Şube, Bayi ve Grup Şirketi Yapısı

Teklif bir şirkete, ödeme başkasına, teslimat üçüncüsüne gidiyorsa kart bunu bilsin.

GERÇEK SORUN

Üç şirket, tek müşteri

Kurumsal müşteriyle çalışan herkes bu tabloyu tanır. Sözleşme holdingin bir şirketiyle imzalanıyor, siparişi bayi veriyor, faturayı grubun başka bir şirketi ödüyor, malı fabrikanın deposu teslim alıyor. Hepsi aynı müşteri, ama CRM’de dört ayrı kayıt ve dördünün birbiriyle ilgisi hiçbir yerde yazmıyor.

Yeni gelen temsilci bunu öğrenene kadar yanlış şirkete teklif yazıyor, doğru şirketten ödeme bekliyor.

Bir de “şube” kelimesinin iki ayrı şeyi anlatması var. Bazen şube ayrı bir tüzel kişilik: kendi vergi numarası, kendi muhasebesi olan bir bayi. Bazen sadece bir adres: aynı şirketin fabrikası ya da bölge deposu. İkisi aynı alana yazılınca karışıyor.

İKİ AYRI YAPI

Bağlı firma başka, şube kaydı başka

Codigno ERP’de bu ikisi bilerek ayrı tutuluyor.

Bağlı firma, ayrı tüzel kişilik. Bir firma kaydı başka bir firma kaydına bağlanıyor; bağlanan taraf da kendi başına bir firma, kendi vergi numarası, kendi kontakları, kendi teklifleri var. Kartta “Bağlı Firmalar” sekmesinde görünüyor, şubenin kartında da bağlı olduğu merkez yazıyor. Bayisi ya da iştiraki olan müşteri için doğru yer burası.

Şube kaydı ise firmanın bir adresi. Fabrika, depo, bölge temsilciliği. Kartta “Ticari Bilgiler” altında duruyor; adı, türü, kodu, ili, adresi, telefonu, ilgili kişisi ve varsayılan olup olmadığı yazılıyor. Aynı tüzel kişiliğin farklı yerleri için doğru yer burası.

Bunu açıkça söyleyelim: iki yapı birbirine bağlanmıyor. Şube kaydı olarak açtığınız bir depo, bağlı firmalar sekmesinde görünmüyor; tersi de geçerli. Bu yüzden “şubelerinizi tek yerden yönetin” demiyoruz. Doğru cümle şu: bayisi ayrı tüzel kişilik olan müşteri için bağlı firma, aynı şirketin deposu ve fabrikası için şube kaydı.

Şube türleri sizin tanımınız. Kurulu gelenler ofis, depo, temsilcilik ve diğer; üzerine fabrika, bölge müdürlüğü, şantiye ekleyebiliyorsunuz. Kayıt türün adını değil kodunu sakladığı için sonradan ad değiştirmek eski kayıtları bozmuyor.

GRUP BAĞLARI

Bağ iki kartta birden görünüyor

Aralarında hiyerarşi olmayan firmalar için ayrı bir yapı var: ilişkili firmalar. Bağın bir türü oluyor ve tür listesi sizin. Kurulu gelen beş tür: ortaklık, grup şirketi, iş ortağı, iştirak ve diğer. Bağa serbest bir not da yazılabiliyor.

Bağ simetrik. Tek satır olarak saklanıyor ama iki firmanın da kartında görünüyor. A firmasında “B ile grup şirketi” dediğinizde B firmasının kartında da A çıkıyor; tek yönlü, kayıp bağ oluşmuyor.

Satıştaki karşılığı, sayfanın başındaki tablo. Holding yapısındaki müşteride teklifi bir şirkete verirsiniz, ödemeyi başkası yapar, malı üçüncüsü teslim alır. Üçünün birbiriyle ilgisini yeni gelen temsilci kartta görüyor, kimseye sormasına gerek kalmıyor.

Kartın üstünde tıklanabilir sayaçlar duruyor: kaç bağlı firma, kaç ilişkili firma, kaç kontak. Kontak bir firmadan diğerine taşınabiliyor; kişi iş değiştirdiğinde kaydı silinmiyor, transfer ediliyor.

KİMLİK VE BANKA

Vergi numarası girilirken uyarı çıkıyor

Kimlik alanları biçim denetiminden geçiyor. Vergi kimlik numarası tam on rakam, TC kimlik numarası on bir hane ve ilk hanesi sıfır olamıyor, MERSİS numarası on altı rakam. Kimlik tipleri: vergi numarası, TC kimlik, ticaret sicil, MERSİS, e-Fatura ve e-Arşiv etiketi.

Aynı vergi numarası daha önce başka bir firmaya girilmişse, yazdığınız anda alan uyarı veriyor. Mükerrer kaydın çoğu burada yakalanıyor. “Engelliyor” demiyoruz, çünkü uyarı ön yüzde çalışıyor; kaydı yine de açmak mümkün. Mükerrer kaydı sonradan temizleme tarafında ise gerçek bir birleştirme yok, bunu da yazalım: aynı vergi numaralı iki kart için birleştirme isteği açılıyor ama kontaklar ve geçmiş taşınmıyor. Doğru yol, kaydı açarken uyarıya bakmak.

