Personel Kartı, İşe Giriş ve Çıkış

Bir kişiye ait ne varsa tek kartta durur; işe giriş ve çıkış da o kartın üzerinden yürür.

SORUN

Kişiye ait bilgi kaç yere dağılmış durumda

Bir çalışan hakkında bilgi isteyin; cevap genelde birden çok yerden toplanır.

Özlük dosyası bir klasördedir. İzin bakiyesi bir tabloda tutulur. Avans borcu muhasebede bilinir. Eğitim kayıtları iş güvenliği tarafındadır. Hangi projede çalıştığı saha sorumlusunun bilgisindedir.

Bu dağınıklık günlük işi yavaşlatmakla kalmaz, kararları da bozar. Birine avans verilip verilmeyeceği, kalan izninin ne olduğu ya da üzerinde hangi demirbaşın bulunduğu sorulduğunda cevap birkaç kişiye sorularak bulunur.

İkinci sorun geçiştir. İşe giriş ve işten çıkış, birden çok birimin sırayla iş yaptığı süreçlerdir. Adımlardan biri atlandığında bu, aylar sonra fark edilir.

En pahalı örneği zimmettir. Ayrılan bir çalışanın üzerindeki demirbaş, ayrılırken sorulmadıysa bir daha sorulmaz.

Üçüncüsü de geçmiştir. Kişi projeden projeye geçer, unvanı değişir, birimi değişir. Bu hareketlerin ne zaman olduğu kayıtlı değilse maliyet de doğru projeye yazılamaz.

DOKUZ SEKME

Kart, kişinin tamamını taşıyor

Codigno ERP’de personel kartı dokuz sekmelidir.

Sekmeler şunlardır: özet, kişisel bilgiler, ödemeler, şirket, vardiya, eğitim, iş sağlığı ve güvenliği ile sağlık, giriş çıkış takibi ve özlük.

Her sekme kendi yetkisine bağlıdır. Yetkisi olmayan kullanıcı o sekmeyi hiç görmez. Yani kartın tamamı herkese açılmış olmaz; kartın bütünlüğü ile erişimin sınırlanması birlikte yürür.

Kartın alt listeleri de aynı yerde durur: izinler, mesailer, avanslar, icra ve nafaka kayıtları, geçici görevlendirmeler, transfer hareketleri, eğitimler ve puantaj geçmişi.

Bunun anlamı, kişiyle ilgili bir sorunun cevabının tek yerde olmasıdır. Kalan izni, açık avansı, hangi projede olduğu ve hangi eğitimi aldığı aynı karttan okunur.

ÖZET SEKMESİ

Bakışta görülmesi gerekenler

Özet sekmesi kartın giriş kapısıdır.

Genel bilgilerin yanında organizasyon ve proje bölümü durur: departman, unvan, amiri, taşeron bağı, sosyal güvenlik projesi ve puantaj projesi.

Aynı sekmede kişinin çalışma takvimi tablo olarak görünür: mesai başlangıç ve bitiş saati, öğle arası ve iki ayrı mola. Yani kişinin hangi düzene göre çalıştığı kartın kendisinden okunur.

Mazeret gün sayısı gibi sayısal özetler de buradadır.

Kartın üstünde ayrı bir organizasyon şeması düğmesi vardır. Kişinin yapının neresinde durduğu metin olarak değil, şema olarak görülür.

Kartın üst şeridinde işlemler durur: transferler, işten çıkarma, geçici görev, izin, mesai, puantaj ve mali işlemler. Yani kart yalnızca bir görüntüleme ekranı değil, işlemlerin başlatıldığı yerdir.

İŞE GİRİŞ

Yeni kayıt açılırken liste kendiliğinden oluşuyor

Yeni personel formunda yirminin üzerinde zorunlu alan vardır.

