Maaş Tahakkuku

Ayın hesabı tek işlemde çıkar ve elle girilen değer ile puantajdan gelen yan yana durur.

SORUN

Ay sonunda aynı hesap iki kere yapılıyor

Çoğu firmada ay sonu iki ayrı yerde geçer.

Bir tarafta puantaj cetveli vardır: kim kaç gün çalıştı, kaç saat fazla mesai yaptı, kaç gün izinliydi, hangi gün mazeretsiz gelmedi. Bunlar sahada tutulur.

Diğer tarafta bir tablo vardır. Ücret bilgileri oradadır ve ay sonu hesabı orada yapılır.

İki taraf birbirini görmez. Cetveldeki gün sayısı tabloya elle taşınır, taşınırken bir satır atlanır ya da bir sayı yanlış yazılır. Yanlışın fark edilmesi çoğu zaman aya değil, kişinin itirazına bağlıdır.

İkinci sorun tekrardır. Aynı işlem her ay baştan yapılır. Ücret tanımı bir yerde durur, hesap başka yerde kurulur ve ikisinin arasındaki bağ her ay yeniden kurulmak zorunda kalır.

Üçüncüsü sorumluluktur. Hesap tablosunda kim ne değiştirdi, hangi satır kim tarafından onaylandı, onaydan sonra dosya bir daha açıldı mı; bunların hiçbiri tabloda tutulmaz.

MAAŞ TANIMI

Ücret kişinin kendi kaydında duruyor

Codigno ERP’de maaş kişi bazında tanımlanır ve tanım personelin kartına bağlıdır.

Tanımda hesaplama şekli seçilir: net üzerinden mi, brüt üzerinden mi çalışıldığı kayıtta durur. Aylık ücretten günlük ve saatlik ücret kendiliğinden türetilir, yani yevmiye ayrı bir tanım değil, aynı kaydın çıktısıdır.

Ödemenin nasıl yapılacağı da tanımın parçasıdır. Bankadan ödenecek kısım ile nakit ödenecek kısım ayrı ayrı yazılır.

Tanımda ayrıca maaş şirketi, maaş projesi, departman ve taşeron bağı bulunur. Bu bağlar hesabın hangi projeye ve hangi şirkete yazılacağını belirler; maliyet ay sonunda elle dağıtılmaz.

Ücret güncellemesi tek tek yapılabildiği gibi toplu olarak da yapılır. Bir kadronun ücreti aynı anda güncellenebilir.

TOPLU TAHAKKUK

Bir ayın tamamı tek işlemde

Tahakkuk ekranında proje, şirket, yıl ve ay seçilir.

Seçilen kapsamdaki bütün personelin ayı tek işlemde hesaplanır. Kişi kişi ekran açmak, kişi kişi kaydetmek gerekmez.

Kapsamın proje ve şirket düzeyinde seçilebilmesi, tahakkukun parça parça yürütülmesini de mümkün kılar. Bir şantiyenin ayı kapanmışken diğerininki henüz açık olabilir; ikisi birbirini beklemez.

Hesap kurulduktan sonra ızgara ekranda durur ve satır satır incelenir. Hatalı satırlar işaretlenir ve kaydettirilmez; eksik ya da tutarsız bir satır sessizce geçmez.

Puantajın kendisi ayrı bir ekrandır ve tahakkuk onu okur. Cetvelin nasıl tutulduğu puantaj sayfasında anlatılıyor.

İKİ SÜTUN

Girilen değer ile puantajdan gelen yan yana

Bu ekranın en ayırt edici yeri burasıdır.

Izgarada her satır için iki sütun yan yana durur. Biri girilen değerlere göre hesabı gösterir, diğeri otomatik değerlere göre. Otomatik sütun puantajdan gelen gün ve saatlerle hesaplanır.

Bunun anlamı şudur: elle girilen ile cetvelden gelen arasındaki fark, kullanıcının aramak zorunda kaldığı bir şey olmaktan çıkar. Ekran farkı kendisi önüne koyar.

Fark her zaman hata demek değildir. Bilinçli bir düzeltme de olabilir. Önemli olan farkın görünmesi, yani kararın bilerek verilmesidir.

Çoğu üründe bu karşılaştırma yoktur. Hesap ya cetvelden gelenle yapılır ya elle girilenle; hangisinin kullanıldığı da ekrandan okunmaz. Burada iki değer birlikte durur ve hangisinin esas alındığı tartışma konusu olmaz.

