Tedarikçi Yönetimi

Kiminle çalıştığınız, evrağının tam olup olmadığı ve geçen sefer nasıl gittiği aynı kartta durur.

SORUN

Tedarikçi hakkında bilinenler kimsede tam değil

Bir tedarikçiyle ilgili bilgi şirket içinde dağılır ve dağılmasının sebebi bilginin farklı zamanlarda farklı kişilere gelmesidir.

Ticari kimlik muhasebededir: unvan, vergi dairesi, vergi numarası. Muhatap kişinin telefonu satın almacının rehberindedir. Zorunlu evraklar bir klasörde ya da bir e-posta ekindedir. Geçen alımın nasıl gittiği ise hiçbir yerde yazmaz, konuşulur.

Bunun bedeli üç yerde çıkar.

Birincisi karar anındadır. Yeni bir alım için teklif istenirken “bu firmayla daha önce çalıştık mı, nasıl geçti” sorusu sorulur ve cevabı, o alımı yapmış kişiye ulaşılabilirse alınır. Kişi ayrılmışsa cevap da ayrılmıştır.

İkincisi evrak tarafındadır. Firma seçilir, sipariş açılır, mal yola çıkar; sonra evrağın eksik ya da süresinin geçmiş olduğu fark edilir.

Üçüncüsü tekrar eden bir hatadır: bir firmayla çalışmama kararı verilir, gerekçesi konuşulur, ama kayda geçmediği için altı ay sonra aynı firmadan yeniden teklif istenir.

TEDARİKÇİ KARTI

Sekmeli tek kart

Codigno ERP’de her tedarikçi sekmeli bir kartta tutulur ve sekmeler firmanın farklı yüzlerini gösterir:

• Temel Bilgiler ve Kontaklar – ticari kimlik ve muhatap kişiler
• Malzemeler – hangi kalemlerde çalışıldığı
• Teklifler, Siparişler, Teslim Alımlar, Faturalar – geçmiş iş hacmi
• Zorunlu Evraklar, Değerlendirme ve İtibar Asistanı

Kartın üstünde onay zinciri düğmeleri bulunur: onayla, revizyon iste, reddet. Kategori ve değerlendirme puanı rozet olarak aynı yerde durur. Şube ve kontak kayıtları ayrı listelerde tutulur.

Buradaki tasarım kararı, kartta duran bilgilerin çoğunun firmanın kendi özelliği değil geçmişi olmasıdır. Kimden kaç kez teklif alındığı, kaçının siparişe döndüğü ve teslimatın nasıl gittiği ayrı ekranlarda aranmaz.

ZORUNLU EVRAK

Belgeyi sistem okuyor

Zorunlu evrak listesi kartın kendi sekmesindedir. Eksik belgeler kırmızı işaretlenir ve tamamlanma oranı çubuk olarak görünür, yani firmanın evrak durumu tek bakışta okunur.

Süre kontrolü burada alışılmadık bir yerden yürür: belgenin geçerlilik tarihi ayrı bir alana elle girilmez, yüklenen belgenin kendisi yapay zekâ ile okunur ve süresi geçmişse uyarı çıkar.

Bunun pratik faydası, tarihin iki kez girilmemesidir. Belgeyi yükleyen kişi ayrıca bir tarih alanı doldurmaz; sistem belgeden okur.

DEĞERLENDİRME

Puan tanımlı sorulardan çıkıyor

Tedarikçi değerlendirmesi genel bir izlenim olarak değil, tanımlı formlar üzerinden yapılır. Formdaki sorulara verilen puanlar form skorunu, birden çok formun ağırlıklı ortalaması da tedarikçinin puanını verir. Ağırlıkları kullanıcı belirler.

Formun tanımlı olması şu farkı yaratır: değerlendirmeyi yapan kişi değişse de sorular değişmez. İki farklı satın almacının verdiği puan aynı ölçekte okunur.

Puan iki yerde görünür: kartın üstünde rozet olarak ve tedarikçi listesinde kendi sütununda. Bir sonraki alım hazırlanırken puan aramaya gerek kalmaz, listede zaten durur.

