Teklif Süreci

Hangi fiyatın nereden geldiği altı ay sonra da bulunabiliyor.

DAĞINIK TEKLİFLER

Teklifler e-postada kaybolunca

Teklif toplama, satın almanın en çok emek isteyen ama en az kayıt tutulan adımı.

Üç tedarikçiden teklif isteniyor. Biri e-postayla, biri WhatsApp’tan, biri kâğıt üzerinde geliyor. Karşılaştırma bir Excel dosyasında elle yapılıyor ve o dosya alımdan sonra kimsenin bakmadığı bir klasöre giriyor.

Altı ay sonra aynı malzeme tekrar alınacağı zaman geçmiş fiyat aranıyor. E-posta kutusunda bulunabiliyorsa şanslısınız; genelde bulunamıyor ve süreç sıfırdan başlıyor.

Karşılaştırma da her zaman elmayla elma olmuyor. Bir tedarikçi nakliye dahil fiyat veriyor, biri hariç. Biri KDV dahil yazıyor, biri hariç. Vade farkı kimi teklifte var, kimisinde yok. Elle yapılan karşılaştırmada bunlar gözden kaçıyor.

Tedarikçi geçmişi de tutulmuyor. Hangi tedarikçi geçen sefer geç teslim etti, hangisi eksik gönderdi; bu bilgi kişilerin hafızasında kalıyor. O kişi ayrıldığında bilgi de gidiyor.

Sonuçta en ucuz teklif alınıyor sanılıyor ama karar, eksik bilgiyle veriliyor.

Buna zaman baskısı da ekleniyor. Teklif toplamak emek istediği için acele edilen alımlarda bu adım tamamen atlanıyor ve tek tedarikçiden alınıyor. Bu, tek seferlik bir istisna gibi başlıyor ama zamanla alışkanlığa dönüşüyor.

TEK YERDE TOPLAMA

Teklifler sistemde toplanıyor

Teklif süreci modülü karşılaştırmayı ve izlenebilirliği sisteme taşıyor.

Bir inşaat firmasında teklif isteği ve sipariş formunun sistemden gitmesi yılda 850 saatten fazla kazandırıyor. Hesabı kullanım örneklerinde.

Onaylanan talepten teklif süreci başlatılıyor. Hangi malzeme için hangi tedarikçilerden teklif istendiği kayda giriyor.

Gelen teklifler aynı yapıda tutuluyor ve karşılaştırılabiliyor. Kararın hangi teklife göre verildiği kayıtlı kalıyor; sonradan sorgulandığında gerekçe elde oluyor.

Geriye dönük izleme zincirin tamamını gösteriyor. Satın alma talebinde bulunan personelden, ilgili sipariş emrini karşılayan tedarikçinin kimliğine kadar süreç uçtan uca takip edilebiliyor. Bu, denetim ve iç kontrol açısından modülün en değerli tarafı.

Geçmiş fiyatlar sistemde kalıyor. Aynı malzeme tekrar alınacağında önceki alımın fiyatı, tarihi ve tedarikçisi görülebiliyor; pazarlık bilgiye dayanıyor ve her seferinde sıfırdan başlanmıyor.

Onay akışı burada da işliyor. Hangi teklifin seçileceği yetkiye bağlı olarak onaylanıyor; kararın gerekçesi de aynı kayıtta duruyor.

Belgeler kayda bağlanıyor. Tedarikçiden gelen teklif dosyası ilgili kaydın üzerinde duruyor; e-posta kutusunda aranmıyor.

Belirli tutarın üzerinde teklif almayı zorunlu kılan kurallar tanımlanabiliyor. Böylece acele edilen alımlarda adımın atlanması kişisel karara bırakılmıyor; sınırın üzerindeki alımlarda süreç teklif olmadan ilerlemiyor.

ZİNCİRİN DEVAMI

Zincirin devamı

Teklif, talep ile sipariş arasındaki köprü.

