İnşaat sektöründe dijitalleşme konuşulurken hep büyük başlıklar öne çıkıyor. Oysa sahadaki asıl tıkanma çok daha sıradan bir yerde: bilginin sahadan ofise ne zaman ve nasıl ulaştığında.
Sorun yazılım eksikliği değil, gecikme
İnşaat ve altyapı işlerinde çoğu şirketin elinde bir muhasebe programı, bir dosya düzeni ve bir dizi tablo var.
Yani veri var. Sorun verinin ne zaman geldiği.
Sahada olan bir şeyin ofiste bilinmesi genelde günler alıyor. Bu gecikme küçük bir işte yönetilebiliyor, birden fazla şantiyede ise kontrolün kaybedildiği noktaya dönüşüyor.
Gecikmenin bedeli üç yerde ödeniyor. Hakediş dönemi geldiğinde geçmişe dönük belge toplanıyor. Malzeme ihtiyacı geç bildiriliyor ve acil satın almaya dönüşüyor. Personel ve taşeron kayıtları ay sonunda hatırlanmaya çalışılıyor.
Bunların hiçbiri yeni bir yazılım eksikliğinden çıkmıyor. Kayıt anının işin yapıldığı ana yaklaştırılmamasından çıkıyor.
En çok tıkanan üç süreç
Sektörde dijitalleşme tartışması genellikle en görünür başlıkla başlıyor. Karşılığı en hızlı alınan üç süreç ise daha sessiz.
Puantaj ve saha personeli. Kim, hangi şantiyede, hangi gün çalıştı sorusunun cevabı çoğu firmada kâğıt üzerinden ve gecikmeli geliyor. Ay sonunda yapılan düzeltmeler hem zaman alıyor hem itiraz üretiyor.
Taşeron ve hakediş. Yapılan iş miktarı sahada ölçülüyor, ofiste yeniden yorumlanıyor. Aradaki fark ödeme aşamasında tartışmaya dönüşüyor ve tartışmanın dayanağı genelde kimsede yok.
Malzeme ve satın alma. Şantiyeden gelen talep, ne zaman ve hangi biçimde iletildiğine göre farklı hızlarda ilerliyor. Aynı malzeme farklı şantiyeler için ayrı ayrı ve farklı koşullarda alınabiliyor.
Üçünün ortak noktası şu: hepsi kayıt anı ile karar anı arasındaki mesafeden besleniyor.
Sahayla ofis arasındaki kopukluk
İnşaatta dijitalleşmenin diğer sektörlerden ayrıldığı yer burası.
Bir fabrikada iş, sabit bir yerde ve sabit bir düzende yapılıyor. İnşaatta ise iş yeri her projede değişiyor, ekip değişiyor, taşeron değişiyor ve bazen bağlantı bile sınırlı.
Bu yüzden inşaatta çalışan çözümlerin ortak özelliği aynı: sahada kullanılabilir olmaları.
Saha ekibinin ofis masasındaki bir ekranı doldurması beklenen her kurgu, kâğıda geri dönüyor. Kayıt işin yapıldığı yerde ve o anda alınabiliyorsa dijitalleşme tutuyor; alınamıyorsa yalnızca ofiste bir ekran daha açılmış oluyor: saha takip yazılımları.
Nereden başlamalı
Her şeyi aynı anda değiştirmeye çalışan projeler inşaatta özellikle zorlanıyor, çünkü sahanın kendi ritmi var.
Başlangıç noktası seçilirken iki kriter işe yarıyor.
Birincisi, her gün tekrar eden bir süreç olmalı. Ayda bir yapılan bir işi dijitalleştirmek alışkanlık üretmiyor; her gün yapılan bir iş, birkaç hafta içinde yerleşiyor.
İkincisi, sonucu ölçülebilir olmalı. Ay sonunda kaç düzeltme yapıldığı, kaç talep geç geldiği gibi basit sayılar bile başlangıç ve sonrası karşılaştırmasını mümkün kılıyor.
Bu iki kritere en çok uyan başlık genelde puantaj oluyor. Her gün tekrar ediyor, sonucu ay sonunda net biçimde görünüyor ve saha ekibi için ek bir yük getirmiyor: personel yönetim yazılımı.
Bir altyapı yüklenicisinde
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Boru hattı ve kanal işleri yapan bir altyapı yüklenicisi. Aynı anda üç ayrı sahada çalışıyor, ekiplerin bir kısmı taşeron.
Yönetimin şikâyeti maliyet kontrolüydü. Aylık tablolar geldiğinde rakamlar beklenenin üstünde çıkıyordu ve sebebi geriye dönük anlaşılamıyordu.
İlk düşünce kapsamlı bir yazılım almaktı. Bunun yerine iki haftalık bir gözlem yapıldı ve tek bir soru soruldu: her bilgi ofise kaç gün sonra ulaşıyor.
