Şantiye Günlük Raporu

O gün sahada ne olduğu, ay sonunda hatırlanarak değil kayıttan konuşulur.

SORUN

Günlük rapor tutulur, ama sorulduğunda bulunamaz

Şantiye günlük raporu neredeyse her projede tutulur. Defterdedir, Excel’dedir, bazen sadece şefin telefonundaki fotoğraflardadır.

Sorun kaydın var olmaması değil, soru sorulduğunda cevap verememesidir. Üç ay önceki bir gecikmenin sebebi sorulduğunda bakılması gereken şey tek bir gün değildir: o gün kaç kişi vardı, hangi ekipman çalışıyordu, hava nasıldı, hangi iş aksadı. Bu dört bilgi çoğunlukla dört ayrı yerdedir.

İkinci mesele puantajla raporun ayrı yürümesidir. Puantaj muhasebeye gider, günlük rapor şantiyede kalır. İkisi aynı günü anlatır ama birbirini doğrulamaz. Sayılar tutmadığında hangisinin doğru olduğu tartışılır.

Üçüncüsü taşeron personelidir. Şirketin kendi ekibi bir şekilde sayılır, sahadaki taşeron ekipleri çoğu zaman toplu bir sayı olarak yazılır. Hangi taşeronun kaç kişiyle geldiği kayda girmez; gecikme tartışmasında da bu yüzden herkes kendi rakamını söyler.

Dördüncüsü hava durumudur. Hava muhalefeti bir süre uzatım gerekçesidir ve iddia edildiğinde kanıt istenir. O günün havasının ne olduğu sonradan hatırlanarak yazıldığında kanıt değeri kalmaz.

Beşincisi aksayan işlerdir. Bir işin neden durduğu o gün not edilmezse, iki ay sonra sebep değil sonuç konuşulur.

Ortak nokta şu: günlük rapor bir arşiv işi gibi tutuluyor, oysa asıl değeri sonradan sorulan sorulara cevap verebilmesi.

GÜNÜN KAPAĞI

Bir gün tek sayfada

Codigno ERP’de her gün için tek bir rapor açılır. Üstünde proje adı, proje kodu, rapor numarası, tarih, sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi ile projenin ilerleme çubuğu bulunur.

Hemen altında dört sayaç durur:

• Personel – o gün sahada olan toplam kişi
• Ekipman – projede bulunan makine ve araç sayısı
• Faaliyet – gün içinde kaydedilen iş kalemi
• Aksayan iş – o gün duran ya da geciken kalem

Bu dört sayı raporun özetidir. Bir günü açmadan önce ne olduğu buradan okunur; ayrıntı aşağıdaki listelerde durur.

HAVA DURUMU

Hava sonradan hatırlanmıyor, o gün kaydediliyor

Rapor o günün havasını sabah, öğle ve akşam için ayrı ayrı tutar; sıcaklık ve durum yan yana durur. Ertesi günün tahmini de aynı ekrandadır.

Bilgi elle girilmez. Harici bir hava durumu servisinden otomatik gelir ve konum, projenin ayarlarındaki enlem ve boylamdan alınır.

Buradaki fark zamanlamadır. Hava muhalefeti gerekçesi ay sonunda değil, o gün kayda geçmiş olur. Ertesi günün tahmininin aynı ekranda durması ise pratik bir işe yarar: yarın dökülecek betonun kararı bugünkü raporun üzerinden verilir.

Bir koşulu var ve baştan söylemek gerekiyor: hava durumu yalnızca projenin koordinatı tanımlıysa gelir. Koordinat girilmemişse rapor bunu açıkça yazar ve bölüm boş kalır.

KİM VARDI

Şirket ekibi ve taşeron ekibi ayrı ayrı

Raporun alt kısmında üç liste bulunur.

Birincisi şirket personelidir ve görev kırılımıyla listelenir. Kaç kişi olduğu kadar hangi işte oldukları da görünür.

İkincisi taşeron personelidir ve taşeron bazında listelenir. Toplu bir sayı değil, hangi taşeronun kaç kişiyle geldiği. Bu ayrım gecikme tartışmasının şeklini değiştirir; taraflar aynı sayıya bakar.

Üçüncüsü proje ekipman listesidir. Her ekipman için aktif, boşta ve arızalı sayıları ayrı durur. Bir makinenin sahada bulunması ile çalışıyor olması aynı şey değildir ve rapor bu ikisini ayırır.

ONAY VE İZ

Onaylanan rapor kendiliğinden değişmiyor

Rapor onaya girer. Onaylandıktan sonra doğrudan düzenlenmez; değiştirmek için önce ekrandaki onaydan geri al işlemiyle onayın kaldırılması gerekir.

Bu bilerek böyle kurulmuş. Onaylanmış bir günlük raporun sessizce değişebilmesi, raporun kanıt değerini sıfırlar. Geri alma işlemi kayıtta durur, yani rapor değiştiyse değiştiği görülür.

Raporlar arasında önceki ve sonraki güne geçiş düğmeleri bulunur. Bir haftayı gün gün okumak için listeye dönmek gerekmez.

Rapor numarası ve tarih gün başlığında durur. İki farklı kişinin aynı gün için iki ayrı rapor açması diye bir durum oluşmaz; gün tektir, kayıt da tektir.

Üst bantta ayrıca taşeron günlük rapor listesine geçiş bulunur. Günü kapatan kişi, o gün hangi taşeronun ne beyan ettiğini aynı akış içinde görür ve iki kaydı yan yana okur.

