Denetimden geçen bir kayıt ile işe yarayan bir kayıt aynı şey olabilir. Çoğu şirkette olmuyor.
Standardın istediği şey aslında sade
ISO 9001’in dışarıdan sağlanan ürün ve hizmetlerle ilgili maddesi, özünde üç şey istiyor.
Tedarikçileri seçerken kullandığınız kriterleri belirleyin. Onları bu kriterlere göre değerlendirin. Performanslarını izleyin ve gerektiğinde yeniden değerlendirin.
Standart bunun nasıl yapılacağını söylemiyor. Puan tablosu dayatmıyor, üç teklif zorunluluğu getirmiyor, yıllık değerlendirme takvimi belirlemiyor. Bunların hepsi uygulama tercihi ve zamanla alışkanlığa dönüşmüş yorumlar.
İstediği tek şey, kararların dayanağının kayıtlı olması.
Buna rağmen sahada gördüğümüz tablo genelde şu: yılda bir kez doldurulan bir form, bir onaylı tedarikçi listesi ve denetimde gösterilen bir klasör. Standardın istediği karşılanıyor ama şirkete hiçbir şey kazandırmıyor.
Onaylı tedarikçi listesi neden ölü bir belge oluyor
Onaylı tedarikçi listesi çoğu şirkette bir kere hazırlanıp güncellenmeyen bir dosya.
Sebep şu: liste satın alma sürecinin içinde durmuyor, yanında duruyor.
Satın almacı teklif isterken listeye bakmıyor, çünkü listeyi açmak ayrı bir iş. Tanıdığı tedarikçilere soruyor. Listede olmayan bir firmadan alım yapılıyor ve liste bir yıl sonra denetimden önce güncelleniyor.
Listenin canlı olmasının tek yolu, sürecin içine girmesi. Teklif isteği gönderilirken seçilebilir tedarikçilerin listeden gelmesi, listede olmayan bir firmaya teklif gönderilmek istendiğinde bunun bir adım gerektirmesi.
Burada dikkat edilecek nokta, adımın kapatıcı değil kaydedici olması. Yeni tedarikçiyle çalışmak yasaklanırsa süreç dışına çıkılıyor. Yeni tedarikçi eklemek bir onaya bağlanırsa hem liste canlı kalıyor hem de kayıt oluşuyor.
Kriterler kayıtta nerede duruyor
Tedarikçi seçim kriterleri genelde bir prosedür metninde yazılı: teknik yeterlilik, referanslar, fiyat, ödeme koşulları, kalite belgeleri, kapasite.
Bu kriterlerin bir kısmı tedarikçi kartında duruyor: belgeler, kapasite bilgisi, referanslar. Bunlar başlangıçta bir kez toplanıyor ve belge geçerlilik tarihleriyle birlikte tutulması gerekiyor. Süresi dolan ISO belgesi ya da sigorta poliçesi, uyarı üretmiyorsa fark edilmiyor.
Diğer kısmı ise süreçten çıkıyor: zamanında teslim, tam teslim, ret oranı, fatura farkı. Bunlar performans göstergeleri ve elle girilmeleri gerekmiyor; zincir düzgün kaydediliyorsa kendiliğinden oluşuyorlar.
Ayrım önemli. Birinci grup belge yönetimi, ikinci grup süreç çıktısı. İkisini aynı forma sıkıştırmaya çalışmak, her ikisini de yüzeysel hale getiriyor.
Yeniden değerlendirme ve sonucu
Standart performansın izlenmesini ve gerektiğinde yeniden değerlendirme yapılmasını istiyor. Buradaki kritik kelime “gerektiğinde”.
Çoğu şirket bunu takvime bağlıyor: yılda bir kez herkes değerlendirilir. Bu, düşük riskli tedarikçiler için gereksiz iş üretiyor, kritik tedarikçiler için de geç kalıyor.
Risk temelli yaklaşım daha az emekle daha çok sonuç veriyor. Kritik malzeme sağlayan ve alternatifi olmayan tedarikçiler daha sık, standart sarf malzemesi veren tedarikçiler daha seyrek ele alınıyor.
Bir de tetiklenmiş değerlendirme var ve en işe yarar olanı bu: belirli bir olay olduğunda değerlendirme kendiliğinden gündeme geliyor. Üst üste geciken teslimatlar, mal kabulde çıkan ret, faturada tekrarlayan fark.
Değerlendirmenin bir sonucu olması da gerekiyor. Düşük performanslı tedarikçiye ne yapılıyor? Uyarı mı yazılıyor, listeden mi çıkarılıyor, koşulları mı sıkılaştırılıyor? Sonucu olmayan bir değerlendirme, bir süre sonra doldurulmayı bırakıyor.
Denetime hazır olmak ile işe yaraması
İkisi çelişmiyor ama aynı şey de değil.
