Bordro Dağıtımı

Tek bir dosya yüklenir, sayfalar ayrılır ve her çalışana yalnız kendi sayfası gider.

SORUN

Elle yapıldığında en çok hata veren iş

Bordro dağıtımı basit görünen, ama elle yapıldığında sürekli hata veren bir iştir.

Muhasebeden ya da mali müşavirden tek bir dosya gelir. İçinde herkesin pusulası vardır, arka arkaya. İnsan kaynaklarının işi bu dosyayı bölmek ve her parçayı doğru kişiye ulaştırmaktır.

Bu iş genelde şöyle yapılır: dosya açılır, sayfalar tek tek ayrılır, her sayfa ayrı dosya olarak kaydedilir, dosya adına kişinin adı yazılır ve tek tek e-posta gönderilir.

Yüz kişilik bir kadroda bu, yüz kere tekrarlanan bir işlemdir. Ve tam olarak bu tekrar yüzünden bir gün bir sayfa yanlış kişiye gider.

Yanlış giden bordronun geri alınması mümkün değildir. Bir çalışanın ücreti başka bir çalışanın gelen kutusuna düştüğünde, yapılabilecek tek şey özür dilemektir.

İkinci sorun izlenebilirliktir. Kime gönderildi, kime gönderilmedi, hangi ay tamamlandı; bunların cevabı gönderen kişinin posta kutusunda aranır.

Üçüncüsü tekrar riskidir. Aynı dosya iki kez işlenirse aynı bordro iki kez gider ve bu da her seferinde soru doğurur.

TEK DOSYA

Dosya olduğu gibi yükleniyor

Codigno ERP bu işi baştan kurmaz; var olan dosyayı alır.

Dışarıda hazırlanmış çok sayfalı bordro dosyası olduğu gibi sisteme yüklenir. Dosyanın bölünmesi, yeniden adlandırılması ya da bir düzene sokulması istenmez.

Yükleme yapılırken şirket, yıl ve ay seçilir. Yani dosya bir döneme bağlanır ve o dönemin dağıtımı olarak kayıtta durur.

Bordronun kendisinin nasıl hazırlandığı bu ekranın konusu değildir. Ürünün maaş tarafı hakediş ve ödeme dökümü üretir; resmi bordro dışarıda hazırlanır. İkisinin farkı maaş tahakkuku sayfasında ayrıntılı yazılı.

EŞLEŞTİRME

Sayfalar ayrılıyor ve sahibi aranıyor

Dosya yüklendikten sonra sistem sayfaları tek tek ayırır ve her sayfanın kime ait olduğunu bulmaya çalışır.

Eşleştirme iki aşamalıdır. Önce kimlik numarasından bakılır; sayfada geçen numara bir personel kaydıyla eşleşiyorsa bağ kurulur. Bulunamazsa ad ve soyada bakılır.

Kimlik numarasının önce denenmesi bilinçlidir. Aynı ada sahip iki kişi bir kadroda bulunabilir, ama kimlik numarası tektir.

Sonuç ekranda satır satır listelenir. Her satırda sayfanın kaçıncı sayfa olduğu, eşleştiği kişinin adı ve o kişinin e-posta adresi durur. Sayfayı açıp içine bakmak için ayrı bir düğme vardır.

Yani eşleştirme kapalı kutu değildir. Kullanıcı hangi sayfanın kime bağlandığını gönderim öncesinde görür.

OLASILIK SÜTUNU

Ekran ne kadar emin olduğunu söylüyor

Listede her satır için ayrı bir sütun vardır: otomatik eşleme olasılığı.

Bu sütun sistemin o eşleşmeden ne kadar emin olduğunu gösterir. Kimlik numarasından kurulan bağ ile ada benzerlikten kurulan bağ aynı güvende değildir ve ekran bunu saklamaz.

Eşleşmeyen sayfalar da listede durur. Ad alanı boş kalır ve olasılık sütunu bunu açıkça gösterir. Yani “işlem tamam” denip geçilen sessiz bir başarısızlık olmaz.

