geçmiş anlaşma siparişe fiyat taşımıyor

Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi kartta durur ve listede kendi sütununda görünür.

Sipariş açarken sunulan sözleşme listesi bu tarihi dikkate alır: aktiflik, onay durumu ve proje kapsamının yanında geçerlilik süresi de süzgeçe girer. Süresi geçmiş bir anlaşma sipariş ekranında seçilebilir bir seçenek olarak çıkmaz.

Bunun karşılığı, biten anlaşmanın kendiliğinden devre dışı kalmasıdır. Süresi dolmuş bir fiyatın yeni bir siparişe taşınması, kimsenin takip etmesi gereken bir şey olmaktan çıkar.

Anlaşmanın devam etmesi isteniyorsa yol açıktır: revizyon ya da ek sözleşme ile süre uzatılır, yeni dönem kendi kaydıyla açılır ve eski kayıt yerinde kalır.

FİYAT LİMİTİ

Anlaşmanın üst sınırı kayıtta

Sözleşme kartında bir fiyat limiti alanı bulunur ve anlaşmanın kapsamını miktar ya da kalem düzeyinin ötesinde sınırlar.

Bunun pratik karşılığı, açık uçlu bir anlaşmanın açık uçlu kalmamasıdır. Tedarikçiyle kurulan ilişkinin çerçevesi kayıtta durur; sözleşmenin ne kadarlık bir kapsam için yapıldığı, yalnızca imzalayan kişilerin bildiği bir şey olmaktan çıkar.

Ödeme bilgileri de aynı kartta tutulur. Vade ve ödeme biçimi anlaşmanın parçasıdır ve siparişte konuşulacak bir konu olmaktan çıkar.

Sözleşme metninin kendisi ve dosya ekleri de kartın üzerindedir. Yani imzalı belge ile sistemdeki kayıt ayrı yerlerde durmaz; ikisi aynı kaydın parçasıdır.

Bu bütünlük, anlaşmayı yapan kişi ile anlaşmayı kullanan kişi farklı olduğunda değerini gösterir. Siparişi açan kişi metni okumak zorunda değildir, çünkü metnin ticari sonucu zaten alanlara işlenmiştir.

ONAY VE GEÇMİŞ

Kim onayladı, ne değişti

Sözleşmenin bir onay zinciri vardır ve zincir kartın üzerinde durur. Anlaşmanın kim tarafından onaylandığı kayıtlıdır; onaydan geri çekme de ayrı bir işlemdir.

Hareket geçmişi sözleşme üzerinde ne yapıldığını taşır. Revizyon, ek sözleşme ve iptal işlemleri geçmişte görünür.

Bunun değeri zamanla ortaya çıkar. Bir yıl sonra “bu fiyat neye göre böyleydi” sorulduğunda cevap, imzalı belgenin yanında sistemdeki kayıtta da durur.

Tedarikçi kartının nasıl kurulduğu tedarikçi yönetimi sayfasında anlatılıyor; sözleşmeler o kartın kendi sekmesinden de görülür.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

• Satın alma için değer, anlaşılan fiyatın siparişe kendiliğinden gelmesidir. Pazarlığın sonucu her siparişte yeniden aranmaz.
• Yönetim için değer, anlaşmanın uygulandığından emin olunmasıdır. Fiyat kayıttan geldiği için kişiye bağlı sapma ortadan kalkar.
• Mali işler için değer, faturanın karşılaştırılabilir bir referansı olmasıdır. Anlaşma fiyatı sistemde durur.
• Proje tarafı için değer, hangi anlaşmanın hangi projeye açık olduğunun kayıtlı olmasıdır.
• Yeni katılan satın almacı için değer, geçmiş anlaşmaların okunabilir olmasıdır. Hangi tedarikçiyle ne konuşulmuş, hangi kalemde ne şart var; bunlar devralınabilir bilgidir.

Modülün özü şudur: anlaşma yapmak ile anlaşmayı uygulamak iki ayrı iştir ve çoğu firmada birincisi yapılıp ikincisi yapılmaz. Pazarlık masasında kazanılan şey, sipariş ekranında kaybedilir. Sözleşmenin kayıtta durması ve fiyatın kendiliğinden gelmesi, bu iki işi tek işe indirger.

Sözleşme yönetiminin karşılığı en çok tekrar eden alımlarda görülür; aynı kalemin yıl boyunca defalarca sipariş edildiği durumlarda anlaşma tek tek her siparişte yeniden kurulmaz.

Anlaşmanın kayıtta olmasının ikinci sonucu, bir sonraki pazarlığın dayanağı olmasıdır. Geçen dönem hangi şartla çalışıldığı bilinmeden yeni dönem konuşulamaz.

Tedarikçi sözleşmeleri Codigno ERP kurulumunun tamamında gelir; satın alma paketine özel bir ekran değildir.

Anlaşma fiyatı siparişe otomatik geliyor mu?

Evet. Sipariş sözleşmeye bağlandığında seçilen kalemin birim fiyatı, iskonto oranı, birimi ve para birimi sözleşmeden kendiliğinden dolar.

Süresi geçmiş bir sözleşme yanlışlıkla seçilebilir mi?

Hayır. Sipariş açarken sunulan sözleşme listesi aktiflik, onay ve proje kapsamının yanında geçerlilik süresini de dikkate alır; süresi geçmiş sözleşme seçenek olarak çıkmaz.

Yıllık çerçeve anlaşma kurabiliyor muyuz?

Evet, ama ürün buna ayrı bir tür adı vermiyor. Sözleşmeye başlangıç ve bitiş tarihi, para birimi, fiyat limiti ve kalem kalem birim fiyat girilir; sözleşme tüm projelere açık bırakılabilir.

Bir sözleşme birden çok projeyi kapsayabiliyor mu?

Evet. Sözleşme tek bir projeye bağlanabildiği gibi seçili projelere ya da tüm projelere açık bırakılabilir.

Sözleşmeyi tedarikçiye sistemden gönderebiliyor muyuz?

Evet. Sözleşme e-posta ile tedarikçiye gönderilebilir; sözleşme metni ve dosya ekleri kartın kendisinde durur.

Anlaşma şartları değişirse ne yapıyoruz?

Sözleşme üzerinde revizyon ve ek sözleşme işlemleri bulunur. Eski kayıt yerinde kalır, hareket geçmişinde ne yapıldığı görünür.

Sözleşme kalemleri malzeme kütüphanesine bağlı mı?

Evet. Kalemler kütüphanedeki kayıtla tanımlıdır ve sipariş anındaki eşleşme bu bağ üzerinden çalışır.