IBAN geçerlilik kontrolünden geçiyor ve aynı IBAN aynı firmaya ikinci kez tanımlanamıyor.

KATEGORİ VE ÖZEL ALAN

Kendi alanınızı ekleyin, sonra ona göre süzün

Firmalar ağaç yapılı kategorilere ayrılıyor ve derinlik sınırı yok. Üst kategoriyi seçtiğinizde altındakiler de kapsanıyor; her dalın yanında kayıt sayısı rozeti var.

Özel alanlar altı tipte tanımlanıyor: metin, uzun metin, sayı, tarih, evet-hayır ve seçim listesi. Sayı tipinde ondalık basamak ve para birimi eki ayrıca belirleniyor. Tanımlanan alan firma listesine kendiliğinden sütun olarak geliyor ve tipine göre filtreleniyor: metin aranıyor, seçim seçiliyor, tarih aralık alıyor, sayı en az ve en çok değerle süzülüyor.

Bunların hepsi liste sayfasının üstündeki ayrı butonlardan yönetiliyor: kategoriler, tanımlar, şube türleri, bağ türleri, değerlendirme formları. Değerlendirme tarafı müşteri değerlendirme ve uyarılar sayfasında.

Sabit kalanlar da var: adres tipleri, kimlik tipleri, telefon tipleri, kontak departmanları ve para birimi listesi kod içinde tanımlı, arayüzden değiştirilmiyor.

ARAMA

Tam unvanı ezberlemeden bulmak

Hızlı arama kutusu bilerek dar tutulmuş: yalnızca kısa ad ve tam ad üzerinde çalışıyor. Çok kelimeli sorguda her kelimenin ikisinden birinde geçmesi yetiyor, sıra önemli değil. Kısa adın bir kelimesiyle resmi unvanın bir kelimesini yan yana yazsanız da kayıt geliyor.

Telefon araması numarayı normalize ediyor; baştaki sıfır, ülke kodu ve boşluklar atılıp anlamlı hanelerle eşleşiyor. Numarayı nasıl yazdıysanız buluyor. E-posta, adres, web sitesi, müşteri temsilcisi, vergi numarası, kategori, etiket ve kontak ise kendi sütun filtrelerinde.

Firma kartını dış kaynaklardan doldurma tarafı, yani unvan, adres, kişi ve şube önerileri CRM’de yapay zekâ sayfasında anlatılıyor.

KİMİN İÇİN

Bu modül kime uygun

Kurumsal müşteriye satan, bayi ağıyla çalışan ya da holding yapısındaki gruplara tedarik yapan şirketler için. Müşterilerinizin çoğu tek adresli küçük işletmeyse bağlı firma ve bağ türü boş kalır; öyle bir yapıda kartın temel bilgileri yeterli oluyor.

Kartın geri kalanı, yani kontaklar, zaman çizelgesi ve ilgili kayıtlar müşteri yönetimi sayfasında. Sektöre özgü bir firma yapısı gerekiyorsa özel geliştirme tarafı CRM yazılımları sayfasında. Modülün bütünü CRM ve satış yönetimi sayfasında, hangi paketin neyi kapsadığı ürünler sayfasında.

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Bayimizi şube olarak mı, ayrı firma olarak mı açmalıyız?

Kendi vergi numarası varsa bağlı firma olarak. Şube kaydı yalnızca aynı tüzel kişiliğin adresleri için: depo, fabrika, bölge ofisi.

Şube kaydı ile bağlı firma birbirine bağlanıyor mu?

Hayır, iki ayrı yapı. Şube kaydı bağlı firmalar sekmesinde görünmüyor, bağlı firma da şube listesinde görünmüyor.

Grup şirketi bağını iki firmaya da ayrı ayrı mı giriyoruz?

Tek seferde. Bağ simetrik; bir kartta girildiğinde diğer kartta da görünüyor.

Aynı firma iki kez açılırsa ne oluyor?

Vergi numarası girilirken alan anında uyarıyor. Gözden kaçıp iki kart oluşmuşsa geçmişi taşıyan bir birleştirme yok; kaydı açarken uyarıya bakmak asıl yöntem.

Kendi alanlarımızı ekleyebiliyor muyuz?

Altı tipte özel alan tanımlanıyor ve tanımlanan alan listeye sütun ve filtre olarak geliyor. Etiket de ayrıca var.

Bağ türlerini ve şube türlerini değiştirebiliyor muyuz?

Evet, ikisi de sizin listeniz. Kurulu gelen türlerin adı değiştirilebiliyor, yenisi ekleniyor; eski kayıtlar bozulmuyor.

Mevcut müşteri listemizi Excel’den yükleyebiliyor muyuz?

Arayüzde toplu yükleme yok. Liste kurulum sırasında birlikte taşınıyor ve aktarımdan önce tekrar eden kayıtlar temizleniyor.