Bunun pratik değeri şudur: kullanıcı bütün listeye eşit dikkatle bakmak zorunda değildir. Emin olunan satırlar hızla geçilir, şüpheli satırlar açılıp kontrol edilir.

KARAR KULLANICIDA

İlet ya da iletme, satır satır

Sistem eşleştirmeyi yapar, ama göndermeye kendi karar vermez.

Her satır için ilet ya da iletme seçimi kullanıcıdadır. Bir satır şüpheliyse iletilmez ve dosya elde kalır.

E-posta adresi de düzeltilebilir. Kişinin kayıtlı adresi güncel değilse satırda değiştirilir ve gönderim düzeltilmiş adrese yapılır.

Bu, otomasyonun nerede durduğunu belirleyen bir tercihtir. Sayfa ayırma, eşleştirme ve gönderme işini sistem yapar; hangi sayfanın gideceği kararını insan verir.

Çalışanın kendi bilgilerini güncellediği kanal ayrıdır ve çalışma portalı sayfasında anlatılıyor.

GÖNDERİM

Herkese yalnız kendi sayfası

Seçim yapıldıktan sonra toplu gönderim tek işlemle başlatılır.

Gönderimin kuralı nettir: her çalışana yalnızca kendi sayfası gider. Toplu dosya kimseye gitmez, bir kişinin postasında başka bir kişinin pusulası bulunmaz.

Bu, dağıtımın en kritik yanıdır. Ücret bilgisi kişiye özel bir bilgidir ve elle yapılan dağıtımda en çok burada kaza olur.

Gönderilen satırlar ekranda ayrıca işaretlenir. Yani hangi kişiye gönderildiği, hangi kişiye gönderilmediği listeden okunur; gönderenin posta kutusuna bakılmaz.

Ay kapandığında kimin bordrosunun ulaşmadığı sorusu, tahmin edilerek değil listeye bakılarak cevaplanır.

AYNI DOSYA İKİ KERE

İşlenmiş dosya işaretli kalıyor

Bir dosya bir kez işlendikten sonra ikinci kez işlenmez.

İşlenmiş dosya kayıtta işaretli durur. Aynı dosya yeniden yüklenmeye çalışıldığında sistem bunu bilir.

Bunun karşılığı, aynı bordronun iki kez gitmemesidir. Elle yapılan dağıtımda bu, sıkça yaşanan ve her seferinde açıklama gerektiren bir durumdur.

Dönem bağı da aynı korumanın parçasıdır. Dosya şirket, yıl ve ay ile birlikte kayda geçtiği için hangi ayın dağıtımının yapıldığı ve hangisinin yapılmadığı kayıttan görülür.

Bunun bir başka sonucu da düzeltmeyi kolaylaştırmasıdır. Bir ayın bordrosu yeniden hazırlandığında yeni dosya kendi kaydıyla yüklenir; önceki dağıtımın kaydı silinmez, yerinde durur.

Yani dağıtımın geçmişi de dosya gibi saklanır. Hangi dönemde hangi dosyanın işlendiği ve o dosyadan kime ne gittiği sonradan okunabilir.

ÖZLÜK TARAFIYLA BAĞ

Kişi kaydı doğruysa eşleşme de doğru

Eşleştirmenin dayanağı personel kaydının kendisidir.

Kimlik numarası ve ad-soyad kişinin kartında durur; e-posta adresi de aynı karttan gelir. Kart eksikse ya da güncel değilse eşleşme de zayıflar.

Bu yüzden dağıtım aslında özlük tarafının ne kadar düzenli tutulduğunun bir sınavıdır. Kayıtları tam olan bir kadroda eşleşme neredeyse tamamen kendiliğinden olur.

Eşleşmenin zayıf kaldığı satırlar da bir şey söyler. Genelde o kişinin kaydında kimlik numarası girilmemiştir ya da adı bordroda farklı yazılmıştır. Yani ekran yalnızca dağıtımı yapmakla kalmaz, kayıttaki eksiği de görünür kılar.

Bunun pratik karşılığı şudur: ilk ayın dağıtımı sırasında yakalanan eksikler düzeltildiğinde, sonraki aylarda eşleşme oranı kendiliğinden yükselir. İş tekrar ettikçe kolaylaşır.

