Ay sonu geldi, iki yüz fatura masada. Kaçının siparişle karşılaştırıldığını biliyor musunuz?
Kontrol var ama örneklem üzerinden
Fatura kontrolü, her şirketin yaptığını söylediği ama çok azının gerçekten yaptığı iş.
Kâğıt üzerindeki akış şu: fatura gelir, muhasebe siparişi bulur, irsaliyeyi çıkarır, üçünü karşılaştırır, uygunsa ödemeye alır. Kulağa basit geliyor.
Uygulamada olan şu: ay sonunda iki yüz fatura birikir. Her biri için sipariş aramak, irsaliye klasörünü karıştırmak ve kalem kalem karşılaştırmak günler alır. O süre yoktur. Bu yüzden büyük tutarlı olanlar kontrol edilir, küçük tutarlılar geçer.
Küçük tutarlıların geçmesi mantıklı görünür ama fazla ödemenin çoğu orada birikir. Yüz liralık farkın iki yüz faturada tekrarlaması, tek seferlik yirmi bin liralık bir hatadan daha büyük bir rakam yapar ve hiç fark edilmez.
En sık çıkan üç fark
Fiyat farkı. Siparişteki birim fiyat ile faturadaki arasında yüzde sekizlik bir fark var. Sebebi çoğu zaman kötü niyet değil: tedarikçi zam yapmıştır ve satın almacıya söylemiştir ama sipariş güncellenmemiştir. Ya da teklif geçerlilik süresi dolmuştur. Fark ödenirse sipariş fiyatı anlamını kaybeder; bir sonraki sefer de aynısı olur.
Miktar farkı. Sipariş 100, teslim alınan 92, fatura 100 üzerinden. Bu, mal kabulde eksik gelen malzemenin kaydedilmemesinin doğrudan sonucu. Fatura kontrolü burada bir şey yakalayamaz, çünkü karşılaştıracağı doğru veri yoktur.
Siparişsiz fatura. Hiç siparişi olmayan bir fatura gelir. Genellikle acil alımdan kaynaklanır: birisi telefonla almıştır, sistemde kaydı yoktur. Muhasebe ne yapacağını bilmez, sorar, “evet biz aldık” cevabı gelir, ödenir. Süreç dışı alımların büyük kısmı bu yolla görünür hale gelir ve hiçbir yerde toplanmaz.
Bunların dışında daha az sıklıkta ama daha maliyetli iki durum var: aynı faturanın iki kez ödenmesi ve iskonto ya da vade farkının faturaya yansımaması.
Farkın asıl kaynağı fatura değil
Fatura kontrolü, kendisinden önceki adımların doğru kaydedilmiş olmasına dayanır. Bu yüzden fark yakaladığınızda sorun genelde faturada değildir.
Fiyat farkı sipariş güncellenmediği için çıkar. Miktar farkı mal kabul kaydedilmediği için çıkar. Siparişsiz fatura talep süreci atlandığı için çıkar.
Bunun pratik sonucu şu: fatura kontrolünü güçlendirmek isteyen şirketlerin çoğu muhasebeye eleman alıyor ya da kontrol prosedürünü sıkılaştırıyor. İkisi de sonucu çok değiştirmiyor, çünkü sorun kontrolün gücünde değil, karşılaştırılacak verinin olmamasında.
Zincirin ilk beş adımı kayıtlıysa fatura kontrolü neredeyse kendiliğinden çalışır. Kayıtlı değilse hiçbir kontrol düzeni onu kurtarmaz.
Fark çıktığında ne yapılmalı
Fark bulmak işin kolay kısmı. Asıl mesele ne yapılacağının önceden tanımlı olması.
Farkın tolerans içinde olup olmadığına bakılır. Kuruş seviyesindeki yuvarlama farkları için süreç işletmek zaman kaybı; bu yüzden ihmal edilebilir bir sınır tanımlanır ve altı otomatik geçer.
