Malzeme Yönetimi

Aynı kalemin firma genelinde tek adı, tek kodu ve tek geçmişi olur.

SORUN

Aynı malzeme üç ayrı adla kayıtlı

Malzeme listesi bir firmada tek seferde kurulmaz. Zamanla, farklı kişiler tarafından, farklı ihtiyaçlar sırasında büyür. Sonuç neredeyse her zaman aynıdır: aynı kalem birden çok kez, birbirini tutmayan adlarla kaydedilir.

Bunun sebebi dikkatsizlik değil, sıradan bir alışkanlıktır. Talebi açan kişi kalemi kendi bildiği adla yazar. Depo sorumlusu aynı kalemi rafta gördüğü etiketle tanır. Muhasebe faturada geçen adı kullanır. Üçü de doğrudur, üçü de farklıdır.

Bedeli üç yerde çıkar. Birincisi satın alma tarafındadır: aynı kalem iki ayrı talepte iki ayrı adla istenince tek siparişte birleşmez, iki ayrı alım olur ve toplu alımın avantajı kaybolur.

İkincisi depodadır. Kayıtta iki farklı kalem gibi görünen şey rafta tek yerde durur; sayım tutmaz ve tutmama sebebi hiçbir zaman tam olarak anlaşılmaz.

Üçüncüsü en sık sorulan sorudur ve genellikle cevapsız kalır: “bunu geçen sefer kimden, ne şartla almışız”. Kalem tek bir kayıtta toplanmadığı sürece bu sorunun cevabı, o alımı yapan kişinin hatırasında kalır.

MALZEME KARTI

On sekmeli tek kart

Codigno ERP’de her malzeme sekmeli bir kartta tutulur ve kartın on sekmesi aynı kalemin farklı yüzlerini gösterir:

• Temel Bilgiler ve Tedarikçiler – kalemin kimliği ve kimlerden temin edilebildiği
• Talepler, Teklifler, Siparişler, Teslim Alım Bekleyenler – sürecin neresinde olduğu
• Sözleşmeler ve Bütçe – hangi anlaşmaya ve hangi bütçe kalemine bağlı olduğu
• Stok ve Malzeme İzleme – nerede, ne kadar durduğu

Temel bilgiler tarafında kalemin tipi, kodu, adı, markası, modeli, kategorisi, satış kategorisi, KDV oranı, birimi, varyantı, üreticisi, orijini, üretici seri numarası ve barkodu bulunur.

Buradaki tasarım kararı sekme sayısında değil, sekmelerin ne olduğundadır. Kartta duran bilgilerin çoğu malzemenin kendi özelliği değil, başına gelenlerdir. Kalemin hangi talepte istendiği, kimden teklif geldiği, hangi siparişe girdiği ve teslim alınıp alınmadığı ayrı ekranlarda aranmaz.

ORTAK DİL

Beş bölüm aynı kaydı konuşuyor

Tek kod tek başına bir düzen değildir; değeri, o kodu kimlerin kullandığındadır.

Talep açan kişi kütüphaneden seçer, serbest metin yazmaz. Teklif istenirken tedarikçiye giden kalem aynı kayıttır. Sipariş bu tekliften doğar. Depo teslim alırken aynı kodu görür. Bütçe kalemi de aynı kayda bağlanır.

Bu zincirin pratik sonucu şudur: bir kalem hakkında sorulan soru, sorunun sorulduğu bölüme göre farklı cevap vermez. Satın almanın gördüğü miktar ile deponun gördüğü miktar aynı kaydın iki yüzüdür.

Zincirin tamamı satın alma ve lojistik yazılımı sayfasında, adımları ise talep süreci ve depo yönetimi sayfalarında anlatılıyor.

GEÇMİŞ

Bu kalemi en son kimden almıştık

Malzeme kartında kalemin fiyat geçmişi grafik olarak durur ve grafiğin ayırt edici yanı, her kaydın kaynağıyla etiketli olmasıdır.

