Stok Sayımı

Sayım kimin neyi sayacağı belli olarak başlar, farkı tek kişi kapatamadan biter.

SORUN

Sayım tutmuyor ve nedeni hiç anlaşılmıyor

Depo sayımı çoğu firmada yılda bir ya da iki kez yapılan, herkesin gerildiği bir iştir. Gerginliğin sebebi sayımın kendisi değil, sonucudur: liste ile raf tutmaz ve tutmama nedeni çoğu zaman bulunamaz.

Bulunamamasının üç sıradan sebebi vardır.

Birincisi, kimin nereyi saydığının net olmamasıdır. İki kişi aynı rafı sayar, bir raf hiç sayılmaz. Sonuçta çıkan fark gerçek bir fark mı, yoksa sayım hatası mı, ayırt edilemez.

İkincisi, sayımın nerede kaldığının görünmemesidir. Depo büyükse ve sayım günlere yayılıyorsa “ne kadarı bitti” sorusunun cevabı kişilere sorularak toplanır.

Üçüncüsü ve en pahalısı, farkın nasıl kapandığıdır. Kayıt ile fiili miktar tutmadığında biri kaydı fiiliye eşitler. Bu işlem çoğu sistemde tek kişinin birkaç tuşuyla olur ve geriye ne bir gerekçe ne bir onay kalır. Büyük bir fark, küçük bir farkla aynı kolaylıkta kapanır.

KAMPANYA

Sayım bir olay değil, planlanmış bir iş

Codigno ERP’de sayım kampanya olarak açılır. Kampanya açılırken depo, dönem ve fark eşiği verilir; sonra her kullanıcıya sayacağı gözler atanır ve kampanya başlatılır.

Kampanya listesinde depo, dönem, durum ve ilerleme görünür. Kampanya kartında ise işin dağılımı durur: hangi kullanıcı hangi gözleri sayacak, kaç göz var, alt sayımlar hangi aşamada.

Buradaki fark, sayımın bir güne sıkıştırılmış toplu iş olmaktan çıkıp atanmış ve izlenebilir bir işe dönüşmesidir. Kimin neyi sayacağı sayım başlamadan bellidir.

Aynı gözün iki kişiye ya da iki açık kampanyaya birden atanmasını sistem engeller. Yani “iki kişi aynı rafı saydı” durumu kampanya kurulurken önlenir.

İLERLEME

Nerede kaldığı panodan okunuyor

Kampanyanın bir ilerleme panosu vardır ve sayılan göz ile kalan gözün oranını gösterir.

Bunun karşılığı sayım günü yönetiminde görülür. “Ne kadarı bitti” sorusu telefonla toplanmaz, ekrandan okunur. Hangi kişinin atanmış gözlerinin bittiği, hangisinin devam ettiği aynı yerde durur.

Depo geniş ve sayım birkaç güne yayılıyorsa panonun değeri artar; işin kalan kısmı her sabah yeniden hesaplanmaz.

ALT SAYIM

Kampanya, kişi başına parçalara ayrılıyor

Bir kampanya tek bir büyük kayıt değildir. Her kullanıcıya atanan gözler kendi alt sayımını oluşturur ve bu alt sayımların durumu kampanya kartında ayrı ayrı görünür.

Bunun iki karşılığı vardır. Birincisi, işin bir kişinin bitirmesini beklemeden ilerlemesidir; bir alt sayım kapanırken diğeri devam eder. İkincisi, sonucun izlenebilir olmasıdır: bir gözde çıkan farkın hangi alt sayımdan geldiği bellidir.

Fark tartışıldığında bu ayrım işe yarar. “Bu raf yanlış sayılmış olabilir mi” sorusu, sayımı kimin yaptığı ve ne zaman kapattığı bilindiği için cevaplanabilir bir soru hâline gelir.

