Satış Teklifi Hazırlama

Teklif hazırlamak bir günlük iş olmaktan çıksın.

Teklif neden bu kadar uzun sürüyor

Kalemli teklif hazırlayan bir şirkette işin çoğu yazmak değil, toplamak.

Malzeme fiyatı bir yerde, geçen seneki benzer teklif başka bir yerde, iskonto oranı satış müdürünün kafasında. Excel açılıyor, eski bir dosya kopyalanıyor, kalemler tek tek güncelleniyor. Bir kalem değişince aşağıdaki formüllerin tutup tutmadığı kontrol ediliyor.

Sonra revizyon geliyor. Müşteri “şu kalemi çıkaralım, fiyatı da biraz aşağı çekin” diyor. İkinci dosya açılıyor. Üçüncü revizyonda hangi dosyanın konuşulduğu karışıyor ve toplantıda iki taraf farklı rakam söylüyor.

Bir de kâr sorusu var. Teklif gönderilirken bakılan şey çoğu zaman rakip fiyatı oluyor, kendi maliyeti değil. İşin kârı iş bittikten sonra hesaplanıyor ve bazen kâr olmadığı orada anlaşılıyor.

Excel gibi çalışan ama Excel olmayan bir tablo

Teklif kalemleri tablo halinde giriliyor. Klavyeyle satır satır ilerliyorsunuz, alışkanlık bozulmuyor.

Fark şurada: kalem malzeme kütüphanesinden seçildiğinde kodu, açıklaması ve fiyatı kendiliğinden geliyor. Aynı malzemeyi iki teklife iki farklı fiyattan yazma ihtimali ortadan kalkıyor.

Satırda miktar, birim, liste fiyatı, iskonto oranı, özel iskonto, KDV oranı ve para birimi duruyor. Bunların yanında ağırlık ve kâr kolonları var. Her dokunuşta satır toplamı, teklif toplamı, KDV ve para birimi karşılıkları yeniden hesaplanıyor.

Bir kalem için belirlenmiş alt veya üst fiyat sınırı varsa ve o sınırın dışına çıkılırsa hücre uyarı rengine dönüyor. Sistem satışı durdurmuyor, ama fiyatın nereye gittiğini gizlemiyor da.

Pazarlıkta en çok zaman alan iş

Müşteri telefonda “şu rakama gelin” diyor. Klasik yöntemde satırlara tek tek dönülüp oran deneniyor.

Genel iskonto panelinde iki yoldan biri seçiliyor: ya vereceğiniz indirim tutarını yazıyorsunuz ya da varmak istediğiniz hedef tutarı. Sistem gereken oranı bütün satırlara dağıtıyor. Telefon kapanmadan yeni rakam ekranda oluyor.

Nakliye bedeli de benzer şekilde çalışıyor. Ayrı bir kalem olarak durabiliyor ya da birim fiyatların içine dağıtılabiliyor. Müşteriye “nakliye dahil” fiyat vermek isteyen şirketlerde bu ikinci seçenek kullanılıyor.

Kur hangi anda sabitleniyor

Dövizli teklif verenlerde en sık çıkan tartışma şu: teklif hangi kurdan verildi.

Kur, teklif kaydedildiği anda sabitleniyor ve teklifin üzerinde duruyor. Gerekirse tek bir satırın kuru elle değiştirilebiliyor. Toplamlar hem satır para biriminde hem teklif para biriminde hem de TL karşılığıyla ayrı ayrı gösteriliyor.

Teklif altı türde hazırlanabiliyor: normal, ihraç kayıtlı, KDV muafiyetli, proforma, döviz ve ihracat. Tür seçimi hem hesabı hem çıktıyı etkiliyor, her seferinde elle düzeltme gerekmiyor.

Kur farkının ayrıca izlendiği bir ekran yok, bunu da söyleyelim. Sabitlenen kur teklifin kendi kaydında duruyor.

Teklifin kârını göndermeden önce görmek

Teklif kartında Analiz diye bir sekme var ve bu sayfadaki en değerli yer orası.

Satış tutarı, maliyet, kâr marjı ve ödeme vadesinden doğan finansman kaybı burada hesaplanıyor. Doksan gün vadeyle verilen bir teklifin peşin fiyatla aynı iş olmadığı, teklif gönderilmeden önce rakamla görülüyor.

Sahada gördüğümüz şu: şirketlerin kârını en çok yiyen şey iskonto değil, farkına varılmadan uzatılan vade. İskonto konuşulur, tartışılır, onaylanır. Vade ise çoğu zaman “tamam, doksan gün olsun” diye geçiştirilir. Bu ekranı satış temsilcisine de açmanızı öneriyoruz, yalnızca yöneticiye değil.

