Piyasa Araştırması

Fiyat sormak için bir talebin doğmasını beklemek gerekmiyor.

SORUN

Fiyat bilgisi ihtiyaç doğduğunda aranıyor

Satın alma süreci bir ihtiyaçla başlar. Talep açılır, teklif istenir, fiyat gelir.

Bu akış doğru çalışır ama bir şeyi geç yapar: fiyatı öğrenmeyi. Piyasa bilgisi ancak alım kararı verildikten sonra, iş aciliyet kazandığında toplanır.

Bunun karşılığı iki yerde çıkar.

Birincisi bütçe hazırlanırken. Yeni bir projenin bütçesi kurulurken kalemlerin ne kadara mal olacağı tahmin edilir. Tahminin dayanağı ya eski bir alım kaydıdır ya da birinin genel izlenimi. İkisi de bugünkü piyasayı yansıtmayabilir.

İkincisi tedarikçi ararken. Yeni bir kalem gündeme geldiğinde kimin verdiği bilinmez. Firma aramak, ulaşmak ve fiyat sormak zaman alır ve bu iş çoğu zaman ihtiyaç kapıya dayandığında yapılır.

Üçüncü ve en sessiz sonuç şudur: sorulup öğrenilen fiyat hiçbir yere yazılmaz. Bir satın almacı piyasayı araştırır, telefonla dört firmayla konuşur, kafasında bir aralık oluşur ve bu bilgi yalnızca onda kalır. Altı ay sonra aynı iş yeniden yapılır.

ARAŞTIRMA KARTI

Talepten bağımsız kendi kaydı

Codigno ERP’de piyasa araştırması kendi kaydında yürür ve bir talebe bağlı değildir.

Araştırma kartında konu, tarih, sorumlu ve durum bulunur. Altında iki liste durur: araştırılan malzemeler ve sorulan tedarikçiler.

Malzemeler kütüphaneden seçilerek eklenir. Yani araştırma serbest metinle değil, firmanın kendi malzeme kayıtlarıyla kurulur; sonuç da o kalemlerle etiketli olarak birikir.

Tedarikçi listesi ise kime sorulduğunu tutar. Kartta ayrıca bir özet istatistik alanı bulunur.

Buradaki tasarım kararı önemlidir: araştırma bir ön hazırlık notu değil, kayıtlı bir iştir. Kim yaptı, ne zaman yaptı, hangi kalemleri araştırdı ve kime sordu; hepsi kayıtta durur.

TOPLU SORMA

Fiyat sorma formu sistemden çıkıyor

Araştırmaya alınan tedarikçilere toplu bir fiyat sorma formu üretilir.

Bunun anlamı, her firmaya ayrı ayrı e-posta yazma işinin ortadan kalkmasıdır. Sorulacak kalemler bir kez listelenir, form üretilir ve tedarikçilere gider.

Formun standart olması cevapların da karşılaştırılabilir gelmesini sağlar. Herkes aynı kalem listesine cevap verir; gelen bilgi biçim biçim farklılaşmaz.

CEVAP TAKİBİ

Kimin cevap verdiği, kimin vermediği ayrı

Araştırmanın en pratik tarafı burada.

Gelen ve gelmeyen cevaplar ayrı ayrı izlenir ve her ikisi de PDF olarak alınabilir. Yani “kime sorduk, kim döndü, kim dönmedi” sorusu takip edilen bir liste olarak durur.

Cevap vermeyen firmaların ayrı listelenmesi küçük ama işe yarayan bir ayrıntıdır. Hatırlatma yapılacak firmalar bellidir; araştırma, cevap gelmediği için yarım kalmaz.

Gelen fiyatlar kalem bazında kaydedilir ve düzenlenebilir. Telefonla alınan bir cevap da aynı yere girilir, yani bilgi kanalı ne olursa olsun kayıt tek yerde toplanır.

SÜREKLİ İŞ

Araştırma bir kerelik değil, biriken bir kayıt

Piyasa araştırmasının değeri tek bir araştırmadan değil, zaman içinde birikmesinden gelir.

