Sipariş 100 adet, kamyondan 92 çıktı. Bundan sonrası çoğu şirkette şansa kalıyor.
Sekiz adet nereye gitti
Depo sorumlusu kamyonu karşılıyor. İrsaliyede 100 adet yazıyor, sayım 92 çıkıyor. Şoför “gerisi yarın gelir” diyor. İrsaliyenin üstüne kalemle 92 yazılıyor, altına imza atılıyor, kamyon gidiyor.
Buraya kadar her şey normal. Sorun bundan sonra başlıyor.
O irsaliye bir klasöre giriyor. Satın almacı durumdan haberdar edilmiyor ya da telefonla söyleniyor. Sistemde sipariş hâlâ 100 adet olarak açık duruyor. Talep eden birim malzemenin geldiğini duyuyor ve tam geldiğini varsayıyor.
İki ay sonra tedarikçinin faturası geliyor: 100 adet. Muhasebe onaylıyor, çünkü elinde 100 adetlik bir sipariş var ve kimse aksini söylememiş. Sekiz adetin parası ödeniyor.
Bunu fark eden şirketlerin çoğu, yıl sonu stok sayımında fark ediyor. O aşamada tedarikçiye dönmek de zor: “Ağustosta sekiz adet eksik göndermişsiniz” dediğinizde karşı taraf haklı olarak belge soruyor ve elinizde kalemle çizilmiş bir irsaliye fotokopisi oluyor.
Mal kabul neden zincirin en zayıf halkası
Talep, teklif ve sipariş adımlarına yatırım yapan şirketlerin çoğu mal kabulü ihmal ediyor. Sebebi anlaşılır: bu adım depoda, ofiste değil.
Depo sorumlusunun elinde bilgisayar yok. Kamyon bekliyor, şoför acele ettiriyor, aynı anda başka bir sevkiyat geliyor. Kayıt “akşam girerim” deniyor, akşam olduğunda üç sevkiyat birikmiş oluyor ve hepsi hatırlanarak giriliyor.
İkinci sebep, mal kabulün bir karar adımı olduğunun fark edilmemesi. Burada sadece sayım yapılmıyor. Kabul mü ediliyor, kısmen mi kabul ediliyor, reddediliyor mu? Bu bir karar ve sonuçları var: sipariş kapanıyor mu, tedarikçiye borç doğuyor mu, malzeme kullanılabilir mi?
Üçüncüsü, eksikliğin türlerinin ayrılmaması. “Eksik geldi” cümlesi en az dört ayrı durumu birden anlatıyor ve dördü farklı sonuç doğuruyor.
Dört ayrı durum, dört ayrı sonuç
Miktar eksik, gerisi gelecek. Tedarikçi kalanı gönderecek. Sipariş açık kalmalı, bekleyen miktar görünmeli, talep eden bilgilendirilmeli.
Miktar eksik, gerisi gelmeyecek. Tedarikçi kalanı gönderemiyor. Sipariş eksik miktarla kapanmalı ve kalan ihtiyaç için ya yeni bir talep açılmalı ya alternatif tedarikçiye gidilmeli. Kapatılmayan sipariş sonsuza kadar açık listede duruyor ve listeyi kullanılamaz hale getiriyor.
Miktar fazla geldi. Sipariş 100, gelen 105. Kabul edilirse fazlasının parası ödenecek. Toleransı yoksa reddedilmeli, varsa tolerans içinde kabul edilip kayda geçmeli.
Miktar tam ama malzeme uygun değil. Sayı tutuyor, malzeme hasarlı ya da yanlış ürün. Bu en zoru, çünkü sayım kaydı “tamam” diyor ama malzeme kullanılamıyor. Stoğa girerse envanter yalan söylüyor, girmezse siparişin durumu belirsiz kalıyor.
Bu dördünü ayırmayan bir kayıt düzeninde mal kabul yapılmış gibi görünüyor ama aslında hiçbir şey kaydedilmemiş oluyor.
Tolerans meselesi
Uygulamada en çok tartışma çıkaran konu bu.
Çelik, kablo, kum, hazır beton gibi kalemlerde tam miktar zaten mümkün değil. 10 ton sipariş edilen malzeme 9,94 ton geliyor. Her seferinde red yazmak operasyonu durduruyor.
