İş İzni Yönetimi

Evrağı eksik ekip sahaya giremez. Kontrol kapıda yapılır, denetimde değil.

SORUN

Evrak dosyada duruyor, sorun sahada çıkıyor

Bir şantiyede taşeron evrakları genellikle vardır. Klasördedir, ortak sürücüdedir, birinin e-postasındadır. Sorun evrağın var olup olmaması değil, doğru anda bakılıp bakılmadığıdır.

Sahaya girecek ekip sabah kapıya geldiğinde kimse SGK işe giriş bildirgesini, mesleki yeterlilik belgesini ya da yüksekte çalışma sertifikasını tek tek açmıyor. Ekip içeri giriyor. Belge eksikliği çoğunlukla iki durumda ortaya çıkıyor: iş müfettişi geldiğinde ya da bir kaza olduğunda. İkisi de geç.

İkinci mesele süre. Evrak vardır ama süresi geçen ay dolmuştur. Klasördeki kopyaya bakan kişi tarihi kontrol etmez, çünkü belge orada duruyordur.

Üçüncüsü kişi ile firma ayrımı. Taşeron firmasının vergi levhası ve SGK borcu yoktur yazısı tamamdır, ama o gün sahaya girecek altı kişiden ikisinin sağlık raporu yoktur. Firma evrağına bakan kontrol bunu görmez.

Dördüncüsü kimin baktığı. Evrak kontrolü çoğu şantiyede tek bir kişinin üzerindedir ve o kişi izinli olduğunda kontrol de izinli olur. Süreç bir kişiye bağlıysa süreç değildir.

Bunların ortak noktası şu: eksiklik sonradan, kayıt üzerinden değil hafıza üzerinden konuşulur. Kaza sonrası ya da denetim sırasında sorulan soru her zaman aynıdır: bu ekip sahaya nasıl girdi, kim izin verdi, o gün belgesi var mıydı. Cevabın bir yerde yazılı olması gerekir.

EVRAK KAPISI

Kontrol izin açılırken çalışır

Codigno ERP’de saha çalışması bir iş izni kaydıyla başlar. İzin formunda proje, sözleşme, izin tipi, çalışma alanı, işin tanımı, risk ve alınan önlemler bulunur. Tarih aralığı saat düzeyinde girilir.

Ekip listesi taşeronun personel kaydından seçilir. Seçim yapıldığı anda evrak kontrolü çalışır ve iki ayrı başlıkta yürür: taşeron firmasının evrakları ve sahaya girecek her kişinin belgeleri. Eksik varsa ekranda kırmızı bant çıkar ve eksik evraklar tek tek listelenir.

Bu noktada izin açılmaz. Belge eksikliği bir uyarı satırı değil, sürecin durduğu yerdir.

İSG KONTROL LİSTESİ

İzin tipi kontrol listesini belirler

İzin tipleri hazır tanımlıdır. Sıcak iş, yüksekte çalışma ve benzeri tipler seçildiğinde İSG kontrol listesi ekranda kendiliğinden değişir.

Sıcak iş seçildiğinde listede yangın söndürücü, gaz ölçümü, belirli yarıçapta yanıcı madde kaldırılması ve yangın gözcüsü maddeleri belirir. Yıldızlı maddeler işaretlenmeden izin açılamaz.

Bunun pratik karşılığı şu: izni açan kişi hangi tipte hangi önlemi almak zorunda olduğunu ezberlemek zorunda değildir. Liste tipin kendisinden gelir.

İSTİSNA VE İZ

İstisna var, ama sessiz değil

Sahada istisnasız kural işlemez. Bazen iş durmaz, evrak yoldadır, sorumlu kişi riski alır.

Formun en altında eksik evrak istisnası kutusu bulunur. Bu kutu gerekçe yazılmadan kullanılamaz. Yazılan gerekçe kayda işlenir ve onay ekranında görünür.