Özlük dosyasının nasıl kurulduğu ve hangi belgenin hangi aşamada istendiği özlük ve evrak yönetimi sayfasında anlatılıyor.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Bordroyu sistem hesaplamaz. Bu ekran bir hesaplama ekranı değildir. Bordro dışarıda hazırlanır, buraya yalnızca dağıtılmak üzere yüklenir.

Hiç eşleşmeyen sayfa için elle kişi seçilemez. Eşleşme kurulamayan satırda ilet ya da iletme seçeneği çıkmaz; o sayfa sistemden gönderilemez. Böyle bir sayfa varsa dağıtımı dışarıda tamamlanır.

Bordro çalışma portalında görünmez. Portalda bordro başlığı yoktur; çalışan bordrosunu portaldan açamaz. Dağıtım yalnızca e-posta ile yapılır.

Gönderim zamanlanmaz. Dağıtım kullanıcı başlattığında yapılır; ileri tarihe kurulan otomatik bir gönderim bulunmaz.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

İnsan kaynakları için değer, tekrar eden bir işin ortadan kalkmasıdır. Dosya bölme, adlandırma ve tek tek gönderme adımları tek işleme iner.

Yönetim için değer, yanlış kişiye giden bordro riskinin ortadan kalkmasıdır. Gönderimi yapan kişinin dikkati tek koruma olmaktan çıkar.

Mali işler için değer, dışarıda hazırlanan belgenin olduğu gibi kullanılabilmesidir. Biçim değiştirmek ya da ayrı dosyalar üretmek gerekmez.

Çalışan için değer, kendi pusulasının yalnızca kendisine gelmesidir.

Denetim tarafı için değer, hangi dönemde kime ne gönderildiğinin kayıtta durmasıdır.

Modülün özü şudur: ürün burada yeni bir hesap kurmuyor, var olan bir belgeyi güvenle dağıtıyor. Anlatılacak tek bir şey var ama o şey, elle yapıldığında en pahalıya mal olan hatayı ortadan kaldırıyor.

İkinci sonucu zamandır. Yüz kişilik bir kadroda dağıtım, saatlerle ölçülen bir işten tek ekranda biten bir işe döner.

Bordro dağıtımı Codigno ERP kurulumunun personel tarafında gelir.

Bordroyu sistem mi hazırlıyor?

Hayır. Bordro dışarıda hazırlanır. Ürünün yaptığı iş, hazırlanmış çok sayfalı dosyayı sayfa sayfa ayırıp doğru kişiye ulaştırmaktır.

Sayfalar kime ait olduğunu nasıl buluyor?

Önce sayfadaki kimlik numarasından bakılır, bulunamazsa ad ve soyaddan. Her satır için eşleşmenin ne kadar güvenilir olduğu ekranda ayrı bir sütunda gösterilir.

Yanlış eşleşen bir sayfa gider mi?

Gitmez. Gönderim kararı satır satır kullanıcıya aittir; şüpheli satır iletilmez. E-posta adresi de gönderimden önce düzeltilebilir.

Hiç eşleşmeyen sayfa olursa ne oluyor?

O sayfa listede eşleşmemiş olarak durur ve gönderilemez. Elle kişi seçme imkânı yoktur; böyle bir sayfanın dağıtımı sistem dışında tamamlanır.

Çalışan bordrosunu portaldan görebiliyor mu?

Göremez. Çalışma portalında bordro başlığı yoktur; dağıtım yalnızca e-posta ile yapılır.

Aynı dosya yanlışlıkla iki kez gönderilir mi?

Gönderilmez. İşlenmiş dosya kayıtta işaretli kalır ve ikinci kez işlenmez.

Toplu dosya yanlışlıkla herkese gider mi?

Gitmez. Her çalışana yalnızca kendi sayfası gönderilir; toplu dosya kimseye iletilmez.

Kime gönderildiğini sonradan görebiliyor muyuz?

Evet. Gönderilen satırlar ekranda ayrıca işaretlenir; dağıtım dosya, şirket, yıl ve ay ile birlikte kayıtta durur.