Teklif euro geldi, sipariş euro açıldı, fatura TL kesildi. Aradaki farkın kime yazılacağı çoğu şirkette her seferinde yeniden tartışılıyor.
Türkiye’de satın alma tek para biriminde yürümüyor
İthal malzeme alan, yurt dışı tedarikçiyle çalışan ya da fiyatını dövize endeksleyen yerli tedarikçiden alım yapan her şirket bu durumda.
Uygulamada tablo genelde şöyle: tedarikçi euro üzerinden teklif veriyor, sipariş euro açılıyor, mal geliyor, fatura TL kesiliyor ve TL tutarı sipariş tarihindeki kurdan farklı çıkıyor.
Muhasebe farkı kur farkı olarak kaydediyor ve mesele orada kapanıyor gibi görünüyor. Kapanmıyor.
Çünkü satın alma tarafında üç soru cevapsız kalıyor: Bu alım bütçeyi aştı mı, aşmadı mı? Tedarikçi anlaşılan fiyattan mı fatura kesti? Proje maliyeti ne oldu?
Üçünün de cevabı hangi kurun kullanıldığına bağlı ve o karar çoğu şirkette yazılı değil.
Dört ayrı tarih, dört ayrı kur
Bir alım boyunca kur en az dört kez gündeme geliyor ve hepsi farklı bir soruya cevap veriyor.
Teklif tarihi. Tedarikçinin fiyatı verdiği gün. Teklif geçerlilik süresi bu tarihe bağlı ve süre dolduğunda fiyat da bağlayıcılığını kaybediyor.
Sipariş tarihi. Taahhüdün oluştuğu gün. Bütçe karşılaştırması genelde bu kurla yapılıyor, çünkü kararın verildiği an burası.
Mal kabul tarihi. Malın geldiği gün. Stok maliyeti çoğu muhasebe uygulamasında bu tarihe göre oluşuyor.
Fatura tarihi. Tedarikçinin belgeyi kestiği gün. Yasal kayıt bu tarihe göre yapılıyor.
Dört tarih arasında haftalar, ithalatta aylar olabiliyor. Kur oynadığında dört farklı TL tutarı çıkıyor ve hepsi doğru.
Sorun, şirketin hangisini “asıl” saydığını belirlememiş olması. Belirlenmediğinde her departman kendi işine gelen tarihi kullanıyor: satın alma sipariş kurunu, muhasebe fatura kurunu, proje müdürü mal kabul kurunu. Üç rapor üç farklı rakam gösteriyor ve hiçbiri yanlış değil.
Bütçe hangi kurla karşılaştırılır
En çok tartışma çıkaran soru bu ve pratik bir cevabı var.
Bütçe TL cinsindense ve alım dövizliyse, bütçe kontrolünün sipariş anında yapılması gerekiyor. Çünkü karar o anda veriliyor ve o anda bilinen tek şey o günkü kur.
Fatura geldiğinde kur oynadıysa oluşan fark bir satın alma kararı değil, finansal bir sonuç. Bunu satın almanın bütçe performansına yazmak, bütçe kontrolünü anlamsızlaştırıyor: satın almacı kontrolü olmayan bir şeyden sorumlu tutuluyor.
İşleyen ayrım şu: satın alma kararı sipariş kuruyla, finansal sonuç fatura kuruyla ölçülüyor. İkisi ayrı raporlarda duruyor ve aradaki fark kur farkı olarak görünüyor.
Bütçesini doğrudan döviz cinsinden tutan şirketlerde bu sorun büyük ölçüde ortadan kalkıyor. İthalat ağırlıklı çalışan işletmelerde yaygın bir tercih.
Aynı siparişte birden çok para birimi
Daha az konuşulan ama sık karşılaşılan durum bu.
Bir siparişte on kalem var. Sekizi euro, ikisi TL. Ya da malzeme dövizli, nakliye TL.
Bunu tek para biriminde zorlayan sistemlerde satın almacı ya iki ayrı sipariş açıyor ve izlenebilirlik bölünüyor, ya da TL kalemleri elle çevirip giriyor ve fatura geldiğinde tutmuyor.
Doğru kurgu, para biriminin kalem seviyesinde tutulabilmesi. Sipariş tek kalıyor, her kalem kendi para biriminde duruyor, toplam raporlama para biriminde hesaplanıyor.
Fatura kontrolünde kur
Sipariş, irsaliye ve fatura karşılaştırmasında dövizli alım ek bir kontrol gerektiriyor.
Karşılaştırma döviz tutarı üzerinden yapılmalı. Sipariş ve fatura aynı döviz tutarını gösteriyorsa fiyat farkı yok. TL tutarları farklı olabilir ve bu normal.
