Aynı ihtiyacı anlatıyorsunuz, gelen üç teklif arasında beş kat fark var. Farkın nereden çıktığına bakalım.
Neden kimse fiyat yazmıyor
Satın alma yazılımı arayan bir yönetici on siteyi geziyor ve hiçbirinde rakam bulamıyor. Hepsinde “demo talep edin” yazıyor.
Bunun bir kısmı satış taktiği, kabul edelim. Ama asıl sebep şu: satın alma yazılımının fiyatı, tek başına yazılımın fiyatı değil. Aynı ürünün iki farklı şirkete kurulumu arasında ciddi fark olabiliyor ve fark yazılımdan değil, şirketten kaynaklanıyor.
Bu yazıda rakam vermeyeceğiz, çünkü verilen her rakam yanıltıcı olurdu. Onun yerine fiyatı neyin belirlediğini yazacağız. Teklif aldığınızda karşınızdaki kalemleri okuyabilmeniz, rakamın kendisinden daha işinize yarar.
Fiyatı belirleyen altı kalem
Kullanıcı sayısı. Neredeyse bütün fiyatlandırmaların temel değişkeni. Burada dikkat edilecek nokta kimin kullanıcı sayıldığı. Talep açan yüz kişi ile satın alma yapan üç kişi aynı ağırlıkta fiyatlanmamalı. Bazı sağlayıcılar sadece talep açan kullanıcıyı ücretsiz ya da düşük bedelle veriyor; bu, toplam maliyeti ciddi biçimde değiştiriyor.
Modül kapsamı. Zincirin altı adımının hepsi mi alınıyor, bir kısmı mı. Sadece talep ve onay isteyen bir şirketle depo ve fatura kontrolünü de isteyen bir şirket aynı paketi almıyor.
Kurulum yeri. Bulutta mı, kendi sunucunuzda mı. Bulut çözümde aylık ya da yıllık abonelik var, altyapı maliyeti sağlayıcıda. Kendi sunucunuzda tek seferlik lisans olabiliyor ama sunucu, yedekleme ve bakım size kalıyor. İlk yılda ucuz görünen seçenek üçüncü yılda pahalı çıkabiliyor.
Uyarlama. Fiyatın en oynak kalemi bu. Standart akışla çalışacaksanız uyarlama sıfıra yakın. Onay kurgunuz projeye, masraf merkezine ve malzeme sınıfına göre değişiyorsa uyarlama gerekiyor ve bu bir geliştirme kalemi.
Entegrasyon. Muhasebe ve finans sisteminize bağlanması gerekiyor. Yaygın bir paket kullanıyorsanız hazır bağlantı olabiliyor. Özel bir sisteminiz varsa ya da eski bir sürümde kalmışsanız bağlantı ayrı bir iş oluyor. e-Fatura ve e-İrsaliye entegrasyonu da bu başlıkta.
Veri aktarımı ve eğitim. Mevcut malzeme listeniz, tedarikçi listeniz ve açık siparişleriniz aktarılacak. Listeler düzgünse hızlı, dağınıksa uzun. Eğitim tarafı ise kullanıcı sayısına ve lokasyon sayısına bağlı.
Tekliflerde görünmeyen maliyetler
Teklifleri karşılaştırırken en çok atlanan kalemler bunlar.
İkinci yıl. Kurulum yılında verilen indirim ikinci yıl devam etmeyebiliyor. Üç yıllık toplam maliyete bakmadan karşılaştırma yapmak yanıltıcı.
Kullanıcı artışı. Bugün otuz kullanıcı, iki yıl sonra elli. Ek kullanıcının birim fiyatı sözleşmede yazıyor mu?
Destek kapsamı. Hangi destek ücretli, hangisi dahil? Yeni bir onay kademesi eklenmesi destek mi, geliştirme mi? Bu ayrım sözleşmede net değilse her talep pazarlık konusu oluyor.
Sürüm yükseltme. Yeni sürüme geçiş dahil mi, ayrı mı? Uyarlama yaptırdıysanız sürüm yükseltmesinde o uyarlamalar da elden geçmesi gerekebiliyor.