Kampanyanın kendisi ancak alt sayımlar tamamlandığında ve varsa onay zinciri kapandığında biter. Yani kampanya kapanışı bir tuş değil, işin gerçekten bitmiş olmasının sonucudur.

FARK VE ONAY

Büyük fark tek kişinin insiyatifiyle kapanmıyor

Sayım bittiğinde fark özeti çıkar: sayılan miktar ile kayıtlı miktar arasındaki fark listelenir.

Farkın işlenme biçimi ürünün ayırt edici yanıdır. Fark otomatik düzeltilmez; düzeltme sayım kaydının kendisiyle oluşur. Ve farkın tutarı kampanyada belirlenen eşiği aşarsa, kayıt kapanmadan önce sıralı bir onay zinciri devreye girer.

Zincir tamamlanmadan sayım kapanmaz. Eşiğin altındaki farklar ise tek adımda geçer, yani her küçük sapma yönetime taşınmaz.

Bu ayrımın amacı basittir: küçük farklar işi yavaşlatmasın, büyük farklar görünmeden kapanmasın. Eşiği belirleyen kullanıcıdır, dolayısıyla sınırın nerede olduğuna firma karar verir.

KISMİ SAYIM

Bütün depoyu saymak zorunda değilsiniz

Kampanyaya yalnızca seçili gözler alınabilir. Yani “sadece şu raf” ya da “sadece şu bölüm” sayılabilir; bütün deponun kapanmasını gerektiren bir kurgu yoktur.

Bunun pratik karşılığı, sayımın işin akışını durdurmadan yapılabilmesidir. Sorunlu görülen bir bölge tek başına sayılır, sonuç aynı kampanya yapısıyla, aynı fark ve onay mantığıyla işlenir.

Kısmi sayım yer bazındadır. Sayıma alınacak alan gözlerden seçilir. Depo yerlerinin nasıl adreslendiği depo yerleri ve barkod sayfasında anlatılıyor.

OKUTMA

Barkod masaüstü okuyucu ve telefonla

Sayım sırasında okutma için ayrı bir el terminali uygulaması bulunmaz. Masaüstü barkod okuyucu ve telefon kamerasıyla çalışan bir tara ve bul ekranı vardır; okutulan kod doğrudan malzemeye ya da ilgili işleme götürür.

Etiketin nereden geldiği de önemlidir: barkod ve kare kod malzeme kaydının kendi alanlarıdır ve etiket malzeme kartından basılır, ayrı bir programdan üretilmez.

KURULUM

Kampanya katmanı kurulumda açılıyor

Bunu açıkça yazıyoruz, çünkü sonradan öğrenilmesi kötü bir sürpriz olur.

Sayım kampanyası katmanı kurulum bazında etkinleştirilir. Etkin değilse ekran bunu söyler ve klasik sayım girişi kullanılır. Klasik sayım her kurulumda durur; kampanya, ilerleme panosu ve eşik tabanlı onay zinciri ise katman açıldığında devreye girer.

Yani soru “bu özellik var mı” değil, “bizim kurulumumuzda açık mı” sorusudur ve cevabı kurulum sırasında birlikte verilir.

Ayrımın pratik tarafı şudur: küçük bir depoyla çalışan ve sayımı tek kişinin yaptığı bir firmada kampanya katmanı gereksiz bir katman olabilir. Birden çok deposu, çok sayıda gözü ve sayımı paylaşan bir ekibi olan firmada ise katmanın açılması sayımı yönetilebilir kılan şeyin kendisidir.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Sayım sırasında depo hareketi durmaz. Sayım sürerken o depoya giriş ve çıkış yapılabilir. Sistemdeki kilit yalnızca aynı gözün iki sayımcıya ya da iki açık kampanyaya atanmasını engeller; deponun tamamını donduran bir kilit yoktur.

Fark otomatik düzeltilmez. Düzeltme sayım kaydının kendisiyle oluşur ve eşik aşılmışsa önce onay istenir.

