Faturalama Süreci

Faturadaki fark ay sonunda değil, fatura girilirken görünüyor.

ELLE FATURA KONTROLÜ

Fatura kontrolü elle yapılınca

Fatura, satın alma zincirinin son halkası ve farkın en pahalı fark edildiği yer.

Fatura geliyor, muhasebeye düşüyor, kaydediliyor. Siparişle karşılaştırma teoride yapılmalı ama pratikte çoğu zaman yapılmıyor; fatura sayısı fazla, zaman az.

Yapıldığında da elle yapılıyor. Sipariş dosyası bulunuyor, irsaliye aranıyor, üç belge yan yana konuluyor. Bu iş fatura başına dakikalar alıyor ve ayda yüzlerce fatura geliyorsa kimse hepsini kontrol etmiyor.

Farklar bu yüzden geçiyor. Birim fiyat sipariştekinden yüksek geliyor, miktar teslim alınandan fazla yazılıyor ya da vade ve iskonto koşulu farklı uygulanıyor. Tek tek küçük görünen bu farkların yıllık toplamı ciddi bir tutar oluyor.

Sistemde bu farklar fatura girilirken yakalanıyor. Bir inşaat firmasında son 12 ayda 500’den fazla faturada kur, birim fiyat ya da miktar farkı çıktı; örnek kullanım örneklerinde.

Fark bulunduğunda ise geç kalınmış oluyor. Malzeme kullanılmış, dönem kapanmış, tedarikçiyle ilişki başka bir noktaya gelmiş. İtiraz etmek hem zor hem ilişkiyi zorluyor.

Sorun onay aşamasında da kendini gösteriyor. Faturayı kimin uygun bulduğu yazılı değilse, ödeme sonrası çıkan tartışmada sorumluluk belirsiz kalıyor.

Ödeme tarafı da bu belirsizlikten etkileniyor. Kontrol edilmemiş faturalar ya temkinden geciktiriliyor ve tedarikçi ilişkisi zorlanıyor, ya da kontrolsüz ödeniyor ve fark hiç fark edilmiyor. İkisi de iyi sonuç vermiyor.

EŞLEŞTİRME

Fatura siparişle ve teslimatla eşleşiyor

Faturalama modülü kontrolü elle yapılan bir iş olmaktan çıkarıyor.

Bir inşaat firmasında fatura satırlarının irsaliyeyle kendiliğinden eşleşmesi kurulumdan bu yana 1.000 saatten fazla kazandırdı. Hesabı kullanım örneklerinde.

Fatura, sipariş ve siparişe bağlı teslimatlarla çapraz kontrol ediliyor. Üç kayıt birbirine bağlı olduğu için karşılaştırma otomatik yapılıyor.

Fiyat, miktar ve koşullara bağlı oluşan herhangi bir fark için uyarı üretiliyor. Fark, fatura girilirken görünüyor; dönem kapanmasını beklemiyor.

Şartlı fatura onayı tanımlanabiliyor ve fark faturası oluşturulabiliyor. Küçük farklar süreci durdurmuyor, kayda geçerek ilerliyor; büyük farklar ise onaya takılıyor.

Fatura son onayı için yönetici yetkilendirmesi yapılabiliyor. Belirli tutarın üzerindeki faturalar üst onaya gidiyor.

Doğrudan faturalama da mümkün. Siparişe bağlı olmayan alımlar için ayrı bir akış tanımlanabiliyor.

Çoklu para birimiyle çalışılabiliyor. Döviz faturalar ayrı bir takip gerektirmiyor.

Muhasebe ve finans programlarıyla entegrasyon sağlanıyor. Fatura kaydı iki kez girilmiyor.

Onaylanmamış ve eşleşmemiş faturalar ödeme akışına düşmüyor. Yanlış ödeme yapıp sonra geri istemek yerine, sorun ödeme öncesinde duruyor.

ZİNCİRİN SONU

Zincirin tamamlandığı yer

Fatura kontrolü, ancak öncesindeki halkalar kayıtlıysa mümkün oluyor.

Sipariş kaydı olmadan karşılaştırılacak bir referans olmuyor: Sipariş Süreci

Teslim alım kaydı olmadan gerçekten ne geldiği bilinmiyor: Teslim Alım Süreci

Bu yüzden faturalama modülünü tek başına kurmak beklenen sonucu vermiyor. Zincirin en az sipariş ve teslim alım halkalarıyla birlikte kurulması gerekiyor; bunu baştan söylüyoruz.

Modülün bütünü: Satın Alma ve Lojistik Yazılımı

Bu yüzden faturalama genelde zincirin en son devreye alınan adımı oluyor; öncesi kurulduğunda ise kendiliğinden çalışan bir kontrol katmanına dönüşüyor.

ÜÇ YÖNLÜ EŞLEŞME

Üç yönlü eşleşmenin karşılığı

Sipariş, teslimat ve fatura arasındaki eşleştirme, satın alma kontrolünün temel mekanizması.

Mantık basit: sipariş verdiğiniz şey, teslim aldığınız şey ve fatura edilen şey aynı olmalı. Üçünden biri farklıysa bir yerde sorun var.

Elle yapıldığında bu kontrol fatura başına dakikalar alıyor ve bu yüzden yapılmıyor. Sistemde yapıldığında ise yalnızca farklı olanlar önünüze geliyor; uyumlu olanlar sessizce ilerliyor. İnsan zamanı, gerçekten dikkat gerektiren kalemlere ayrılıyor.

