Hammaddede soru “ne kadar üreteceğiz”. Yedek parçada soru “bu bozulursa hat kaç saat durur”.
Aynı depo, iki ayrı mantık
Fabrika deposunda iki farklı dünya yan yana duruyor ve çoğu şirket ikisini aynı kurallarla yönetmeye çalışıyor.
Hammadde üretim planına bağlı. Ne kadar üreteceğiniz belliyse ne kadar hammadde gerektiği reçeteden hesaplanabiliyor. Talep öngörülebilir.
Yedek parça hiçbir plana bağlı değil. Rulmanın ne zaman bozulacağı bilinmiyor. Bir yıl hiç kullanılmayabiliyor, sonra iki ayda üç kez lazım olabiliyor.
Bu ikisini tek bir minimum stok kuralına bağlayan fabrikalarda sonuç hep aynı: depo, hiç kullanılmayan parçalarla doluyor ve gerçekten lazım olan parça bulunmuyor.
Doğru soru maliyet değil, duruş
Yedek parça kararı tüketim rakamına bakılarak verilemiyor, çünkü geçmiş tüketim geleceği anlatmıyor.
Bakılması gereken şey şu: bu parça bulunmadığında ne olur?
Cevap “hat durur” ise parçanın fiyatı ikinci derecede önemli. Ucuz bir sensör yüzünden duran bir hattın saatlik maliyeti, çoğu tesiste o sensörün yüz katı.
Cevap “yedeği var, o kullanılır” ise stok tutmaya gerek olmayabiliyor.
Cevap “nalburdan alınır, yarım saat sürer” ise hiç stok tutulmuyor.
Bu yüzden yedek parçalar kritiklik ve temin edilebilirlik üzerinden ayrışıyor. Ucuz ama kritik ve zor bulunan bir parça, pahalı ama kolay bulunan bir parçadan daha yüksek öncelikli oluyor. Bu, sezgiye ters geldiği için sık atlanıyor: depo yöneticisi pahalı parçaları izliyor, hattı durduran ucuz parçayı izlemiyor.
Tedarik süresi kritikliğin yarısı
Kritiklik tek başına yetmiyor. İkinci değişken parçanın ne kadar sürede geleceği.
Kritik ama yarım günde gelen bir parça için stok tutmak gerekmeyebiliyor. Kritik ve altı haftada gelen ithal bir parça için tutmak zorunlu.
Burada dikkat edilecek nokta, tedarik süresinin tedarikçi beyanına göre değil, gerçekleşen sürelere göre alınması. Tedarikçi “iki hafta” diyorsa ve son on siparişin ortalaması dört hafta çıkıyorsa planlamada kullanılacak rakam dört hafta.
Bu ölçüm ancak sipariş ve teslim alım tarihleri kayıtlıysa yapılabiliyor. Yani yedek parça stoğu kararı, aslında sipariş takibi disiplinine bağlı.
Bir de ithal parçalarda gümrük ve nakliye süresi var ve bu süre genelde tedarikçinin verdiği termine dahil değil.
Rezervasyon: planlı bakımın sessiz şartı
Yedek parça deposundaki en sık şikayet şu: planlı bakım için ayrılan parça, bakım gününden önce başka bir arızada kullanılmış oluyor.
Kimse yanlış yapmıyor. Parça depoda duruyordu, acil bir arıza çıktı, kullanıldı. Bakım günü geldiğinde parça yok ve bakım erteleniyor.
Çözüm rezervasyon. Planlı bakım için ayrılan parça sistemde ayrılmış görünüyor; başka bir iş onu kullanmaya kalktığında uyarı çıkıyor.
Rezervasyon aynı zamanda satın alma tarafını da etkiliyor. Rezerve edilmiş parça “var” görünmemeli; aksi halde kritik stok uyarısı geç geliyor ve sipariş geç veriliyor.
Aynı mantık projeye ayrılan malzemede de geçerli. Proje için alınmış malzemenin başka bir işte kullanılması, proje maliyetini de bozuyor.
Kritik stok uyarısı ne zaman işe yarar
Minimum stok seviyesi çoğu sistemde tanımlanabiliyor ama çoğu tesiste ya sürekli gereksiz uyarı üretiyor ya da hiç çalışmıyor.
Sebebi, seviyenin tek bir rakam olarak konulması. Doğru seviye üç şeyin birlikte düşünülmesini gerektiriyor: parçanın kritikliği, tedarik süresi ve rezerve edilmiş miktarın hesaba katılıp katılmadığı.
