Diğer sektörlerde stoksuz kalmak maliyet. Sağlıkta stoksuz kalmak bambaşka bir şey.
Ölçüt değişiyor
Satın alma yönetiminin bütün kavramları sağlıkta da geçerli: talep, teklif, sipariş, mal kabul, depo, fatura. Zincir aynı.
Değişen şey, kararların hangi ölçüte göre verildiği.
Bir fabrikada stok kararı maliyet ile duruş riski arasında kuruluyor. İkisi de para birimiyle ölçülebiliyor ve karşılaştırılabiliyor.
Sağlıkta bir kalemin bulunmaması para birimiyle ölçülemiyor. Bu, stok politikasını doğrudan değiştiriyor: kritik kalemlerde emniyet payı yüksek tutuluyor ve maliyet ikinci sıraya düşüyor.
Buna karşılık aşırı stok da bir risk, çünkü sağlık malzemelerinin önemli kısmının son kullanma tarihi var. Tarihi geçen malzeme sadece mali kayıp değil, denetim konusu.
İki baskı aynı anda çalışıyor: eksik kalmayacak ama elde de kalmayacak. Sağlıkta depo yönetiminin zorluğu bu.
Parti ve son kullanma tarihi takibi
Sağlık malzemesinde stok kaydı yalnızca miktar tutmuyor. Her girişin partisi ve son kullanma tarihi ayrı ayrı izleniyor.
Bunun üç somut karşılığı var.
Kullanım sırası. Depodan çıkış, tarihi en yakın partiden yapılıyor. Rafta arkada kalan eski parti kullanılmadan yenisine geçilirse eski parti tarihi geçene kadar orada duruyor.
Uyarı. Tarihi yaklaşan partiler önceden görünüyor. Uyarı yeterince erken gelirse malzeme kullanılabiliyor ya da başka bir birime aktarılabiliyor. Geç gelirse sadece imha kaydı oluyor.
Geri çağırma. Üretici bir partiyi geri çağırdığında o partiden hangi birime ne kadar gittiğinin bulunabilmesi gerekiyor. Parti bilgisi kaydedilmemişse bu izleme yapılamıyor ve o noktada elinizde tek seçenek kalıyor: o malzemenin tamamını toplamak.
Kritik nokta şu: parti ve tarih bilgisi mal kabulde girilmezse sonradan eklenemiyor. Bu yüzden sağlıkta mal kabul, zincirin en çok disiplin isteyen adımı.
Kritik stok seviyesi
Kritik seviye tanımlaması her sektörde var ama sağlıkta çalışma biçimi farklı.
Diğer sektörlerde seviye, tüketim hızı ve tedarik süresine göre belirleniyor. Sağlıkta buna bir üçüncü değişken ekleniyor: kalemin yerine kullanılabilecek bir alternatifi var mı?
Alternatifi olan bir kalemde seviye normal tutulabiliyor. Alternatifi olmayan ve kritik bir kalemde seviye yüksek tutuluyor, tedarik süresi kısa olsa bile.
İkinci fark, uyarının kime gittiği. Depo sorumlusuna giden ve talebe dönüşmeyen bir uyarı hiçbir işe yaramıyor. Uyarının doğrudan satın alma talebi oluşturması ya da talep açacak kişiye gitmesi gerekiyor.
Üçüncüsü rezervasyon. Planlı bir operasyon için ayrılmış malzeme, sistemde ayrılmış görünmüyorsa başka bir işte kullanılıyor ve operasyon günü malzeme bulunmuyor. Aynı mantık fabrikadaki planlı bakımda da geçerli, sonucu farklı.
Depolar arası hareket
Hastanede tek bir depo yok. Ana depo, eczane deposu, ameliyathane, yoğun bakım, poliklinikler. Malzeme sürekli bunlar arasında dolaşıyor.
Bu hareketlerin kaydedilmemesi, stok sayımının tutmamasının en yaygın sebebi. Malzeme sistemde ana depoda görünüyor, gerçekte serviste.
İkinci sonucu daha ağır: tüketimin hangi birimde olduğu bilinmiyor. Birim bazlı maliyet çıkarılamıyor ve hangi servisin ne kadar tükettiği görünmüyor.
Transferin tek bir hareket olarak tutulması gerekiyor. Ayrı çıkış ve ayrı giriş kaydedildiğinde malzeme aradaki sürede hiçbir yerde görünmüyor.
Kamu hastanesi mi, özel mi
Satın alma süreci açısından ikisi arasında temel bir fark var.
Kamu hastanelerinde alım ihale mevzuatına tabi. Süreç dışarıdan belirleniyor ve yazılımın işi ihaleyi yönetmek değil; ihale öncesi iç talep ve onay akışını, ihale sonrası teslim alım, depo ve ödeme akışını yönetmek.
