Satın Alma Yazılımı

Talepten faturaya kadar altı adımı tek zincirde toplayan, çok projeli ve çok lokasyonlu işletmeler için kurulmuş bir modül.

GÖRÜNMEYEN HARCAMA

Harcamanın nereye gittiği ay sonunda öğreniliyor

Satın alma, çoğu işletmede yazılı olmayan bir süreç olarak yürüyor ve bu, en pahalı alışkanlıklardan biri.

Talep sözle geliyor. Şantiyeden telefon ediliyor, üretimden bir mesaj atılıyor, ofisten biri “şunu da alalım” diyor. Talebin kim tarafından, hangi iş için ve hangi bütçeden istendiği kayda geçmiyor.

Onay kişilere bağlı ilerliyor. Onaylayacak kişi ofis dışındaysa süreç bekliyor. Acele eden birim kendi yolunu buluyor ve alım onaysız yapılıyor. Sonradan kimin uygun gördüğü sorulduğunda cevap çıkmıyor.

Teklifler e-postada kalıyor. Üç tedarikçiden teklif alınıyor, biri kâğıtta, biri mailde, biri WhatsApp’ta. Karşılaştırma elle yapılıyor ve altı ay sonra hangi fiyatın nereden geldiği bulunamıyor.

Teslimat kontrolü zayıf kalıyor. Sipariş edilen ile gelen aynı mı, eksik mi geldi, fazla mı; bunlar çoğu zaman irsaliyeye bakılarak ve göz kararı yapılıyor.

Fatura geldiğinde tablo tamamlanıyor. Faturadaki tutar siparişten farklıysa fark ay sonunda fark ediliyor. O aşamada itiraz etmek hem zor hem ilişkiyi zorluyor.

Sonuçta bütçe aşımı proje ilerlerken değil, iş bittikten sonra öğreniliyor. Birden fazla projesi ve lokasyonu olan işletmelerde bu tablo katlanarak büyüyor.

ZİNCİRİN TAMAMI

Zincir talepten faturaya kadar kurulu

Codigno ERP’nin satın alma ve lojistik modülü altı adımı birbirine bağlıyor. Her adım bir öncekinin kaydına dayanıyor.

Bir inşaat firmasında bu zincirde yalnız teslim alma yılda 1.800 saatten fazla kazandırıyor. Hesabı kullanım örneklerinde.

Talep ortak havuzda toplanıyor. Farklı lokasyonlardaki bütün ihtiyaçlar aynı yere düşüyor, önceliklendiriliyor ve takip ediliyor. Kaybolan istek, gecikmiş onay ve yetkisiz harcama başlıkları burada kapanıyor.

Onay hiyerarşisi proje ya da departman bazında tasarlanıyor. Kimin neyi hangi tutara kadar onaylayabileceği tanımlı; süreç kişilerin müsaitliğine bağlı kalmıyor.

Teklifler sistemde toplanıyor ve karşılaştırılıyor. Geriye dönük izleme, talebi açan personelden siparişi karşılayan tedarikçiye kadar zincirin tamamını gösteriyor.

Sipariş talebe ve proje bütçesine bağlı çıkıyor. Kalemler talep ve bütçeyle karşılaştırılıyor; aşım sipariş verilirken görünüyor, ay sonunda değil.

Teslim alım parçalı ve toleranslı yapılabiliyor. Tedarikçinin kısım kısım gönderdiği mal ayrı ayrı alınabiliyor, tolerans tanımıyla eksik ya da fazla teslimat engellenebiliyor.

Fatura siparişle ve teslimatla çapraz kontrol ediliyor. Fiyat, miktar ya da koşulda fark varsa sistem uyarıyor. Fark faturası oluşturma ve şartlı onay mekanizması var.

Depo tarafı da aynı zincirin parçası. Gelen malzeme depoya aktarılıyor, rezervasyonlar masraf merkezine bağlanıyor ve stok her lokasyon için ayrı ayrı görünüyor.

