Yılda bir kez doldurulan değerlendirme formu, o günkü ruh halini ölçüyor. Performansı değil.
Formun ölçtüğü şey performans değil
Çoğu şirkette tedarikçi değerlendirmesi şöyle yapılıyor: yılda bir kez, genelde belge denetimi yaklaşırken, satın alma sorumlusuna bir form veriliyor. Kalite, teslimat, fiyat, iletişim başlıklarında puan isteniyor.
Sorumlu formu dolduruyor. Puanlar genelde yüksek çıkıyor, çünkü çalışılmaya devam edilen tedarikçilere düşük puan vermek tuhaf oluyor. Bir iki tedarikçiye düşük puan veriliyor, o da son altı ayda yaşanan bir olaydan hatırlanan bir şey.
Bu form denetimde işe yarıyor. Karar vermekte yaramıyor.
Sebebi basit: form hafızayı ölçüyor. Hafıza ise son olayı, en sesli şikayeti ve kişisel ilişkiyi ölçüyor. On ay önce üst üste geciken ama sonra düzelen bir tedarikçi, formda iyi görünüyor.
Ölçüm süreçten çıkmalı, formdan değil
İşe yarayan tedarikçi değerlendirmesinin tek şartı var: rakamlar zaten kayıtlı olan verilerden çıkacak.
Sipariş ne zaman verildi, termin ne zaman söylendi, mal ne zaman geldi. Bu üç tarih varsa zamanında teslim oranı hesaplanıyor ve kimseye soru sorulmuyor.
Sipariş miktarı ile teslim alınan miktar varsa tam teslim oranı çıkıyor.
Mal kabulde reddedilen ya da hasarlı çıkan kalemler kayıtlıysa kalite göstergesi çıkıyor.
Faturada fark çıkan kalemler kayıtlıysa, ki bu genelde hiç bakılmayan bir gösterge, tedarikçinin fiyat disiplini görünüyor.
Bunların hiçbiri ek iş değil. Zincir düzgün kaydediliyorsa değerlendirme kendiliğinden oluşuyor. Kaydedilmiyorsa hiçbir form o boşluğu kapatmıyor.
Bakılması gereken beş gösterge
Uygulamada anlamlı sonuç veren göstergeler şunlar.
Zamanında teslim oranı. Tedarikçinin kendi verdiği termini tutma oranı. Tedarikçi performansının temel ölçüsü ve tek başına en çok şey söyleyeni.
Tam teslim oranı. Siparişin eksiksiz gelme oranı. Zamanında ama eksik gelen teslimat başarı sayılmıyor; bu ikisi ayrı ayrı izlenmezse tablo yanıltıcı oluyor.
Ret ve hata oranı. Mal kabulde reddedilen kalemlerin oranı. Kalite tarafının en somut göstergesi.
Fatura farkı oranı. Sipariş fiyatıyla fatura fiyatı arasında fark çıkan işlemlerin oranı. Az kullanılıyor ama tedarikçinin anlaşmaya sadakatini doğrudan gösteriyor.
Yanıt süresi. Teklif isteğine ne kadar sürede dönüldüğü. Acil ihtiyaçlarda kime gidileceğini belirleyen gösterge.
Bunların yanında ölçülemeyen ama kayda geçmesi gereken şeyler de var: sorun çıktığında nasıl davrandığı, teknik destek verip vermediği, alternatif önerip önermediği. Bunlar puanla değil, notla tutuluyor.
En ucuz teklifin gerçek maliyeti
Bu ölçümlerin asıl işe yaradığı yer teklif değerlendirmesi.
Bir tedarikçi kalem başına diğerinden yüzde altı daha ucuz teklif veriyor. Tablo ilkini gösteriyor.
Ama ilki son bir yılda siparişlerinin yarısını geç teslim etmiş, üç kez eksik göndermiş ve iki faturasında fiyat farkı çıkmış. İkincisinin hiçbirinde sorun yok.
Aradaki yüzde altılık fark, duran üretimin, acil alıma kaçılan kalemlerin ve muhasebenin harcadığı zamanın yanında küçük kalıyor. Ama bu ancak rakamlar teklifin yanında dururken görülebiliyor.
Kayıt yoksa karar fiyata göre veriliyor, çünkü elde tek karşılaştırılabilir veri o oluyor.
Puanı ne yapacaksınız
Ölçümün bir sonucu olmalı, yoksa ölçüm de bir süre sonra bırakılıyor.
Uygulamada işleyen kullanım şu şekilde. Teklif değerlendirmesinde puan fiyatın yanında görünüyor. Belirli bir eşiğin altına düşen tedarikçiye yeni teklif isteği gönderilmiyor ya da onay gerektiriyor. Kritik malzemelerde yalnızca belirli puanın üzerindeki tedarikçilerle çalışılıyor.
