Vardiya Planlama

Üç postalı bir tesiste plan genelde tek bir dosyada tutulur.

Vardiya amiri kendi bölümünü kendi dosyasında yapar, insan kaynakları ay sonunda hepsini birleştirmeye çalışır. Dosya elden ele gezer; en son hangi sürümün açıldığı dosya adındaki tarihten anlaşılmaz.

Plan değiştiğinde kimse haberdar olmaz. Değişikliği yapan bilir, gece postasına gelen kişi bilmez.

Ama asıl sorun bu değildir.

Asıl sorun planın başka kayıtlarla çelişebilmesidir. Bir kişi plana yazılır, aynı gün için izin alır ve iki kayıt yan yana durmaya devam eder. Ya da plana göre postada olan birine aynı saatlere mesai girilir.

Dosya bu çelişkiyi görmez, çünkü dosya yalnızca yazılanı taşır. Çelişki ancak ay sonunda, cetvel hazırlanırken ortaya çıkar ve o noktada düzeltilecek şey artık plan değil, geçmiştir.

İkincisi de görünürlüktür. Gece postasına iki kişi fazla yazıldığında ya da bir hafta sonu tek kişiyle geçildiğinde bunu ay sonunda değil, o hafta görmek gerekir.

Codigno ERP’de vardiya kendi tanımıdır.

Bir çağrı merkezinde vardiya planının tanımdan çıkması yılda 250 saate yakın kazandırıyor. Hesabı kullanım örneklerinde.

Tanımda vardiyanın adı ile başlangıç ve bitiş saati bulunur. Vardiya sonra projelere bağlanır; hangi işte hangi postaların çalıştığı tanımın parçasıdır.

Bu, planın kısa kodlarla kurulmasını sağlar. Izgarada hücreye yazılan şey saat aralığı değil, vardiya kodudur; saat tanımın içindedir.

Aynı tanım cetvele de taşınır. Puantaj cetveli proje ve vardiya seçilerek açılır, yani vardiya cetvelin bir boyutudur.

Kişinin günlük çalışma düzenini taşıyan çalışma takvimi ise ayrı bir katmandır ve PDKS ve mobil puantaj sayfasında anlatılıyor.

Planlama ekranı proje seçimiyle açılır.

Tarih aralığı verilir ve proje listesinden hangi işin planının kurulacağı seçilir. Yani plan firma geneline değil, işin kendisine bağlıdır.

Bu ayrım, birden çok şantiye ya da tesis yürüten bir firmada gereklidir. Her işin kendi posta düzeni, kendi kadrosu ve kendi ihtiyacı vardır.

Proje takviminde gün gün hangi vardiyada kaç kişi çalışacağı ve kimlerin çalışacağı planlanır. İhtiyaç ile atama aynı ekranda durur.

Planın kendisi tek bir ızgarada durur.

Satırlar kişilerdir, sütunlar ayın günleridir, hücrede o kişinin o gün hangi postada olduğu yazar. Vardiya kutuları üstte durur ve sürükleyip hücreye bırakılarak atama yapılır.

Renkler ayrı bir katman taşır: yıllık izin, istirahat, izin ve geçici görevlendirme ızgarada kendi rengiyle görünür. Yani plan yalnızca kimin nerede olduğunu değil, kimin neden orada olmadığını da gösterir.

Bunun pratik değeri şudur: planı kuran kişi izin listesine ayrıca bakmak zorunda kalmaz. İzinli kişi ızgarada zaten işaretlidir.

Kişi bazında not da yazılabilir. Plana dair bir açıklama, kişinin satırında durur.

Vardiya planının en yorucu yanı tekrardır. Aynı düzen gün gün yeniden kurulur.

Bunun için iki araç vardır. Birincisi kopyalamadır: bir günün planı ertesi güne kopyalanır. İkincisi toplu atamadır: bir vardiyaya birden çok kişi tek işlemde atanır, aynı şekilde toplu olarak kaldırılır.

Bu ikisi birlikte, düzenli bir posta yapısının hızla kurulmasını sağlar. Değişen günler elle işlenir, değişmeyenler kopyalanır.

Bir kural da vardır: planlanan kişi sayısı, atanmış kişi sayısından az olamaz. Yani plana beş kişilik ihtiyaç yazıp altı kişi atamak mümkün değildir; ihtiyaç ile atama birbirini tutar.

Izgaradaki bir hücreye tıklandığında o günün kartı açılır.

Kartta o kişinin o güne ait her şeyi bir arada durur: izni, mesaisi, geçici görevlendirmesi, eğitimi ve o güne tanımlı özel primi.