Bu yüzden tolerans tanımlanıyor: belirli bir yüzdeye kadar sapma otomatik kabul ediliyor, üstü uyarı üretiyor. Toleransın malzemeye göre farklı olması gerekiyor; hazır betonda makul olan sapma elektronik kartta makul değil.
Tolerans yoksa iki şeyden biri oluyor. Ya her sevkiyat için istisna kaydı giriliyor ve sistem kullanılmaz hale geliyor, ya da depo sorumlusu “yakın zaten” diyerek tam miktar giriyor ve stok gerçeği yansıtmayı bırakıyor. İkincisi çok daha yaygın.
e-İrsaliye bu adımı zorunlu olarak değiştirdi
1 Temmuz 2026’dan itibaren 2025 cirosu 10 milyon TL ve üzerindeki e-Fatura mükellefleri sevk irsaliyelerini elektronik düzenliyor. Bu, mal kabulü doğrudan etkiledi.
Kâğıt irsaliyede alıcının yapması gereken tek şey imzalamaktı. e-İrsaliyede alıcı tarafın yanıt vermesi gerekiyor: kabul, kısmi kabul ya da ret.
Bunun pratik anlamı şu: eksik teslimat artık “kabul edildi” diye geçiştirilemiyor. Kısmi kabul yanıtı verildiğinde eksik miktar sistemde kayıtlı hale geliyor ve tedarikçinin sistemine de düşüyor. İki ay sonra fatura tam miktar üzerinden geldiğinde elinizde artık kalemle çizilmiş bir kâğıt değil, elektronik bir kayıt oluyor.
Yanıt verilmezse belge belirsiz durumda kalıyor ve sonraki mutabakatlarda sorun çıkarıyor. Yani mevzuat, uzun süredir tavsiye edilen bir disiplini zorunlu hale getirmiş oldu.
İşleyen mal kabul nasıl kuruluyor
Sahada çalışan kurgularda birkaç ortak nokta var.
Kayıt kamyon başındayken giriliyor. El terminali ya da telefon üzerinden, sipariş çağrılıp gelen miktar giriliyor. Akşama bırakılan kayıt hatırlanarak giriliyor ve hatırlamak veri değil.
Sipariş ekranda duruyor. Depo sorumlusu neyin beklendiğini görüyor, elle miktar aramıyor. Siparişi olmayan bir sevkiyat geldiğinde bu hemen görülüyor; siparişsiz mal girişi çoğu şirkette en büyük kaçak noktası.
Kısmi kabul ayrı bir durum olarak var. “Kabul” ve “ret” dışında üçüncü bir seçenek yoksa insanlar kabul’ü seçiyor.
Reddedilen ya da eksik kalan kalem otomatik olarak takibe düşüyor. Kimsenin hatırlamasına bırakılmıyor.
Ve bütün bunlar fatura kontrolüne bağlanıyor. Mal kabul kaydı doğru tutulduğunda üçlü eşleştirme kendiliğinden çalışıyor; tutulmadığında fatura kontrolü diye bir şey de kalmıyor.
Bir gıda tesisinde sekiz ay sonra çıkan fark
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Örnekle bakalım.
80 kişilik bir gıda üreticisi. Ambalaj malzemesi haftada iki kez geliyor, kalem sayısı az ama hacim yüksek.
Depo sorumlusu sayımı kamyon başında yapıyordu ve irsaliyeye kalemle not düşüyordu. Kayıt akşam, bazen ertesi gün giriliyordu. Eksik gelen kalemler telefonla satın almacıya bildiriliyordu.
Yıl sonu mutabakatında tedarikçiyle, o tedarikçiden yapılan yıllık alımın yüzde birine yaklaşan bir fark çıktı. Firma “eksik gönderdiniz” diyordu, tedarikçi “hayır” diyordu.
İki taraf da kendi kaydına bakıyordu. Firmanın elinde üzerine kalemle yazılmış irsaliye fotokopileri vardı; hangisinin sonradan yazıldığı belli değildi. Tedarikçinin elinde ise kendi sevk kayıtları vardı ve hepsi tam görünüyordu.
Sonuç: fark paylaşıldı. Yani yarısı ödendi.
Değişen şey şu oldu. Mal kabul kaydı kamyon başında, siparişe bağlı olarak girilmeye başlandı. Eksik gelen miktar kısmi kabul olarak kaydediliyor ve tedarikçinin sistemine de yansıyor. İkinci yılın mutabakatında tartışmalı kalem kalmadı.
