Sevkiyat ve Nakliye Yönetimi

Sipariş alındıktan sonra ne olduğu da kayıtta dursun.

GERÇEK SORUN

Sipariş onaylandı, gerisi WhatsApp

Sipariş onaylandıktan sonra işin lojistik tarafı çoğu şirkette mesajlaşmayla yürüyor. Depoya “şunları hazırla” yazılıyor, şoföre adres gönderiliyor, müşteriye “yola çıktı” deniyor. Bir hafta sonra müşteri “malım nerede” diye arayınca üç kişiye sorulup cevap toparlanıyor.

İkinci sorun araç planlaması. İki planlamacı aynı tıra iki ayrı iş yazıyor, sabah yükleme rampasında anlaşılıyor.

Üçüncüsü belge. Araç yola çıkıyor, irsaliye eksik. Teslim ediliyor, imzalı belge geri gelmiyor. Ay sonunda “bunu teslim ettik mi” sorusunun kanıtı bir şoförün telefonundaki fotoğraf oluyor.

İKİ KAVRAM

Üç sevkiyat, tek nakliye

Sistemde iki ayrı kayıt var ve ayrım işin doğru kurulmasını sağlıyor. Sevkiyat, bir siparişin malının müşteriye gitmesi. Nakliye, o malı taşıyan sefer. Bir nakliye birden çok sevkiyat taşıyor.

Karşılığı şu: üç ayrı müşterinin malı aynı tıra biniyorsa üç sevkiyat, tek nakliye açılıyor. Kimin malının nerede olduğu tek tek izleniyor, araç bir kez planlanıyor.

Aynı nakliyeye eklenecek sevkiyatların aynı taşıma tipinde, aynı yükleme noktasında ve aynı kalkış noktasında olması gerekiyor. Sistem aynı kamyona binmeyecek işleri baştan bir araya getirtmiyor.

Sevkiyat kalemleri sipariş tarafından geliyor. Sipariş “sevk edilebilir” işaretlendiğinde kalemleri planlama ekranına düşüyor; o kapı satış siparişi yönetimi sayfasında anlatılıyor. Planlama satırında sipariş numarası, firma, teslimat yeri ve adresi, teslim alacak kişiler, ürün, birim, ambalaj bilgisi, birim ağırlık, miktar, sevk edilen ve kalan miktar ile planlanan tarih görünüyor. Yanında iki sütun daha var: eldeki stok ve rezerve stok. Planlamacı hangi kalemi şimdi, hangisini sonra sevk edebileceğini sipariş listesinden ayrılmadan görüyor.

Stok yetmiyorsa satırda “stok yetersiz” etiketi çıkıyor. Etiket yalnızca ekranda değil; sunucu gerçek mevcudu kendisi okuyor, ekranı atlatarak stoksuz sevkiyat açılamıyor.

Beş ekran var: sevkiyat planlama, nakliye planlama, sevkiyatlar, nakliyeler ve lojistik analizi. Nakliye planlama sürükle bırakla çalışıyor. Firma kartına da bir “sevkiyatlar” sekmesi ekleniyor; müşteri yönetimi sayfasındaki zaman çizelgesinin son halkası bu.

DURUM AKIŞI

Seferin gerçeği sevkiyatın durumunu kendiliğinden taşıyor

Sevkiyatın kendi durumu var, nakliyenin kendi durumu var ve biri diğerini otomatik ilerletiyor. Sevkiyat yedi adımdan geçiyor: taslak, planlamada, araç talep edildi, nakliyeye atandı, teslim edildi, tamamlandı, iptal. Nakliye sekiz adımdan: taslak, araç talebi, araç hazır, yüklemede, yolda, sevkiyatta, tamamlandı, iptal.

Otomatik geçişler anlatmaya değer olan kısım. Nakliye yüklemeye girdiğinde, ona bağlı araç bekleyen sevkiyatlar kendiliğinden “nakliyeye atandı” oluyor. Bir sevkiyat teslim edildiğinde, o nakliyedeki hepsi teslim olduysa nakliye kendiliğinden tamamlanıyor, olmadıysa “sevkiyatta” kalıyor. Nakliye iptal edilirse henüz teslim edilmemiş sevkiyatlar planlamaya geri dönüyor, teslim edilmişlere dokunulmuyor.

Yani kullanıcı her sevkiyatın durumunu tek tek güncellemiyor. Sefer ne durumdaysa sevkiyatlar onu izliyor.

Taşıma tipi akışı dallandırıyor. Alıcının kendi aracı geldiğinde “yolda” adımı atlanıyor; mal alıcının aracına yüklendiği anda zaten alıcıda, sizin izlediğiniz bir yol hâli yok. Satıcıya ait nakliyede ise araç atanırken nakliye bedeli ve para birimi zorunlu. Kendi aracınızla taşıyorsanız maliyeti kaydetmeden geçemiyorsunuz.

