Her sipariş için yeniden pazarlık yapmadan alım yapmanın yolu. Karşılığında bir takip yükümlülüğü getiriyor.
Tanım
Çerçeve anlaşma, bir tedarikçiyle belirli bir dönem için fiyat ve koşulların önceden belirlendiği sözleşme. Siparişler o dönem boyunca anlaşmadan çekiliyor.
Anlaşmada genelde şunlar yer alıyor: kapsanan kalemler, birim fiyatlar, geçerlilik süresi, tahmini ya da taahhüt edilen miktar, teslim süresi, ödeme koşulu ve fiyat güncelleme kuralı.
Anlaşmanın kendisi bir sipariş değil. Sipariş, ihtiyaç doğduğunda anlaşmaya atıfla açılıyor.
Uygulamada “yıllık anlaşma”, “sözleşmeli tedarikçi” ya da “fiyat protokolü” gibi adlarla da anılıyor.
Nerede kazandırıyor
Çerçeve anlaşmanın değeri hep iskontoda aranıyor ama asıl kazanç başka yerde.
İşlem süresi kısalıyor. Her sipariş için teklif toplamak, karşılaştırmak ve onaylatmak gerekmiyor. Günde yüzlerce kalem giren bir otelde ya da düzenli hammadde alan bir fabrikada bu tek başına belirleyici.
Fiyat öngörülebilir oluyor. Bütçe hazırlarken tahmin değil, anlaşma fiyatı kullanılıyor.
Tedarikçi planlama yapabiliyor. Yıllık hacmi bilen tedarikçi stok ve üretim planını ona göre kuruyor. Bu, teslim süresine de yansıyor.
Rekabet dönemselleşiyor. Üç teklif kuralı ortadan kalkmıyor; her siparişte değil, anlaşma yenilenirken uygulanıyor.
Kontrolsüz alım azalıyor. Talep açan kişi anlaşmalı tedarikçiyi ekranda görüyorsa başka yere gitmiyor. Anlaşmanın görünmediği durumlarda ise tam tersi oluyor.
Sessiz riskler
Çerçeve anlaşmanın maliyeti sözleşme imzalandığında değil, sonrasında ortaya çıkıyor.
Süresi dolan anlaşma. Bitiş tarihi takip edilmiyorsa süresi dolmuş fiyatlarla alım yapılmaya devam ediliyor. Tedarikçi bunu genelde hatırlatmıyor.
Piyasa fiyatı düştüğünde. Anlaşma sizi koruduğu gibi bağlıyor da. Fiyat düştüğünde fark fark edilmiyor, çünkü kimse artık o kalemin piyasa fiyatına bakmıyor.
Miktar taahhüdü. Anlaşmada bir miktar taahhüdü varsa ve tutturulamıyorsa ceza ya da fiyat revizyonu gündeme geliyor. Çekilen miktarın taahhüde karşı izlenmesi gerekiyor.
Anlaşma dışına kayma. Anlaşmalı kalem başka tedarikçiden alınıyor. Hem fark ödeniyor hem de taahhüt tutmuyor.
Kapsam belirsizliği. Hangi kalemlerin anlaşmaya dahil olduğu net değilse her siparişte tartışma çıkıyor.
Bu risklerin hepsinin ortak çözümü aynı: anlaşmanın bir kayıt olarak sistemde durması ve siparişin ona bağlanması.
Anlaşma sistemde nasıl durmalı
İşleyen kurgularda anlaşma bir dosya değil, siparişin bağlandığı bir kayıt.
Fiyat anlaşmadan geliyor. Sipariş açılırken birim fiyat elle yazılmıyor, anlaşmadan çekiliyor. Bu, hem hızlandırıyor hem de anlaşma dışı fiyat girilmesini engelliyor.
Süre dolduğunda uyarı çıkıyor. Bitiş tarihinden önce yenileme gündeme geliyor, tarih geçtikten sonra değil.
Çekilen miktar taahhüde karşı izleniyor. Yıl ortasında ne kadarının kullanıldığı görünüyor.
Kapsam tanımlı. Hangi malzemelerin anlaşmaya dahil olduğu listeli; talep açılırken anlaşmalı kalemler ayrışıyor.
Ve anlaşma dışı alım kayda geçiyor. Anlaşmalı bir kalem başka tedarikçiden alındığında bu bir istisna olarak işaretleniyor ve oranı izlenebiliyor.
Ne zaman yapılmamalı
Çerçeve anlaşma her kalem için doğru araç değil.
Fiyatı çok oynak kalemlerde uzun süreli sabit fiyat iki taraf için de risk. Ya siz piyasadan pahalıya alıyorsunuz ya tedarikçi zarar edip teslimatı aksatıyor. Bu tür kalemlerde daha kısa dönemler ya da fiyat güncelleme kuralı olan anlaşmalar tercih ediliyor.
Nadir alınan kalemlerde anlaşma yapmanın emeği kazancını aşıyor.
Tek seferlik ve proje bazlı alımlarda zaten anlaşma değil, doğrudan sözleşme yapılıyor.
Ve tek tedarikçisi olan kalemlerde anlaşma fiyat avantajı getirmiyor; getirdiği şey teslim süresi ve öncelik güvencesi oluyor, pazarlık da bunun üzerinden yürüyor.