Bu, planlamayı tek boyutlu olmaktan çıkarır. Bir kişiyi bir güne yazarken o günün başka ne taşıdığı görünür; ayrı ekranlar açıp kontrol etmek gerekmez.

Eğitimi olan kişi ızgarada işaretli çıkar. Yani eğitim günü ile posta çakışması, planlama anında görülür.

Bu bölüm, planın asıl işlevidir.

Bir kişinin vardiya kaydıyla çakışan mesai girişi reddedilir. Sistem mesaiyi kaydetmez ve sebebini söyler: istenen zaman aralığında personelin vardiya kaydı bulunmaktadır.

İzin girişinde de aynı mantık çalışır. Kişinin o güne vardiya kaydı varsa ayrı bir puantaj çakışma kontrolü devreye girer.

Bunun anlamı şudur: plan, ay sonunda bakılan bir belge olmaktan çıkar ve diğer kayıtları sınırlayan bir kural haline gelir.

Çelişki ay sonunda değil, giriş anında görünür. Düzeltilecek şey geçmiş değil, o anda yapılan işlemdir.

Mesai tarafının tamamı fazla mesai planlama, izin tarafı izin yönetimi sayfasında anlatılıyor.

Izgaranın sağında kişi bazında özet sütunlar durur: toplam çalıştığı gün, boş gün, çalışabileceği en fazla gün ve aradaki fark.

Ayrıca işaretler vardır. En fazla gününden az çalışan ile fazla çalışan kişiler ızgarada ayrı ayrı işaretlenir.

Izgaranın altında vardiya bazında bir tablo bulunur: her posta için talep edilen kişi sayısı, çalışan kişi sayısı ve fark.

Bu üçlü birlikte, planın dengeli olup olmadığını tek bakışta gösterir. Bir postanın açık kalması ya da bir kişinin fazla yüklenmesi, ay sonunda değil plan kurulurken görünür.

Geçici görevlendirme plana doğrudan yansır.

Kayıt tarih, başlangıç ve bitiş saati ile tanımlanır; görev alacağı proje ve vardiya seçilir. Izgarada kendi rengiyle görünür.

En önemli özelliği asıl projeyi değiştirmemesidir. Süre bitince kişi kendiliğinden asıl projesinde kalır; ayrıca geri döndürme işlemi gerekmez. Kalıcı geçişler transferle yapılır ve personel kartı sayfasında anlatılır.

Özel prim de plana bağlı bir tanımdır. Primin adı, hangi günlerde ve hangi saat aralığında geçerli olduğu, tarih aralığı ve kapsadığı projeler tanımlanır; tanım gün kartında ve vardiya raporunda görünür.

Özel primin bir sınırı vardır ve aşağıda ayrıca yazılıdır.

Planın çıktısı ayrı bir rapordur ve yedi bölümden oluşur.

Rapor Excel’e aktarılır. Yani plan verisi sistemde kalmakla sınırlı değildir; dışarıda kullanılabilir.

Bunun değeri, planın paylaşılması gereken durumlarda ortaya çıkar. Bir postanın kadrosu bir başka birimle paylaşılacaksa rapor bunun için vardır.

Cetvelin kendisi ayrı bir ekrandır ve puantaj sayfasında anlatılıyor.

• Vardiya amiri için değer, planın tek ızgarada durmasıdır. İzinli ve raporlu kişiler zaten işaretlidir; ayrı listeye bakılmaz.
• İnsan kaynakları için değer, planın diğer kayıtlarla çelişememesidir. Ay sonunda düzeltilecek çakışma birikmez.
• Üretim planlama için değer, açık postanın plan kurulurken görünmesidir. Talep ile çalışan sayısı arasındaki fark ızgaranın altındadır.
• Yönetim için değer, kimin fazla, kimin az yüklendiğinin sayıyla durmasıdır.
• Proje tarafı için değer, planın işe bağlı olmasıdır. Her şantiye kendi düzenini kurar.

Modülün özü şudur: vardiya planı çoğu firmada bir tahmin belgesidir ve gerçekle ilişkisi ay sonunda kurulur. Burada plan bir kayıttır ve kayıt olduğu için diğer kayıtları sınırlar. Değeri, ne kadar hızlı kurulduğunda değil, ne kadar çelişkiyi baştan engellediğinde ortaya çıkar.

İkinci sonucu görünürlüktür. Bir haftanın kadrosu yetersiz kaldığında bu, o hafta içinde ekrandan okunur.

Üretim tarafındaki genel çerçeve endüstri ve üretim sayfasında. Vardiya planlama Codigno ERP kurulumunun personel tarafında gelir.

Modülün bütünü: Personel Yönetimi Yazılımı