Prosedürde yazıyor, dosyada duruyor, denetimden geçiyor. Bir tek işe yaramıyor.
Herkeste var, çok azında çalışıyor
Türkiye’de satın alma prosedürü olan hemen her şirkette aynı madde bulunuyor: belirli tutarın üzerindeki alımlarda en az üç tedarikçiden teklif alınır.
ISO 9001 belgesi olan şirketlerde bu madde ayrıca denetleniyor. Dosyada üç teklif duruyor, imzalar tam, tarihler uygun. Denetçi bakıyor, geçiyor.
Sonra sahaya iniyorsunuz ve şunu duyuyorsunuz: “Biz zaten Mehmet Bey’den alıyoruz, diğer ikisini dosya olsun diye aldık.”
Bu, kimsenin kötü niyetli olmasından kaynaklanmıyor. Kural, işin yapılış hızına uymadığında insanlar kuralı değil işi yapıyor ve kuralı sonradan tamamlıyor.
Üç teklifi göstermelik hale getiren şey
Sorun teklif sayısında değil, teklif toplamanın nasıl yürüdüğünde.
Teklif isteği e-postayla gidiyor. Üç tedarikçiye ayrı ayrı yazılıyor, her birine aynı şey anlatılıyor. Biri iki gün sonra dönüyor, biri hiç dönmüyor, biri “hangi ebat demiştiniz” diye soruyor. Satın almacının bir kalem için harcadığı süre yarım günü buluyor.
Gelen teklifler farklı formatlarda geliyor. Biri PDF, biri Excel, biri e-posta gövdesinde düz yazı. Kalemler farklı sırada, birimler farklı, biri KDV dahil biri hariç. Karşılaştırmak için satın almacı hepsini elle bir tabloya geçiriyor.
Bu iş bir kalem için yapılabilir. Haftada kırk kalem için yapılamaz. Yapılamayınca da şu oluyor: bilinen tedarikçiden fiyat alınıyor, diğer ikisi sonradan dosyayı tamamlamak için isteniyor. Kural yerine getirilmiş görünüyor, rekabet oluşmuyor.
Bir de şu var: gelen tekliflerde sadece fiyat karşılaştırılıyor. Teslim süresi, ödeme vadesi, nakliye kime ait, garanti ne kadar. Bunlar tabloya geçmediği için en ucuz teklif seçiliyor ve iki hafta geç gelen malzeme yüzünden üretim duruyor. Kazanılan fark, kaybedilen günün yanında görünmüyor bile.
Fiyatı düşüren şey teklif sayısı değil
Burada yaygın bir yanlış var: üç teklif almak fiyatı düşürür sanılıyor. Düşüren şey teklif sayısı değil, tedarikçinin rekabet ettiğini bilmesi.
Tedarikçi teklifini verirken başka birinin de teklif verdiğini biliyorsa fiyatını ona göre veriyor. Dosya tamamlansın diye teklif istendiğini anladığı anda ise ciddi bir fiyat vermiyor, çünkü kazanmayacağını biliyor. Zaman içinde o tedarikçiler teklif vermeyi de bırakıyor ve elinizde gerçekten tek tedarikçi kalıyor.
İkinci yanlış, aynı kalemin fiyatının kaydedilmemesi. Geçen çeyrek aynı malzemeye ne ödendiği elde yoksa, bugün gelen teklifin iyi mi kötü mü olduğu bilinmiyor. Üç teklif alıyorsunuz, üçünün de yüksek olduğunu fark edemiyorsunuz.
Tedarikçi tarafından bakınca
Bu meseleyi anlamanın en hızlı yolu karşı taraftan bakmak.
Tedarikçiye bir teklif isteği geliyor. Kalem listesi belirsiz, ebat eksik, miktar aralıklı, teslim tarihi yazmıyor. Fiyat vermesi için önce sorması gerekiyor. Sorduğunda cevap iki gün sonra geliyor. Bu sırada başka bir müşteriden net bir liste gelmiş, ona öncelik veriyor.
