Sipariş, irsaliye ve fatura yan yana konur. Tuttuğunda ödenir, tutmadığında sorulur. Tanımı bu kadar kısa, uygulaması değil.
Tanım
Üçlü eşleştirme (İngilizcesiyle three-way match), bir tedarikçi faturasının ödenmeden önce iki belgeyle karşılaştırılmasıdır: satın alma siparişi ve mal kabul kaydı.
Üç belge şu soruları cevaplar:
Sipariş ne ısmarladığımızı söyler. Miktar, birim fiyat, koşullar.
İrsaliye ve mal kabul kaydı neyin gerçekten geldiğini söyler.
Fatura tedarikçinin ne için para istediğini söyler.
Üçü aynı miktarı ve aynı fiyatı gösteriyorsa fatura ödenebilir. Göstermiyorsa bir yerde sorun var ve o sorun ödemeden önce çözülür.
Kontrolün amacı basit: ısmarlamadığınız, gelmeyen ya da anlaşmadığınız fiyattan gelen bir şeye para ödememek.
Neyi karşılaştırıyoruz
Pratikte kontrol iki eksende yapılıyor.
Miktar ekseni. Sipariş miktarı, teslim alınan miktar ve faturalanan miktar. Faturalanan miktar teslim alınandan fazlaysa fazla ödeme riski var.
Fiyat ekseni. Siparişteki birim fiyat ile faturadaki birim fiyat. Fatura fiyatı yüksekse ya sipariş güncellenmemiş ya da tedarikçi anlaşma dışına çıkmış.
Bunların yanında kalem eşleşmesi de kontrol ediliyor: faturada siparişte olmayan bir kalem var mı? Nakliye, ambalaj ya da hizmet bedeli gibi kalemler sonradan eklendiğinde bu kontrol devreye giriyor.
Adım adım nasıl işliyor
Kontrolün sırası sabit ve her adımda farklı bir soru soruluyor.
Fatura geliyor ve önce hangi siparişe ait olduğu bulunuyor. Fatura üzerinde sipariş numarası varsa bu adım anında geçiliyor; yoksa tedarikçi ve tarih üzerinden aranıyor ve zamanın çoğu burada gidiyor. Bu yüzden siparişte tedarikçiden fatura üzerine sipariş numarası yazmasını istemek, kontrolü hızlandıran en ucuz müdahale.
Sipariş bulununca o siparişe ait mal kabul kayıtları çağrılıyor. Parçalı teslimat yapılmışsa birden çok kayıt oluyor ve toplam teslim alınan miktar hesaplanıyor.
Sonra üç rakam yan yana konuyor: sipariş miktarı, teslim alınan miktar, faturalanan miktar. Faturalanan miktarın teslim alınandan fazla olmaması gerekiyor.
Ardından fiyat karşılaştırılıyor. Siparişteki birim fiyat ile faturadaki birim fiyat aynı mı? Döviz cinsinden alımlarda kur tarihinin hangisi olduğu da bu adımda netleşiyor.
En son kalem kontrolü yapılıyor. Faturada siparişte olmayan bir satır var mı? Nakliye, ambalaj ve hizmet bedelleri genelde burada çıkıyor.
Beş adımın hepsi tuttuğunda fatura ödemeye gidiyor. Tutmadığında fark kaydediliyor ve karara düşüyor.
İkili eşleştirme ne zaman yeterli
Her fatura için üçlü kontrol gerekmiyor ve ısrarla uygulamak süreci yavaşlatıyor.
İkili eşleştirmede sadece sipariş ile fatura karşılaştırılıyor, mal kabul kaydı devrede olmuyor. Genellikle şu durumlarda tercih ediliyor:
Küçük tutarlı, rutin ve tekrarlayan alımlarda. Fiziksel teslimatı olmayan hizmet alımlarında; danışmanlık, abonelik, bakım sözleşmesi gibi kalemlerde zaten irsaliye yok. Ve depoya girmeden doğrudan kullanıma giden sarf malzemelerde.
Hangi eşiğin altında ikili eşleştirmeye düşüleceği işletmenin alım profiline göre belirleniyor. Eşiğin çok yüksek tutulması kontrolü anlamsızlaştırıyor, çok düşük tutulması muhasebeyi kilitliyor.
Bazı işletmelerde dörtlü eşleştirmeden de söz ediliyor: sipariş, mal kabul, kalite kontrol kaydı ve fatura. Kalite kabulünün ayrı bir adım olduğu üretim ve ilaç gibi alanlarda kullanılıyor.
Eşleştirmenin işlemediği yerler
Üçlü eşleştirme kâğıt üzerinde kusursuz görünüyor. Uygulamada üç yerde tıkanıyor.
Mal kabul kaydı yoksa. En yaygın sebep bu. Malzeme geldi, depoya girdi, kayıt girilmedi ya da geç girildi. Üçüncü belge olmadığı için kontrol otomatik olarak ikiliye düşüyor ve eksik teslimat görünmez hale geliyor.
Elle yapılıyorsa. Ay sonunda iki yüz fatura geldiğinde her biri için sipariş aramak ve irsaliye klasörü karıştırmak mümkün olmuyor. Kontrol örneklem üzerinden yapılmaya başlıyor ve küçük tutarlı faturalar hiç bakılmadan geçiyor. Fazla ödemenin çoğu orada birikiyor.
Kalem eşleşmesi kurulamıyorsa. Sipariş “M8x40 civata” diyor, fatura “civata 8’lik” diyor. İnsan bunun aynı şey olduğunu anlıyor, sistem anlamıyor. Malzeme ağacı kurulmamış bir yapıda otomatik eşleştirme sürekli yanlış alarm üretiyor ve bir süre sonra kimse alarmlara bakmıyor.