Her araştırmanın kendi konusu, tarihi ve sorumlusu vardır. Aynı kalem farklı dönemlerde yeniden araştırıldığında, eski kayıt yerinde kalır ve yeni kayıt onun yanına eklenir.

Bu birikimin karşılığı bir yıl sonra görülür. “Bu kalemi en son ne zaman araştırmışız, kimlere sormuşuz” sorusu cevaplanabilir hâle gelir; aynı firmalara yeniden ulaşmak için sıfırdan liste çıkarmak gerekmez.

Sorumlu alanının kayıtta olması da işe yarar. Araştırmayı kimin yürüttüğü belli olduğu için, sonuçla ilgili bir soru doğduğunda muhatap bellidir.

Durum alanı ise araştırmanın nerede kaldığını gösterir. Başlamış ama tamamlanmamış bir araştırma, unutulan bir iş olmaktan çıkar.

NEREDE KULLANILIYOR

Bütçe kurarken ve tedarikçi ararken

Araştırma çıktısının iki doğal kullanım yeri vardır.

Birincisi bütçedir. Yeni bir proje bütçesi kurulurken kalemlerin dayanağı tahmin değil, o dönem yapılmış bir araştırma olur. Bütçenin gerçeğe yakınlığı doğrudan buradan gelir.

İkincisi tedarikçi havuzudur. Bir kalem için kimin fiyat verdiği, kimin hiç dönmediği kayıtta birikir. Bu bilgi yeni bir alım gündeme geldiğinde kimden teklif isteneceği sorusunu kolaylaştırır.

Üçüncü ve daha az konuşulan kullanım, kurum hafızasıdır. Araştırma bir kişinin telefonunda ya da aklında değil, sistemde durur; o kişi izinli olduğunda ya da ayrıldığında bilgi ayrılmaz.

Araştırılan kalemlerin malzeme kütüphanesindeki kayıtla tanımlı olması, sonucun hangi kaleme ait olduğunu tartışmasız kılar.

TEKLİFTEN FARKI

Araştırma teklif değildir

İki akış birbirine benzer ama aynı şey değildir ve bu ayrım bilinçli kurulmuştur.

Teklif akışı her zaman bir talebin üzerinde yürür. Bir ihtiyaç vardır, teklif istenir, kıyaslanır ve sipariş açılır. Sonucu bir alımdır.

Piyasa araştırması ise ortada talep yokken yapılır. Sonucu bir alım değil, bir bilgidir. Kendi malzeme ve tedarikçi listesini tutar, kendi formunu üretir, cevapları kendi kayıtlarında saklar.

Bu ayrımın pratik sonucu, araştırmanın satın alma sürecini kirletmemesidir. Sorulan fiyat bir teklif olarak sayılmaz, bir taahhüt oluşturmaz ve zincire karışmaz.

Teklif tarafının nasıl işlediği teklif süreci sayfasında anlatılıyor.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Toplanan fiyat malzemenin fiyat geçmişine yazılmaz. Malzeme kartındaki fiyat geçmişi altı kaynaktan beslenir ve piyasa araştırması bunların içinde değildir. Araştırma kendi kaydında durur.

Araştırma fiyatı kıyaslama formuna taşınamaz. Buradaki bir fiyat üzerinden doğrudan sipariş de açılamaz. Araştırma sonucu bir alım başlatmaz.

Araştırma sonucu ile sonradan gelen gerçek teklifleri yan yana koyan bir ekran yoktur. “Araştırmada şu çıkmıştı, teklifte şu geldi” karşılaştırması sistemde otomatik yapılmaz.

Bunların ortak sonucu şudur: araştırma çıktısı bugün insan tarafından okunup kullanılır. Bütçe kurarken ya da tedarikçi seçerken dayanak olur; sistemin başka bir ekranına kendiliğinden akmaz.