Bunlar arasında ad ve soyad, uyruk ve buna bağlı olarak kimlik ya da pasaport numarası, doğum bilgileri, işe giriş tarihi, şirket, proje, departman, unvan ve çalışma şekli bulunur.

Zorunlu alanların çok olması bilinçli bir tercihtir. Eksik açılan bir kayıt, sonradan tamamlanması gereken bir borç haline gelir ve genelde tamamlanmaz.

Kayıt açıldığı anda kişiye düşen zorunlu evrak listesi kendiliğinden oluşur. Kullanıcı liste kurmaz; liste, merkezi evrak tanımından kişinin iş sınıfına ve durumuna göre türetilir.

Evrak tarafının tamamı özlük ve evrak yönetimi sayfasında anlatılıyor.

Yeniden işe alım da desteklenir. Ayrılan bir kişi tekrar işe alındığında yeni dönem kendi kaydıyla açılır ve önceki dönemin izin bakiyesi yeni döneme taşınmaz.

TRANSFER

Proje değişikliği tarihli bir kayıt

Transfer ayrı bir kayıt türüdür ve tarihlidir.

Kişinin hangi tarihten itibaren hangi projede olduğu bu kayıtta durur. Kaydın önemi burada bitmez: puantaj cetvelindeki kişi listesi doğrudan bu kayıttan türetilir.

Yani transfer edilen kişi yeni projenin cetvelinde kendiliğinden görünür. Ayrıca bir listeye eklenmesi gerekmez. Maliyet de o projeye yazılır.

Onay zinciri proje ve departman bazında kurulduğu için transferden sonra yeni projenin zinciri geçerli olur. Kişi taşındığında onay yolu da taşınmış olur.

Transfer gününün kendisi özeldir. Kişi o gün hem eski hem yeni projenin cetvelinde görünür ve günün süresi ikisi arasında paylaştırılabilir. Yani gün ikiye bölünmüş bir şekilde doğru yazılır.

Aynı gün birden çok projede çalışma genel olarak da mümkündür. Günün normal çalışma süresi projeler arasında serbestçe paylaştırılır; toplam, kişinin günlük süresini aşarsa kayıt durdurulur ve hangi projede kaç saat yazılı olduğu tek tek gösterilir. Aşan süre kendiliğinden ek mesaiye çevrilmez.

Cetvelin nasıl tutulduğu puantaj sayfasında anlatılıyor.

GEÇİCİ GÖREVLENDİRME

Geçici görev asıl projeyi değiştirmiyor

Geçici görevlendirme transferden ayrı bir kayıttır ve farkı önemlidir.

Kayıt gün ve saat aralığıyla tanımlanır: tarih, başlangıç saati, bitiş saati. Görev alacağı proje, görev alacağı vardiya ve şube seçilir; çalışma süresi kayıtta durur.

En önemli farkı şudur: geçici görevlendirme asıl projeyi değiştirmez. Süre bitince kişi kendiliğinden asıl projesinde kalır; ayrıca bir geri döndürme işlemi gerekmez.

Transfer ise kalıcıdır ve kişinin asıl projesini değiştirir.

Bu ayrım, bir günlüğüne başka bir şantiyeye gönderilen kişinin kalıcı olarak taşınmış görünmesini engeller. Kayıt personel kartında ayrı bir liste olarak durur ve vardiya takviminin gün kartında da görünür.

İŞTEN ÇIKIŞ

Çıkışta sistem beş şeyi kontrol ediyor

İşten çıkış ekranı, kartın üst şeridinden açılır.

Ekranda çıkış tarihi, sosyal güvenlik işten çıkış kodu, çıkış nedeni, not alanı, kara listeye alınıp alınmayacağı ve işten çıkış evrakları hatırlatması bulunur.

Sistem çıkışta beş kontrol yapar: izin, mesai, avans, puantaj ve zimmet.

Bu kontroller, çıkışın yalnızca bir tarih girme işlemi olmasını engeller. Açık kalan bir şey varsa çıkış anında görünür, aylar sonra değil.