Fark burada. İstisna kullanılabilir ama iz bırakır. Altı ay sonra “bu ekip nasıl girmiş” sorusu sorulduğunda cevabı kim verdiği, ne zaman verdiği ve hangi gerekçeyle verdiği kayıttadır.

ÖLÇEK

Bir haftanın nasıl geçtiğine bakalım

Orta ölçekli bir altyapı şantiyesi düşünün: aynı anda çalışan yedi taşeron, sahaya giren yaklaşık yüz kırk kişi, haftada otuz civarında iş izni. Taşeron başına zorunlu evrak listesi altı ile dokuz kalem arasında değişiyor, kişi başına belge sayısı üç ile beş arasında.

Bu ölçekte kontrol edilmesi gereken belge sayısı haftada dört yüzü geçiyor. Elle kontrol edilebilir bir sayı değil. Pratikte iki şey oluyor: ya kontrol yapılmıyor ve ekip içeri giriyor, ya da bir kişi haftasının yarısını klasör tarayarak geçiriyor.

İzin ekranı üzerinden yürüyünce aynı kontrol izin açma anına dağılıyor. Otuz iznin her birinde ilgili kişilerin belgeleri o an bakılıyor, geri kalanı hiç açılmıyor. Kontrol edilen belge sayısı değişmiyor; kontrolü kimin yaptığı ve ne zaman yaptığı değişiyor.

Sayı büyüdükçe fark açılıyor. Üç taşeronlu küçük bir şantiyede evrak klasörle de yürür. Yedi taşeron ve dört yüz belgede yürümüyor.

ZİNCİRDEKİ YERİ

Diğer bölümlerle ilişkisi

İş izni tek başına duran bir modül değil, üç kayda bağlı çalışıyor.

Taşeron kartına bağlı, çünkü ekip listesi taşeronun personel kaydından seçiliyor ve zorunlu evrak listesi taşeronun kategorisinden geliyor.

Sözleşmeye bağlı, çünkü izin sözleşme seçilerek açılıyor. Hangi işin kapsamında çalışıldığı izin kaydında duruyor.

Günlük rapora komşu. Şantiye günlük raporunda o gün sahada olan taşeron personeli taşeron bazında listeleniyor; iş izni ise o kişilerin sahaya hangi kapsamda ve hangi belgeyle girdiğini tutuyor.

Hakedişten bağımsız çalışıyor. İş izni kullanmak için hakediş modülünü almak gerekmiyor.

ÖNKOŞUL

Evrak takibi izinden başlamadan kurulur

İzin ekranının durdurabilmesi için evrak durumunun bilinmesi gerekir. Taşeron evrak yönetimi bunu taşır: her taşeron için evrak adı, belge tarihi, geçerlilik bitişi ve uyarı gün sayısı tutulur.

Zorunlu evrak listesi taşeron kategorisi üzerinden tanımlanır. Mekanik işi yapan taşerondan istenen liste ile hafriyat taşeronundan istenen liste farklı olabilir. Kategori listesi tabandır, taşeron bazında ayrıca özelleştirilebilir.

Uyarı gün sayısı evrak başına ayarlanır. Aynı taşeronda bir belge için otuz gün, başka bir belge için altmış gün verilebilir. Süresi yaklaşan belge listede turuncu rozetle ve kalan gün sayısıyla görünür.

KAYIT VE KANIT

İzin kaydı neyi kanıtlar

Bir iş izni kapandıktan sonra geriye bir kayıt bırakır: hangi sözleşme kapsamında, hangi tarih ve saat aralığında, hangi çalışma alanında, hangi risk tanımıyla ve hangi ekiple çalışıldığı. Yanında o gün işaretlenen İSG kontrol maddeleri ve evrak kontrolünün sonucu durur.

Bu kaydın iki karşılığı var. Birincisi denetim: sorulan soru belgeyle cevaplanabiliyor. İkincisi iç tartışma: bir imalatın ne zaman ve kimin sorumluluğunda yapıldığı hafızaya değil kayda dayanıyor.