Teklifi hazırlıyor, gönderiyor, cevap alamıyor. Kazandı mı kaybetti mi bilmiyor. Bir sonraki sefer aynı şirketten istek geldiğinde aynı özeni göstermiyor.
Üçüncü kez teklif verdiğinde ve yine sessizlik olduğunda çıkardığı sonuç şu: bu şirket dosya dolduruyor. Bundan sonra ya teklif vermiyor ya da düşünmeden yüksek bir rakam yazıyor.
Bu döngünün sonunda şirketin elinde gerçekten tek tedarikçi kalıyor ve bu, satın almanın en pahalı durumu.
Kırmanın yolu basit ama disiplin istiyor: net şartname göndermek, süre vermek, sonucu bildirmek. Kaybeden tedarikçiye “bu sefer olmadı” demek maliyetsiz bir iş ve bir sonraki teklifin ciddiyetini belirliyor.
Kuralı gerçekten çalıştıran kurgu
İşleyen sistemlerde ortak olan birkaç şey var.
Teklif isteği tek yerden çıkıyor ve tedarikçiler aynı kalem listesini görüyor. Ebat, miktar, teslim yeri ve tarih herkese aynı şekilde gidiyor. Bu tek başına “hangi ebat demiştiniz” trafiğini bitiriyor.
Fiyatı tedarikçi kendisi giriyor. Satın almacı PDF’ten tabloya veri geçirmiyor. Teklifler aynı yapıda geldiği için yan yana konabiliyor.
Karşılaştırma sadece fiyata bakmıyor. Teslim süresi, ödeme koşulu ve tedarikçinin geçmiş performansı aynı ekranda duruyor. En ucuz teklif seçilmediğinde gerekçe kayda geçiyor; bu, hem denetimde işe yarıyor hem de kararı savunulabilir kılıyor.
Geçmiş fiyat görünüyor. Aynı malzemeye son alımda ne ödendiği ekranda duruyorsa, gelen teklifin iyi olup olmadığı tartışma konusu olmuyor.
Ve teklif süreci talebe bağlı kalıyor. Hangi talepten çıktığı, hangi projeye gideceği ve bütçeye uyup uymadığı aynı zincirde duruyor.
Şartname de bu kurgunun sessiz parçası. Aynı kaleme farklı ebat ya da farklı kalite anlayan üç tedarikçinin fiyatları karşılaştırılamaz; ortaya çıkan tablo ucuzu değil, en dar yorumlayanı gösteriyor. Teknik şartname teklif isteğine eklendiğinde karşılaştırma anlam kazanıyor ve sonradan çıkan “biz onu anlamamıştık” tartışması bitiyor.
Bir makine imalatçısında üçüncü teklif hep aynı yerden geliyordu
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Şu tabloyu sahada çok görüyoruz.
60 kişilik bir makine imalatçısı. ISO 9001 belgesi var, prosedürde belirli tutarın üzerinde üç teklif şartı yazılı. Dosyalar tam, denetimden sorunsuz geçiliyor.
Bir yıllık teklif kayıtlarına bakıldığında şu görüldü: 140 alımın 138’inde üç teklif dosyada duruyordu. Ama 138’inin 121’inde kazanan aynı iki firmadan biriydi ve üçüncü teklif her seferinde aynı firmadan geliyordu.
Konuşulduğunda ortaya çıkan şey basit. Üçüncü firma hiç kazanmıyordu ve bunu biliyordu. Teklif isteyen satın almacı da bunu biliyordu; o firmayı dosya tamamlansın diye arıyordu. Firma da bir süre sonra fiyat vermeyi bırakıp “geçen seferkine yakın” demeye başlamıştı.
Yani üç teklif kuralı bir yıl boyunca eksiksiz uygulandı ve tek bir kuruş rekabet üretmedi.
Değiştirilen şey kural olmadı. Teklif isteği tek ekrandan çıkmaya başladı, teknik şartname eke bağlandı ve kaybeden tedarikçilere sonuç bildirilir oldu. İkinci çeyrekte teklif veren firma sayısı arttı ve iki kalemde kazanan firma değişti.