Portal erişimi kendiliğinden kesilir. Giriş denemesinde kullanıcıya erişiminin bulunmadığı bildirilir; elle kapatma gerekmez.

İzin bakiyesi ayrıca kapatılmaz; kalan gün hesabı döneme göre çözülür.

ZİMMET

Üzerinde demirbaş kalan kişi uyarı veriyor

Zimmet kontrolü çıkış ekranının en pratik yanıdır.

Kişinin üzerinde açık zimmet varsa ekran açılır açılmaz uyarır. Yani uyarı, kaydetmeye çalışırken çıkan bir engel değil, işlemin başında görünen bir bilgidir.

Yetkisi olan kullanıcı uyarıyı geçebilir. Geçildiğinde zimmetler kendiliğinden geri alınır ve iade tarihi sorulur; boş bırakılırsa çıkış tarihi kullanılır.

Demirbaş kişinin kartından da görülür; zimmet geçmişi kayıtta durur ve zimmet tutanağı çıktı olarak alınır.

Demirbaş tarafının tamamı sabit kıymet ve zimmet sayfasında anlatılıyor.

TAŞERON PERSONELİ

Alt işveren çalışanı da aynı kartta

Taşeron çalışanı için ayrı bir kayıt türü yoktur. Aynı personel kartı kullanılır ve taşeron bağı kartta bir alandır.

Yani taşeron çalışanının özlük dosyası, eğitimi, evrakı ve puantajı da sistemdedir. Saha gerçeğiyle uyumludur: iş sağlığı ve güvenliği tarafında kimin kadrosunda olduğu değil, sahada kim olduğu önemlidir.

Ayrışma yetkidedir. Taşeron kullanıcısı giriş yaptığında açtığı personel kendi taşeronuna kendiliğinden bağlanır ve yalnız kendi personelini görür.

Raporlarda taşeron kırılımı ayrıca alınır. Proje bazında alınan puantaj raporu taşeron kırılımlıdır; her taşeron için ayrı satır ve grafik detay açılır.

Taşeron tarafının tamamı taşeron ve hakediş yazılımı bölümünde anlatılıyor.

YETKİ VE MASKELEME

Erişim gerçek bir kısıt, süzgeç değil

“Yalnızca kendi projemin personelini görürüm” cümlesi burada bir görüntü ayarı değildir.

Sorgunun kendisi kullanıcının yetkili olduğu proje ve şirket kümesinin kesişimiyle daraltılır. Yetkisi olmayan bir proje istemciden zorlansa bile veri gelmez.

Kişisel veri tarafında maskeleme vardır: kimlik numarası, cep telefonu ve kişisel e-posta ekranda maskeli durur, göster denince açılır ve her açılış kayıt altına alınır. Açık adres hiç gösterilmez.

Maaş ayrı bir yetkidir. Sahada puantaj giren sorumluya puantaj yetkisi verilip maaş yetkisi verilmeyebilir; o zaman ödemeler sekmesi hiç görünmez. Sağlık ve özlük sekmeleri de aynı şekilde ayrı yetkiye bağlıdır.

Kayıtların onay hareketleri de görünür. İzin, avans, mesai ve icra kayıtlarında kimin ne zaman onaya gönderdiği, kimin onayladığı ve kimin revizyon istediği ekranda durur.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Alan bazlı değişiklik geçmişini gösteren bir ekran yoktur. Onay hareketleri görünür, ancak “kartın şu alanını kim ne zaman değiştirdi” sorusunu ekrandan cevaplayan bir liste bulunmaz.

Kişi bazında alan gizleme yoktur. Gizleme alan ve yetki düzeyindedir; belirli bir kişinin belirli bir alanının kimseye gösterilmemesi ayarlanamaz.

Bu bir kişisel veri uyum programı değildir. Maskeleme, erişim kaydı ve ayrı yetki vardır. Aydınlatma metni, açık rıza ve saklama süresi gibi bir yapı bulunmaz.