Geçmiş altı kaynaktan beslenir: sipariş, depo, teklif, proje, elle girilen kayıt ve sözleşme. Yani bir fiyatın nereden geldiği belli olur; teklifte konuşulan ile siparişte gerçekleşen aynı çizgide değil, ayrı ayrı okunur.

Bunun karar tarafındaki karşılığı doğrudandır. Yeni bir alım hazırlanırken referans, hatırlanan bir rakam değil kayıtlı bir seridir. Tedarikçiyle konuşurken de aynı seri elde bulunur.

TOPLU GİRİŞ

Kütüphaneyi kurmak tek tek giriş demek değil

Malzeme kütüphanesi olmayan bir firmada ilk soru şudur: bu liste sisteme nasıl girecek.

Ürün bunun için iki ayrı ekran taşır. Toplu ekleme ekranı tablo görünümünde çok satır girmeye ve mevcut listeyi Excel’den yapıştırmaya izin verir. Kod alanı boş bırakılırsa sistem kodu kendisi atar, yani kodlama düzeni kurmak kurulumun önkoşulu olmaktan çıkar.

Toplu güncelleme ise ayrı bir ekrandır ve kurulumdan sonra da işe yarar. Kategori değişikliği, birim düzeltmesi ya da KDV oranı güncellemesi kalem kalem dolaşmayı gerektirmez.

Liste ekranında sütunlar gizlenip gösterilebilir ve arama tek alana değil çok alana bakar. Kalem, kodundan da adından da markasından da bulunur.

BARKOD

Etiket kartın kendisinden basılıyor

Malzeme kartında barkod ve kare kod alanları bulunur ve etiket doğrudan buradan basılır. Basma işlemi tek kalem için de, seçilen kalemler için toplu olarak da yapılır.

Bunun depo tarafındaki karşılığı, etiketin ayrı bir programdan üretilmemesidir. Kod malzeme kaydının kendi alanıdır; etiketle raf arasındaki bağ kurulumdan sonra ayrıca kurulmaz.

Okutma tarafında ayrı bir tara ve bul ekranı vardır: masaüstü barkod okuyucuyla ya da telefon kamerasıyla okutulan kod, doğrudan o malzemeye ya da ilgili işleme götürür.

MÜKERRER KAYIT

İki kez açılmış kayıt tek karta indirilir

Kütüphane büyüdükçe aynı kalemin iki kez açılması kaçınılmazdır. Ürün bunu iki aşamada ele alır.

Önce önlemeye çalışır: yeni malzeme eklenirken ad, marka ve model üzerinden bakılır ve benzer bir kayıt varsa “bu kalem zaten kayıtlı olabilir” uyarısı çıkar. Uyarı kaydı engellemez, kullanıcıya gösterir.

Sonra temizler: yanlışlıkla iki kez açılmış kayıtlar tek karta birleştirilir. Birleştirme geçmişi de toplar, yani iki kayda dağılmış talep, teklif ve sipariş geçmişi tek kartta buluşur.

YAPAY ZEKÂ

Öneri getirir, kaydı kullanıcı yapar

Malzeme tarafında yapay zekâ iki yerde çalışır ve ikisi de aynı ilkeye bağlıdır: sistem aday gösterir, seçimi insan yapar.

Birincisi yukarıda anlatılan mükerrer kayıt uyarısıdır. Kalem eklenirken benzer kayıtlar önden çıkar.

İkincisi kütüphaneyi dışarıdan gelen belgeye bağlar. Tedarikçiden gelen bir belgeden okunan kalemler, kütüphanedeki kayıtlarla eşleştirilir ve her aday için benzerlik puanı ve gerekçe gösterilir. Bu eşleştirme talep tarafında çalışır, malzeme kartında değil; ayrıntısı talep süreci sayfasındadır.

Bunu ayrıca yazıyoruz, çünkü ortada kaydı kendi kendine oluşturan bir kurgu yoktur. Aday listesi gelir, hangi kaydın doğru olduğuna kullanıcı karar verir.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Muadil malzeme tanımı yoktur. İki farklı kayıt “birbirinin yerine kullanılabilir” diye bağlanamaz. Mükerrer kayıt birleştirmesi bunun yerine geçmez; o, yanlışlıkla iki kez açılmış aynı kalemi tek kayda indirir, farklı iki kalemi eşdeğer saymaz.

