Tedarikçiden mal alıyorsunuz, taşerondan iş. Kayıt açısından fark, malzemeyi kimin verdiğinde başlıyor.
İki farklı satın alma, tek bir süreç
İnşaatta, tesis işlerinde ve proje bazlı üretimde satın alma ikiye ayrılıyor.
Tedarikçiden malzeme alınıyor: demir, çimento, kablo, boya. Ölçüsü belli, miktarı belli, teslim edildiğinde iş bitiyor.
Taşerondan iş alınıyor: kalıp, sıva, elektrik tesisatı, mekanik montaj. Burada teslim edilen bir mal değil, tamamlanan bir imalat. Ölçüsü metrekare, metretül ya da adet olabiliyor ve tamamlanma oranına göre ödeniyor.
Süreç ikisi için de aynı görünüyor: talep, teklif, sözleşme ya da sipariş, kabul, fatura. Bu yüzden çoğu şirket ikisini aynı akışta yürütüyor ve bir yere kadar sorun çıkmıyor.
Sorun, malzemenin kimin olduğu sorusuyla başlıyor.
Malzemeli mi, malzemesiz mi
Taşeron sözleşmelerinde tek bir soru kaydın tamamını değiştiriyor: malzemeyi kim veriyor?
Taşeron kendi malzemesiyle geliyorsa iş basit. Siz sadece imalatı satın alıyorsunuz. Malzeme hiç stoğunuza girmiyor, proje maliyetine taşeron hakedişi olarak giriyor. Kayıt açısından hizmet alımı gibi davranıyor.
Malzemeyi siz veriyorsanız tablo değişiyor. Demir sizin, kalıp işçiliği taşeronun. O demir stoğunuzdan çıkıyor ama şirket masrafı olarak yazılmıyor; taşeronun kullanımına veriliyor ve hakedişinden düşülüyor.
Bu ikinci durum kayıtta üç yeri birden ilgilendiriyor: stok çıkışı, proje maliyeti ve hakediş mahsubu. Üçü birbirine bağlanmazsa iki hata birden oluşuyor.
Hata şöyle görünüyor: malzeme stoktan düşülüp doğrudan gidere yazılıyor. Sonra taşeronun hakedişi de tam ödeniyor. Aynı malzemenin bedeli iki kez maliyete giriyor ve taşerona verilen malzemenin karşılığı hiç alınmıyor.
Emanet malzeme kaydı
İşleyen kurgularda taşerona verilen malzeme “tüketildi” olarak değil, “emanet” olarak kaydediliyor.
Mantığı şu: malzeme deponuzdan çıktı ama hâlâ sizin. Bir yerde duruyor, o yer taşeronun şantiye alanı. Kullanıldıkça hakedişe mahsup ediliyor.
Bu ayrım yapıldığında üç şey birden mümkün hale geliyor.
Taşerona verilen ama henüz mahsup edilmemiş malzeme görünüyor. Ay sonunda “bu taşerona ne kadar malzeme verdik” sorusunun cevabı elde oluyor.
Fire tartışması veriye dayanıyor. 100 ton demir verildi, imalat karşılığı 92 ton çıkıyor. Aradaki 8 ton sözleşmedeki fire oranı içinde mi, değil mi? Sözleşmede oran yazılıysa ve verilen miktar kayıtlıysa bu bir hesap. Kayıt yoksa her seferinde pazarlık.
Ve taşeron ayrıldığında iade edilmesi gereken malzeme belli oluyor.
Hakediş satın almanın parçası mı
Burada şirketlere göre değişen bir sınır var.
Bazı yapılarda hakediş tamamen teknik ofisin işi: metraj alınıyor, imalat ölçülüyor, hakediş hazırlanıyor ve mali işlere gidiyor. Satın alma sadece sözleşmeyi yapıyor.
Bazılarında ise hakediş satın alma zincirinin devamı sayılıyor, çünkü sözleşme fiyatları, kesintiler ve malzeme mahsubu orada bir araya geliyor.
Hangisi olursa olsun bir şey değişmiyor: taşerona verilen malzemenin kaydı satın alma tarafında tutuluyor ve hakedişe oradan gitmesi gerekiyor. İki taraf birbirinden kopuk çalıştığında mahsup elle yapılıyor ve elle yapılan mahsup unutuluyor.
Taşeron seçimi tedarikçi seçiminden farklı
Değerlendirme kriterleri de aynı değil.
Tedarikçide bakılan şeyler fiyat, teslim süresi, kalite ve zamanında teslim oranı.
Taşeronda bunlara ek olarak başka şeyler geliyor: ekip büyüklüğü ve sahada gerçekten kaç kişi çalıştırdığı, iş güvenliği kayıtları, SGK ve sigorta durumu, önceki işlerdeki tamamlanma performansı, aynı anda kaç işi birden yürüttüğü.