Bir de tedarikçiye geri bildirim var ve en çok atlanan bu. Performansını bilmeyen tedarikçi düzeltemiyor. Düzenli çalışılan tedarikçilerle yılda bir yapılan bir görüşmede rakamları paylaşmak, tedarikçi değiştirmekten çoğu zaman daha ucuza geliyor.
En ucuz tedarikçi, en pahalı tedarikçi çıktı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Rakamların kararı nasıl değiştirdiğini gösteren bir örnek.
Bir mobilya üreticisi, kenar bandı alımında iki tedarikçiyle çalışıyordu. A firması metre başına daha ucuzdu ve alımların büyük kısmı ona gidiyordu. B firmasının fiyatı yaklaşık yüzde altı yüksekti.
Yıllık değerlendirme formunda ikisi de “iyi” puan almıştı.
Süreç kayıtlarından çıkarılan rakamlar başka bir tablo gösterdi.
A firmasının zamanında teslim oranı yüzde 61’di. B firmasının yüzde 94.
A firmasının siparişlerinin yüzde 18’i eksik gelmişti; kalan miktar için ikinci sevkiyat gerekmişti. B firmasında bu oran yüzde 3.
Mal kabulde ret oranı A’da yüzde 7, B’de yüzde 1.
Ve en çarpıcısı: A firmasının faturalarının yüzde 12’sinde sipariş fiyatıyla fatura fiyatı tutmuyordu, hepsi de yukarı yönlüydü.
A firmasının gecikmeleri yüzünden o yıl dört kez acil alıma gidilmişti ve acil alım fiyatları, B firmasının normal fiyatının üzerindeydi.
Fiyat farkı yüzde altıydı. Fark edilmeyen maliyet, o farkı defalarca aşıyordu.
Değişen şey bir sonraki teklif turunda oldu: rakamlar teklifin yanında duruyordu ve karar tartışmasız verildi.
Codigno tarafında
Teklif yönetimi tarafında tedarikçi değerlendirme süreçte yer alıyor ve gelen teklifler tek ekranda karşılaştırılıyor.
Değerlendirmeyi besleyen veriler zincirin kendisinden geliyor: sipariş tarihleri, parçalı ve toleranslı teslim alım kayıtları, fatura çapraz kontrolünde çıkan fark uyarıları. Ayrı bir veri girişi gerekmiyor.
Termin ve gecikme tarafı: açık sipariş ve termin takibi. Belge tarafı: ISO 9001 madde 8.4. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Tedarikçi değerlendirmesi ne sıklıkta yapılmalı?
Göstergeler süreçten otomatik çıkıyorsa sürekli güncel oluyor ve ayrı bir dönem gerekmiyor. Yorum gerektiren başlıklar için yılda bir gözden geçirme yaygın.
Az çalışılan tedarikçiler nasıl değerlendirilir?
Az sayıda işlemden çıkan oranlar yanıltıcı olabiliyor. Bu tedarikçiler için işlem sayısı belirli bir eşiğe ulaşana kadar puan yerine kayıt tutmak daha doğru.
Puanlama ağırlıkları nasıl belirlenmeli?
Malzemenin niteliğine göre değişiyor. Üretimi durduran kritik kalemlerde teslimat ağırlığı, kalite kritik kalemlerde ret oranı öne çıkıyor. Tek bir ağırlık setini her kaleme uygulamak tabloyu anlamsızlaştırıyor.
Düşük puanlı tedarikçiyle çalışmayı bırakmalı mıyız?
Tek tedarikçili kalemlerde bu her zaman mümkün olmuyor. Bu durumda puanın kullanımı, alternatif tedarikçi arayışını başlatmak ve sözleşme koşullarını sıkılaştırmak oluyor.
Tedarikçiye puanını göstermeli miyiz?
Göstermek genelde işe yarıyor. Performansını bilmeyen tedarikçi düzeltemiyor ve tedarikçi değiştirmek çoğu zaman daha pahalı.
Fiyat da puanlamaya girmeli mi?
Fiyat zaten teklifte görünüyor. Performans puanının işlevi, fiyatta görünmeyen maliyeti göstermek. İkisini tek bir puanda birleştirmek bu ayrımı yok ediyor.
En ucuz tedarikçiniz siparişlerinin kaçını zamanında teslim etti? Tedarikçi sayınızı ve aylık sipariş hacminizi paylaşın; değerlendirmenin süreçten nasıl kendiliğinden çıkacağını gösterelim.
