Doğrudan Temin

Tedarikçisi ve şartı zaten belli olan alım, teklif zincirini beklemeden siparişe geçer.

SORUN

Her alım aynı zinciri hak etmiyor

Satın alma süreci talep, teklif, kıyaslama ve sipariş adımlarından oluşur ve bu zincir bir sebeple vardır: alım kararının gerekçesi kayda geçsin, tek kişinin insiyatifine kalmasın.

Ama zincir her alım için aynı oranda anlamlı değildir.

Kırılan bir parçanın yerine aynısı alınacaktır; tedarikçisi bellidir, fiyatı bellidir, alternatif aramanın karşılığı yoktur. Sözleşmeli bir tedarikçiden rutin bir kalem çekilecektir; şart zaten anlaşmada yazılıdır.

Bu tür alımlar için tam zinciri işletmek iki sonuç doğurur. Birincisi gecikmedir: iş bekler. İkincisi ve daha kötüsü, sürecin sistemin dışına kaymasıdır. Zincir ağır geldiğinde alım telefonla yapılır, fatura sonradan girilir ve kayıt gerçeğin arkasından yürümeye başlar.

Sistemin dışına çıkan alım, kayıtta hiç görünmeyen alımdır. Bütçe onu bilmez, tedarikçi geçmişi onu saymaz, teslim alım tarafı onu beklemez. Dönem sonunda gelen fatura, karşılığı olmayan bir belge olarak masaya düşer ve o noktada kimin ne zaman neden aldığı yeniden kurulmaya çalışılır.

TALEPSİZ SİPARİŞ

Sipariş doğrudan açılıyor

Codigno ERP’de doğrudan temin, talep olmadan sipariş açmaya izin veren kendi ekranıdır.

Ekranda siparişin bütün başlık bilgileri bulunur: tedarikçi, proje, şirket, depo, para birimi, ödeme tipi ve vadesi, teslim yeri ve tarihi, ilgili kişiler. Altında kalem listesi durur: malzeme, miktar, birim, birim fiyat, iskonto, KDV ve termin.

Kalemler tek tek girilebileceği gibi toplu olarak da güncellenebilir. Sipariş özeti hazırlandıktan sonra onaya gönderilir.

Buradaki tasarım kararı önemlidir: doğrudan temin ayrı bir belge türü değildir. Ortaya çıkan şey normal bir sipariştir.

NORMAL SİPARİŞ

Kısayol, sürecin dışına çıkmak değil

Doğrudan temin ekranından açılan sipariş, zincirden gelen siparişle aynı biçimde numaralandırılır.

Aynı onay basamaklarından geçer. Teslim alım tarafına aynı şekilde bağlanır. Faturalama aynı yerden yürür. Yani atlanan tek şey talep, teklif ve kıyaslama adımlarıdır; siparişin kendisi tam kayıttır.

Bunun anlamı, kısayolun kaydın dışına çıkmak olmamasıdır. Alım hızlanır, izlenebilirlik değişmez. Tedarikçinin geçmiş iş hacmine bu sipariş de girer, bütçe bu siparişi de görür, teslim alım bunu da bekler.

Sipariş tarafının tamamı sipariş süreci sayfasında anlatılıyor.

ŞARTLAR

Ticari şart siparişin başında yazılıyor

Hızlı açılan bir siparişin en sık atlanan tarafı ticari şartlardır. Telefonla verilen siparişte ödeme vadesi konuşulur ama yazılmaz; teslim yeri varsayılır, teslim tarihi ağızdan söylenir.

Doğrudan temin ekranı bu alanları siparişin başlığına koyar. Ödeme tipi ve vadesi, teslim yeri ve teslim tarihi, para birimi, hangi projeye ve hangi depoya çalıştığı, siparişle ilgilenen kişiler; hepsi kalemler girilmeden önce kayda geçer.

Bunun karşılığı mal geldiğinde görülür. “Bu ne zaman teslim edilecekti”, “vade neydi”, “hangi depoya girecekti” soruları hatırlamaya değil, siparişin kendisine sorulur.