İzin kayıtları hakediş kartının İş İzinleri sekmesinde de görünür. Yani dönem sonunda hakediş konuşulurken o dönemde hangi izinlerin açıldığı aynı ekrandan bakılabilir.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Süresi dolan izin kendiliğinden kapanmaz. Süresi geçtiği hâlde kapatılmamış izinler panoda sayı olarak görünür, sistem izni otomatik sonlandırmaz. Kapatma işlemi kullanıcıdadır.

İSG kontrol listesine ekrandan yeni madde eklenemez. Listeler hazır tanımlardan gelir.

Mobilden iş izni açılamaz. Mobil tarafta imalat girişi vardır, iş izni açma ve hakediş onayı masaüstünde yapılır.

Evrak geçerliliği resmî kaynaktan sorgulanmaz. Geçerlilik tarihi kullanıcı tarafından girilir; sistem tarihi izler, belgenin gerçekliğini doğrulamaz.

Süresi dolan evrak yalnızca iş iznini durdurur. Hakediş açılmasını, sözleşme yapılmasını veya ödemeyi engellemez; bu işlemlerde yalnızca panoda sayı olarak görünür.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

İş güvenliği uzmanı için değer, kontrolün belge toplama işinden çıkıp sürecin içine girmesidir. Denetim öncesi klasör taramak yerine, izin kaydı üzerinden o gün kimin hangi belgeyle girdiği görülür.

Şantiye şefi için değer hızdır. Ekip seçilir, eksik varsa anında görünür. Telefonla evrak sorma turu ortadan kalkar.

Taşeron firması için değer öngörülebilirliktir. Hangi belgenin ne zaman dolacağı kalan gün sayısıyla bellidir; belge süresi dolduğu için sahada bekleyen ekip durumu azalır.

İzin süresi dolunca sistem izni kapatıyor mu?

Hayır. Süresi geçtiği hâlde kapatılmamış izinler panoda sayı olarak görünür, kapatma işlemini kullanıcı yapar.

Sahaya girecek her kişinin belgesi ayrı ayrı mı kontrol ediliyor?

Evet. Kontrol iki başlıkta yürür: taşeron firmasının evrakları ve ekipteki her kişinin belgeleri. İkisinden biri eksikse izin açılmaz.

Evrak eksikken izin açmanın bir yolu var mı?

Var, ama gerekçe yazılmadan kullanılamaz. Gerekçe kayda işlenir ve onay ekranında görünür.

İSG kontrol listesine kendi maddemizi ekleyebilir miyiz?

Hayır. Listeler izin tipine bağlı hazır tanımlardan gelir, ekrandan yeni madde eklenemez.

Farklı taşeron tiplerinden farklı evrak isteyebilir miyiz?

Evet. Zorunlu evrak listesi taşeron kategorisi üzerinden tanımlanır ve taşeron bazında özelleştirilebilir.

Evrağın süresi dolduğunda haber veriyor mu?

Evet. Her evrak için ayrı uyarı gün sayısı ayarlanır. Süresi yaklaşan belge listede kalan gün sayısıyla birlikte görünür.

İş iznini telefondan açabilir miyiz?

Hayır. Mobil tarafta imalat girişi vardır; iş izni açma masaüstünden yapılır.

Süresi dolan evrak hakediş ödemesini durdurur mu?

Hayır. Süresi dolan evrağın durdurduğu tek işlem iş iznidir. Hakediş, sözleşme ve ödeme tarafını engellemez.

İLETİŞİM

Şantiyenizde kaç taşeron çalışıyor

Kaç taşeronunuz, kaç aktif şantiyeniz ve hangi tipte iş izinleriniz olduğunu paylaşın; evrak kapısının sizin düzeninizde nasıl kurulacağını gösterelim.