Üçü de aynı alıma ait belgeler. Ama farklı anlarda oluşuyor ve farklı soruları cevaplıyor.
Tanım
Satın alma siparişi, alıcının tedarikçiye “şunu, bu kadar, bu fiyattan, şu tarihte, şuraya” dediği belge. İngilizce karşılığı purchase order olduğu için uygulamada sık sık PO deniyor.
Sipariş bir taahhüt. Tedarikçi kabul ettiğinde iki taraf arasında bağlayıcı bir anlaşma oluşuyor.
İçinde bulunması gerekenler genelde şunlar: malzeme ya da hizmetin tanımı, miktar, birim, birim fiyat, para birimi, teslim tarihi, teslim yeri, ödeme koşulu ve sipariş numarası.
Sipariş numarası küçük bir ayrıntı gibi duruyor ama zincirin geri kalanı ona bağlı. Fatura üzerinde sipariş numarası varsa eşleştirme saniyeler alıyor, yoksa aramak zaman alıyor.
Üçü farklı anlarda oluşuyor
Karışıklığın kaynağı, üç belgenin aynı alıma ait olması ama aynı anı anlatmaması.
Sipariş alım kararı verildiğinde oluşuyor. Henüz mal yok, para yok. Ortada bir taahhüt var.
İrsaliye mal sevk edilirken oluşuyor. Malın fiziksel hareketini belgeliyor. Ne gönderildiğini gösteriyor.
Fatura tedarikçi bedeli talep ettiğinde oluşuyor. Mali kaydın ve borcun dayanağı bu.
Aralarında haftalar, ithalatta aylar olabiliyor. Ve üçü aynı miktarı göstermek zorunda değil: sipariş 100 olabilir, irsaliye 92 gösterebilir, fatura 92 ya da yanlışlıkla 100 gelebilir.
Tam olarak bu yüzden üçlü eşleştirme var.
Sipariş olmadan ne oluyor
Türkiye’de küçük ve orta ölçekli birçok işletmede sipariş belgesi hiç oluşturulmuyor. Telefonla ya da mesajla sipariş veriliyor, mal geliyor, fatura kesiliyor.
Bu düzen çalışıyor ama üç şeyi imkansız kılıyor.
Fiyat kontrolü yapılamıyor. Faturadaki fiyatın anlaşılan fiyat olup olmadığını karşılaştıracak bir kayıt yok. Tedarikçinin yazdığı fiyat, fiyat oluyor.
Miktar kontrolü yapılamıyor. Ne kadar ısmarlandığı kayıtlı değilse, gelen miktarın doğru olup olmadığı bilinmiyor.
Taahhüt görünmüyor. Verilmiş ama henüz faturalanmamış alımlar hiçbir yerde durmuyor. Bütçe olduğundan fazla boş görünüyor.
Bir de hukuki taraf var: anlaşmazlık durumunda neyin ısmarlandığını gösteren bir belge bulunmuyor.
Siparişin durumları
Sipariş verildikten sonra tek bir durumda kalmıyor. İşleyen sistemlerde en az şu durumlar bulunuyor.
Taslak. Hazırlanıyor, henüz onaylanmadı.
Onay bekliyor. Tutara ya da kalem grubuna göre onay zincirinde.
Açık. Onaylandı, tedarikçiye gönderildi, teslimat bekleniyor.
Kısmi teslim. Bir bölümü geldi, kalanı bekleniyor.
Kapalı. Tamamı teslim alındı ya da kalan miktarla birlikte kapatıldı.
İptal. Teslimat gerçekleşmeden iptal edildi.
Bu ayrımların olmadığı sistemlerde açık sipariş listesi kısa sürede kullanılamaz hale geliyor: kapanması gereken siparişler açık kalıyor ve gerçekten bekleyenler arada kayboluyor. Ayrıntısı: açık sipariş ve termin takibi.
Sipariş nereden doğmalı
En temiz kurgu, siparişin onaylanmış bir tekliften doğması.
Teklif onaylandığında sipariş o teklifin verisiyle oluşuyor: kalemler, fiyatlar, koşullar taşınıyor. Elle veri girilmediği için kopyalama hatası da olmuyor.
Bu bağ kurulmadığında iki sorun çıkıyor. Sipariş elle yazılırken miktar ya da birim kayması oluyor. Ve siparişin hangi talebe, hangi teklife dayandığı sonradan bulunamıyor.
Zincirin izlenebilirliği tam olarak bu bağlarla kuruluyor: talepten teklife, teklifden siparişe, siparişten mal kabule, mal kabulden faturaya.