SÜREÇ ADIMLARI

Altı adım, altı sayfa

Her adım kendi sayfasında ayrıntılı anlatılıyor.

Talep süreci. Ortak havuz, önceliklendirme, proje ve departman bazlı onay hiyerarşisi, malzeme ve hizmet ağacı: Talep Süreci

Teklif süreci. Tedarikçi tekliflerinin toplanması, karşılaştırma ve uçtan uca geriye dönük izleme: Teklif Süreci

Sipariş süreci. Bir talepten birden fazla sipariş, kalem bazlı parametre, bütçe karşılaştırması, onay e-postası takibi: Sipariş Süreci

Teslim alım süreci. Parçalı ve toleranslı alım, belgeden okuma, tedarikçi değerlendirme: Teslim Alım Süreci

Depo yönetim süreci. Çok lokasyonlu stok, rezervasyon, masraf merkezi ilişkisi, varyant ve marka kurgusu: Depo Yönetim Süreci

Faturalama süreci. Sipariş ve teslimatla çapraz kontrol, fark uyarıları, çoklu para birimi: Faturalama Süreci

Zincirin tamamı, her halkanın nerede koptuğu ve neyle ölçüldüğü: satın alma yönetimi rehberi.

KİMLER İÇİN UYGUN

Kimler için uygun

Bu modül her işletmeye göre değil ve bunu baştan söylemek daha doğru.

Tek lokasyonda çalışan, ayda az sayıda alım yapan ve tek onaycısı olan bir işletmede bu kadar kapsamlı bir yapıya gerek olmayabilir.

Asıl karşılığını şu işletmelerde veriyor: birden fazla proje ya da şantiyede alım yapanlar, çok lokasyonlu stok tutanlar, onay hiyerarşisi olması gerekenler, proje bütçesini takip etmesi gerekenler ve tedarikçi sayısı fazla olanlar.

İnşaat, üretim ve enerji tarafında ihtiyaç genelde bu tarafta çıkıyor. Personel maliyetiyle birlikte kullanıldığında proje maliyet tablosu tamamlanıyor: Personel Yönetim Yazılımı

Konunun genel çerçevesi: Satın Alma Süreçlerinde Dijitalleşme

İLK ADIM

Nereden başlanır

Altı adımın tamamını aynı anda devreye almak, çoğu işletmede yarım kalan bir projeye dönüşüyor. Bu yüzden sırayı önemsiyoruz.

Genelde talep ve onay tarafıyla başlıyoruz. Bu iki adım tek başına en görünür kazancı veriyor: yetkisiz alım kapanıyor, kaybolan istek kalmıyor ve harcamanın hangi işe ait olduğu ilk günden kayda giriyor. Ekiplerin alışması da en kolay burada oluyor, çünkü kimseden fazladan iş istenmiyor; sadece isteğin yazılı hale gelmesi gerekiyor.

Sonra sipariş ve teslim alım geliyor. Bu ikisi kurulduğunda karşılaştırma yapılabilir hale geliyor ve zincirin asıl değeri ortaya çıkıyor.

Fatura kontrolü en son ekleniyor. Kendisinden önceki halkalar kayıtlı olmadan karşılaştıracak referans olmadığı için, tek başına kurulduğunda beklenen sonucu vermiyor.

Depo tarafı işletmeye göre değişiyor. Stok tutmayan hizmet işletmelerinde hiç gerekmeyebiliyor; malzeme yoğun çalışanlarda ise ikinci adımda devreye giriyor.

Mevcut veriler açılışta devralınıyor. Tedarikçi listesi, malzeme kartları ve açık siparişler sisteme aktarılıyor; sıfırdan başlanmıyor.

Devreye alma tek bir proje ya da lokasyonla sınırlı tutuluyor. Çıkan sonuç görüldükten sonra kapsam genişletiliyor.

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular