Çalışma Portalı

Çalışan kendi işini kendi ekranından yapar; insan kaynakları aracı olmaktan çıkar.

SORUN

İnsan kaynaklarının günü kesintiyle geçiyor

Bir insan kaynakları biriminin gününün ne kadarının kesintiye gittiğini ölçmek zordur, ama herkes bilir.

Kalan izin gününü soran bir telefon gelir. Adres değiştiren biri kapıyı çalar. Banka bilgisini güncellemek isteyen bir mesaj atar. Avans talebi için form isteyen biri masaya gelir.

Bunların hiçbiri zor iş değildir. Hepsi kısa işlerdir. Sorun, hepsinin başka birinin zamanını kullanarak yapılmasıdır.

İkinci sorun kayıt tutmaktır. Sözlü gelen talep bir yere yazılmazsa unutulur, yazılırsa da bir defterde ya da bir mesaj kutusunda kalır. Talebin ne zaman geldiği, kimin onayladığı ve ne olduğu izlenemez.

Üçüncüsü bilginin eskimesidir. Adres, telefon, acil durum kişisi ve banka bilgisi zamanla değişir. Değişikliği çalışan bilir ama sistem bilmez; çünkü arada bir insan vardır ve o insan her zaman haberdar olmaz.

Dördüncüsü de belgedir. Çalışandan istenen bir belge, elden teslim edilmeyi ya da postayla gelmeyi bekler.

ERİŞİM

Portal kişi bazında açılıyor

Codigno ERP’de çalışma portalı herkese açık bir kapı değildir.

Erişim kişi bazında verilir. Bir çalışana portal açılır ya da açılmaz; bu yöneticinin kararıdır.

Erişim verildikten sonra da her şey görünmez. Çalışanın hangi bölümü göreceği bölüm bölüm ayarlanır. İzin bölümü açık, avans bölümü kapalı olabilir; özgeçmiş açık, sağlık kayıtları kapalı olabilir.

Hiçbir bölüme yetkisi olmayan bir kullanıcı için portal hiç açılmaz. Yani boş bir ekranla karşılaşma durumu yoktur.

Bu esneklik, portalın kademe kademe yaygınlaştırılmasını da mümkün kılar. Önce tek bir bölüm, tek bir ekiple açılabilir; işleyiş oturduktan sonra kapsam genişletilir.

Kaç kişiye açılabileceğine dair teknik bir üst sınır yoktur; erişim kişi kişi verilir.

GİRİŞ VE ŞİFRE

İlk şifreyi yönetici veriyor, çalışan değiştiriyor

Portalın kendi giriş ekranı vardır ve yönetim arayüzünden ayrıdır.

İlk şifre yönetici tarafından verilir ve varsayılan şifre olarak işaretlenir. Yani sistem bu şifrenin henüz değiştirilmediğini bilir.

Çalışan giriş yaptıktan sonra kendi şifresini belirler. Ayrıca şifremi unuttum akışı vardır; unutulan şifre için insan kaynaklarına gitmek gerekmez.

Portal telefon tarayıcısından açılır. Uygulama mağazasından indirilecek ayrı bir program yoktur; adres açılır ve giriş yapılır.

Bu tercih, sahada çalışan bir kadroda kurulumu hafifletir. Yüzlerce telefona uygulama kurdurmak yerine bir adres paylaşmak yeterlidir.

TALEP AÇMA

İzin, avans ve mesai talebi çalışandan başlıyor

Portalın en çok kullanılan yanı talep açmaktır.

Çalışan kendi izin talebini, avans talebini ve mesai talebini portaldan açar. Talep açıldığı anda kaydın kendisi oluşur; ayrıca bir yere yazılması gerekmez.

Talep, tanımlı onay zincirine düşer. Zincir proje ve departman kırılımında kurulur; bir alt departmanın kendi kurgusu yoksa üst departmandan miras alınır, o da yoksa proje düzeyindeki kurguya düşülür. Kurgunun hangi departmandan geldiği kayıtta görünür.

Yani şantiyenin kendi silsilesi ile merkezin silsilesi aynı sistemde birlikte yürür.

Talebin sonucu da portaldan izlenir. Onaylandı mı, reddedildi mi, revizyon mu istendi; çalışan bunu sormak zorunda kalmaz.

İzin tarafının tamamı izin yönetimi, avans tarafı avans yönetimi sayfasında anlatılıyor.

KENDİ BİLGİLERİ

Özgeçmişi çalışan kendi tutuyor

Portalın ikinci işlevi, kişiye ait bilginin kaynağından gelmesidir.

Çalışan kendi özgeçmişini yönetir. Öğrenim bilgisi, iş deneyimi, sertifikaları, girdiği sınavlar, referansları, yabancı dil bilgisi ve beden bilgileri portaldan girilir ve güncellenir.

İletişim bilgileri ve acil durum kişisi de çalışan tarafından güncellenir. Bu, kayıt tutmaktan öte bir konudur: acil durumda aranacak kişinin güncel olması, kimsenin sormaya vakti olmadığı anda önem kazanır.

Banka bilgisi de portaldan girilir. Ödeme tarafındaki en sık değişen bilgi, sahibi tarafından güncellenmiş olur.

Profil fotoğrafı da çalışanın kendi ekranından değiştirilir.

Beden bilgisinin burada olması bir ayrıntı gibi görünür, ama sahada kişisel koruyucu donanım dağıtımı yapan bir firmada doğrudan işe yarar.

BELGE VE ÇIKTI

Belgesini yükler, tutanağını kendi alır

Çalışan özlük belgesini portaldan yükler. İstenen bir belgenin elden teslim edilmesini beklemek gerekmez.

Yüklenen belge doğrudan kişinin özlük dosyasına düşer ve zorunlu evrak listesindeki karşılığı kapanır. Evrak takibinin nasıl kurulduğu özlük ve evrak yönetimi sayfasında anlatılıyor.

Portalın ayrıca bir çıktı yeteneği vardır: çalışan kendi fazla çalışma mutabakat tutanağını portaldan alabilir.

Bu, imza gerektiren bir belgenin insan kaynaklarından istenmesini ortadan kaldırır. Mesai tarafının nasıl yürüdüğü fazla mesai planlama sayfasında yazılı.

SAĞLIK KAYITLARI

Kendi sağlık kayıtlarını görüyor

Çalışan, kendisine ait sağlık raporlarını, periyodik muayene kayıtlarını ve meslek hastalığı kayıtlarını portaldan görebilir.

Bu bölüm de diğerleri gibi ayrı ayarlanır. Açılması istenmiyorsa açılmaz; bölüm bazlı gizleme burada özellikle anlamlıdır.

Görme yetkisi yönetici tarafında da ayrıdır. Sağlık bilgisi ve engel durumu, personel kartında ayrı bir sekmede ve ayrı yetkiye bağlı olarak durur.

Yani özel nitelikli veri, hem çalışan tarafında hem yönetici tarafında kendi kapısıyla açılır.

BİLDİRİM

Onaya düşen talep bildiriliyor

Talep açıldığında sıradaki onaylayıcıya bildirim gider.

İki kanal kullanılır: uygulama içi bildirim ve e-posta. Onay, ret ve revizyon istekleri de aynı şekilde bildirilir.

Telefon ekranına düşen anlık bildirim henüz yoktur; hazırlığı sürmektedir. Bu, aşağıdaki sınırlar bölümünde ayrıca yazılıdır.

Bildirimin değeri onay zincirinin uzun olduğu kurulumlarda ortaya çıkar. Talebin kimde beklediği aranmaz, ilgili kişiye kendisi düşer.

İŞTEN ÇIKIŞ

Erişim kendiliğinden kesiliyor

Bir çalışanın işten çıkışı yapıldığında portal erişimi kendiliğinden kesilir.

Ayrıca bir kapatma işlemi yapılması gerekmez. Giriş denemesinde kullanıcıya erişiminin bulunmadığı bildirilir.

