Şantiye şefi arıyor, merkez not alıyor, malzeme geliyor. Kimse yanlış bir şey yapmıyor ama ay sonunda proje maliyeti tutmuyor.
Sahanın hızı ile merkezin kaydı aynı hızda değil
Şantiyede işin ritmi başka. Kalıp sökülecek, beton dökülecek, ekip bekliyor. Eksik çıkan malzeme bugün lazım, yarın değil.
Şantiye şefi telefona sarılıyor. Merkezdeki satın almacı not alıyor, tedarikçiyi arıyor, malzeme yola çıkıyor. İş yürüyor. Bu düzen kötü niyetli değil, aksine işi durdurmamak için kurulmuş bir düzen.
Sorun, o telefonun hiçbir yerde iz bırakmaması.
Malzeme geldi, kullanıldı, iş ilerledi. Sonra ay sonu geliyor. Bu malzeme hangi projeye yazılacak? Hangi iş kalemine? Kim istedi, kim onayladı? Cevaplar satın almacının hafızasında ve o hafıza kırk kalemden sonra güvenilir olmuyor.
İnşaatta talep neden farklı
Ofis satın alması ile şantiye satın alması aynı yazılımla yönetilebiliyor ama aynı mantıkla yönetilemiyor. Farklar şurada.
Talep sahibi masada değil. Şantiye şefi, formen, tekniker sahada dolaşıyor. Masaüstü ekranı bu insanlar için yok hükmünde.
Aciliyet gerçek. Ofiste toner iki gün bekleyebilir. Şantiyede vinç bekliyorsa bekleyemez. Onay zinciri bu gerçeği tanımıyorsa atlanır.
Maliyet projeye yazılır. Her kalemin bir projeye, çoğu zaman bir iş kalemine bağlanması gerekiyor. Bağlanmadığında proje kârlılığı hesaplanamıyor ve hakediş dosyası eksik kalıyor.
Depo bir tane değil. Merkez depo var, her şantiyenin kendi deposu var. Malzeme bunlar arasında dolaşıyor. Bir şantiyede fazlası varken diğeri aynı malzemeyi satın alıyor.
Taşeron işin içinde. Kimi malzemeyi taşeron getiriyor, kimini siz veriyorsanız mahsuplaşma gerekiyor. Taşerona verilen malzeme stoktan çıkmalı ama masrafa değil, hakedişe yazılmalı.
Bu beş fark, genel amaçlı bir satın alma kurgusunun şantiyede neden tutmadığını açıklıyor.
Kayıtsız talebin şantiyedeki bedeli
Bedel dört yerden çıkıyor ve dördü de doğrudan proje kârlılığına bakıyor.
Aynı malzeme iki şantiyede ayrı ayrı alınıyor. Üç şantiyenin ayrı ayrı aldığı demir tek siparişte alınsa birim fiyat düşecek. Talepler bir araya hiç gelmediği için kimse bunu göremiyor.
Depoda olan malzeme yeniden alınıyor. Şantiye şefi diğer şantiyede ne olduğunu bilmiyor, merkez de anlık göremiyor.
Acil alım fiyatı normal fiyata dönüşüyor. Bugün lazım olan malzeme için pazarlık yapılamıyor. Bu istisna olduğunda kabul edilebilir; kural haline geldiğinde satın almanın pazarlık gücü diye bir şey kalmıyor.
Ve hakediş dosyası eksik çıkıyor. Malzemenin hangi iş kalemine gittiği kayıtlı değilse mal sahibine ya da işverene sunulacak dosya sonradan toparlanmaya çalışılıyor.
Sahada işleyen kurgu
Şantiyede çalışan sistemlerin hepsi aynı ilkeye dayanıyor: talep açmak, telefon etmekten kolay olacak. Bu sağlanmadığında hiçbir kural işe yaramıyor.
Talep telefondan açılıyor. Saha sorumlusu malzemeyi listeden seçiyor, miktarı giriyor, projeyi işaretliyor, gönderiyor. Bir dakikanın altında bitmesi gerekiyor.
Proje ve iş kalemi talebin içinde. Sonradan atanmıyor. Sonradan atanan hiçbir maliyet doğru atanmıyor.
Onay şantiye şefinde ya da proje müdüründe, tutara göre. Küçük kalemler sahada onaylanıyor, büyük kalemler merkeze çıkıyor. Her kalemi merkeze çıkaran kurgu, merkezin hepsini okumadan onaylamasıyla sonuçlanıyor.
Merkez depo ve diğer şantiyelerin stoğu talep anında görünüyor. “Bu malzeme A şantiyesinde var” bilgisi talep açılırken çıkarsa satın alma hiç başlamıyor, transfer yapılıyor.
Acil alıma yol bırakılıyor ama işaretleniyor. Yasaklanan telefon değil, kayıtsızlık. Telefonla alınan malzeme sonradan sisteme giriliyor ve acil olarak işaretleniyor. Acil alım oranı da başlı başına izlenmesi gereken bir gösterge oluyor.
Depolar arası transfer tek bir hareket olarak tutuluyor. Ayrı çıkış ve ayrı giriş yapıldığında malzeme aradaki sürede hiçbir yerde görünmüyor ve sayım farkının en yaygın kaynağı buradan doğuyor.