Kendi ekibinizin zamanı. Teklifte hiç görünmeyen en büyük kalem bu. Kurulum sırasında malzeme listesini tekilleştirmek, onay kurgusunu tanımlamak ve test yapmak sizin ekibinizin işi. Bu emeği hesaba katmayan projeler ya yarım kalıyor ya da yanlış kurulmuş veriyle başlıyor.
Ucuz teklifin pahalıya çıktığı yer
En düşük teklifin sorunu fiyatı değil, neyi kapsamadığı.
En sık karşılaşılan durum şu: teklif standart paketi kapsıyor, sizin sürecinizi kapsamıyor. Kurulum başlıyor, üçüncü haftada “bizim onay yapımız böyle değil” deniyor ve ek geliştirme teklifi geliyor. Toplam, baştaki en yüksek teklifin üzerine çıkıyor.
İkinci durum entegrasyonun kapsam dışı bırakılması. Yazılım güzel çalışıyor ama muhasebeye veri elle giriliyor. Bu, yazılım almadan önceki durumdan daha kötü, çünkü artık iki yere birden giriliyor.
Üçüncüsü destek. Ucuz lisans, saatlik destek. İlk altı ay soru sormadan geçmiyor ve destek faturaları lisans farkını kapatıyor.
Bunu önlemenin yolu, teklif isterken kendi sürecinizi yazılı olarak vermek. Kaç kullanıcı, kaç lokasyon, kaç onay kademesi, hangi muhasebe sistemi, aylık kaç talep ve kaç fatura. Bu bilgiler verilmeden alınan teklif tahmindir ve tahminler yukarı doğru düzeltilir.
Yazılımın karşılığı nerede görünür
Yatırımın karşılığı genellikle üç yerde çıkıyor ve ikisi faturaya yansımıyor.
Doğrudan görünen kalem fazla ödemenin durması. Sipariş, irsaliye ve fatura karşılaştırması elle örneklem üzerinden yapılırken kaçan farklar yakalanmaya başlıyor.
İkinci kalem toplu alım. Talepler tek havuzda toplandığında aynı malzemeyi ayrı ayrı alan üç birim tek siparişte birleşebiliyor.
Üçüncüsü ve en az konuşulanı zaman. Satın almacının teklif tablosu hazırlamakla, muhasebecinin fatura aramakla, depo sorumlusunun kayıt girmekle geçirdiği saatler. Bu kalem bordroya yansımıyor ama insanların yapmadığı işler orada birikiyor.
Buna karşılık şunu da söylemek gerekiyor: yazılım tek başına tasarruf üretmiyor. Süreç kurulmadan alınan yazılım sadece bir maliyet kalemi olarak kalıyor.
Üç teklif, beş kat fark: neyin farkıydı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Bir örnek, farkın nereden çıktığını netleştiriyor.
Bir işletme aynı ihtiyacı üç sağlayıcıya anlattı: 35 kullanıcı, iki lokasyon, mevcut muhasebe paketiyle entegrasyon, talepten faturaya kadar zincirin tamamı.
Gelen üç teklif arasında beş kat fark vardı. Kalemler açıldığında fark şuradan çıktı.
En düşük teklif bulut aboneliğiydi ve yalnızca talep, onay ve sipariş modüllerini kapsıyordu. Mal kabul, depo ve fatura eşleştirme kapsam dışıydı. Entegrasyon “standart bağlantı varsa dahil” yazıyordu ve firmanın kullandığı sürümde standart bağlantı yoktu.
Ortadaki teklif zincirin tamamını ve entegrasyonu kapsıyordu. Uyarlama için ayrı bir kalem vardı ve kaç adam-gün olduğu yazılıydı.
En yüksek teklif zincire ek olarak veri aktarımını, üç günlük yerinde eğitimi ve ilk yıl sınırsız desteği içeriyordu. Ayrıca kullanıcı artışının birim fiyatı sözleşmede yazılıydı.
Üç yıllık toplam hesaplandığında sıralama değişmedi ama aradaki fark beş kattan yaklaşık iki katına indi. En düşük teklifin kapsam dışı bıraktığı kalemler eklendiğinde ortadaki teklife yaklaştı.