Siparişin tedarikçiye nasıl ulaştığı da göründüğünden önemli. E-postayla gönderilen bir PDF, tedarikçinin sisteminde elle yeniden yazılıyor ve orada bir kayma olabiliyor. Tedarikçinin siparişi kendi ekranından görebildiği kurgularda bu adım ortadan kalkıyor.
Bir de teyit meselesi var. Gönderilen sipariş tedarikçi tarafından kabul edildi mi, yoksa gönderildi ve unutuldu mu? Kabul edilmemiş bir sipariş, sizin tarafınızda açık görünüyor ama karşı tarafta hiç yok. Malzemenin gelmediği fark edildiğinde genelde iki hafta geçmiş oluyor.
Sipariş belgesi yoktu, fiyat tartışması kazanılamadı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Siparişin neden bir belge olduğunu gösteren bir örnek.
Bir tekstil atölyesi, uzun süredir çalıştığı bir iplik tedarikçisiyle telefonla sipariş veriyordu. İlişki iyiydi, güven vardı, on yıldır sorun çıkmamıştı.
Bir sipariş sırasında fiyat telefonda konuşuldu ve anlaşıldı. Mal geldi, fatura kesildi. Faturadaki birim fiyat, konuşulandan kilo başına belirgin biçimde yüksekti.
Atölye sahibi tedarikçiyi aradı. Tedarikçi “o fiyat geçen ayki fiyattı, bu ay zam yaptık, size de söyledim” dedi.
İki taraf da samimiydi ve muhtemelen ikisi de doğruyu hatırlıyordu; sadece farklı şeyleri.
Ortada bir belge yoktu. Ne konuşulduğunu gösteren bir kayıt, bir e-posta, bir sipariş formu. Mal da kullanılmıştı, iade söz konusu değildi.
Fatura ödendi. Miktar yüksek olduğu için fark küçük bir rakam değildi.
Sonrasında atölye basit bir düzene geçti: telefonla konuşulan her sipariş, aynı gün bir sipariş formuna dökülüp tedarikçiye gönderiliyor. Tedarikçi itiraz etmezse anlaşma o form üzerinden kurulmuş sayılıyor.
Bu, yazılım gerektirmeyen bir değişiklikti. Ama üç ay içinde iki kez daha fiyat farkı yakalandı ve ikisi de fatura kesilmeden çözüldü.
Codigno tarafında
Sipariş yönetimi tarafında sipariş onaylanan teklife bağlı olarak açılıyor. Bir talepten birden çok sipariş çıkabiliyor ve geriye dönük izleme talep edenden tedarikçiye kadar korunuyor.
Kalem bazlı parametreler tutuluyor, teslimata açma ve kapatma ayrı bir işlem olarak duruyor. Aynı siparişte çoklu para birimi destekleniyor.
Fatura kontrol adımında fatura siparişe ve teslim alım kaydına bağlı olarak karşılaştırılıyor; çapraz kontrol ve fark uyarıları burada çalışıyor.
Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Satın alma siparişi yasal bir belge mi?
Zorunlu bir mali belge değil; irsaliye ve fatura mali belgeler. Sipariş ticari bir taahhüt belgesi ve anlaşmazlık durumunda neyin ısmarlandığının dayanağı oluyor.
Sipariş numarasının faturada olması neden önemli?
Eşleştirmeyi doğrudan hızlandırıyor. Numara yoksa fatura tedarikçi ve tarih üzerinden aranıyor ve fatura kontrolündeki zamanın çoğu burada gidiyor.
İrsaliyesiz mal kabul yapılabilir mi?
Uygulamada karşılaşılıyor ama kayıt açısından eksik kalıyor. Sevk irsaliyesi malın fiziksel hareketini belgeleyen belge ve mal kabul kaydının dayanağı.
Sipariş değişirse ne yapılmalı?
Revizyon olarak kaydedilmesi gerekiyor. Üzerine yazılan bir sipariş, hangi koşulların ne zaman değiştiğini gösteremiyor ve fatura farkı çıktığında dayanak kalmıyor.
Hizmet alımlarında sipariş oluşturulur mu?
Oluşturuluyor. Fiziksel teslimat olmadığı için irsaliye yerine hizmetin kabulünü gösteren bir onay kullanılıyor; sözleşmeye bağlı hizmetlerde sipariş yerine sözleşme referans alınabiliyor.
Açık sipariş ne zaman kapatılmalı?
Kalan miktar gelmeyecekse eksik miktarla kapatılmalı. Açık bırakılan ölü kayıtlar listeyi kullanılamaz hale getiriyor.
Faturalarınızın üzerinde sipariş numarası var mı? Aylık sipariş ve fatura sayınızı paylaşın; sipariş, teslim alım ve fatura bağının sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