ARAÇ VE ŞOFÖR

Aynı araç iki işe atanmıyor

Bir araç şu anda başka bir nakliyede görevliyse, ister araç hazır ister yolda olsun, o araca ikinci bir nakliye atanamıyor. Hata mesajı aracın hangi nakliyede olduğunu numarasıyla söylüyor. Sahada gerçekten yaşanan sorunun karşılığı: iki planlamacının aynı tıra iş yazması.

Araç ile şoför çoka çok bağlanıyor; bir şoför birden çok araca, bir araç birden çok şoföre. Şoför seçici çalışma alanının tamamında arıyor, yani tanıdığınız şoförü adıyla bulup atıyorsunuz, “yeni şoför” diye tekrar açmıyorsunuz.

BELGE KAPILARI

İrsaliyesi eksik araç yola çıkmıyor

Belge disiplini burada kurallara bağlanmış. Nakliyeyi yola çıkarmak için en az bir sevkiyat olmalı, şoför atanmış olmalı ve her sevkiyatta hem irsaliye numarası hem irsaliye dosyası bulunmalı. Biri eksikse araç yola çıkarılamıyor.

Sevkiyatı tamamlamak için imzalı belge dosyası zorunlu. Teslim adımında teslim tarihi seçiliyor ve her kalemin teslim edilen miktarı giriliyor.

Tarihleri kullanıcı seçiyor; sistem saati sessizce damgalanmıyor. Geriye dönük kayıt giren şirket için doğru davranış bu. Tutarlılık da denetleniyor: çıkış tarihi yükleme tarihinden, teslim tarihi çıkış tarihinden önce olamıyor.

KISMİ TESLİM

Eksik çıkan miktar kaybolmuyor

Müşteri yüz adet sipariş etti, seksen teslim aldı. Kalan yirmi siparişte açık kalıyor ve yeniden sevk edilebiliyor. Fark siparişe geri yazılıyor, elle düzeltme gerekmiyor.

Numaralar da kaynağını taşıyor. Sevkiyat numarası siparişin referansını içeriyor; nakliye numarası taşıma tipini ve ayı. Numaraya bakan kişi hangi siparişin sevkiyatı olduğunu görüyor. Silinen bir numara bir daha verilmiyor; denetimde sorulan bir sorunun cevabı.

Malın giriş tarafı, yani tedarikçiden gelen malın kabulü ayrı bir modül ve teslim alım süreci sayfasında anlatılıyor. O sayfa mal kabul, bu sayfa mal çıkışı.

KİMİN İÇİN

Bu modül kime uygun

Kendi aracıyla ya da anlaşmalı nakliyeciyle düzenli sevkiyat yapan üretici ve toptancılar için. Birden çok müşterinin malını aynı araçta birleştirenlerde nakliye kavramı hemen karşılığını veriyor.

Kargoyla tek koli gönderen, sevkiyatı sipariş başına tek parça olan işlerde bu kurgu ağır kalıyor; öyle bir yapıda sipariş tarafı yeterli oluyor.

Sevkiyat, Codigno ERP içinde satış zincirinin son halkası: fırsat, teklif, sipariş, sevkiyat, nakliye, teslim. Zincirin başı CRM ve satış yönetimi sayfasında, hangi paketin neyi kapsadığı ürünler sayfasında.

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Bir araçta birden çok müşterinin malı gidebiliyor mu?

Evet. Her müşteri için ayrı sevkiyat açılıyor, hepsi tek nakliyeye bağlanıyor. Şart: aynı taşıma tipi, aynı yükleme ve kalkış noktası.

Aracın nerede olduğunu görebiliyor muyuz?

Hayır. GPS ve harita yok. Görünen şey sevkiyatın durumu: yüklemede, yolda, teslim edildi.

Müşteri kendi aracıyla gelirse ne oluyor?

Taşıma tipi “alıcıya ait” seçiliyor. “Yolda” adımı atlanıyor, çünkü mal aracına yüklendiği anda zaten müşteride.

İrsaliyeyi sistem mi üretiyor?

Hayır. İrsaliye dışarıda düzenleniyor, numarası ve dosyası sevkiyata ekleniyor. Eksikse araç yola çıkarılamıyor. e-İrsaliye entegrasyonu bulunmuyor.

Kısmi teslimde kalan miktar ne oluyor?

Siparişe geri yazılıyor ve yeniden sevk edilebiliyor. Kalan miktar sayaçla değil, sevkiyat satırlarının toplamıyla hesaplanıyor.

Nakliye maliyetini takip edebiliyor muyuz?

Satıcıya ait nakliyede bedel ve para birimi zorunlu olarak kaydediliyor. Ödeme kaydı ve nakliyeciyle mutabakat yok; o taraf projeye özel.

Araç bakım ve muayene takibi var mı?

Yok. Araç ve şoför yalnızca nakliye planlaması için tanımlanıyor. Filo bakım yazılımı bu paketin parçası değil.

Stokta olmayan malı sevkiyata koyabiliyor muyuz?

Hayır. Planlama satırında eldeki ve rezerve stok görünüyor, yetmiyorsa “stok yetersiz” etiketi çıkıyor ve sunucu sevkiyatı açmıyor. Stok azalınca uyaran ayrı bir eşik ise yok.