Döngüsel sayım takvimi yoktur. “Her ay şu kategoriyi say” gibi kendiliğinden çalışan bir plan kurulmaz; kampanyayı kullanıcı açar.

Kategori bazlı kısmi sayım yoktur. Kısmi sayım yer bazındadır; “yalnız elektrik malzemesi” gibi bir seçim ayrı bir seçenek olarak bulunmaz.

Ayrı el terminali uygulaması yoktur. Okutma masaüstü okuyucu ve telefon kamerasıyla yürür.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Depo sorumlusu için değer, işin sayım başlamadan dağıtılmış olmasıdır. Kimin nereyi sayacağı bellidir, aynı göz iki kişiye düşmez, ilerleme panodan okunur.

Satın alma için değer, kayıttaki miktara güvenilebilmesidir. Depoda olduğu görünen kalem gerçekten oradaysa, yeniden alım yapılmaz.

Mali işler için değer, eşiği aşan farkın onaydan geçmesidir. Büyük sapma kayda geçer ve kimin onayladığı görünür.

Yönetim için değer, sayım sonucunun tartışılabilir bir belge olmasıdır. Fark listesi, kimin saydığı ve onay zinciri aynı kayıtta durur.

Sayımın asıl kazancı da buradadır: sonuç tartışması “kim yanlış saydı” tartışması olmaktan çıkar. Kimin neyi ne zaman saydığı kayıtlı olduğu için, fark bir suçlama değil incelenebilir bir veri hâline gelir. Bu ayrım sayımı yılda bir yaşanan gerginlik olmaktan çıkaran şeydir.

Sayımın kampanya olarak kurulmasının özeti tek cümleye sığar: iş başlamadan dağıtılır, sürerken izlenir, biterken denetlenir. Üçü birden olmadığında sayım sonucu her zaman tartışmaya açık kalır.

Sayım, Codigno ERP depo tarafının bir parçasıdır; depo yönetimi sayfasında zincirin tamamı anlatılıyor.

Sayım yaparken depoyu kapatmamız gerekiyor mu?

Ürün depoyu kilitlemez, sayım sürerken giriş ve çıkış yapılabilir. Sistemdeki tek kilit aynı gözün iki sayımcıya ya da iki açık kampanyaya birden atanmasını engeller.

Sayım farkı otomatik olarak düzeltiliyor mu?

Hayır. Fark, sayım kaydının kendisiyle oluşur. Fark tutarı kampanyada belirlenen eşiği aşarsa sıralı bir onay zinciri devreye girer ve zincir tamamlanmadan sayım kapanmaz.

Eşiği kim belirliyor?

Eşik kampanya açılırken belirlenir, yani sınırın nerede olduğuna firma karar verir. Eşiğin altındaki farklar tek adımda geçer.

Sadece bir rafı sayabilir miyiz?

Evet. Kampanyaya yalnızca seçili gözler alınabilir. Kısmi sayım yer bazında çalışır; kategori bazlı kısmi sayım seçeneği bulunmaz.

El terminali almamız gerekiyor mu?

Hayır. Ayrı bir el terminali uygulaması bulunmuyor. Okutma masaüstü barkod okuyucu ve telefon kamerasıyla çalışan tara ve bul ekranı üzerinden yapılır.

Her ay otomatik sayım planı kurabilir miyiz?

Hayır. Döngüsel sayım takvimi bulunmuyor; kampanyayı kullanıcı açar.

Kampanya özelliği her kurulumda geliyor mu?

Sayım kampanyası katmanı kurulum bazında etkinleştirilir. Etkin değilse klasik sayım girişi kullanılır; klasik sayım her kurulumda durur.

Kimin ne kadarını saydığını görebiliyor muyuz?

Evet. Kampanya kartında her kullanıcıya atanmış gözler ve alt sayım durumu, ilerleme panosunda ise sayılan gözün kalan göze oranı görünür.