Süreç onaylanmış talepten başlıyor: Talep Süreci

Seçilen teklif siparişe dönüşüyor ve sipariş kalemleri talep ile bütçeyle karşılaştırılıyor: Sipariş Süreci

Biriken fiyat verisi raporlamaya gidiyor; tedarikçi ve malzeme bazında maliyet eğilimi buradan çıkıyor: Raporlama ve Analitik

Modülün bütünü: Satın Alma ve Lojistik Yazılımı

Teklif adımı zorunlu tutulmak istenmiyorsa süreç onsuz da kurulabiliyor; işletmenin kendi akışına uymayan bir zorunluluk dayatmıyoruz.

İZLENEBİLİRLİK

İzlenebilirliğin asıl değeri

Bu modülde en çok konuşulan özellik karşılaştırma; asıl fark yaratan ise geriye dönük izleme.

Bir alım sorgulandığında cevaplanması gereken soru zinciri şudur: bu malzemeyi kim istedi, hangi iş için istedi, kim onayladı, kaç teklif alındı, neden bu tedarikçi seçildi, ne zaman teslim edildi, faturası siparişle uyuştu mu.

Kâğıt ve e-posta düzeninde bu zincirin tamamını çıkarmak günler alıyor ve genelde bir halkası eksik kalıyor. Sistemde tutulduğunda ise tek bir kayıttan okunabiliyor.

Bunun iki karşılığı var. Birincisi iç kontrol: yetkisiz ya da gerekçesiz alımlar görünür oluyor. İkincisi savunulabilirlik: denetimde, ortak toplantısında ya da bir uyuşmazlıkta kararın gerekçesi gösterilebiliyor.

Çok projeli işletmelerde bu zincir ayrıca hakedişe dayanak oluyor. Hangi malzemenin hangi projeye alındığı kayıtlı olduğunda maliyet dağılımı tartışılmıyor.

Konunun genel çerçevesi: Satın Alma Yazılımı

FİYAT GEÇMİŞİ

Fiyat geçmişinin pazarlıktaki karşılığı

Teklif sürecinin biriktirdiği veri, zamanla modülün en değerli çıktısına dönüşüyor.

İlk yıl fark edilmiyor. İkinci yıldan itibaren aynı malzemenin farklı dönemlerdeki fiyatları yan yana durmaya başlıyor ve tablo okunabilir hale geliyor: hangi kalemde fiyat sürekli artıyor, hangi tedarikçi dönemsel olarak yükseliyor, hangi alım hangi mevsimde daha uygun.

Bu bilgi pazarlığın zeminini değiştiriyor. Karşı tarafa “geçen sefer şu fiyattan almıştık” demek ile “sanırım daha uygundu” demek arasında ciddi fark var. Birincisi belgeye dayanıyor.

İkinci kazanç bütçe tarafında. Yeni bir projenin bütçesi hazırlanırken kalem fiyatları tahminle değil, gerçekleşmiş alımlarla konulabiliyor. Bu, bütçe sapmasının en büyük kaynaklarından birini kapatıyor.

Üçüncüsü tedarikçi çeşitliliği. Kimden ne kadar alındığı görünür olduğunda, tek tedarikçiye bağımlı hale gelinen kalemler ortaya çıkıyor. Bu bağımlılık genelde fark edilmiyor ve tedarikçi sorun çıkardığı gün alternatif aranmaya başlanıyor.

Bunların hiçbiri ek çalışma gerektirmiyor. Teklifler zaten sistemden geçtiği için veri kendiliğinden birikiyor; tek şart, sürecin kısa yoldan atlanmaması.

YAPAY ZEKÂ

Teklifi okumak ve kıyaslamak

Teklif tarafında üç yerde yapay zekâ desteği var. Üçü de öneri üretiyor; kaydeden kullanıcı.