Süresi dolmuş anlaşmadan yedi ay alım yapıldı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Takip edilmeyen anlaşmanın nasıl sessizce zarar ürettiğini gösteren bir örnek.
Bir yemek üretim firması, ana malzeme grubunda bir tedarikçiyle yıllık fiyat anlaşması yapmıştı. Anlaşma Mart ayında bitiyordu.
Mart geçti, kimse hatırlamadı. Siparişler aynı fiyatlarla verilmeye devam etti ve tedarikçi de itiraz etmedi.
Ekim ayında bir bütçe çalışması sırasında fark edildi. Anlaşma yedi aydır süresi dolmuş halde kullanılıyordu.
İlk bakışta bu iyi bir haber gibi göründü: eski fiyatlardan alım devam etmişti. Ama piyasa kontrol edildiğinde tablo tersine döndü. Anlaşma yapıldığı dönemde iyi olan fiyatlar, o yedi ay içinde piyasanın üzerine çıkmıştı. İki kalemde fark belirgindi.
Tedarikçi neden itiraz etmemişti sorusunun cevabı da buydu.
İkinci bulgu miktar tarafındaydı. Anlaşmada yıllık bir miktar öngörüsü vardı ve firma o miktarın belirgin şekilde altında kalmıştı; çünkü bazı kalemler anlaşma dışı tedarikçilerden alınmıştı. Yenileme görüşmesinde tedarikçi bu düşük hacmi gerekçe göstererek fiyat artışı istedi.
İki değişiklik yapıldı. Anlaşmanın bitiş tarihi sisteme girildi ve bitiminden önce uyarı üretmeye başladı. Çekilen miktar, anlaşmadaki öngörüye karşı izlenir hale geldi.
Anlaşma bir dosya olmaktan çıkıp siparişin bağlandığı bir kayıt olduğunda iki sorun da kendiliğinden görünür oldu.
Codigno tarafında
Teklif yönetimi tarafında tedarikçilerden gelen teklifler tek ekranda karşılaştırılıyor ve tedarikçi değerlendirme kayıtları tutuluyor. Anlaşma yenileme dönemlerinde kullanılacak veri bu kayıtlardan çıkıyor.
Sipariş tarafında sipariş onaylanan teklife bağlı olarak açılıyor ve kalem bazlı parametreler tutuluyor.
Kontrolsüz alım tarafı: maverick spending. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Çerçeve sözleşmenin kendisi de kayıt olarak tutuluyor: geçerlilik başlangıç ve bitiş tarihi, hangi projeleri kapsadığı, sözleşme üst tutarı ve para birimi. Kalem bazında anlaşmalı birim fiyat, iskonto oranı, marka ve varyant duruyor; birim fiyat ve miktar için alt ve üst limit tanımlanabiliyor.
Talebe sözleşmeden malzeme atanabiliyor ve sözleşme kalemlerinden doğrudan sipariş üretiliyor. Yani anlaşmalı fiyat siparişe elle taşınmıyor, kendiliğinden geliyor; bu yazının başında anlatılan “anlaşma var ama kimse bakmıyor” sorununun karşılığı bu.
Zeyilname, sözleşme geçmişi, onay akışı ve tedarikçiye gönderim takibi aynı kayıtta duruyor. Sözleşmeyi fiyatları gizli olarak izleme ayrı bir yetki: sahadaki kullanıcı kalemleri görüp fiyatı görmeyebiliyor.
Sık sorulan sorular
Çerçeve anlaşma ile sözleşme aynı şey mi?
Çerçeve anlaşma bir sözleşme türü. Farkı, tek bir alımı değil bir dönem boyunca yapılacak alımların koşullarını belirlemesi.
Anlaşma süresi ne kadar olmalı?
Kalemin fiyat oynaklığına bağlı. Fiyatı istikrarlı kalemlerde daha uzun, oynak kalemlerde daha kısa dönemler ya da fiyat güncelleme kuralı tercih ediliyor.
Miktar taahhüdü vermek zorunlu mu?
Zorunlu değil ama taahhüt genelde daha iyi fiyat getiriyor. Verilecekse çekilen miktarın izlenmesi gerekiyor, aksi halde dönem sonunda sürprizle karşılaşılıyor.
Anlaşmalı kalemde başka tedarikçiden alım yapılabilir mi?
Yapılabiliyor ama istisna olarak kayda geçmesi gerekiyor. Kaydedilmeyen anlaşma dışı alımlar hem fark ödemesine hem de taahhüdün tutmamasına yol açıyor.
Piyasa fiyatı düşerse ne yapılır?
Anlaşmada fiyat güncelleme kuralı varsa uygulanıyor. Yoksa dönem sonuna kadar anlaşma geçerli kalıyor; bu yüzden anlaşmalı kalemlerde ara ara piyasa fiyatına bakılması gerekiyor.
Anlaşmanın süresi dolduğunda ne oluyor?
Yenilenmezse fiyat bağlayıcılığını kaybediyor. Bitiş tarihi takip edilmiyorsa süresi dolmuş fiyatlarla alım devam ediyor ve bu genelde aylar sonra fark ediliyor.
Anlaşmalarınızın bitiş tarihini kim takip ediyor? Çerçeve anlaşmalı kalem sayınızı ve anlaşmalı tedarikçi sayınızı paylaşın; anlaşmanın siparişe nasıl bağlanacağını gösterelim.