TL üzerinden karşılaştıran bir kurguda her dövizli fatura fark uyarısı üretiyor. Bir süre sonra kimse uyarılara bakmıyor ve gerçek farklar da gözden kaçıyor.
Ayrıca faturadaki kurun hangi tarihe ait olduğu kontrol edilmeli. Tedarikçinin kendi seçtiği bir kur kullanması, sözleşmede kur tarifi yoksa tartışma konusu oluyor. Bu yüzden dövizli çalışılan tedarikçilerle hangi kurun esas alınacağının sözleşmede yazılı olması gerekiyor.
Satın almacı, kontrolünde olmayan bir şeyden sorumlu tutuldu
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Kur meselesinin insan tarafını gösteren bir örnek.
Bir makine ithalatçısı, yatırım bütçesini TL cinsinden tutuyordu. Bir ekipman için dövizli sipariş verildi. Sipariş tarihindeki kurla bu, bütçeye uyuyordu.
Ekipman dört ay sonra geldi, fatura kesildi. O tarihteki kurla TL tutarı bütçe kaleminin üzerine çıktı.
Dönem değerlendirmesinde satın alma bütçe aşımıyla anıldı. Satın almacı, “en iyi teklifi aldım, fiyatı da düşürdüm” diyordu ve haklıydı: euro bazında pazarlıkla yüzde dört indirim almıştı.
Tartışma birkaç toplantı sürdü ve iki taraf da haklıydı, çünkü ikisi farklı rakamdan konuşuyordu.
Sonrasında yapılan ayrım şu oldu. Satın alma performansı sipariş tarihindeki kurla ölçülmeye başlandı; karar o anda veriliyordu ve o anda bilinen tek kur oydu. Fatura tarihindeki kurdan doğan fark ise ayrı bir satırda, kur farkı olarak raporlandı.
İkinci bir şey daha değişti. Aynı ekipmanın nakliye bedeli TL, ekipmanın kendisi euroydu. Sipariş tek para biriminde zorlandığı için nakliye elle çevrilip girilmişti ve fatura geldiğinde tutmamıştı. Kalem bazında para birimi tanımlanabilir hale geldiğinde bu ikinci tartışma da kapandı.
Codigno tarafında
Sipariş yönetimi tarafında aynı siparişte çoklu para birimi destekleniyor. Kalem bazlı parametreler tutulduğu için para birimi sipariş bütününe değil kaleme bağlanabiliyor.
Fatura kontrol adımında çapraz kontrol ve fark uyarıları çalışıyor; muhasebe ve finans entegrasyonu sayesinde onaylanan fatura ikinci kez girilmiyor.
Bütçe tarafı: satın alma bütçe kontrolü. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Bütçe karşılaştırması hangi kurla yapılmalı?
Karar anındaki kurla, yani sipariş kuruyla. Fatura kurundaki oynama bir satın alma kararı değil, finansal sonuç; ikisinin ayrı ölçülmesi gerekiyor.
Aynı siparişte iki para birimi kullanılabilir mi?
Kullanılabilmesi gerekiyor. Zorlandığında satın almacı ya siparişi bölüyor ya da elle çeviriyor; ikisi de kayıt bütünlüğünü bozuyor.
Fatura kontrolü TL üzerinden mi yapılmalı?
Döviz tutarı üzerinden. TL karşılaştırması her dövizli faturada yanlış uyarı üretiyor ve bir süre sonra uyarıların hepsi göz ardı ediliyor.
Kur farkı satın alma performansına yazılmalı mı?
Yazılmaması yaygın uygulama. Satın almacı kurun kontrolünde değil; kur farkının satın alma bütçesine yazılması, bütçe kontrolünü anlamsız hale getiriyor.
Hangi kurun esas alınacağı nerede belirlenmeli?
Tedarikçi sözleşmesinde. Kur tarifi yazılı değilse fatura aşamasında tartışma çıkıyor ve pazarlık gücü karşı tarafta oluyor.
Teklif geçerlilik süresi neden önemli?
Dövizli tekliflerde süre dolduğunda fiyat bağlayıcılığını kaybediyor. Süresi geçmiş bir teklifi siparişe çevirmek, fatura aşamasında fiyat farkı olarak geri dönüyor.
Bütçenizi hangi kurla karşılaştırıyorsunuz? Dövizli alım oranınızı ve bütçenizin hangi para biriminde tutulduğunu paylaşın; sipariş ve fatura tarafının sizde nasıl ayrışacağını gösterelim.