Bu, kolaylıktan çok bir güvenlik konusudur. Elle kapatılması gereken erişimler, elle kapatılması unutulan erişimler haline gelir.

İşten çıkış sürecinin tamamı, zimmet ve evrak kontrolleriyle birlikte personel kartı sayfasında anlatılıyor.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Bordro portalda görünmez. Çalışma portalında bordro başlığı yoktur; çalışan bordrosunu portaldan açamaz. Bordro yalnızca e-posta ile dağıtılır.

Ayrı bir mobil uygulama değildir. Portal, telefon tarayıcısında açılan kendi giriş ekranına sahip bir ekrandır. Uygulama mağazasından indirilen bir program değildir.

Telefon ekranına anlık bildirim düşmez. Bildirim uygulama içinde ve e-posta ile gider. Mobil anlık bildirim henüz yoktur.

Puantaj cetveli portaldan görülmez. Çalışan kendi talebini ve kendi bilgilerini yönetir; aylık cetvelin kendisi yönetim tarafındadır.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

İnsan kaynakları için değer, gün içindeki kesintilerin azalmasıdır. Kalan izin, adres güncelleme ve form isteme gibi kısa işler kendi kanalına taşınır.

Çalışan için değer, kendi işini kendi yapabilmesidir. Talep açmak için birini bulmak, sıra beklemek ya da hatırlatmak gerekmez.

Yönetici için değer, onaya düşen talebin kendisine gelmesidir. Talebin nerede beklediği aranmaz.

İş sağlığı ve güvenliği tarafı için değer, acil durum kişisi bilgisinin güncel kalmasıdır.

Bilgi işlem için değer, kurulumun hafif olmasıdır. Telefonlara program kurmak gerekmez.

Modülün özü şudur: bilginin sahibi ile bilgiyi giren kişi aynı olduğunda kayıt hem daha doğru hem daha güncel olur. Aradaki aktarma adımı yalnızca zaman almaz, hata da üretir.

İkinci sonucu izlenebilirliktir. Sözlü gelen ve bir yere yazılmayan talep diye bir şey kalmaz; her talep kendi kaydıyla açılır ve onay geçmişiyle birlikte durur.

Çalışma portalı Codigno ERP kurulumunun personel tarafında gelir; ayrı bir ürün olarak satılmaz.

Portal ayrı bir mobil uygulama mı?

Değil. Portal telefon tarayıcısından açılır ve kendi giriş ekranı vardır. Uygulama mağazasından indirilecek bir program bulunmaz.

Portalı kimler kullanabiliyor?

Erişim kişi bazında açılır. Hangi bölümleri göreceği de bölüm bölüm ayarlanır; hiçbir bölüme yetkisi olmayan kullanıcı için portal açılmaz.

İlk şifreyi kim veriyor?

İlk şifreyi yönetici verir ve varsayılan şifre olarak işaretlenir. Çalışan giriş yaptıktan sonra kendi şifresini belirler; şifremi unuttum akışı da vardır.

Çalışan hangi talepleri açabiliyor?

İzin, avans ve mesai talebi açabilir. Talep tanımlı onay zincirine düşer ve sonucu portaldan izlenir.

Çalışan bordrosunu portaldan görebiliyor mu?

Göremez. Portalda bordro başlığı yoktur; bordro yalnızca e-posta ile dağıtılır.

Kendi belgesini yükleyebiliyor mu?

Evet. Özlük belgesi portaldan yüklenir ve kişinin dosyasına işlenir. Çalışan ayrıca kendi fazla çalışma mutabakat tutanağını portaldan alabilir.

Onay bekleyen talep için bildirim gidiyor mu?

Gidiyor. Uygulama içi bildirim ve e-posta kullanılır. Telefon ekranına düşen anlık bildirim henüz yoktur.

İşten çıkan çalışanın erişimi ne oluyor?

Kendiliğinden kesilir. Ayrıca bir kapatma işlemi gerekmez; giriş denemesinde erişiminin bulunmadığı bildirilir.