Dikkat çeken nokta şu: eksiklikleri fark eden zaten depo sorumlusuydu. Kaybedilen şey bilgi değil, o bilginin kaydıydı.
Codigno ERP’de teslim alım
Mal kabul ve teslim alım süreci siparişe bağlı olarak ilerliyor. Depo sorumlusu açık siparişi çağırıyor, gelen miktarı giriyor, kabul kararını veriyor.
Parçalı ve toleranslı teslim alım destekleniyor; eksik gelen miktar siparişte bekleyen olarak kalıyor, tolerans içinde kalan sapmalar uyarı üretmeden geçiyor. Teslimata açma ve kapatma ayrı bir yetki olarak duruyor.
e-İrsaliye entegrasyonu ve evrak tarama süreçte yer alıyor. Alternatif malzeme birimi tanımlanabildiği için kilo ile gelen malzeme adet üzerinden takip edilen bir stoğa doğru şekilde girebiliyor.
Teslim alım kaydı doğrudan fatura kontrol adımına bağlanıyor; fark çıktığında uyarı fatura ödenmeden önce üretiliyor.
Mal kabul mobil uygulamadan yapılabiliyor: sipariş seçiliyor, gelen miktarlar giriliyor, evrak ve fotoğraf ekleniyor, onay akışı mobilden yürüyor. Masaüstüyle aynı kurallar geçerli; onaylanmamış bekleyen bir kabul varsa yeni giriş engelleniyor.
Barkod ve QR okuma hem mobil kamerayla hem masaüstünde barkod okuyucuyla çalışıyor. Okutulan kod malzeme koduna, barkoda ya da depo yeri koduna göre çözülüp ilgili karta gidiyor; depo içinde raf ve göz kodu ayrıca tutuluyor. Gelen irsaliye belge olarak yüklendiğinde içeriği yapay zekâ ile çıkarılıp sipariş kalemleriyle eşleştiriliyor.
Sık sorulan sorular
Eksik gelen malzeme için sipariş kapatılmalı mı?
Duruma göre değişiyor. Kalan gelecekse sipariş açık kalmalı ve bekleyen miktar görünmeli. Gelmeyecekse eksik miktarla kapatılmalı; açık bırakılan sipariş açık sipariş listesini kullanılamaz hale getiriyor.
Tolerans oranı nasıl belirleniyor?
Malzeme grubuna göre tanımlanıyor. Dökme ve tartılarak alınan malzemelerde sapma doğal olduğu için tolerans gerekiyor; sayılarak alınan kalemlerde genelde gerekmiyor. Oranın kendisi işletmenin tedarikçi anlaşmalarına ve malzemenin niteliğine bağlı.
Siparişi olmayan bir sevkiyat geldiğinde ne yapılmalı?
Kayda alınıp işaretlenmesi gerekiyor. Reddetmek her zaman mümkün olmuyor, özellikle acil alımlarda. Önemli olan girişin siparişsiz olduğunun sistemde görünmesi; bu kayıt sonradan hem fatura kontrolünde hem de süreç denetiminde kullanılıyor.
Hasarlı malzeme stoğa girmeli mi?
Kullanılabilir stoktan ayrılması gerekiyor. Stoğa normal şekilde girerse envanter rakamı yanlış oluyor, hiç girmezse tedarikçiyle yapılacak görüşmenin dayanağı kalmıyor. Doğru kurgu, kaydı tutup kullanılabilir stoktan ayırmak.
Mal kabul mobil cihazdan yapılabiliyor mu?
Yapılabiliyor. Kaydın kamyon başındayken girilmesi bu adımın en kritik şartı; masaüstüne bağlı bir mal kabul ekranı pratikte akşama erteleniyor.
e-İrsaliyeye yanıt vermezsek ne oluyor?
Belge belirsiz durumda kalıyor ve tedarikçiyle yapılan mutabakatlarda sorun çıkarıyor. Kısmi kabul ya da ret yanıtı, eksik teslimatın karşı tarafta da kayıtlı olmasını sağlayan tek mekanizma.
Geçen ay kaç sevkiyat eksik geldi ve kaçının kaydı tutuldu? Depo sayınızı ve aylık sevkiyat hacminizi paylaşın; mal kabul ve fatura kontrolünün sizde nasıl bağlanacağını gösterelim.