Tolerans dışındaki fark için karar verilir. Üç yol var: fatura reddedilip iade edilir, tedarikçiden fark faturası ya da iade faturası istenir, veya fark şartlı onayla kabul edilip gerekçesi kayda geçer.
Üçüncüsü uygulamada en sık kullanılan ve en çok suistimale açık olan. Şartlı onay bir yetkiye bağlanmazsa “fark küçüktü, onayladım” cümlesi zamanla her fark için kullanılır hale gelir.
Ve fark mutlaka kaydedilir. Hangi tedarikçiden kaç kez fark çıktığı, tedarikçi değerlendirmesinin en somut girdisi. Sürekli fiyat farkı çıkaran bir tedarikçi, teklifte en ucuz görünen tedarikçi olabilir.
Fatura onay akışı nasıl kurgulanır
Fark yakalamak kadar önemli olan, faturanın onaydan geçerken tıkanmaması.
Uygulamada en çok karşılaşılan iki uç var. Birincisinde bütün faturalar tek bir yöneticiye çıkıyor. O yönetici yüz faturayı okuyamıyor, hepsini birden onaylıyor ve onay bir formaliteye dönüşüyor. İkincisinde onay kademesi çok, fatura üç masada dolaşıyor, vade geçiyor ve tedarikçi arıyor.
Dengeyi kuran şey, onayın fark durumuna göre ayrışması oluyor.
Sipariş var, mal kabul var, fark yok. Bu faturanın onaya çıkmasına gerek kalmıyor; kontrol zaten sipariş onayında yapılmıştı. Doğrudan ödeme listesine geçebiliyor.
Fark var ama tolerans içinde. Kayda geçiyor, akış durmuyor.
Fark tolerans dışında. Onaya düşüyor ve onaylayan kişi neyin farklı olduğunu ekranda görüyor. Sadece “onayla” düğmesi gösteren bir ekran, kararı imkansız kılıyor.
Siparişsiz fatura. Ayrı bir kuyruğa düşüyor, çünkü burada verilecek karar farklı: bu alım kim tarafından, hangi yetkiyle yapıldı?
Bu ayrım kurulduğunda faturaların büyük kısmı hiç onaya çıkmadan geçiyor ve onaycının önüne sadece gerçekten bakılması gereken kalemler geliyor. Onayın anlamı da o zaman geri geliyor.
Otomatik eşleştirme neyi çözer, neyi çözmez
Sistem üzerinden yapılan eşleştirmede sipariş, teslim alım kaydı ve fatura aynı kayıt zincirine bağlıdır. Fatura girildiğinde karşılaştırma anında yapılır, tutmayan kalem uyarı üretir.
Bunun çözdüğü şey hız. İki yüz faturanın hepsi kontrol edilir, örneklem yapılmaz. Fark ödemeden önce görünür.
Çözmediği şey ise veri kalitesi. Mal kabul kaydı yanlış girilmişse sistem yanlış veriyi doğru kabul eder ve uyarı üretmez. Otomatik eşleştirme, kayıt disiplininin yerine geçmiyor; onu kullanılabilir hale getiriyor.
Bir de e-Fatura tarafı var. Fatura zaten elektronik geliyorsa elle veri girişi ortadan kalkıyor ve karşılaştırma doğrudan yapılabiliyor. Bu, kontrolün önündeki en büyük mekanik engeli kaldırıyor.
Bir lojistik firmasında küçük faturalar hiç kontrol edilmiyordu
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Somut bir tablo üzerinden bakalım.
150 araçlık bir lojistik firması. Aylık gelen tedarikçi faturası sayısı yaklaşık 380: yakıt, lastik, yedek parça, bakım, sarf.
Muhasebede iki kişi fatura kontrolü yapıyordu. Uygulama şuydu: belirli bir tutarın üzerindeki faturalar siparişle karşılaştırılıyor, altındakiler doğrudan ödemeye alınıyordu. Mantıklı bir tercihti, çünkü 380 faturanın hepsini karşılaştıracak zaman yoktu.