HESABA GİRENLER

Ayın kalemleri ekranda tek tek duruyor

Hesabın içine giren kalemler gizli değildir; her biri kendi sütununda görünür.

Çalışılan gün, hafta sonu, genel tatil ve prime esas gün ayrı ayrı durur. İzin günleri türüne göre ayrışır: ücretli izin, ücretsiz izin, sıhhi izin ve yıllık izin kendi sütunlarındadır. Mazeretsiz gelinmeyen gün de ayrı sayılır.

Fazla mesai üç kademe olarak tutulur. Mesainin hangi kademeye girdiği cetvelden gelir; tahakkuk kademeleri ayrı ayrı okur.

Asgari geçim indirimi ve icra kesintisi de hesabın içindedir ve pusulada kendi satırlarıyla çıkar.

Mesai tarafının nasıl kurulduğu fazla mesai planlama sayfasında, avansların nasıl izlendiği avans yönetimi sayfasında anlatılıyor.

İCRA VE NAFAKA

Kesinti hesabın içinden geçiyor

İcra ve nafaka takibi personel kartına bağlı kendi kaydında durur.

Kayıtta takip türü, icra dairesi, dosya numarası, dairenin hesap bilgisi ve açıklama bulunur. Kesinti tutarı ile kesinti oranı ayrı alanlardır ve para birimi seçilir. Takibin başlangıç ve bitiş tarihi ile durumu kayıtlıdır.

İcra dairesine verilen cevap yazısı ve cevap tarihi de aynı kayda yazılır. İcra yazısının kendisi dosya olarak kayda eklenir.

Bunun tahakkuktaki karşılığı doğrudandır: kesinti maaş hesabına girer ve pusulada icraya ödenen tutar ayrı bir satır olarak çıkar, bankadan ödenen tutardan düşülür.

Yani icra takibi ayrı bir listede tutulup ay sonunda hatırlanması gereken bir iş olmaktan çıkar. Kayıt açıldığı andan itibaren hesabın parçasıdır.

ONAY VE KİLİT

Onaylanan satır bir daha değişmiyor

Maaş kaydının onayı vardır ve onay tek kademelidir: kayıt onaylanır ya da onaylanmaz.

Onaylandıktan sonra satır kilitlenir. Ne düzenlenebilir ne yeniden onaylanabilir. Ay kapanmış demektir.

Yetkisi olan kullanıcı onayı geri alabilir. O zaman satır yeniden açılır ve düzeltme yapılabilir. Geri alma ayrı bir işlemdir, sessiz bir düzenleme değildir.

Bu yapının değeri ay kapandıktan sonra ortaya çıkar. Kapanmış bir ayın rakamının kendiliğinden değişmesi mümkün değildir; değişmişse bunun için önce onayın geri alınmış olması gerekir.

ÇIKTILAR

Pusula, toplu döküm ve aylık özet

Tahakkuktan üç ayrı çıktı alınır.

Birincisi kişi bazında maaş pusulasıdır. İkincisi seçilen kapsamın toplu dökümüdür; herkesin pusulası tek dosyada çıkar. Üçüncüsü aylık özettir.

Pusulada görünen kalemler ekrandakilerle aynıdır: aylık ücret, günlük ve saatlik ücret, toplam çalışma günü, eksik çalışma günü, fazla mesai kademeleri, asgari geçim indirimi, hakedilen toplam ödeme, bankadan ödenen ve icraya ödenen tutar.

Dışarıda hazırlanan resmi bordronun çalışanlara dağıtılması ayrı bir iştir ve ayrı bir ekranı vardır. O taraf bordro dağıtımı sayfasında anlatılıyor.

YETKİ

Puantajı giren maaşı görmüyor

Maaş ayrı bir yetkiye bağlıdır.

Personel kartındaki ödemeler sekmesi ve maaş ekranları kendi yetkileriyle açılır. Sahada puantaj giren sorumluya puantaj yetkisi verilip maaş yetkisi verilmeyebilir; o zaman sekme hiç görünmez.

Bu bir süzgeç değildir. Yetkisi olmayan kullanıcı için ekran açılmaz, sayı üretilmez.