Buradaki asıl bulgu şu: dosyada üç teklif olması, üç teklif alınmış olduğu anlamına gelmiyordu.
Codigno ERP’de teklif tarafı
Tedarikçi teklif yönetimi tarafında süreç onaylanmış talepten başlıyor, kopuk bir teklif toplama adımı olarak durmuyor.
Tedarikçilere aynı kalem listesi gidiyor, gelen teklifler tek ekranda karşılaştırılıyor. Kalem bazlı parametreler sayesinde farklı birimlerle gelen teklifler aynı ölçüde değerlendirilebiliyor. Onaylanan teklif doğrudan siparişe dönüşüyor, yeniden veri girilmiyor.
Talep ve proje bütçesiyle karşılaştırma aynı yerde yapılıyor. Bir talepten birden çok sipariş çıkması gerektiğinde zincir kopmuyor.
Tedarikçi değerlendirme kayıtları da bu ekranda duruyor; kimin ne zaman geç teslim ettiği satın almacının hafızasında değil, sistemde kalıyor.
Teklif üç kanaldan toplanabiliyor. Tedarikçiye teklif isteği gönderildiğinde kendisine özel bir bağlantı üretiliyor; tedarikçi hesap açmadan ve şifre girmeden o bağlantıdan kendi ekranını açıp birim fiyatını, teslim süresini, geçerlilik tarihini ve ödeme koşulunu giriyor. İkinci kanal e-posta, üçüncüsü WhatsApp; ikisinde de gönderimin ulaşıp ulaşmadığı ve açılıp açılmadığı izleniyor. Piyasa araştırması için ayrı bir dış form da bulunuyor.
Teklif belge olarak geldiyse içeriği yapay zekâ ile çıkarılıyor. Asıl mesele okumak değil eşleştirmek: belgeyle birlikte o talebin kalemleri de veriliyor ve belgedeki satırın hangi kaleme ait olduğu bulunuyor. Tedarikçi kendi kodunu, kendi adlandırmasını ve kendi sıralamasını kullanabiliyor, karşılaştırma yine tutuyor.
Sık sorulan sorular
Üç teklif kuralı zorunlu mu?
Kanuni bir zorunluluk değil, ancak ISO 9001 kapsamındaki tedarikçi seçim kriterlerinin en yaygın uygulanış biçimi bu. Kamu alımlarında ise ayrı mevzuat geçerli.
Tek tedarikçisi olan malzemede ne yapılıyor?
Tek kaynaklı alım gerekçesiyle kayda alınıyor. Önemli olan istisnanın yasak olması değil, istisnanın işaretlenmiş ve gerekçelendirilmiş olması.
Tedarikçiler teklifi kendileri girer mi, buna alışırlar mı?
Alışıyorlar. Genelde ilk birkaç talepte destek gerekiyor, sonrasında tedarikçi kendi teklif geçmişini de görebildiği için sistemi tercih ediyor.
En ucuz teklifi seçmek zorunda mıyız?
Değilsiniz. Seçilmeme gerekçesinin kayda geçmesi yeterli. Kaydedilmiş gerekçe, hem iç denetimde hem de sonradan çıkan tartışmalarda tek dayanak oluyor.
Geçmiş fiyatlar nasıl karşılaştırılabilir hale geliyor?
Malzemenin tek bir tanımla kaydedilmesiyle. Aynı ürün üç farklı isimle girildiğinde geçmiş fiyat sorgusu çalışmıyor; bu yüzden malzeme ağacı teklif sürecinin de ön koşulu sayılıyor.
Zincirin bütününe bakmak isterseniz: satın alma yönetimi rehberi.
Son çeyrekte alınan tekliflerin kaçı gerçekten yarıştı? Alım hacminizi ve tedarikçi sayınızı paylaşın; teklif toplama ve karşılaştırmanın sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