Stok maliyet yöntemi seçimi yoktur. Malzeme kartında ilk giren ilk çıkar ya da ağırlıklı ortalama gibi bir yöntem seçilmez.

Piyasa araştırmasından gelen fiyat, fiyat geçmişine yazılmaz. Geçmiş altı kaynaktan beslenir ve piyasa araştırması bunların içinde değildir; o kayıt kendi ekranında durur.

Yapay zekâ kütüphaneye doğrudan yazmaz. Hem mükerrer uyarısında hem eşleştirme adaylarında son kararı kullanıcı verir.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Satın alma için değer, aynı kalemin tek kod altında toplanmasıdır. İki ayrı adla açılmış iki talep tek siparişte birleşir ve kalemin geçmiş alım serisi karar anında elde durur.

Depo için değer, kayıttaki kalem ile raftaki kalemin aynı şey olmasıdır. Etiket kartın kendisinden basılır, okutulan kod doğrudan kayda götürür.

Proje ve bütçe tarafı için değer, harcamanın kalem bazında okunabilmesidir. Bütçe sekmesi kalemin hangi bütçeye bağlandığını kartın üzerinde gösterir.

Muhasebe için değer, KDV oranı ve birim gibi alanların malzemenin kendi kaydında durmasıdır; her belgede yeniden yazılmaz.

Malzeme kütüphanesi satın alma paketine özel bir ekran değildir; Codigno ERP kurulumunun tamamında aynı kayıt kullanılır.

Mevcut malzeme listemizi sisteme nasıl aktarırız?

Toplu ekleme ekranı tablo görünümünde çok satır girmeye ve Excel’den yapıştırmaya izin verir. Kod alanı boş bırakılırsa sistem kodu kendisi atar, yani hazır bir kodlama düzeniniz olması gerekmez.

Aynı malzemeyi iki kez açarsak ne oluyor?

Yeni kayıt eklenirken ad, marka ve model üzerinden benzer kayıtlar aranır ve varsa uyarı çıkar. Buna rağmen iki kayıt oluşmuşsa ikisi tek karta birleştirilir; talep, teklif ve sipariş geçmişi de birleşir.

Muadil malzeme tanımlayabiliyor muyuz?

Hayır. İki farklı kaydı “birbirinin yerine kullanılır” diye bağlayan bir alan bulunmuyor. Birleştirme yalnızca yanlışlıkla iki kez açılmış aynı kalem için kullanılır.

Fiyat geçmişi hangi kayıtlardan besleniyor?

Altı kaynaktan: sipariş, depo, teklif, proje, elle girilen kayıt ve sözleşme. Her kayıt kaynağıyla etiketlidir. Piyasa araştırması bu geçmişe girmez.

Barkod etiketini ayrı bir programla mı basıyoruz?

Hayır. Barkod ve kare kod malzeme kaydının kendi alanlarıdır, etiket kartın üzerinden basılır. Tek kalem için de, seçilen kalemler için toplu olarak da basılabilir.

El terminali gerekiyor mu?

Ayrı bir el terminali uygulaması bulunmuyor. Okutma masaüstü barkod okuyucu ve telefon kamerasıyla çalışan tara ve bul ekranı üzerinden yürür.

Kategori ya da KDV oranı değişirse kalemleri tek tek mi düzeltiyoruz?

Hayır. Toplu güncelleme ekranı seçilen kalemlerin alanlarını topluca değiştirir; kurulumdan sonra da kullanılır.

Malzeme kartı stok maliyetini hesaplıyor mu?

Hayır. Kartta ilk giren ilk çıkar ya da ağırlıklı ortalama gibi bir stok maliyet yöntemi seçimi bulunmuyor. Kart kalemin kimliğini, geçmişini ve nerede durduğunu tutar.