Taşeron Sözleşmeleri

Taşeronla ne konuşulduğu tek kayda bağlanır. Hakediş oradan beslenir.

SORUN

Sözleşme dosyada, şartlar hafızada

Taşeron sözleşmesi imzalanır, taranır, klasöre konur. Sonra dosya kapanır ve altı ay boyunca kimse açmaz.

Açılmadığı sürece sözleşme bir belgedir, bir kayıt değildir. Hakediş hazırlanırken hangi pozun hangi fiyattan yürüdüğü, güvence kesintisinin hangi oranda uygulanacağı, tevkifatın nasıl hesaplanacağı hafızadan ya da e-posta yazışmasından çıkarılır.

Bunun ilk sonucu her dönem yeniden konuşmadır. Oran bir kez kararlaştırılmıştır ama uygulayan kişi değişince yeniden sorulur. İki farklı hakedişte iki farklı oran çıkar ve fark sonradan düzeltilir.

İkinci sonucu kapsam belirsizliğidir. Sözleşmede olmayan bir imalat yapılır, kimse fark etmez, hakedişe girer. Ya da sözleşmede olan bir poz unutulur, taşeron hak ettiği işi faturalayamaz.

Üçüncüsü ek sözleşmelerdir. Bir projede birkaç kez ek yapılır ve her ek ayrı bir dosyaya gider. Bir süre sonra hangi pozun güncel miktarının nerede olduğu sorusunun tek cevabı, dosyaları baştan okumak olur.

Dördüncüsü onaydır. Sözleşmenin kimin tarafından, ne zaman onaylandığı çoğu zaman e-posta zincirinde durur. Zincir kaybolduğunda onay da kaybolur.

Ortak nokta şu: sözleşmenin ticari içeriği yapılandırılmış bir kayda dönüşmediği sürece, hakediş her dönem sıfırdan tartışılır.

SÖZLEŞME KARTI

Ticari içerik tek kartta duruyor

Codigno ERP’de her taşeron sözleşmesi bir kart olarak tutulur. Kartın üstünde sözleşme numarası, başlığı, durumu, bağlı olduğu proje, taşeron, başlangıç ve bitiş tarihi ile süre bulunur. Yanında açıklama alanı durur.

Bu kart imzalı belgenin yerine geçmez, onun ticari içeriğini taşır. İmzalı nüsha karta dosya olarak eklenir; kartın işi o dosyanın içindeki sayıları çalışır hâle getirmektir.

Kartın altında sözleşmeye bağlı pozlar, kesinti oranları ve onay durumu bulunur. Özet, sorumluluk matrisi ve dosya yönetimi ayrı bağlantılarla açılır.

KESİNTİ ORANLARI

Oranlar sözleşmede tanımlanır, hakedişte hesaplanır

Kartın üzerinde dört oran kutucuğu bulunur:

• Güvence kesintisi
• Kesin teminat
• KDV tevkifatı
• Gelir vergisi stopajı

Bu oranlar sözleşme kurulurken bir kez tanımlanır. Hakediş açıldığında kesintiler bu tanımdan hesaplanır; hakedişi hazırlayan kişi oranı yeniden girmez, yeniden sormaz.

Pratik karşılığı şudur: aynı taşeronun ardışık hakedişlerinde kesinti mantığı değişmez. Değişmesi gerekiyorsa sözleşme tarafında değişir ve değişiklik kayda geçer.

Her sözleşmenin kendi oranları vardır. Farklı taşeronlarla farklı oranlarda çalışmak, tek tek hatırlanması gereken bir bilgi olmaktan çıkar.

POZ LİSTESİ

Kapsam satır satır yazılır

Sözleşme pozları tablosu kapsamın kendisidir. Her satırda poz adı, mahal, frekans, miktar ve birim bulunur. Yanında proje miktarı, önceki sözleşme ve kalan sütunları durur.

Bu üç sütun birlikte bir soruyu cevaplar: bu pozdan projede ne kadar iş var, daha önce ne kadarı başka sözleşmelere verildi, geriye ne kaldı. Yeni bir sözleşme kurulurken aynı işin ikinci kez bağlanması bu sayede görünür.