KIYASLAMAYA GİRİYOR

Puanın asıl karşılığı teklif seçiminde

Değerlendirme puanı kartta duran bir bilgi olarak kalmaz. Teklif kıyaslama ekranındaki tedarikçi skor kartı, fiyat ve kapsamın yanına bu puanı da katar.

Kıyaslama ekranında en düşük teklif ile en yüksek puanlı tedarikçi ayrı ayrı işaretlenir. İkisi aynı firma olmayabilir ve ürün bunu gizlemek yerine ikisini de gösterir.

Seçim yine kullanıcıdadır. Sistem sıralar ve işaretler, kararı vermez. Kıyaslamanın nasıl işlediği teklif süreci sayfasında ayrıca anlatılıyor.

KİMDEN NE ALINIR

Hangi firmanın neyi verdiği kayıtta

Tedarikçi kartında bir de Malzemeler sekmesi bulunur ve firmanın hangi kalemlerde çalıştığını tutar. Kart açılırken firmanın ilgilendiği malzeme grupları girilir, zamanla bu liste gerçekleşen alımlarla birlikte kalınlaşır.

Bu sekmenin karşılığı teklif isteme anında görülür. “Bu kalemi kimden isteyelim” sorusu, hatırlanan birkaç firma yerine kayıtlı bir listeden cevaplanır. Yeni bir kalem alınacağında daha önce benzer işi yapmış firmalar aranarak değil, kayıttan bulunur.

Bağ iki yönlü çalışır. Malzeme kartındaki tedarikçiler sekmesi ile tedarikçi kartındaki malzemeler sekmesi aynı ilişkinin iki ucudur; hangi taraftan bakılırsa bakılsın aynı bilgi görünür. Malzeme yönetimi sayfasında bu ilişkinin malzeme tarafı anlatılıyor.

Pratik sonuç, tedarikçi havuzunun kişilere dağılmış olmaktan çıkmasıdır. Bir satın almacının yıllar içinde tanıdığı firmalar, o kişiye özel bir bilgi olmaktan çıkıp şirketin kaydı hâline gelir.

KARA LİSTE

Çalışılmayacak firma listeye hiç düşmüyor

Bir firmayla çalışmama kararı kara liste üzerinden kayda geçer ve karar alınırken gerekçe yazmak zorunludur. Yani listede yalnızca firmanın adı değil, neden orada olduğu da durur.

Kara listenin etkisi pasif bir işaret olmakla kalmaz. Kara listedeki tedarikçi, sipariş ve sözleşme ekranlarındaki tedarikçi arama sonuçlarına hiç düşmez. Uyarı çıkarıp devam etmeye izin veren bir kurgu değildir; firma o ekranlarda görünmez.

Bunun karşılığı, kararın kişiye bağlı olmaktan çıkmasıdır. Kararı veren kişi izinliyken ya da şirketten ayrıldıktan sonra da aynı şekilde işler.

ONAY VE ŞUBE

Çalışılabilir mi sorusunun kayıtlı cevabı

Kartın üstündeki onayla, revizyon iste ve reddet düğmeleri bir onay sürecini yürütür. Tedarikçinin çalışmaya uygun bulunup bulunmadığı kararı kayda geçer.

Revizyon istemek reddetmekten farklı bir işlemdir. Eksik bilgi ya da eksik evrak nedeniyle kartın tamamlanması istendiğinde süreç kapanmaz, geri döner.

Kontaklar sekmesinde firmanın yetkili kişileri tutulur. Ticari işleri yürüten kişi ile sevkiyatta muhatap olunan kişi çoğu zaman farklıdır, ikisi ayrı ayrı kayda girer. Şube kayıtları ayrı listede durur; birden çok yerde çalışan tedarikçilerde hangi şubenin hangi işe baktığı buradan okunur.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Evrak süresi dolduğunda tedarikçi otomatik kilitlenmez. Uyarı çıkar, tamamlanma çubuğu eksiği gösterir, ama sipariş açılmaya devam edebilir. Burada bir kapı değil, bir uyarı vardır. (Taşeron tarafında bu kilit bulunur; tedarikçide karşılığı yoktur.)

