Süreç dışında yapılan alım. Sebebi genelde kural tanımamak değil, kuralın işi yavaşlatması.
Tanım
Kontrolsüz alım, şirketin tanımlı satın alma sürecinden geçmeden yapılan alımlara veriliyor. İngilizce literatürde maverick spending ya da maverick buying olarak geçiyor.
Somut halleri şöyle görünüyor. Bir birim doğrudan tedarikçiyi arayıp sipariş veriyor. Anlaşmalı tedarikçi varken başka bir yerden alım yapılıyor. Talep açılmadan alınıp fatura sonradan muhasebeye düşüyor. Onay eşiğinin altında kalmak için alım bölünüyor.
Ortak noktaları şu: alım gerçekleşiyor ama süreç içinde görünmüyor.
Kavramın adı “kontrolsüz” olsa da bu alımların çoğu kötü niyetli değil. Genelde işi yürütmek için yapılıyor.
Neden oluyor
Sebepleri sıralamak, çözümü de sıralamak anlamına geliyor.
Süreç yavaş. Malzeme bugün lazım, onay üç gün sürüyor. Kişi işi durdurmamak için alıyor. Bu, en yaygın sebep ve en meşru olanı.
Acil alıma yol yok. Sistemde acil durum tanımlı değilse acil alım sistemin dışında yapılıyor. Yasak, alımı değil kaydı ortadan kaldırıyor.
Anlaşmalı tedarikçi bilinmiyor. Talep açan kişi hangi kalemin hangi tedarikçiyle anlaşmalı olduğunu bilmiyorsa tanıdığından alıyor.
Talep açmak zor. Malzeme listede bulunamıyor, form uzun, ekran mobilde çalışmıyor. Talep açmak telefon etmekten yavaşsa telefon kazanıyor.
Tutar küçük görünüyor. “Bu kadarcık şey için süreç işletilir mi” düşüncesi. Tek tek küçük, toplamı büyük.
Yönetim de yapıyor. Yetki sahibi biri süreci baypas ediyorsa kural herkes için geçerliliğini kaybediyor.
Maliyeti nerede birikiyor
Kontrolsüz alımın zararı tek tek işlemlerde görünmüyor, toplamda görünüyor.
Anlaşma dışı fiyat ödeniyor. Çerçeve anlaşmayla belirlenmiş bir birim fiyat varken piyasadan alım yapıldığında fark ödeniyor. Üstelik bu fark hiçbir raporda görünmüyor, çünkü karşılaştırma yapılmıyor.
Hacim dağılıyor. Anlaşmadaki miktar taahhüdü tutturulamıyor ve bir sonraki dönemde daha kötü fiyat alınıyor.
Fatura kontrolü çalışmıyor. Siparişi olmayan fatura, üçlü eşleştirmeye giremiyor. Muhasebe ne yapacağını bilmeden ödüyor.
Stok bozuluyor. Sistem dışında alınan malzeme depoya girmeden kullanılıyor ya da giriyor ama kaydı olmuyor.
Bütçe geç görünüyor. Harcama ancak fatura geldiğinde ortaya çıkıyor; taahhüt hiç görünmüyor.
Bir de kurumsal risk tarafı var: kimin ne yetkiyle aldığı belli olmadığında iç denetim ve suistimal riski büyüyor.
Ölçmeden azaltılamıyor
Kontrolsüz alımın ilk adımı, oranını bilmek. Çoğu şirkette bu rakam hiç hesaplanmıyor.
Ölçmenin pratik yolu, siparişi olmayan faturaların oranına bakmak. Ay içinde gelen faturaların kaçının bir siparişi var? Bu rakam doğrudan kontrolsüz alım oranının yakın bir göstergesi.
İkinci gösterge, anlaşmalı kalemlerde anlaşma dışı alım oranı. Çerçeve anlaşması olan bir malzeme başka bir tedarikçiden alınmışsa bu kayda geçmeli.
Üçüncüsü, onay eşiğinin hemen altında yoğunlaşan alımlar. Eşiğin altında toplanan çok sayıda küçük alım, bölünmüş alım işareti olabiliyor.
Bu üç rakam ölçülmeye başlandığında tartışma kanaatten çıkıp veriye dayanıyor.
Azaltmanın sırası
Yapılan en yaygın hata, kuralı sıkılaştırmakla başlamak. Bu, alımı değil kaydı azaltıyor.
İşleyen sıra şu.
Önce meşru yolu hızlandırın. Talep açma süresi kısalmadan hiçbir kural işe yaramıyor.