Özel hastanelerde süreç şirket kurallarıyla yürüyor ve diğer sektörlere daha yakın duruyor. Teklif toplama, tedarikçi değerlendirme ve çerçeve anlaşmalar serbestçe kurgulanabiliyor.
Her iki durumda da depo, parti ve tarih tarafı aynı kalıyor. Farklılaşan kısım zincirin ilk yarısı.
Geri çağırma geldi, hangi partinin nereye gittiği bilinmiyordu
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Parti kaydının neden mal kabulde tutulması gerektiğini gösteren bir örnek.
Orta ölçekli bir özel hastane. Bir sarf malzemesi için üreticiden parti bazlı geri çağırma bildirimi geldi: belirli bir parti numarasındaki ürünlerin kullanımdan çıkarılması isteniyordu.
Hastane deposunda o malzemeden stok vardı ama parti bilgisi kaydedilmemişti. Mal kabulde yalnızca miktar giriliyordu.
Bunun iki sonucu oldu.
Depodaki ürünlerin hangi partiden olduğu kutulara tek tek bakılarak tespit edildi; iki kişi bir gün çalıştı.
Daha zor olanı ise şuydu: son iki ayda servislere çıkan ürünlerin hangi partiden olduğu bulunamadı. Servislere ne kadar gittiği biliniyordu, hangi partiden gittiği bilinmiyordu. O malzemenin serviste bulunan tamamı, partisine bakılmaksızın toplandı.
Geri çağrılan miktarın birkaç katı malzeme kullanımdan çıkarıldı. Bunun bir kısmı sağlam ürünlerdi.
Değişen şey basitti: mal kabulde parti ve son kullanma tarihi zorunlu alan oldu. Depodan çıkışta da parti kaydediliyor.
İkinci bir kazanç sonradan görüldü. Tarihi yaklaşan partiler uyarı vermeye başladı ve daha önce sessizce imha edilen kalemlerin bir bölümü zamanında kullanıldı.
Codigno tarafında
Depo ve stok yönetimi tarafında çok lokasyonlu stok, depo rezervasyonu, masraf merkezi bağı ve gelişmiş depo yetkileri bulunuyor. Birim bazlı tüketim takibi masraf merkezi üzerinden kuruluyor.
Mal kabulde parti numarası ve son kullanma tarihi giriliyor, stok hareketi parti bazında izleniyor. Parti takibi malzeme bazında açılıyor, yani her kalemde zorunlu tutulmuyor; ilaç ve sarf malzemede açık, demirbaşta kapalı bırakılabiliyor.
Teslim alım tarafında parçalı ve toleranslı teslim alım, e-irsaliye entegrasyonu ve evrak tarama süreçte yer alıyor.
Talep tarafında departman bazlı onay hiyerarşisi ve gelişmiş yetkilendirme bulunuyor; her birim kendi malzeme grubundan talep açabiliyor.
Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Parti ve son kullanma tarihi takibi neden mal kabulde girilmeli?
Sonradan eklenemediği için. Malzeme stoğa partisiz girdiğinde hangi kutunun hangi partiden olduğu bilinemiyor ve geri çağırma durumunda izleme yapılamıyor.
Kullanım sırası nasıl sağlanıyor?
Depodan çıkışın tarihi en yakın partiden yapılmasıyla. Sıra sistemde yönlendirilmezse rafta arkada kalan parti tarihi geçene kadar orada duruyor.
Kritik stok seviyesi sağlıkta nasıl belirleniyor?
Tüketim hızı ve tedarik süresine ek olarak kalemin alternatifi olup olmadığına göre. Alternatifsiz kritik kalemlerde emniyet payı yüksek tutuluyor.
Servisler arası malzeme hareketi nasıl kaydedilmeli?
Tek bir transfer hareketi olarak. Ayrı çıkış ve giriş kaydedildiğinde malzeme aradaki sürede hiçbir yerde görünmüyor.
Kamu hastanesinde yazılım ihale sürecini yönetir mi?
İhale mevzuata tabi ve dışarıdan belirleniyor. Yazılımın kapsamı ihale öncesi talep ve onay ile ihale sonrası teslim alım, depo ve ödeme akışı oluyor.
Tarihi geçen malzeme nasıl kayda geçmeli?
İmha ya da zayi kaydı olarak. Stoktan sessizce düşülmesi hem envanteri hem de tarih takibinin etkinliğini ölçmeyi imkansız kılıyor.
Tarihi yaklaşan partileri kaç gün önceden görüyorsunuz? Depo ve birim sayınızı, parti takibi gereken kalem oranınızı paylaşın; mal kabul ve depo tarafının sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