Kalem düzeyinde termin de ayrıca tutulur. Siparişin genel teslim tarihi ile tek bir kalemin kendi termini farklı olabilir ve ikisi ayrı alanlarda durur.

SONRASI

Sipariş kapandığında zincir devam ediyor

Doğrudan temin siparişin açılış biçimidir, hikâyenin tamamı değil.

Sipariş onaydan geçtikten sonra teslim alım tarafına düşer. Mal geldiğinde sipariş kalemleriyle karşılaştırılır; eksik ya da fazla teslim aynı şekilde kayda geçer.

Faturalama da aynı yerden yürür. Gelen fatura siparişe ve teslim alıma bağlanır, üçünün birbirini tutup tutmadığı kontrol edilir.

Yani doğrudan temin, sürecin başındaki üç adımı atlar ve sonrasındaki hiçbir adımı atlamaz. Alımın hızlanması, kaydın zayıflaması anlamına gelmez.

Depo tarafında da fark yoktur: siparişte belirtilen depo teslim alımın hedefidir ve stok hareketi normal siparişteki gibi oluşur.

DENETİM

Kontrol tutarla değil, tedarikçiyle yapılıyor

Doğrudan temin bir kısayol olduğu için “kim, ne zaman kullanabilir” sorusu doğar. Ürünün cevabı, çoğu kişinin beklediğinden farklıdır.

Denetim tutar üzerinden yapılmaz. Bunun yerine tedarikçi kartında bir “doğrudan sipariş verilebilir” bayrağı bulunur. Bayrağı kapalı olan tedarikçi bu ekrandaki aramada hiç listelenmez. Kara listedeki tedarikçi de aynı şekilde çıkmaz.

Yaklaşımın mantığı şudur: doğrudan temini güvenli kılan şey alımın küçüklüğü değil, tedarikçinin bilinirliğidir. Şartı önceden konuşulmuş, evrağı tam, geçmişi kayıtlı bir firmadan kısayolla alım yapmak farklı bir şeydir; tanınmayan bir firmadan aynı şeyi yapmak farklı.

Tedarikçi kartının nasıl kurulduğu tedarikçi yönetimi sayfasında anlatılıyor.

SINIR ÇİZGİSİ

Ne zaman doğrudan, ne zaman zincir

Ayrımı kuran şey, alımda gerçekten bir karar olup olmadığıdır.

Tedarikçi ve şart belliyse, karşılaştırılacak bir şey yoksa, doğrudan temin doğru yoldur. Ortada bir seçim varsa, yani birden çok tedarikçinin teklif verebileceği bir alımsa, zincirin kendisi zaten değerin geldiği yerdir.

Kıyaslamanın ne kazandırdığı teklif kıyaslama sayfasında anlatılıyor: kalem bazında karşılaştırma, tedarikçi skor kartı ve seçimin tedarikçisine göre ayrı siparişlere bölünmesi. Bunların hiçbiri tek tedarikçili bir alımda karşılık bulmaz.

Ürün bu ayrımı bir kuralla dayatmaz. Hangi alımın hangi yoldan gideceği firmanın kendi düzenine bırakılmıştır; sistemin koyduğu tek sınır, tedarikçi bayrağıdır.

Pratikte çoğu firma ikisini birlikte kullanır. Dönemsel ve büyük alımlar zincirden geçer, rutin ve tekrar eden kalemler doğrudan temine gider. İkisinin de aynı sipariş yapısına çıkması, iki ayrı düzen kurmayı gereksiz kılar: raporlarda, tedarikçi geçmişinde ve bütçede tek bir sipariş kavramı vardır.