Hazır bir yabancı çalışan bölümü yoktur. Uyruk alanı ve pasaport numarası vardır; çalışma izni ayrı bir alan değil, geçerlilik süresi tanımlanabilen bir özlük belgesi türü olarak izlenir.

İşten çıkışta izin bakiyesi ayrıca kapatılmaz. Kalan gün hesabı döneme göre çözülür.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

İnsan kaynakları için değer, kişiye ait sorunun tek karttan cevaplanmasıdır. Kalan izin, açık avans, aldığı eğitim ve bulunduğu proje aynı yerdedir.

Saha sorumlusu için değer, transferin cetvele kendiliğinden yansımasıdır. Kişi listesi elle güncellenmez.

Yönetim için değer, çıkışın kontrollü olmasıdır. Açık zimmet ekranın başında uyarır, portal erişimi kendiliğinden kesilir.

Mali işler için değer, maliyetin doğru projeye yazılmasıdır. Transfer tarihlidir, transfer günü bölünebilir.

İş sağlığı ve güvenliği tarafı için değer, taşeron çalışanının da aynı sistemde olmasıdır. Sahadaki kişi, kadrosuna bakılmadan izlenir.

Modülün özü şudur: personel kartı bir bilgi ekranı değil, işlem ekranıdır. Kişiyle ilgili her hareket kartın üzerinden başlar ve kartta iz bırakır. Bu yüzden işe giriş, transfer ve çıkış ayrı süreçler olarak değil, aynı kaydın aşamaları olarak yürür.

İkinci sonucu devredilebilirliktir. Bir kişiyi tanıyan çalışan işten ayrıldığında o kişiye dair bilgi de gitmez.

Personel kartı Codigno ERP kurulumunun personel tarafının omurgasıdır.

Bir kişiye ait bilgiler kaç ekrana dağılıyor?

Dağılmıyor. Kart dokuz sekmelidir ve izinler, mesailer, avanslar, icra kayıtları, geçici görevlendirmeler, transfer hareketleri, eğitimler ve puantaj geçmişi aynı kartın alt listeleridir.

Yeni personel açarken evrak listesini elle mi kuruyoruz?

Hayır. Kayıt açıldığı anda kişiye düşen zorunlu evrak listesi merkezi tanımdan kendiliğinden türetilir.

Transfer edilen kişi yeni projenin cetvelinde görünüyor mu?

Görünüyor. Puantaj cetvelindeki kişi listesi doğrudan transfer kaydından türetilir; ayrıca eklemek gerekmez. Transfer günü kişi iki projede birden görünür ve süre paylaştırılabilir.

Geçici görevlendirmenin transferden farkı ne?

Geçici görevlendirme asıl projeyi değiştirmez ve gün ile saat aralığıyla tanımlanır. Süre bitince kişi kendiliğinden asıl projesinde kalır. Transfer ise kalıcıdır.

İşten çıkışta sistem ne kontrol ediyor?

İzin, mesai, avans, puantaj ve zimmet kontrolü yapar. Açık zimmet varsa ekran açılır açılmaz uyarır; yetkili geçerse zimmetler iade tarihiyle kendiliğinden geri alınır.

Ayrılan çalışanın portal erişimi kapanıyor mu?

Kapanıyor. Erişim kendiliğinden kesilir; elle kapatma gerekmez.

Taşeron çalışanı ayrı bir yerde mi tutuluyor?

Hayır, aynı personel kartı kullanılır ve taşeron bağı kartta bir alandır. Ayrışma yetkidedir: taşeron kullanıcısı yalnız kendi personelini görür.

Puantaj giren kişi maaşı görebiliyor mu?

Göremez. Her sekme kendi yetkisine bağlıdır; maaş yetkisi olmayan kullanıcıda ödemeler sekmesi hiç görünmez.