Taşeron malzemesi ayrı bir başlık
Şantiye satın almasında en çok karıştırılan konu bu.
Taşerona verilen malzeme stoktan çıkıyor ama şirket masrafı olarak yazılmıyor; taşeronun hakedişinden düşülüyor. Kayıt bu ayrımı yapmıyorsa iki hata birden oluşuyor: stok fazla görünüyor ve hakediş fazla ödeniyor.
Taşeronun kendi getirdiği malzeme ise hiç stoğa girmiyor ama proje maliyetine giriyor. Bunun da ayrı kaydedilmesi gerekiyor, yoksa projenin gerçek malzeme maliyeti eksik görünüyor.
Bu ayrımı yapmayan bir sistemde proje kârlılığı raporu üretiliyor ama rakam güvenilir olmuyor.
Üç şantiyeli bir müteahhitte hakediş dosyası eksik çıktı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Sahadan tanıdık bir tablo.
Orta ölçekli bir müteahhitlik firması, aynı dönemde üç konut şantiyesi yürütüyor. Malzeme talepleri şantiye şeflerinden telefonla geliyor, merkezdeki satın almacı not alıp sipariş veriyor.
Bir şantiyenin ara hakedişi hazırlanırken şu çıktı: son iki ayda alınan malzemenin bir bölümünün hangi iş kalemine gittiği kayıtlı değildi. Toplam tutar biliniyordu, dağılımı bilinmiyordu.
Teknik ofis iki hafta boyunca irsaliyeleri ve faturaları geriye dönük eşleştirmeye çalıştı. Bir kısmı eşleşti, bir kısmı tahminle dağıtıldı.
İkinci bulgu daha maliyetliydi. Aynı dönemde iki şantiye ayrı ayrı aynı marka seramik yapıştırıcısı almıştı; biri palet fiyatından, diğeri perakende. Aradaki fark tek bir kalemde bile fark ediliyordu ve kimse görmemişti çünkü talepler hiç yan yana gelmemişti.
Üçüncüsü ise klasik: bir şantiyede fazla kalan 40 çuval alçı, iki ay sonra diğer şantiye tarafından yeniden satın alındı.
Değişen tek şey talebin telefondan değil, mobil ekrandan proje ve iş kalemi seçilerek açılması oldu. Hakediş dosyası bir sonraki dönemde geriye dönük araştırma gerektirmedi.
Codigno ERP’de şantiye tarafı
Talep yönetimi farklı lokasyonlardan gelen ihtiyaçları ortak bir havuzda topluyor. Aynı malzemenin farklı şantiyelerden gelen talepleri yan yana görülüyor; toplu alım kararı bu görünürlükten çıkıyor.
Onay hiyerarşisi proje ya da departman bazında tanımlanıyor. Her şantiye kendi onay rotasıyla çalışabiliyor. Gelişmiş yetkilendirme ile kimin ne talep edebileceği belirleniyor.
Depo tarafında çok lokasyonlu stok, depo rezervasyonu ve masraf merkezi bağı bulunuyor. Malzeme talebi açılırken diğer lokasyonlardaki durum görülebiliyor.
Hizmet kalemleri malzemeyle aynı yapıda tanımlanıyor ve aynı onay akışından geçiyor; taşeron hizmet alımları da bu yüzden aynı zincirde kalıyor.
İnşaat tarafındaki diğer başlıklar: inşaat ve altyapı çözümleri. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Sahadan internet olmayan bir şantiyede talep açılabilir mi?
Bağlantı olmayan noktalarda kayıt cihazda tutulup bağlantı geldiğinde gönderilebiliyor. Bunun sistemde desteklenip desteklenmediği, şantiye seçiminde sorulması gereken maddelerden biri.
Acil alımları tamamen engellemeli miyiz?
Engellememek gerekiyor. Acil alıma yol bırakmayan sistemlerde acil alım sistem dışında yapılıyor ve hiç kaydedilmiyor. Doğru kurgu, acil alımı kayda alıp ayrı işaretlemek ve oranını izlemek.
Taşerona verilen malzeme nasıl takip edilmeli?
Stoktan çıkışı yapılıp hakedişle ilişkilendirilerek. Şirket masrafı olarak yazıldığında hem stok hem hakediş yanlış oluyor.
Şantiyeler arası malzeme transferi nasıl kaydedilmeli?
Tek bir transfer hareketi olarak. Ayrı çıkış ve ayrı giriş kaydedildiğinde aradaki sürede malzeme hiçbir yerde görünmüyor.
Proje bazlı maliyet takibi için ne gerekiyor?
Her talebin açılırken bir projeye ve mümkünse bir iş kalemine bağlanması. Sonradan atanan maliyet doğru atanmıyor; bu yüzden proje bilgisi talep ekranında zorunlu alan olarak duruyor.
Şantiye şefi yeni sistemi kullanır mı?
Talep açmak telefon etmekten hızlıysa kullanıyor. Yavaşsa kullanmıyor ve bu bir eğitim meselesi değil. Şantiye kurulumlarında en kritik ölçüt, talep açma süresinin bir dakikanın altında kalması.
Geçen ay şantiyelerden kaç talep telefonla geldi? Şantiye sayınızı ve proje bazlı maliyet takibinizin bugünkü halini paylaşın; talep, onay ve depo transferinin sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