İkinci kazanç ödeme tarafında. Onaylanmış ve eşleşmiş faturalar zamanında ödenebiliyor; eşleşmeyenler ödemeye çıkmadan durduruluyor. Yanlış ödeme yapıp sonra geri istemek, en baştan durdurmaktan çok daha zor.

Üçüncüsü tedarikçi ilişkisi. Fark sistematik olarak yakalandığında konuşma “sanırım fazla faturalanmış” değil, “şu siparişte şu kalem şu kadar fazla” oluyor. Belgeye dayanan itiraz ilişkiyi zorlamıyor.

Konunun genel çerçevesi: Satın Alma ve Lojistik Yazılımı · Süreciniz standart dışıysa: Kurumsal Özel Yazılım Geliştirme

FARK ANALİZİ

Farkın nereden geldiğini ayırmak

Fatura ile sipariş arasındaki her fark hata değil ve bunu ayırmak süreci hafifletiyor.

Bazı farklar meşru: nakliye kalemi sonradan eklenmiş olabiliyor, döviz kurundaki oynama tutarı değiştirebiliyor, tolerans dahilinde fazla teslimat yapılmış olabiliyor. Bunların her seferinde onaya çıkması, süreci gereksiz yere yavaşlatıyor ve bir süre sonra onaylar okunmadan verilmeye başlanıyor.

Şartlı onay bu ayrımı yapıyor. Belirlediğiniz sınırın altındaki farklar kayda geçerek ilerliyor; sınırın üstündekiler duruyor. Böylece dikkat, gerçekten dikkat gerektiren kalemlere ayrılıyor.

Fark faturası oluşturma ise farkın kayıt dışı kalmasını engelliyor. Tutar düzeltiliyor ama düzeltmenin neden yapıldığı da yazılı kalıyor. Muhasebe tarafında bu, sonradan sorgulandığında en çok işe yarayan bilgi oluyor.

Zamanla bu kayıtlar bir örüntü de gösteriyor. Hangi tedarikçinin faturaları sistematik olarak siparişten yüksek geliyor, hangi kalemde tekrar eden fark var; bunlar tek tek bakıldığında görünmüyor, dönem boyunca bakıldığında görünüyor.

Bu bilgi hem tedarikçi görüşmelerinde hem de sözleşme yenilemelerinde doğrudan kullanılabiliyor.

YAPAY ZEKÂ

Tedarikçi faturasını forma geçirmek

Fatura girişi ekranında tedarikçi faturası okunuyor; fatura başlığı ve kalemleri giriş formuna dolduruluyor. Doldurulan alanlar sarı işaretleniyor.

Bir inşaat firmasında faturaların yapay zekâyla okunması yılda 800 saatten fazla kazandırıyor. Rakamın nasıl çıktığı kullanım örneklerinde.

Kaydetmiyor. Form doluyor, kaydetme tuşuna basan kullanıcı. Bu ayrım önemli, çünkü faturada yapılan bir hata sonradan mutabakat işine dönüşüyor.

Değer, üç yönlü eşleşmenin başlangıcında. Fatura kalemleri forma girdiği anda sipariş ve mal kabul kayıtlarıyla karşılaştırılabilir hale geliyor; elle yazım aşaması ile eşleştirme aşaması arasındaki gecikme kapanıyor.

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Fatura siparişle otomatik karşılaştırılıyor mu?

Karşılaştırılıyor. Fatura, sipariş ve siparişe bağlı teslimatlarla çapraz kontrol ediliyor.

Fark çıktığında ne oluyor?

Fiyat, miktar ya da koşuldaki fark için uyarı üretiliyor. Şartlı onay ve fark faturası oluşturma seçenekleri var.

Muhasebe programımıza aktarılıyor mu?

Aktarılıyor. Muhasebe ve finans programlarıyla entegrasyon modülün parçası; fatura iki kez girilmiyor.

Döviz faturalarla çalışabiliyor muyuz?

Çalışabiliyorsunuz. Çoklu para birimi destekleniyor.

Belirli tutarın üzerini üst onaya gönderebilir miyiz?

Gönderebilirsiniz. Fatura son onayı için yönetici yetkilendirmesi tanımlanıyor.

Siparişe bağlı olmayan faturalar nasıl işleniyor?

Doğrudan faturalama akışıyla. Siparişsiz alımlar için ayrı bir yol tanımlanabiliyor.

Sadece faturalama modülünü alabilir miyiz?

Alabilirsiniz ama önermiyoruz. Karşılaştırma yapılabilmesi için en az sipariş ve teslim alım kayıtlarının da sistemde olması gerekiyor.

Küçük farklar süreci durduruyor mu?

Durdurmuyor. Şartlı onay ile küçük farklar kayda geçerek ilerliyor; sınır sizin belirlediğiniz orana göre çalışıyor.

Tekrar eden farkları görebiliyor muyuz?

Görebiliyorsunuz. Hangi tedarikçide ve hangi kalemde farkın tekrar ettiği dönem boyunca bakıldığında ortaya çıkıyor.

Fark düzeltmesinin gerekçesi kayıtlı kalıyor mu?

Kalıyor. Fark faturası oluşturulduğunda düzeltmenin nedeni de yazılı hale geliyor.

Eşleşmeyen faturaların ödemeye çıkmasını engelleyebiliyor muyuz?

Engelleyebilirsiniz. Onaylanmamış ve eşleşmemiş faturalar ödeme akışına düşmüyor.

Geçen yıl kaç fatura siparişle karşılaştırılmadan ödendi?

Aylık kaç tedarikçi faturası aldığınızı ve kontrolü bugün nasıl yaptığınızı paylaşın; çapraz kontrolün sizde nasıl kurulacağını gösterelim.