Altı aylık bir örneklem geriye dönük incelendiğinde şu çıktı. Eşiğin altındaki faturaların yüzde on birinde sipariş fiyatıyla fatura fiyatı tutmuyordu. Farkların çoğu kalem başına yüzde iki ile beş arasındaydı.
Tek tek bakıldığında hiçbiri dikkat çekmiyordu. Altı aylık toplamı ise büyük tutarlı faturalarda yakalanan farkların üzerindeydi.
Bir de şu vardı: aynı lastik tedarikçisinden gelen faturaların önemli kısmında fark çıkıyordu. Yani rastgele bir hata değil, tekrarlayan bir kalıptı ve kimse görmüyordu çünkü kimse o faturalara bakmıyordu.
Otomatik eşleştirme devreye alındığında yapılan tek değişiklik kapsam oldu: örneklem yerine bütün faturalar. Ek personel alınmadı.
Codigno ERP’de fatura kontrolü
Tedarikçi fatura kontrol ve onay tarafında fatura, siparişe ve teslim alım kaydına bağlı olarak karşılaştırılıyor. Çapraz kontrol otomatik yapılıyor, fark uyarı üretiyor.
Fark durumunda şartlı onay ve fark faturası senaryoları tanımlı; yönetici son onayı ayrı bir adım olarak duruyor. Muhasebe ve finans entegrasyonu sayesinde onaylanan fatura ikinci kez girilmiyor.
Zincirin tamamı aynı kayıt üzerinden ilerlediği için fatura kontrolü ayrı bir iş olmaktan çıkıyor; talep, teklif, sipariş, mal kabul ve fatura tek bir izde duruyor.
Zincirin bütününe bakmak isterseniz: satın alma yönetimi rehberi.
Belge okuma tarafı elle veri girişini azaltıyor: yüklenen fatura ve irsaliyenin içeriği yapay zekâ ile çıkarılıp kaleme dönüştürülüyor, karşılaştırma bunun üzerine kuruluyor.
Sık sorulan sorular
Üçlü eşleştirme her fatura için gerekli mi?
Genellikle tutar eşiğine bağlanıyor. Küçük tutarlı rutin alımlarda ikili eşleştirme (sipariş ve fatura) yeterli sayılabiliyor. Hangi eşiğin doğru olduğu işletmenin alım profiline göre değişiyor.
Siparişsiz gelen faturayı reddetmeli miyiz?
Reddetmek her zaman mümkün olmuyor, çünkü mal alınmış ve kullanılmış olabiliyor. Önemli olan bu faturaların ayrı işaretlenmesi ve oranının izlenmesi. Oran yükseliyorsa sorun fatura tarafında değil, talep tarafında.
Aynı faturanın iki kez ödenmesi nasıl önleniyor?
Fatura numarası ve tedarikçi bazında tekillik kontrolüyle. Elle yürüyen süreçlerde bu hata özellikle kopya belge geldiğinde ortaya çıkıyor ve fark edilmesi aylar alabiliyor.
Fark çıktığında ödeme durur mu?
Tanımlanan kurala göre. Tolerans içindeki farklar akışı durdurmuyor, dışındakiler onaya düşüyor. Her farkın ödemeyi durdurduğu bir kurgu, tedarikçi ödemelerini geciktirip ilişkiyi bozuyor.
e-Fatura kullanıyoruz, kontrol otomatik oluyor mu?
e-Fatura veri girişini ortadan kaldırıyor, karşılaştırmayı kendiliğinden yapmıyor. Karşılaştırma için faturanın siparişle ve teslim alım kaydıyla ilişkilendirilmiş olması gerekiyor.
Fark kayıtları tedarikçi değerlendirmesinde kullanılıyor mu?
Kullanılması gerekiyor. Hangi tedarikçiden kaç kez ve ne büyüklükte fark çıktığı, teklifteki fiyattan daha gerçekçi bir maliyet göstergesi.
Geçen ay gelen faturaların kaçı siparişle karşılaştırıldı? Aylık fatura sayınızı ve mevcut muhasebe sisteminizi paylaşın; eşleştirmenin sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