Teklif belgesinden okuma. Tedarikçinin gönderdiği belge okunuyor ve birim fiyat, iskonto, KDV ve vade alanları teklif tablosuna dolduruluyor. Doldurulan hücreler sarı işaretleniyor; ekrandaki uyarı da bunu söylüyor: kontrol edip onaylayın, kendiliğinden kaydetmez.

Pratik karşılığı şu: teklifi tabloya geçirme işi, okuma işi olmaktan çıkıp kontrol işine dönüşüyor.

Teklif kıyaslama. Bir talebe gelen bütün teklifler kalem bazında kıyaslanıyor ve en uygun tedarikçi gerekçesiyle öneriliyor. Yanında tedarikçi toplamları grafiği, kalem bazında en uygun tablosu, risk uyarıları ve pazarlık notları duruyor. Kalem bazlı bölüştürme de önerilebiliyor; yani bütün kalemleri tek tedarikçiye vermek zorunda kalmadan, kalem kalem seçim yapılabiliyor.

Sipariş açma adımı bundan ayrı duruyor. Yapay zekâ yalnızca öneriyor.

Dış tedarikçi bulma. Seçilen malzemeler için sistemde kayıtlı olmayan tedarikçiler araştırılıyor. Bulunan her adayın kaynağı gösteriliyor, zayıf ya da şüpheli olanlar işaretleniyor, zaten kayıtlı olanlar ayrıca belirtiliyor. Bir adaydan kayıt açılmak istendiğinde tedarikçi formu doluyor, kaydetme tuşuna kullanıcı basıyor.

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Tedarikçi tekliflerini sistemde karşılaştırabiliyor muyuz?

Karşılaştırabiliyorsunuz. Gelen teklifler aynı yapıda tutuluyor ve seçim gerekçesi kayıtlı kalıyor.

Geçmiş fiyatları görebiliyor muyuz?

Görebiliyorsunuz. Aynı malzemenin önceki alım fiyatı ve tedarikçisi sistemde duruyor.

Bir alımın geçmişini baştan sona izleyebiliyor muyuz?

İzleyebiliyorsunuz. Talebi açan personelden siparişi karşılayan tedarikçiye kadar zincir geriye doğru takip edilebiliyor.

Teklif dosyaları nerede duruyor?

İlgili kaydın üzerinde. E-posta kutusunda aramak gerekmiyor.

Teklif seçimi onaya bağlı mı?

Bağlanabiliyor. Hangi teklifin seçileceği yetkilendirmeye göre onaylanıyor.

Tedarikçi performansı takip ediliyor mu?

Ediliyor. Tedarikçi değerlendirme teslim alım sürecinin parçası ve teklif kararında dikkate alınabiliyor.

Farklı para birimindeki teklifler karşılaştırılabiliyor mu?

Karşılaştırılabiliyor. Çoklu para birimi zincirin genelinde destekleniyor.

Teklif istemeden doğrudan sipariş verebilir miyiz?

Verebilirsiniz. Süreç işletmenin kendi akışına göre kuruluyor; teklif adımı zorunlu tutulmak istenirse tutulabiliyor.

Belirli tutarın üzerinde teklif almayı zorunlu kılabilir miyiz?

Kılabilirsiniz. Tutara bağlı kurallar tanımlanabiliyor; sınırın üzerindeki alımlarda teklif adımı atlanamıyor.

Tek tedarikçiye bağımlı kaldığımız kalemleri görebiliyor muyuz?

Görebiliyorsunuz. Kimden ne kadar alındığı biriktikçe bu bağımlılık raporlarda görünür hale geliyor.

Yeni proje bütçesi hazırlarken bu veriyi kullanabilir miyiz?

Kullanabilirsiniz. Kalem fiyatları tahminle değil, gerçekleşmiş alımlarla konulabiliyor.

Aynı malzemeyi en son kaça almıştınız?

Yıllık kaç kalem alım yaptığınızı ve teklifleri bugün nasıl topladığınızı paylaşın; karşılaştırma ve izleme yapısının sizde nasıl kurulacağını gösterelim.