Sonuç tabloya döküldüğünde tartışma değişti. Puantaj bilgisi ortalama olarak günler sonra geliyordu, malzeme talebi ise çoğu zaman ihtiyaç doğduktan sonra iletiliyordu.
İkinci bulgu taşeron tarafındaydı. Yapılan iş miktarı sahada bir deftere yazılıyor, ofise ise ay sonunda toplu olarak aktarılıyordu. Aradaki farklar her ay tartışma konusuydu.
Kapsam bilinçli olarak daraltıldı. Yalnızca günlük puantaj ve saha raporu ile başlandı; hakediş ve satın alma ilk aşamada kapsam dışında bırakıldı.
İlk ay zorlu geçti. Saha şeflerinin bir kısmı kayıt alışkanlığını benimsemedi ve eksik günler oldu.
Değişimi sağlayan şey teknik değil yönetseldi. Günlük kaydın olmadığı gün, o güne ait iş kabulünün de yapılmaması kuralı konuldu. Kayıt bir raporlama işi olmaktan çıkıp işin parçası haline geldi.
Üçüncü ayda ofis tarafındaki geriye dönük düzeltme sayısı belirgin şekilde azaldı. Asıl fayda ise beklenmedik yerden geldi: taşeron tartışmalarında artık tarihli bir kayıt vardı ve tartışmalar kısaldı.
Satın alma tarafı ancak bu düzen oturduktan sonra ele alındı: satın alma ve lojistik yazılımı.
Ekipman ve makine tarafı
İnşaatta ikinci büyük başlık ağır ekipman ve iş makineleri.
Buradaki sorular da benzer: makine nerede, ne kadar çalıştı, hangi şantiyede kullanıldı, bakımı ne zaman.
Cevaplar genelde operatörün beyanına ve şantiye şefinin takibine bağlı kalıyor. Birden fazla sahada çalışan bir filoda bu takip zorlaşıyor ve makine kiralama kararları eksik bilgiyle veriliyor.
Uzaktan izleme bu tabloyu değiştirebiliyor, ancak ilk adım olarak seçilmesi genelde doğru olmuyor. Önce günlük saha kaydı oturmalı: uzaktan izleme ve kontrol.
En sık yapılan üç hata
Birincisi, saha ekibine ofis aracı vermek. Sahada kullanılamayan bir kurgu, birkaç hafta içinde kâğıda geri dönüyor.
İkincisi, aynı anda her süreci değiştirmek. İnşaatta ekip ve taşeron sürekli değiştiği için alışkanlık kazanmak zaman alıyor; geniş kapsam bu süreyi katlıyor.
Üçüncüsü, kaydı raporlama işi olarak tanımlamak. Kayıt işin parçası haline gelmediğinde, yoğun dönemde ilk atlanan şey oluyor.
Codigno tarafında
İnşaat ve altyapı tarafında yaklaşım tek bir paket kurmak değil, hangi sürecin her gün tekrar ettiğini bulup oradan başlamak.
Saha ve ofis arasındaki kaydın işin yapıldığı anda alınması esas: saha takip yazılımları ve personel yönetim yazılımı.
Malzeme ve tedarik tarafı ayrı ele alınıyor: satın alma ve lojistik yazılımı.
Tüm başlıklar için: tüm çözümlerimiz.
Sık sorulan sorular
Şantiyede internet yoksa ne oluyor?
Bu, inşaatta en sık sorulan soru ve çözüm bağlantıya bağımlı olmayan bir kayıt akışından geçiyor. Kayıt alındığı anda tutuluyor, bağlantı geldiğinde aktarılıyor.
Taşeron ekipler de sisteme dahil ediliyor mu?
Ediliyor ve genelde en çok fayda oradan çıkıyor. Ancak kapsamı baştan geniş tutmak yerine, önce kendi ekiplerinizle oturtmak daha hızlı sonuç veriyor.
Hakediş süreci ilk adım olabilir mi?
Olabiliyor ama zor bir başlangıç. Hakediş, günlük kayıt düzeni oturmadan kurulduğunda geçmişe dönük veri toplama işine dönüşüyor.
Küçük ölçekli bir firma için de anlamlı mı?
Ölçekten çok saha sayısı belirleyici. Tek sahada çalışan bir ekip için gecikme yönetilebilir; iki ve üzeri sahada kontrol hızla zorlaşıyor.
Mevcut muhasebe programımız kalabilir mi?
Genelde kalıyor. Amaç muhasebeyi değiştirmek değil, ona giden bilginin zamanında ve doğru gelmesini sağlamak.
Sonucu ne zaman görürüz?
Günlük tekrar eden bir süreçle başlandığında birkaç ay içinde ölçülebilir bir fark çıkıyor. Bunun ön koşulu, başlangıçta bir ölçüm yapılmış olması.
Önce hangi bilginin geç geldiğini bulalım. Kaç sahada çalıştığınızı, ekip ve taşeron yapınızı ve bugün en çok tartışma çıkan süreci paylaşın; ilk adımı birlikte seçelim.