Otomatik eşleştirme neyi değiştiriyor
Sistem üzerinden yapılan eşleştirmede üç belge aynı kayıt zincirine bağlı oluyor. Fatura girildiğinde karşılaştırma anında yapılıyor.
Değişen şey kapsam. Örneklem yerine bütün faturalar kontrol ediliyor. Fark ödemeden önce görünüyor, yıl sonu sayımında değil.
Değişmeyen şey veri kalitesi. Mal kabul kaydı yanlışsa sistem yanlış veriyi doğru kabul ediyor ve uyarı üretmiyor. Otomatik eşleştirme kayıt disiplininin yerine geçmiyor, onu kullanılabilir hale getiriyor.
e-Fatura tarafı burada işi kolaylaştırıyor: fatura zaten elektronik geldiği için elle veri girişi ortadan kalkıyor ve karşılaştırma doğrudan yapılabiliyor.
Bir otelde eşleştirme çalışıyordu ama yanlış veriyle
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Kısa bir örnek, kavramın sınırını gösteriyor.
300 odalı bir otel. Fatura eşleştirmesi sistemde tanımlı ve çalışıyor. Yönetim, kontrolün otomatik olduğunu düşünüyor.
Bir çeyrek boyunca hiç fark uyarısı çıkmadı. Bu iyi bir haber gibi göründü.
İncelendiğinde sebep başka çıktı. Mal kabul kayıtları depoda değil, akşam muhasebede giriliyordu ve girişte kolay yol seçiliyordu: sipariş çağrılıp “tamamı geldi” işaretleniyordu. Gerçekte eksik gelen kalemler kâğıda not ediliyor ama sisteme yansımıyordu.
Yani üç belgeden ikisi aynı kaynaktan üretiliyordu. Sipariş 100 diyordu, mal kabul 100 diyordu çünkü siparişten kopyalanmıştı, fatura da 100 geliyordu. Üçü tutuyordu ve kontrol hiçbir şey yakalamıyordu.
Fark, ancak yıl sonu sayımında ortaya çıktı.
Düzeltme yazılımda değil, kayıt noktasındaydı: mal kabul kamyon başında ve gerçek sayımla girilmeye başlandı. İlk ayda 14 fatura fark uyarısı üretti.
Bu örnek şunu gösteriyor: otomatik eşleştirme kayıt disiplininin yerine geçmiyor. Yanlış veriyle çalışan bir kontrol, kontrolsüz olmaktan daha tehlikeli, çünkü güven veriyor.
Codigno ERP’de eşleştirme
Tedarikçi fatura kontrol ve onay tarafında fatura çapraz kontrolü ve fark uyarıları süreçte yer alıyor. Fatura, siparişe ve teslim alım kaydına bağlı olarak karşılaştırılıyor.
Belge okuma tarafı işi ayrıca hızlandırıyor: fatura yüklendiğinde içeriği yapay zekâ ile çıkarılıyor ve kalemler kayda dönüşüyor. Aynı okuma mal kabulde irsaliyede ve tedarikçi teklifinde de çalışıyor.
Fark durumunda şartlı onay ve fark faturası senaryoları tanımlı, yönetici son onayı ayrı bir adım olarak duruyor. Muhasebe ve finans entegrasyonu sayesinde onaylanan fatura ikinci kez girilmiyor.
Zincirin tamamı tek kayıt üzerinden ilerlediği için eşleştirme ayrı bir iş olmaktan çıkıyor. Ayrıntılı örnekler: sipariş, irsaliye ve fatura tutmadığında. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Üçlü eşleştirme yasal bir zorunluluk mu?
Değil. İç kontrol uygulaması olarak yerleşmiş durumda ve bağımsız denetimden geçen şirketlerde beklenen bir kontrol sayılıyor.
Hizmet alımlarında nasıl uygulanıyor?
Fiziksel teslimat olmadığı için mal kabul kaydı yerine hizmetin kabulünü gösteren bir onay kullanılıyor. Sözleşmeye bağlı hizmetlerde sipariş yerine sözleşme referans alınabiliyor.
Tolerans tanımlanmalı mı?
Tanımlanması gerekiyor. Kuruş seviyesindeki yuvarlama farkları için süreç işletmek zaman kaybı. Tolerans dışındaki farklar onaya düşüyor, içindekiler akışı durdurmuyor.
Fark çıkan fatura hemen reddedilmeli mi?
Üç yol var: iade, tedarikçiden fark ya da iade faturası istemek, veya gerekçesi kayda geçirilerek şartlı onay. Şartlı onay bir yetkiye bağlanmazsa zamanla her fark için kullanılır hale geliyor.
Eşleştirme raporu neyi gösterir?
Hangi tedarikçiden kaç kez ve ne büyüklükte fark çıktığını. Bu, tedarikçi değerlendirmesinin en somut girdilerinden biri; sürekli fark çıkaran tedarikçi, teklifte en ucuz görünen tedarikçi olabiliyor.
Malzeme ağacı olmadan otomatik eşleştirme kurulabilir mi?
Kurulabiliyor ama sürekli yanlış alarm üretiyor. Aynı ürünün siparişte ve faturada farklı adlarla geçmesi, sistemin eşleşmeyi kuramamasına ve uyarıların güvenilirliğini kaybetmesine yol açıyor.
Geçen ay gelen faturaların kaçı üç belgeyle karşılaştırıldı? Aylık fatura sayınızı ve mevcut muhasebe sisteminizi paylaşın; eşleştirmenin sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