Üçüncü revizyonda birinci sürüm tartışılmıyor

Revize edildiğinde teklif kopyalanmıyor, yeni bir sürüm oluşuyor. Versiyon geçmişi sekmesinden hangi sürümün ne zaman çıktığı görülüyor, eski sürüm açılıp yazdırılabiliyor.

İki sürüm arasındaki farkı otomatik gösteren bir karşılaştırma yok; sürümler yan yana konup gözle bakılıyor. Ama hangi rakamın konuşulduğu tartışması bitiyor, çünkü her sürüm ayrı duruyor.

Benzer bir iş için daha önce verilmiş bir teklif varsa kalemleriyle birlikte kopyalanıp yeni taslak olarak güncelleniyor. Kartta hangi tekliften türediği yazıyor.

Çıktı tarafında şablonlar var, teklif başına seçiliyor ve düzenlenebiliyor. Teklif PDF olarak sistemden e-posta ya da WhatsApp ile gönderiliyor. Fiyatı herkesin görmesini istemediğiniz işlerde teklif gizli işaretleniyor ve yalnızca seçtiğiniz kullanıcılar görüyor.

Kabul edilen teklif ne oluyor

Teklif sonuçlandığında durumu güncelleniyor. Reddedildiyse sebep ve açıklama girmek zorunlu: yüksek fiyat, ödeme koşulları, teslim zamanı, ürün kalitesi, ihale ya da geç iletim.

Onaylandıysa tek adımda siparişe dönüşüyor. Bütün kalemler, iskontolar ve tutarlar sipariş tarafına geçiyor, satış hiçbir şeyi yeniden yazmıyor. Dönüşen teklif kilitleniyor; üzerinde değişiklik yapılamıyor, silinemiyor, revize edilemiyor.

Tedarikçiden fiyat alma tarafı ayrı bir süreç ve teklif süreci sayfasında anlatılıyor. İkisi aynı malzeme kütüphanesine bağlı olduğu için alınan fiyat ile verilen fiyat aynı kayda dayanıyor.

Bu modül kime uygun

Teklifi tek satır olan şirketler için değil. Kalem sayısı fazla olan, iskonto pazarlığı yapılan, dövizle çalışan ve revizyon gören tekliflerde karşılığını hızlı veriyor.

Proje bazlı satış, taahhüt işi ve kurumsal müşteriye satış bu tanıma giriyor. Makine, tesisat, elektrik, otomasyon gibi kalemli iş yapan üreticiler de öyle.

Standart pakette olmayan bir kural varsa, mesela belirli bir iskontonun üzerini yöneticinin onayına düşürmek, bu projeye özel geliştiriliyor. Özel geliştirme tarafının ayrıntısı CRM yazılımları sayfasında.

Sık sorulan sorular

Teklif şablonumuzu koruyabilir miyiz?

Şablonlar düzenlenebiliyor ve teklif başına seçiliyor. Kurumsal tasarımınıza uydurulması kurulum sırasında yapılan bir iş.

Belirli bir iskontonun üzerini onaya düşürebiliyor muyuz?

Kutudan çıkan hali bunu yapmıyor. Kalem bazında alt ve üst fiyat sınırı tanımlanıyor, sınır aşıldığında hücre uyarı rengine dönüyor; kontrol görünürlük üzerinden yürüyor. Onay kuralı isteyen müşterilerde bu adım projeye özel geliştiriliyor.

Teklifi müşteriye sistemden gönderebiliyor muyuz?

Gönderebiliyorsunuz, PDF olarak e-posta ya da WhatsApp ile çıkıyor. Müşterinin dışarıdan girip onayladığı bir portal yok; sonuç sistemde işaretleniyor.

Teklif verirken stok durumunu görüyor muyuz?

Görmüyorsunuz. Teklif ekranında stok gösterimi yok, teslim süresi elle ya da ön tanımlı listeden seçiliyor. Stok bağlantısı sipariş ve sevkiyat tarafında kuruluyor.

İki revizyon arasındaki farkı sistem gösteriyor mu?

Otomatik fark gösterimi yok. Her revizyon ayrı sürüm olarak saklanıyor, sürümler açılıp karşılaştırılıyor.

Teklifin maliyetini nereden alıyor?

Kalemlerin maliyeti malzeme kütüphanesindeki kayıttan geliyor. Analiz sekmesi bunun üzerinden kâr marjını ve vadeden doğan finansman kaybını hesaplıyor.

Aynı teklifi başka bir müşteriye verebilir miyiz?

Verebilirsiniz. Teklif kalemleriyle kopyalanıp müşterisi değiştiriliyor, kartta hangi tekliften türediği görünüyor.