Sonra acil alıma yol açın. Acil durum sistemde tanımlansın, kaydı sonradan girilebilsin, ayrı işaretlensin. Amaç acil alımı bitirmek değil, görünür kılmak.
Ardından anlaşmalı tedarikçileri görünür yapın. Talep açan kişi hangi kalemin anlaşmalı olduğunu talep ekranında görsün.
Küçük tutarlı alımlar için basitleştirilmiş bir akış tanımlayın. Her alımı aynı ağırlıkta süreçten geçirmek, küçük alımların hepsini sistem dışına itiyor.
Ve en son: siparişi olmayan faturanın ödemesini bir onaya bağlayın. Bu madde en sert olanı ve ancak önceki adımlar tamamlandıktan sonra işe yarıyor.
Oran ölçüldü, sanılandan üç kat yüksek çıktı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Ölçmenin tartışmayı nasıl bitirdiğini gösteren bir örnek.
Bir plastik ambalaj üreticisinde satın alma müdürü, süreç dışı alımların “çok az, ayda birkaç kalem” olduğunu düşünüyordu. Üretim müdürü ise “biz zaten her şeyi kendimiz alıyoruz” diyordu. İki kanaat, aynı şirket.
Tek bir rakama bakıldı: ay içinde gelen faturaların kaçının siparişi var?
Sonuç, 240 faturanın 71’inde sipariş yoktu. Yaklaşık yüzde otuz.
Tartışma orada bitti.
Dağılıma bakıldığında 71 faturanın kaynağı şöyleydi. 28’i bakım biriminden geliyordu; arıza anında yerel tedarikçiden alınan parçalar. 19’u üretimden, sarf malzemesi. 14’ü idari giderler, kırtasiye ve temizlik. 10’u ise yöneticilerin doğrudan verdiği siparişlerdi.
En dikkat çekici bulgu son gruptu: kuralı koyanlar da kuralın dışındaydı.
İkinci bulgu maliyet tarafındaydı. Bakımdan gelen 28 alımın 9’u, çerçeve anlaşması olan kalemlerdi. Anlaşmalı fiyatın üzerinde ödeme yapılmıştı ve kimse karşılaştırma yapmamıştı.
Alınan aksiyon sırası şu oldu: önce bakım için hızlı bir acil alım akışı tanımlandı, sonra anlaşmalı kalemler talep ekranında işaretlendi. Yasak konulmadı. Üç ay sonra oran yüzde on ikiye indi.
Codigno tarafında
Talep yönetimi tarafında ortak talep havuzu, proje ya da departman bazlı onay hiyerarşisi ve gelişmiş yetkilendirme bulunuyor. Kimin ne talep edebileceği ve kimin onaylayacağı tanımlı.
Malzeme ve hizmet ağacı sayesinde talep listeden seçimle açılıyor; giriş hızının artması, kontrolsüz alımı doğrudan azaltan madde.
Fatura tarafında çapraz kontrol ve fark uyarıları çalışıyor; siparişle eşleşmeyen faturalar ayrışıyor.
Ekip tarafındaki dirençle ilgili: satın alma ekibi sistemi kullanmıyor. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Kontrolsüz alım tamamen bitirilebilir mi?
Pratikte bitmiyor ve bitmesi de hedef değil. Hedef, oranını düşürmek ve kalanların kayıt altında olmasını sağlamak.
Acil alımlar kontrolsüz alım sayılır mı?
Kayda alınıp ayrı işaretleniyorsa sayılmıyor. Kontrolsüz olan, acil olması değil kaydının bulunmaması.
Oranı nasıl hesaplanır?
Siparişi olmayan faturaların toplam faturalara oranı yaygın bir gösterge. Anlaşmalı kalemlerde anlaşma dışı alım oranı da ikinci bir ölçü.
Kuralı sıkılaştırmak işe yarar mı?
Süreç hızlanmadan sıkılaştırma, alımı değil kaydı azaltıyor. Alımlar sistem dışında yapılmaya devam ediyor ve görünürlük daha da düşüyor.
Küçük tutarlı alımlar için ne yapmalı?
Basitleştirilmiş bir akış tanımlamak yaygın çözüm. Her alımı aynı ağırlıkta süreçten geçirmek, küçük alımların tamamını sistem dışına itiyor.
Bölünmüş alım nasıl fark edilir?
Onay eşiğinin hemen altında yoğunlaşan alımlara bakılarak. Aynı tedarikçiden kısa aralıklarla yapılan benzer tutarlı alımlar da bir işaret.
Geçen ay gelen faturaların kaçının siparişi vardı? Bu oranı ve onay eşiklerinizi paylaşın; kontrolsüz alımın sizde nerede yoğunlaştığını birlikte bulalım.