Zorunlu evrağın kendi geçerlilik tarihi alanı yoktur. Süre, belgenin okunmasıyla anlaşılır; elle tutulan ayrı bir vade alanı bulunmaz.

Cari hesap ve bakiye bu kartta durmaz. Kart ticari kimliği, iletişimi, evrağı ve performansı tutar; cari takip kapsamı dışındadır.

İtibar asistanı karta doğrudan yazmaz. Getirdiği bilgi öneri olarak durur, kaydı kullanıcı yapar.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Satın alma için değer, tedarikçi seçiminin izlenimden kayda geçmesidir. Puan listede görünür, geçmiş teklif ve sipariş hacmi kartta durur, çalışılmayacak firma aramaya hiç düşmez.

Kalite ve evrak sorumlusu için değer, hangi firmanın evrağının eksik olduğunun tek bakışta okunmasıdır. Belgenin süresi belgenin kendisinden anlaşılır.

Muhasebe için değer, vergi dairesi ve vergi numarası dahil ticari kimliğin fatura geçmişiyle aynı kartta durmasıdır.

Yönetim için değer, bir firmayla çalışmama kararının gerekçesiyle birlikte kalıcı olmasıdır.

Kartın asıl işlevi bilgi toplamak değil, dağılmış bilgiyi tek muhataba bağlamaktır. Ticari kimlik, iletişim, evrak ve geçmiş ayrı yerlerde durduğu sürece hiçbiri tek başına karar verdirmez; aynı kartta buluştuklarında tedarikçi seçimi bir izlenim olmaktan çıkar.

Tedarikçi kartı satın alma paketine özel bir ekran değildir; Codigno ERP kurulumunun tamamında aynı kayıt kullanılır.

Tedarikçi puanı nasıl hesaplanıyor?

Tanımlı değerlendirme formlarındaki sorulara verilen puanlar form skorunu, birden çok formun ağırlıklı ortalaması da tedarikçinin puanını verir. Ağırlıkları siz belirlersiniz.

Puan yalnızca kartta mı duruyor?

Hayır. Puan tedarikçi listesinde kendi sütununda görünür ve teklif kıyaslama ekranındaki skor kartına girer. Kıyaslamada en düşük teklif ile en yüksek puanlı tedarikçi ayrı ayrı işaretlenir.

Zorunlu evrağın süresi nasıl takip ediliyor?

Yüklenen belge yapay zekâ ile okunur ve süresi geçmişse uyarı verir. Elle doldurulan ayrı bir geçerlilik tarihi alanı bulunmaz.

Evrağı eksik tedarikçiye sipariş açılabiliyor mu?

Evet, açılabilir. Eksik evrak kırmızı işaretlenir ve tamamlanma çubuğunda görünür, ancak sistem siparişi engellemez. Bu bir uyarıdır, kilit değildir.

Kara listeye aldığımız firma yeniden karşımıza çıkar mı?

Çıkmaz. Kara listedeki tedarikçi sipariş ve sözleşme ekranlarındaki arama sonuçlarına hiç düşmez. Kara listeye alırken gerekçe yazmak da zorunludur.

Tedarikçinin cari hesabını buradan takip edebilir miyiz?

Hayır. Cari hesap ve bakiye tedarikçi kartında tutulmaz. Kart ticari kimliği, iletişimi, evrağı, geçmiş işlemleri ve performansı tutar.

Aynı tedarikçinin birden çok şubesi varsa nasıl kaydediliyor?

Şube kayıtları ayrı bir listede tutulur ve kontaklar da ayrı ayrı girilir. Hangi şubenin hangi işe baktığı bu listeden okunur.

İtibar asistanı ne yapıyor, kaydı kendisi mi değiştiriyor?

Firma hakkında dışarıda bulunabilen bilgiyi getirir ve kayıtlı bilgiyle karşılaştırır. Kaydı kendisi değiştirmez; getirdiği bilgi öneri olarak durur, uygulama kararı kullanıcıdadır.