Denetim için gereken şey izlenebilirlik: kriterler belirlenmiş mi, değerlendirme yapılmış mı, kayıtlar duruyor mu, düşük performansta ne yapılmış?
Şirkete fayda sağlayan şey ise bu kayıtların karar anında kullanılabilir olması. Teklif değerlendirirken tedarikçinin geçmiş performansı ekranda duruyorsa kayıt bir işe yarıyor. Klasörde duruyorsa yalnızca denetime hizmet ediyor.
Süreçten kendiliğinden çıkan bir kayıt her iki ihtiyacı birden karşılıyor ve ek iş üretmiyor. Ayrı doldurulan bir form ise ikisinden yalnızca birini karşılıyor.
Denetimden geçti, sahada iş durdu
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Kaydın denetime hizmet etmesiyle işe yaraması arasındaki farkı gösteren bir örnek.
Bir metal işleme firması ISO 9001 belgesine sahipti. Onaylı tedarikçi listesi vardı, yıllık değerlendirme formları dosyada duruyordu, denetimden bulgusuz geçilmişti.
Aynı yıl içinde iki olay yaşandı.
Birincisi: kaplama işi verilen bir tedarikçinin çevre izni süresi dolmuştu. Firma bunu, müşterisinin denetimi sırasında öğrendi. İzin bilgisi tedarikçi dosyasında vardı ama geçerlilik tarihi hiçbir yerde izlenmiyordu.
İkincisi: değerlendirme formunda “iyi” puan almış bir tedarikçi, yıl boyunca teslimatlarının önemli kısmını geciktirmişti. Formu dolduran kişi bu gecikmeleri hatırlamamıştı, çünkü form yıl sonunda dolduruluyordu ve gecikmelerin çoğu ilk çeyrekteydi.
İki olayın da ortak noktası şuydu: gerekli bilgi şirkette vardı. Biri dosyada, diğeri sipariş kayıtlarında. Ama ikisi de karar anında kimsenin önüne gelmiyordu.
Yapılan iki değişiklik teknik değildi. Belge geçerlilik tarihleri tedarikçi kaydına girildi ve süresi yaklaşanlar uyarı üretmeye başladı. Zamanında teslim oranı ise sipariş kayıtlarından hesaplanıp teklif karşılaştırma ekranında gösterilmeye başlandı.
Yıllık form doldurulmaya devam ediyor. Ama artık kararı o form vermiyor.
Codigno tarafında
Teklif yönetimi tarafında tedarikçi değerlendirme süreçte yer alıyor ve gelen teklifler tek ekranda karşılaştırılıyor. Değerlendirmeyi besleyen veriler zincirin kendisinden geliyor.
Teslim alım tarafındaki parçalı ve toleranslı kabul kayıtları, fatura tarafındaki çapraz kontrol ve fark uyarıları performans göstergelerinin kaynağını oluşturuyor. Ayrı bir veri girişi gerekmiyor.
Prosedür tarafı: satın alma prosedürü yazmak ile uygulamak. Ölçüm tarafı: tedarikçi performansı nasıl ölçülür. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
ISO 9001 üç teklif almayı zorunlu kılıyor mu?
Kılmıyor. Standart tedarikçi seçim kriterlerinin belirlenmesini ve uygulanmasını istiyor. Üç teklif, bu kriterlerin en yaygın uygulanış biçimi olarak yerleşmiş bir sektör alışkanlığı.
Onaylı tedarikçi listesi zorunlu mu?
Standart doğrudan böyle bir liste istemiyor; seçim kriterlerinin belirlenmesini ve uygulanmasını istiyor. Liste, bunun en yaygın uygulama biçimi.
Değerlendirme ne sıklıkta yapılmalı?
Standart bir takvim dayatmıyor. Risk temelli yaklaşımda kritik tedarikçiler daha sık, düşük riskliler daha seyrek ele alınıyor.
Puanlama tablosu şart mı?
Şart değil. Puanlama yaygın bir yöntem ama tek yöntem değil. Önemli olan kriterlerin belli, değerlendirmenin yapılmış ve sonucunun kayıtlı olması.
Tedarikçi belgelerinin süresi nasıl takip edilmeli?
Belge geçerlilik tarihinin tedarikçi kartında tutulup uyarı üretmesiyle. Süresi dolan belgeler uyarı olmadan fark edilmiyor.
Yeni bir tedarikçiyle çalışmak için ne gerekiyor?
Seçim kriterlerine göre değerlendirilip kayda geçmesi. Bu adımın süreci durdurmayacak şekilde kurgulanması önemli; ağır bir onay süreci, satın almacıyı sistem dışına çıkarıyor.
Onaylı tedarikçi listeniz en son ne zaman güncellendi? Tedarikçi sayınızı ve belge takibinizin bugünkü halini paylaşın; değerlendirmenin süreçten nasıl kendiliğinden çıkacağını gösterelim.