Aynı ayrım İSG ve sağlık bilgileri ile özlük dosyası için de geçerlidir. Kartın her sekmesi kendi yetkisiyle açılır.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Bu bir bordro programı değildir. SGK primi, gelir vergisi ve damga vergisi hesabı üründe yoktur. Çıkan şey hakediş ve ödeme dökümüdür. Resmi bordro dışarıda hazırlanır ve dağıtımı için sisteme yüklenir.

Bankaya gönderilecek ödeme dosyası üretilmez. Kişi başına bankadan ödenecek tutar ve personelin hesap bilgisi ekranda durur, ancak banka biçiminde bir ödeme dosyası çıkmaz.

Ayrı bir zam tarihçesi ekranı yoktur. Geçmiş, her ayın kendi maaş kaydı olarak durur; ne zaman ne kadar zam yapıldığı aylar karşılaştırılarak görülür.

Onay tek kademelidir. Birden çok kademeli bir onay zinciri kurulmaz. Onaylanan kayıt kilitlenir, gerektiğinde yetkili tarafından geri alınır.

Özel prim tahakkuka girmez. Prim tanımlanabilir ve vardiya tarafında görünür, ancak maaş hesabı özel primi okumaz.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

İnsan kaynakları için değer, ayın tek işlemde kapanmasıdır. Kişi kişi ekran açma ve tablodan tabloya değer taşıma işi ortadan kalkar.

Mali işler için değer, hesabın dayanağının görünür olmasıdır. Hangi kalemin nereden geldiği ekranda durur.

Yönetim için değer, kapanan ayın kapanmış kalmasıdır. Onaylanan satır kilitlenir, geri alma ayrı bir işlem olarak kayda geçer.

Saha sorumlusu için değer, kendi işine odaklanabilmesidir. Puantajı girer, ücret tarafını hiç görmez.

Proje tarafı için değer, personel maliyetinin doğru projeye yazılmasıdır. Bağ maaş tanımında kuruludur.

Modülün özü şudur: ay sonu hesabı, cetveli tutan ile ücreti bilen arasındaki bir aktarma işi olmaktan çıkar. İki taraf aynı kaydı okur ve aralarındaki fark, aranması gereken bir şey değil, ekranın kendiliğinden gösterdiği bir şeydir.

Bunun ikinci sonucu itirazların kısalmasıdır. Bir çalışan hesabına itiraz ettiğinde cevabın dayanağı hazırdır: hangi gün nasıl sayılmış, hangi mesai hangi kademeye girmiş, kesinti nereden gelmiş.

Maaş tahakkuku Codigno ERP kurulumunun personel tarafında gelir; ayrı bir modül olarak satılmaz.

Bir projenin ayını tek işlemde hesaplayabiliyor muyuz?

Evet. Proje, şirket, yıl ve ay seçilir; kapsamdaki bütün personelin ayı tek işlemde hesaplanır ve kaydedilir.

Puantajdan gelen değer ile elle girilen arasındaki farkı nasıl görüyoruz?

Izgarada her satır için iki sütun yan yana durur. Biri girilen değerlere göre, diğeri puantajdan gelen otomatik değerlere göre hesabı gösterir; fark ekranda görünür.

Bu bir bordro programı mı?

Hayır. SGK primi, gelir vergisi ve damga vergisi hesabı yoktur. Çıkan şey hakediş ve ödeme dökümüdür; resmi bordro dışarıda hazırlanır.

Maaş onaylandıktan sonra değiştirilebiliyor mu?

Hayır. Onaylanan satır kilitlenir. Yetkisi olan kullanıcı onayı geri alırsa satır yeniden açılır; geri alma ayrı bir işlemdir.

İcra kesintisi maaşa kendiliğinden giriyor mu?

Evet. İcra ve nafaka kaydındaki kesinti tahakkuka girer; pusulada icraya ödenen tutar ayrı satır olarak çıkar ve bankadan ödenen tutardan düşülür.

Ödemeyi bankaya sistemden gönderebiliyor muyuz?

Hayır. Bankadan ödenecek tutar ve hesap bilgisi ekranda durur, ancak banka biçiminde bir ödeme dosyası üretilmez.

Puantaj giren saha sorumlusu maaşları görür mü?

Görmez. Maaş ayrı bir yetkidir; yetkisi olmayan kullanıcıda ödemeler sekmesi ve maaş ekranları hiç açılmaz.

Toplu zam yapabiliyor muyuz?

Evet. Ücret güncellemesi kişi bazında yapılabildiği gibi toplu olarak da yapılır.