Sonuncusu çoğu zaman en belirleyici olanı. İyi bir taşeron, aynı dönemde üç iş birden aldıysa sizin işinizde iyi olmayabiliyor.
Bu bilgilerin teklif değerlendirme aşamasında kayıtlı olması gerekiyor. Çoğu şirkette bu bilgi proje müdürünün kafasında duruyor ve o kişi değiştiğinde şirketten çıkıyor.
Aynı demirin bedeli iki kez maliyete girdi
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Mahsubun neden ayrı tutulması gerektiğini gösteren bir örnek.
Bir müteahhitlik firması, kalıp ve demir işini taşerona vermişti. Sözleşme malzemeli değildi: demiri firma alıyor, taşeron işçiliği yapıyordu.
Depodan taşerona çıkan demir, stok çıkışı olarak kaydediliyor ve doğrudan proje giderine yazılıyordu. Kayıt açısından mantıklı görünüyordu; malzeme projede kullanılmıştı.
Hakediş hazırlanırken taşeronun imalat metrajı ölçüldü ve sözleşme birim fiyatlarıyla çarpıldı. Hakediş ödendi.
Sorun şuydu: taşeronun birim fiyatı, teklif aşamasında malzemesiz olarak verilmişti ama hakediş hesabında kullanılan pozların bir kısmı malzeme dahil pozlardı. Yani firma demiri hem kendi gideri olarak yazdı hem de hakedişte taşerona ödedi.
Fark bir iş kaleminde ortaya çıktı ve geriye dönük bakıldığında iki ay boyunca devam ettiği görüldü.
İkinci bulgu daha basitti: taşerona verilen ama kullanılmayıp şantiyede kalan demirin ne kadar olduğunu kimse bilmiyordu, çünkü çıkış anında “tüketildi” sayılmıştı.
Değişen şey kayıt türüydü. Taşerona çıkan malzeme tüketim değil, mahsup edilecek çıkış olarak kaydedilmeye başlandı. Hakediş hazırlanırken o rakam ekranda duruyor ve düşülüyor.
Codigno tarafında
Talep yönetimi tarafında hizmet kalemleri malzemeyle aynı yapıda tanımlanıyor ve aynı onay akışından geçiyor. Taşeron hizmet alımları bu sayede aynı zincirde kalıyor, ayrı bir süreç kurulmuyor.
Onay hiyerarşisi proje bazında tanımlanabildiği için her projenin kendi onay rotası olabiliyor.
Teklif tarafında tedarikçi değerlendirme kayıtları tutuluyor ve gelen teklifler tek ekranda karşılaştırılıyor.
Şantiye tarafındaki diğer başlıklar: şantiyede malzeme talebi · inşaat ve altyapı çözümleri. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Taşeron da tedarikçi listesinde mi tutulmalı?
Aynı listede tutulup türü işaretlenmesi yaygın. Ayrı listeler tutulduğunda aynı firma iki kez kaydediliyor ve toplam çalışma hacmi görünmüyor.
Taşerona verilen malzeme stoktan nasıl çıkmalı?
Doğrudan tüketim olarak değil, emanet ya da mahsup edilecek çıkış olarak. Tüketim yazıldığında hem stok hem de hakediş yanlış oluyor.
Fire oranı nasıl belirlenmeli?
Sözleşmede yazılı olması gerekiyor. Yazılı değilse her hakedişte yeniden tartışılıyor ve karar pazarlık gücüne kalıyor.
Malzemeli ve malzemesiz teklifler karşılaştırılabilir mi?
Doğrudan karşılaştırılamıyor. Malzemesiz teklife kendi malzeme maliyetinizin eklenmesi gerekiyor; bu yapılmadan yapılan karşılaştırma malzemesiz teklifi haksız yere ucuz gösteriyor.
Taşeron değerlendirmesinde hangi kriterler kullanılmalı?
Fiyat ve tamamlanma performansının yanında ekip kapasitesi, iş güvenliği kayıtları ve aynı dönemde yürüttüğü diğer işlerin sayısı. Sonuncusu sahada en sık sorun çıkaran madde.
Hakediş modülü olmadan bu takip yapılabilir mi?
Malzeme mahsubu kayıt altına alınabiliyor, ancak hakediş ayrı bir sistemde yürüyorsa iki taraf arasında düzenli mutabakat gerekiyor.
Taşeronlarınıza verdiğiniz malzemenin kaydı nerede tutuluyor? Aktif taşeron sayınızı ve malzemeli çalıştığınız iş kalemlerini paylaşın; mahsubun sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