Malzeme ve işçilik birim fiyatları ayrı sütunlardadır, para birimi sütunu yanlarında durur. Sözleşme birden çok para biriminde kurulabilir; hakediş tarafı bunu olduğu gibi taşır.

Poz listesi kütüphaneden gelir. Poz sözleşmeye eklendiğinde fiyatı o sözleşmeye kilitlenir, kütüphane sonradan güncellense bile imzalanmış sözleşme etkilenmez.

EK SÖZLEŞME

Değişiklik geriye dönük yazılmıyor, ek olarak işleniyor

Onaylı bir sözleşmede kalem değişikliği doğrudan yapılmaz. Kart yeniden açılıp içeriği değiştirilemez.

Değişiklik “Ek Yap” ile işlenir. Sözleşme sıfırdan kurulmaz; onaylı kayıt yerinde kalır, üzerine ek kalem eklenir. Bu ek, taşeronlukta zeyilname denen şeyin kayıt karşılığıdır.

Faydası şu: altı ay sonra sözleşmenin ne olduğu değil, nasıl bugünkü hâline geldiği de görünür. İlk hâli, sonradan eklenenler ve her birinin ne zaman eklendiği kayıttadır.

Bu yaklaşımın maliyeti de var ve saklamıyoruz: küçük bir düzeltme için bile ek yapılır. Onaylı sözleşmenin üzerine sessizce yazmanın yolu yoktur.

ÖLÇEK

Bir projede kaç sözleşme dolaşıyor

Birkaç bloğu aynı anda yürüyen orta ölçekli bir projeyi düşünün: altı yedi taşeron, her taşeronla bir ana sözleşme, proje boyunca birkaç ek. Her sözleşmede onlarca poz, her pozun mahal kırılımı ve iki ayrı birim fiyatı.

Bu ölçekte dolaşan sözleşme belgesi sayısı otuzu geçer. Belge olarak yönetildiğinde her hakediş döneminde en az bir kez “bu pozun güncel fiyatı hangi ekte kalmıştı” sorusu sorulur ve cevabı dosya açarak aranır.

Kayıt olarak yönetildiğinde bu soru sorulmaz. Poz satırının güncel hâli kartın üzerindedir; hangi ekten geldiği ise satırın geçmişinde durur.

Fark küçük projelerde hissedilmez. İki taşeronlu bir işte sözleşme klasörle de yürür. Yedi taşeron ve otuz belgede yürümüyor.

KİLİT VE ONAY

Kim onayladı, ne zaman kilitlendi

Sözleşme onaya girer ve onay zinciri şantiye bazında kurulur. Kademe sayısı sınırlı değildir; iki kademeyle çalışan bir şantiye ile dört kademeyle çalışan bir merkez aynı yapıyı farklı derinlikte kurabilir.

Hangi kademede kimin beklediği kayıtta görünür. Onay bir e-posta zincirinde değil, kartın üzerindedir. Revizyon istemek, reddetmek ve onaylamak ayrı işlemlerdir ve ayrı ayrı iz bırakır.

Sözleşme kilitlenebilir. Kilitliyken içeriği değişmez; kilidi açma ve kapama yetkiye bağlıdır. Kilit geri alınabilir bir işlemdir, kalıcı değildir. Yetkisi olan kullanıcı açabilir ve bu da kayda geçer.

ZİNCİRDEKİ YERİ

Diğer bölümlerle ilişkisi

Sözleşme, taşeron tarafındaki dört kaydın ortasında durur.

Taşeron kartına bağlıdır. Sözleşme onaylı bir taşeronla kurulur; firmanın kimliği, kategorisi ve evrak durumu karttan gelir.

Poz kütüphanesinden beslenir. Sözleşme pozları kütüphaneden seçilir, fiyat sözleşmeye kilitlenir.

İmalat kaydını sınırlar. Metraj girilirken sözleşme miktarı kontrol edilir; aşan giriş kaydedilmez.