Rezervasyon hesaba katılmıyorsa uyarı hep geç geliyor: sistemde beş adet görünüyor, üçü rezerve, gerçekte iki adet var.
Bir de uyarının kime gittiği önemli. Depo sorumlusuna giden bir uyarı, satın alma talebine dönüşmüyorsa hiçbir şey değişmiyor. Uyarının doğrudan talep açacak kişiye gitmesi ya da talebi kendiliğinden oluşturması gerekiyor.
Dört yüz liralık sensör, dokuz saat duruş
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Kritikliğin fiyatla ilgisi olmadığını gösteren bir örnek.
Bir un fabrikasında paketleme hattındaki bir seviye sensörü arızalandı. Parçanın fiyatı yaklaşık dört yüz liraydı.
Depoda yoktu. Yedek parça listesinde de yoktu, çünkü ucuz bir kalemdi ve stok politikası tutar üzerinden kurulmuştu: belirli bir bedelin üzerindeki parçalar izleniyordu.
Parça şehir dışından getirtildi. Kargo, tedarikçinin stok kontrolü ve hattın yeniden devreye alınması derken toplam duruş dokuz saat oldu.
Aynı depoda ise listenin en pahalı kalemlerinden biri olan bir redüktör yedeği duruyordu ve üç yıldır kullanılmamıştı. Listede olmasının tek sebebi buydu.
Politika değiştirildikten sonra sıralama tutar üzerinden değil, iki soru üzerinden yapıldı: bu parça yoksa hat durur mu, ve ne kadar sürede temin edilir?
Bu ikili tarandığında ortaya çıkan liste şaşırtıcıydı. İzlenmesi gereken 60 kalemin yarısından fazlası, eski politikanın eşiğinin altında kalan ucuz parçalardı. Buna karşılık listede duran pahalı parçaların bir kısmı, yerel olarak yarım günde bulunabilen kalemlerdi ve stoktan çıkarıldı.
Toplam stok değeri düştü, duruş riski azaldı. İkisi aynı anda oldu, çünkü doğru soru sorulmaya başlandı.
Codigno tarafında
Depo ve stok yönetimi tarafında çok lokasyonlu stok, depo rezervasyonu, masraf merkezi bağı, gelişmiş depo yetkileri ve üretime çıktı senaryoları bulunuyor.
Rezervasyon, planlı bakım ve proje malzemesi ayrımının kurulduğu yer. Alternatif malzeme birimi tanımlanabildiği için kutu ile alınıp adet üzerinden tüketilen parçalar doğru izleniyor.
Talep tarafında bakım biriminin talepleri kendi onay rotasından geçebiliyor; onay hiyerarşisi departman bazında tanımlanıyor.
Sayım tarafı: stok sayımı neden tutmuyor. Üretim tarafı: endüstri ve üretim çözümleri. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Yedek parça stoğu hangi kalemler için tutulmalı?
Bulunmadığında üretimi durduran ve kısa sürede temin edilemeyen kalemler için. Ucuz olması stok tutmama gerekçesi değil; belirleyici olan duruş riski ve tedarik süresi.
Minimum stok seviyesi nasıl belirlenmeli?
Tedarik süresi ve kritiklik birlikte değerlendirilerek. Tek bir genel kural bütün kalemlere uygulandığında ya gereksiz uyarı üretiyor ya da geç haber veriyor.
Rezerve edilmiş parça stokta var mı sayılmalı?
Sayılmaması gerekiyor. Rezerve miktar mevcut sayıldığında kritik stok uyarısı geç geliyor ve sipariş gecikiyor.
Hiç hareket görmeyen parçalar ne yapılmalı?
Silinmeden pasif işaretlenebiliyor. Yalnız silme kararı vermeden önce kritikliğe bakılmalı; yıllardır kullanılmayan bir parça, kullanıldığı gün hattı kurtaran parça olabiliyor.
Tedarik süresi nereden alınmalı?
Tedarikçi beyanından değil, geçmiş siparişlerin gerçekleşen sürelerinden. İthal kalemlerde gümrük ve nakliye süresinin dahil olup olmadığı ayrıca kontrol edilmeli.
Bakım ekibinin talepleri satın almadan mı geçmeli?
Geçmesi gerekiyor, ancak acil arızalar için ayrı bir yol bırakılmalı. Acil alıma yol bırakmayan sistemlerde o alım kayıt dışı yapılıyor.
Geçen yıl kaç kez parça beklerken hat durdu? Kritik parça sayınızı ve ithal kalem oranınızı paylaşın; rezervasyon ve kritik stok uyarısının sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
