Tedarikçi “iki hafta” diyor. Son on siparişin ortalaması dört hafta. Planlamada hangisi kullanılmalı?
Tanım ve karışıklığın kaynağı
Tedarik süresi, bir malzemenin ihtiyaç duyulduğu andan elde olduğu ana kadar geçen süre. İngilizce karşılığı lead time.
Tanım basit görünüyor ama uygulamada üç farklı şey aynı adla anılıyor ve karışıklık buradan çıkıyor.
Tedarikçinin teslim süresi. Siparişi aldıktan sonra ne kadar sürede gönderiyor. Tedarikçinin beyan ettiği ve genelde tek konuşulan rakam bu.
Sipariş döngü süresi. Siparişin verilmesinden malın teslim alınmasına kadar geçen süre. Nakliye ve gümrük buna dahil.
Toplam tedarik süresi. Talebin açılmasından malın elde olmasına kadar geçen süre. İçinde onay, teklif toplama, sipariş açma ve teslimat var.
Planlama yaparken kullanılması gereken üçüncüsü. Ama çoğu şirket birincisini kullanıyor ve o yüzden malzeme hep geç kalıyor.
Kendi sürenizi hesaba katmak
En sık atlanan nokta bu.
Tedarikçi iki haftada gönderiyor olabilir. Ama talep açıldıktan sonra onay üç gün bekliyor, teklif toplama beş gün sürüyor, sipariş iki gün sonra açılıyor. Tedarikçi süresine on gün eklenmiş oluyor.
Yani toplam süre dört haftaya çıkıyor ve bunun on günü tedarikçiyle hiç ilgili değil.
Bunun pratik sonucu şu: tedarik süresini kısaltmak isteyen şirketlerin çoğu tedarikçiyle pazarlık ediyor. Halbuki kazanılacak sürenin önemli kısmı kendi içlerinde duruyor ve orası pazarlık gerektirmiyor.
İç süreyi ölçmek de kolay: talebin açıldığı tarih ile siparişin verildiği tarih arasındaki fark. Bu rakam sistemde kayıtlıysa hemen çıkıyor.
Beyan değil, gerçekleşen
Planlamada kullanılacak rakam tedarikçinin söylediği süre değil, geçmiş siparişlerde gerçekleşen süre.
Aradaki fark küçük değil. Tedarikçi kendi ideal koşullarını anlatıyor; gerçek süre stok durumuna, sezona ve o dönemki iş yüküne göre değişiyor.
Bir de ortalama tek başına yetmiyor. On siparişin ortalaması üç hafta olabilir ama içinde iki hafta da var, altı hafta da. Kritik malzemelerde planlamanın en kötü senaryoya değilse bile ortalamanın üzerine bakması gerekiyor.
Bu ölçümün tek şartı, sipariş ve teslim alım tarihlerinin kayıtlı olması. Kayıt yoksa süre tahmin ediliyor ve tahmin genelde iyimser çıkıyor.
İthal kalemlerde ayrıca gümrük ve nakliye süresinin tedarikçinin verdiği termine dahil olup olmadığı kontrol edilmeli. Genelde dahil olmuyor.
Bu rakam dört kararı birden belirliyor
Tedarik süresi tek başına bir gösterge değil; başka kararların girdisi.
Stok seviyesi. Bir kalemin minimum stok seviyesi, tüketim hızı ile tedarik süresinin birlikte değerlendirilmesiyle belirleniyor. Süre uzadıkça tutulması gereken stok artıyor. Yedek parçada bu ilişki en belirgin haliyle görülüyor.
Sipariş zamanlaması. Üretim planından doğan malzeme ihtiyacında siparişin ne zaman verilmesi gerektiği bu süreye göre hesaplanıyor.
Tedarikçi seçimi. İki tedarikçi arasında fiyat farkı küçük ama süre farkı büyükse karar süreye göre veriliyor.
Acil alım kararı. Normal süreçle gelmeyecek bir malzeme için acil alıma gidilip gidilmeyeceği bu rakama bakılarak belirleniyor.
Süreyi kısaltmanın yolları
Tedarikçiyle pazarlık dışında birkaç yol var ve çoğu daha ucuz.
İç onay süresini kısaltmak. Onay kademesi azaltıldığında ya da onay mobilde verilebildiğinde toplam süre doğrudan kısalıyor.
Tekrarlayan alımlarda çerçeve anlaşma yapmak. Teklif toplama adımı ortadan kalktığında günler kazanılıyor.