Sınırı nereye çekeceğine karar verirken sorulacak soru şudur: bu alımda gerçekten bir seçim yapılıyor mu, yoksa zaten verilmiş bir kararı kayda mı geçiriyoruz.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

• Satın alma için değer, rutin alımın zinciri tıkamamasıdır. Tedarikçisi belli kalem beklemeden siparişe geçer.
• Saha ve bakım tarafı için değer, acil ihtiyacın sistemin dışına çıkmadan karşılanmasıdır. Telefonla alınıp sonradan girilen alım azalır.
• Mali işler için değer, kısayolun kaydı bozmamasıdır. Doğrudan açılan sipariş de aynı numarayı, onayı ve fatura bağını taşır.
• Yönetim için değer, kısayolun kime açık olduğunun kayıtlı olmasıdır. Doğrudan sipariş verilebilen tedarikçiler bilinçli olarak işaretlenir.
• Depo ve teslim alım tarafı için değer, gelen malın beklenen mal olmasıdır. Doğrudan açılan sipariş de teslim alım listesinde durur; kapıya gelen malzemenin karşılığı sistemde bulunur.

Modülün asıl işlevi bir kısayol sunmak değil, kısayolu sistemin içinde tutmaktır. Her firmada hızlı alım ihtiyacı doğar; soru bunun olup olmayacağı değil, kayıtlı mı yoksa kayıtsız mı olacağıdır. Ürün ikinci seçeneği ortadan kaldırmayı hedefler.

Bu yüzden doğrudan temini bir esneklik değil, bir kapsama aracı olarak okumak daha doğrudur. Kapsadığı şey, aksi halde kayıt dışında kalacak alımlardır.

Doğrudan temin Codigno ERP satın alma paketinin parçasıdır.

Modülün bütünü: Satın Alma Yazılımı

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Doğrudan temin için tutar limiti koyabiliyor muyuz?

Hayır. Tutar eşiğine dayalı bir ayar bulunmuyor. Denetim tedarikçi kartındaki “doğrudan sipariş verilebilir” bayrağıyla yapılır.

Bayrağı kapalı tedarikçi bu ekranda görünüyor mu?

Hayır. Bayrağı kapalı olan ve kara listedeki tedarikçiler bu ekrandaki aramada hiç listelenmez.

Doğrudan açılan sipariş normal siparişten farklı mı?

Hayır. Aynı biçimde numaralandırılır, aynı onay basamaklarından geçer ve teslim alım ile faturalama tarafına aynı şekilde bağlanır.

Doğrudan sipariş onaydan geçiyor mu?

Evet. Doğrudan temin siparişi, normal siparişle aynı onay zincirinden geçer.

Talepten gelen bir siparişi bu ekrandan düzenleyebilir miyiz?

Hayır. Doğrudan temin ekranı talepsiz sipariş içindir. Talebi olan sipariş kendi ekranından yürür.

Doğrudan temin kaydı bütçede görünüyor mu?

Sipariş normal sipariş olduğu için bütçe ve tedarikçi geçmişi tarafında zincirden gelen siparişle aynı şekilde yer alır.

Hangi alımlar için kullanmalıyız?

Tedarikçisi ve şartı zaten belli olan, karşılaştırılacak bir alternatifi bulunmayan alımlar için. Birden çok tedarikçinin teklif verebileceği alımlarda kıyaslama zinciri daha fazlasını verir.

Sipariş kalemlerini toplu girebiliyor muyuz?

Evet. Kalemler tek tek girilebileceği gibi toplu olarak da güncellenebilir; sipariş özeti hazırlandıktan sonra onaya gönderilir.

KULLANIMDA

Acil alım süreci beklemiyor, disiplini bırakmıyor

Bir lojistik ve dağıtım firmasında:

• Son 12 ayda siparişlerin %45’ten fazlası doğrudan alım
• Siparişlerin neredeyse tamamı onay zincirinden geçti
• Talepler yaklaşık 2 saatte onaylanıyor

Küçük ve acil alım talep sürecini beklemiyor ama aynı onay ve teslim alma disiplininden geçiyor.

Rakamlar Codigno ERP kurulumlarının canlı veritabanlarından okunmuştur. Müşteri adı, ticari tutar ve kişisel veri içermez.