Bunu açıkça yazıyoruz, çünkü beklenti farkı burada doğuyor. Araştırma modülü, satın alma zincirine bağlanan bir ön adım değil, zincirin yanında duran bağımsız bir bilgi toplama aracıdır. Bu haliyle bir eksiklik olarak da, kasıtlı bir ayrım olarak da okunabilir; önemli olan hangisi olduğunun baştan bilinmesidir.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Satın alma için değer, piyasa bilgisinin acil olmadan toplanabilmesidir. Fiyat sorma işi ihtiyaç kapıya dayandığında yapılmak zorunda kalmaz.

Proje ve bütçe tarafı için değer, bütçe kalemlerinin dayanağının kayıtlı olmasıdır.

Yönetim için değer, araştırmanın kurumda kalmasıdır. Kim sordu, kim döndü, ne geldi; hepsi kayıtta durur.

Yeni katılan satın almacı için değer, geçmiş araştırmaları okuyabilmesidir. Piyasa bilgisi devralınabilir hâle gelir.

Teklif hazırlayan ticari ekip için değer, maliyet tarafının güncel bilgiyle kurulmasıdır. Müşteriye verilecek fiyat, eski bir alım kaydına değil o dönem yapılmış bir araştırmaya dayanır.

Modülün özeti şudur: piyasa bilgisi, ihtiyaç doğduğunda toplanan bir şey olmaktan çıkıp önceden biriktirilen bir varlığa dönüşür. Acele içinde sorulan fiyat ile rahat zamanda araştırılmış fiyat aynı şey değildir; ikisi arasındaki fark, pazarlık masasına oturulduğunda elde ne olduğuyla ölçülür.

Bu yüzden araştırma modülü bir satın alma aracı değil, bir hazırlık aracıdır. Kullanıldığı yer alım anı değil, alımdan önceki dönemdir.

Kayıtlı araştırma aynı zamanda tedarikçi havuzunu genişletir: fiyat sorulan her firma, daha sonra teklif istenebilecek bir aday olarak kayıtta kalır.

Araştırmanın düzenli yapılması, piyasadaki hareketin de fark edilmesini sağlar. Tek bir ölçüm bir durum gösterir, art arda gelen ölçümler bir yön gösterir.

Piyasa araştırması Codigno ERP satın alma paketinin parçasıdır.

Piyasa araştırması için talep açmamız gerekiyor mu?

Hayır. Araştırma talepten bağımsız açılır; kendi malzeme ve tedarikçi listesini tutar.

Tedarikçilere tek tek mi soruyoruz?

Hayır. Araştırmaya alınan tedarikçiler için toplu bir fiyat sorma formu üretilir ve herkes aynı kalem listesine cevap verir.

Cevap vermeyen tedarikçileri görebiliyor muyuz?

Evet. Gelen ve gelmeyen cevaplar ayrı ayrı izlenir ve her ikisi de PDF olarak alınabilir.

Toplanan fiyatlar malzemenin fiyat geçmişine işleniyor mu?

Hayır. Malzeme kartındaki fiyat geçmişi sipariş, depo, teklif, proje, elle girilen kayıt ve sözleşmeden beslenir; piyasa araştırması bu geçmişe girmez.

Araştırmadaki fiyattan doğrudan sipariş açabiliyor muyuz?

Hayır. Araştırma fiyatı kıyaslama formuna taşınmaz ve buradan doğrudan sipariş açılmaz.

Araştırma sonucunu sonradan gelen tekliflerle karşılaştırabiliyor muyuz?

Sistemde bu karşılaştırmayı yapan bir ekran bulunmuyor. Araştırma çıktısı okunarak kullanılır.

Gelen fiyatları elle düzenleyebiliyor muyuz?

Evet. Gelen fiyatlar kalem bazında kaydedilir ve düzenlenebilir; telefonla alınan cevaplar da aynı yere girilir.

Araştırılacak kalemleri nereden seçiyoruz?

Malzeme kütüphanesinden. Kalemler kayıtlı malzemelerden seçilerek eklenir, böylece sonuç hangi kaleme ait olduğu belli şekilde birikir.