DIŞARI ÇIKARMA

PDF ve gönderim

Rapor dışarıya PDF olarak çıkar. Ekrandaki gönder düğmesiyle paylaşılır.

Pratikte bunun karşılığı şudur: işverene ya da kontrollük firmasına gönderilen günlük rapor, şantiyede ayrıca hazırlanan bir belge değildir. Aynı kayıt hem içeride tutulur hem dışarı gider.

Burada dürüst olmak gerekiyor: haftalık veya aylık birleşik saha raporu üreten ayrı bir ekran yok. Rapor gün bazındadır. Dönemsel bir özet isteniyorsa günlerin çıktıları bir araya getirilir.

ÖLÇEK

Kaç gün, kaç kayıt

Bir yıl süren bir projede yaklaşık iki yüz elli günlük rapor birikir. Her raporda üç liste, dört sayaç ve hava kaydı vardır.

Defterle tutulduğunda bu iki yüz elli kayıt bir arşivdir; okunması için açılması gerekir. Sorulan soru “geçen mart hangi günler beton dökülemedi” olduğunda cevap, defteri gün gün taramaktan geçer.

Kayıt olarak tutulduğunda aynı soru süzgeçten geçer. Kayıt sayısı değişmiyor; kaydın aranabilir olup olmadığı değişiyor.

Fark küçük projelerde hissedilmez. Üç aylık bir işte defter de yürür. Bir yılı geçen ve birden çok taşeronla yürüyen şantiyede yürümüyor.

ZİNCİRDEKİ YERİ

Diğer bölümlerle ilişkisi

Günlük rapor sahadaki günün kaydıdır ve dört yere komşudur.

Taşeron günlük raporuna doğrudan bağlıdır. Şantiye raporunun üzerinden taşeron günlük rapor listesine geçilir; taşeronun kendi beyanı ile şantiyenin kaydı yan yana okunur.

İş iznine komşudur. İzin, sahaya kimin hangi kapsamda girdiğini tutar; günlük rapor o gün fiilen kimin olduğunu.

İmalat kaydına komşudur. Günlük rapor o gün ne olduğunu anlatır, metraj ne kadar iş yapıldığını sayıya döker.

Taşeron kartından beslenir; taşeron personel listesi oradan gelir.

Hakedişten bağımsız çalışır. Günlük rapor kullanmak için hakediş modülünü almak gerekmez.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Hava durumu koordinatsız gelmez. Projenin enlem ve boylamı tanımlı değilse rapor ayar uyarısı gösterir ve hava bölümü boş kalır.

Onaylanan rapor doğrudan düzenlenemez. Önce onaydan geri alınması gerekir.

Haftalık ya da aylık birleşik saha raporu üretilmez. Rapor gün bazındadır, dönemsel özet için ayrı bir ekran yoktur.

Puantajın yerine geçmez. Rapor o gün kimin sahada olduğunu tutar; bordroya giren puantaj personel tarafında yürür.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Şantiye şefi için değer, günün tek yerde kapanmasıdır. Personel, ekipman, hava ve aksama aynı ekranda; gün sonunda dört ayrı yere yazmak gerekmez.

Proje müdürü için değer, geçmişe dönük soruların cevaplanabilmesidir. Gecikme tartışmasında tarafların ortak bir kayda bakması, tartışmanın kendisini kısaltır.

Kontrollük ve işveren için değer, günlük raporun aynı gün elde olmasıdır. Ayrıca hazırlanan bir belge beklenmez.

Hukuk ve talep tarafı için değer, hava kaydının o gün alınmış olmasıdır. Sonradan hatırlanarak yazılmış bir kayıt ile servisten o gün gelmiş bir kayıt aynı ağırlıkta değildir.

Hava durumunu elle mi giriyoruz?

Hayır. Harici bir hava durumu servisinden otomatik gelir; konum projenin ayarlarındaki enlem ve boylamdan alınır.

Projenin koordinatı yoksa ne oluyor?

Rapor bunu açıkça yazar ve hava durumu bölümü boş kalır. Sessizce yanlış bir veri göstermez.

Onayladığımız raporu sonradan düzeltebilir miyiz?

Doğrudan değil. Önce onaydan geri al işlemiyle onay kaldırılır, sonra düzenlenir.

Taşeron personelini toplu mu yoksa firma bazında mı görüyoruz?

Taşeron bazında. Hangi taşeronun kaç kişiyle geldiği ayrı ayrı listelenir.

Ekipmanın sahada olması ile çalışıyor olması ayrılıyor mu?

Evet. Her ekipman için aktif, boşta ve arızalı sayıları ayrı tutulur.

Haftalık saha raporu alabiliyor muyuz?

Hayır. Rapor gün bazındadır; haftalık veya aylık birleşik rapor üreten ayrı bir ekran yoktur.

Raporu işverene nasıl gönderiyoruz?

PDF olarak çıkarılır; ekrandaki gönder düğmesiyle de paylaşılabilir.

Günlük rapor puantajın yerine geçiyor mu?

Hayır. Rapor o gün sahada kimin olduğunu tutar; bordroya giren puantaj personel tarafında yürür.

İLETİŞİM

Günlük raporunuz bugün nerede tutuluyor

Kaç aktif şantiyeniz, kaç taşeronunuz ve günlük raporu kimin tuttuğunu paylaşın; günün tek sayfada nasıl kapanacağını kendi düzeniniz üzerinden gösterelim.