Kritik kalemlerde tedarikçiye tahmin paylaşmak. Yıllık ya da çeyreklik ihtiyaç öngörüsü paylaşılan tedarikçi stok tutabiliyor ve teslim süresi kısalıyor.
Alternatif tedarikçi tanımlamak. Tek kaynağa bağlı kalemlerde süre tamamen karşı tarafın insafına kalıyor.
Ve talebi erken açmak. En basit ve en çok atlanan yöntem; ihtiyaç tarihi talepte yazılıyorsa satın almacı planlama yapabiliyor.
Tedarikçiyle pazarlık edildi, kazanılacak süre içerideydi
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
İç sürenin ne kadar büyük olabildiğini gösteren bir örnek.
Bir kablo üreticisi, hammadde teslim süresinden şikayetçiydi. Tedarikçi üç hafta diyordu, malzeme sürekli geç kalıyordu.
Satın alma müdürü tedarikçiyle görüşme yaptı, süreyi kısaltmak için pazarlık etti. Tedarikçi iki buçuk haftaya kadar inebileceğini söyledi ama bunun için fiyat artışı istedi.
Karar verilmeden önce kendi kayıtlarına bakıldı.
Talebin açıldığı tarih ile siparişin verildiği tarih arasındaki ortalama süre 11 gün çıktı.
Dağılımı şöyleydi: onay ortalama 3 gün bekliyordu. Teklif toplama 5 gün sürüyordu, çünkü tedarikçilere ayrı ayrı e-posta atılıyor ve yanıtlar bekleniyordu. Sipariş açma ise 3 gün sonra yapılıyordu; satın almacı haftada iki kez toplu sipariş giriyordu.
Yani toplam sürenin 11 günü tedarikçiyle hiç ilgili değildi.
Üç değişiklik yapıldı ve hiçbiri tedarikçiyi ilgilendirmiyordu. Bu malzeme grubunda onay tek kademeye indirildi. Düzenli alınan kalemler için çerçeve anlaşma yapıldı, teklif toplama adımı ortadan kalktı. Sipariş girişi toplu olmaktan çıkarıldı.
İç süre 11 günden 2 güne indi. Toplam tedarik süresi, tedarikçi hiçbir şey değiştirmeden dokuz gün kısaldı.
Pazarlıkta istenen fiyat artışı da gündemden çıktı.
Codigno tarafında
Sipariş yönetimi tarafında sipariş onaylanan teklife bağlı olarak açılıyor, kalem bazlı parametreler tutuluyor ve teslimata açma ile kapatma ayrı bir işlem olarak duruyor. Sipariş ve teslim alım tarihlerinin kayıtlı olması, süre ölçümünün ön koşulu.
Depo tarafında çok lokasyonlu stok ve depo rezervasyonu bulunuyor; stok seviyesi kararları bu verilerle birlikte veriliyor.
Termin ve gecikme takibi: açık sipariş ve termin takibi. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Tedarik süresi hangi tarihten hangi tarihe sayılır?
Planlama için talebin açıldığı tarihten malın teslim alındığı tarihe. Tedarikçi performansı için siparişin verildiği tarihten teslimata.
Tedarikçinin beyan ettiği süre kullanılabilir mi?
Başlangıç için kullanılabiliyor ama geçmiş sipariş verisi biriktikçe gerçekleşen süreye geçilmesi gerekiyor. İkisi arasında genelde belirgin fark oluyor.
Ortalama yeterli mi?
Kritik kalemlerde yeterli olmuyor. Sürenin ne kadar değişkenlik gösterdiği de bakılması gereken bilgi; aynı ortalamaya sahip iki tedarikçiden biri çok daha riskli olabiliyor.
İthal kalemlerde neye dikkat edilmeli?
Gümrük ve nakliye süresinin tedarikçinin verdiği termine dahil olup olmadığına. Genelde dahil olmuyor ve planlamada bu süre ayrıca eklenmeli.
İç süreyi nasıl ölçeriz?
Talebin açıldığı tarih ile siparişin verildiği tarih arasındaki farkla. Bu rakam çoğu şirkette hiç bakılmıyor ama kısaltılması en kolay olan kısım.
Süre uzarsa stok seviyesi otomatik güncellenmeli mi?
Otomatik güncelleme yapılan sistemlerde bile ara ara gözden geçirilmesi gerekiyor. Tedarikçi değişikliği ya da sezonluk uzamalar, tek bir rakamla temsil edilemiyor.
Talep açıldıktan kaç gün sonra sipariş veriyorsunuz? Bu rakamı ve kritik kalemlerinizin tedarik süresini paylaşın; ölçümün süreçten nasıl çıkacağını gösterelim.