Buradaki asıl bulgu şu: teklifler arasındaki fark ürünlerin fiyat farkı değildi, neyin dahil olduğunun farkıydı.
Codigno tarafında yaklaşım
Codigno ERP’nin satın alma ve lojistik tarafı modüler kuruluyor. Zincirin tamamı alınabildiği gibi talep ve onaydan başlanıp diğer adımlar sonradan da eklenebiliyor.
Şirkete özel akışlar gerektiğinde low-code tarafı devreye giriyor; bu, uyarlama kalemini sıfırdan yazılım projesi olmaktan çıkarıyor.
Fiyat, yukarıdaki altı kaleme göre çıkarılıyor. Teklif isterken kullanıcı sayınızı, lokasyon sayınızı, mevcut muhasebe sisteminizi ve onay kurgunuzu paylaşmanız, hem sizin hem bizim doğru rakamı konuşmamızı sağlıyor.
Modül mü ayrı yazılım mı sorusunu henüz cevaplamadıysanız fiyat konuşmak erken olabilir.
Kullanıcı tarafında bir ayrım var ve bu, lisans hesabını doğrudan etkiliyor. Sistem kullanıcıyı iki sınıfta sayıyor: yalnızca talep açan, depo talebi giren, stok ve kütüphane görüntüleyen kişi ile bu kümenin dışına çıkan yetkiye sahip kişi. Yani talep açan herkes için tam kullanıcı almak zorunda değilsiniz. Sayım otomatik güncelleniyor ve sınır aşıldığında uyarı çıkıyor.
Bu ayrım, yazının başında anlatılan hesabı değiştiriyor: kullanıcı sayısını “sisteme dokunacak herkes” diye hesaplamak yerine, kimin gerçekten satın alma işlemi yaptığına bakmak gerekiyor.
Sık sorulan sorular
Neden sitede fiyat listesi yok?
Çünkü kullanıcı sayısı, modül kapsamı, uyarlama ve entegrasyon aynı ürünü iki şirkete farklı maliyetle kuruyor. Yayınlanan bir liste ya çok düşük çıkıp gerçeği yansıtmıyor ya da çok yüksek çıkıp uygun alıcıyı kaçırıyor.
Bulut mu kendi sunucumuz mu daha ucuz?
İlk yıl genellikle bulut, uzun vadede duruma göre değişiyor. Karar maliyetten çok veri politikanıza, mevcut altyapınıza ve iç kaynağınızın olup olmadığına bağlı.
Kullanıcı sayısı nasıl hesaplanıyor?
Talep açan kullanıcı ile satın alma yapan kullanıcının aynı ağırlıkta sayılıp sayılmadığını mutlaka sorun. Yüz kişinin talep açtığı bir şirkette bu ayrım toplam maliyeti belirleyen madde oluyor.
Uyarlama maliyetini nasıl düşürebiliriz?
Standart akışla başlayıp gerçekten gerekli olan noktalarda uyarlama isteyerek. Kurulum öncesinde talep edilen uyarlamaların önemli bir kısmı, sistem kullanılmaya başlandıktan sonra gereksiz çıkıyor.
Küçük bir işletmeyiz, yatırım karşılığını verir mi?
Ayda otuz kalem altında alım yapan ve tek lokasyonda çalışan bir işletmede genellikle vermiyor. Birden fazla lokasyon, üçten uzun onay zinciri ya da elle yapılan fatura kontrolü varsa hesap değişiyor.
Geçiş süresi maliyeti etkiliyor mu?
Etkiliyor. Asıl süreyi malzeme ve tedarikçi listesinin durumu belirliyor. Liste düzgünse kurulum haftalarla ölçülüyor; dağınıksa zamanın çoğu ve maliyetin bir kısmı listeyi toparlamaya gidiyor.
Doğru rakamı konuşalım. Kullanıcı sayınızı, lokasyon sayınızı, mevcut muhasebe sisteminizi ve onay kurgunuzu paylaşın; tahmin değil, sizin durumunuza göre çıkarılmış bir teklif hazırlayalım.