Hakedişin tabanıdır. Hakediş sözleşme üzerine açılır, kesinti oranlarını ve birim fiyatları oradan alır. Bir sözleşmeye bağlı açık hakediş varken yeni hakediş açılamaz; dönem kapanmadan sıradaki dönem başlamaz.

İş izni sözleşme seçilerek açılır, böylece sahadaki çalışmanın hangi işin kapsamında yapıldığı kayıtta durur.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Sözleşme metni şablondan üretilmez. Modül sözleşmenin ticari içeriğini tutar: poz, miktar, fiyat, oran. Matbu sözleşme metnini yazan bir şablon motoru bu modülde yoktur. İmzalı nüsha karta dosya olarak eklenir.

Onaylı sözleşmede kalem doğrudan değiştirilemez. Değişiklik ek olarak işlenir.

Açık hakediş varken yeni hakediş açılamaz. Sıradaki dönem, önceki dönem kapanmadan başlamaz.

Kilit kalıcı bir mühür değildir. Yetkisi olan kullanıcı açabilir; kilit güvenlik değil, düzen aracıdır.

Teminat mektubu vadesi ve banka takibi bu kartta yürümez. Sözleşme kartı ticari kapsamı tutar, finansal enstrüman takibi kapsamı dışındadır.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Proje müdürü için değer kapsamın görünür olmasıdır. Hangi işin hangi taşerona verildiği, projede o pozdan ne kadar kaldığı tek tabloda durur.

Hakedişi hazırlayan kişi için değer, oranların hazır gelmesidir. Güvence, teminat, tevkifat ve stopaj her dönem yeniden sorulmaz.

Satın alma ve ticari işler için değer, ek sözleşmelerin izlenebilir olmasıdır. Sözleşmenin bugünkü hâli kadar nasıl o hâle geldiği de kayıttadır.

Taşeron için değer öngörülebilirliktir. Hangi poz, ne miktar, hangi fiyat ve hangi kesinti oranı imza anında bellidir ve dönem içinde değişmez.

Sözleşme metnini sistem yazıyor mu?

Hayır. Modül sözleşmenin ticari içeriğini tutar; matbu metni üreten bir şablon motoru yoktur. İmzalı nüsha karta dosya olarak eklenir.

Onaylı sözleşmede bir kalemi değiştirebilir miyiz?

Doğrudan değil. Değişiklik “Ek Yap” ile işlenir; onaylı kayıt yerinde kalır, üzerine ek kalem eklenir.

Kesinti oranları her hakedişte yeniden mi giriliyor?

Hayır. Güvence kesintisi, kesin teminat, KDV tevkifatı ve gelir vergisi stopajı sözleşmede tanımlanır, hakediş bu tanımdan hesaplar.

Sözleşmeyi birden fazla para biriminde kurabilir miyiz?

Evet. Poz satırlarında para birimi sütunu vardır ve hakediş tarafı bunu olduğu gibi taşır.

Onay kaç kademe olabiliyor?

Kademe sayısı sınırlı değildir ve şantiye bazında kurulur. Hangi kademede kimin beklediği kayıtta görünür.

Kilitlenen sözleşme bir daha açılamaz mı?

Açılabilir. Kilit geri alınabilir bir işlemdir; açma ve kapama yetkiye bağlıdır.

Aynı işi iki farklı taşerona yanlışlıkla bağlamayı önlüyor mu?

Poz satırında proje miktarı, önceki sözleşme ve kalan sütunları bulunur. Bir pozdan ne kadarının başka sözleşmelere verildiği sözleşme kurulurken görünür.

Sözleşme bitmeden yeni hakediş açabilir miyiz?

Dönem dönem açılır, ancak bir sözleşmeye bağlı açık hakediş varken yeni hakediş açılamaz.

İLETİŞİM

Sözleşmeleriniz bugün nerede duruyor

Kaç taşeronla, kaç projede ve hangi kesinti düzeniyle çalıştığınızı paylaşın; sözleşme kartının sizin ticari yapınıza nasıl kurulacağını gösterelim.