Özlük ve Evrak Yönetimi

Kimin hangi belgesinin eksik olduğu aranmaz; liste kendiliğinden oluşur ve süresi dolan belge kapıyı kapatır.

SORUN

Evrak takibi neden hep geç fark ediliyor

Özlük dosyası, var olduğu bilinen ama düzenli tutulmadığı da bilinen bir yerdir.

Belgeler toplanır, bir klasöre konur ve orada kalır. Kimin dosyasında ne eksik olduğu ancak biri sorduğunda araştırılır.

Asıl sorun eksik belge değildir. Asıl sorun süresi dolan belgedir. İşe girişte alınan bir sağlık raporu ya da bir eğitim belgesi bir gün geçerliliğini yitirir ve bunu kimse fark etmez, çünkü dosyada duran belge hâlâ orada durmaktadır.

Belgenin varlığı ile geçerliliği aynı şey değildir. Klasör bu ikisini ayırt etmez.

İkinci sorun kimin neyi vermesi gerektiğidir. Zorunlu belge listesi çalışanın işine, iş sınıfına ve bazı durumlarda cinsiyetine göre değişir. Bu liste elle tutulduğunda ya fazla istenir ya eksik.

Üçüncüsü de zamanlamadır. Eksik belge, denetim geldiğinde ya da bir kaza olduğunda fark edilir. İki durumda da geç kalınmıştır.

MERKEZİ TANIM

Belge türleri bir kez tanımlanıyor

Codigno ERP’de evrak takibi kişiden değil, tanımdan başlar.

Evrak türleri merkezi olarak tanımlanır ve her türün yanında şunlar durur: belgenin hangi aşamaya ait olduğu, zorunlu olup olmadığı, hangi cinsiyet için gerektiği, hangi iş sınıfı için gerektiği ve kaç gün geçerli olduğu.

Aşama beş başlıktan biridir: işe giriş, çalışma süreci, işten çıkış, sağlık ve bordro. Yani belge yalnızca istenen bir şey değil, sürecin hangi noktasına ait olduğu bilinen bir şeydir.

Geçerlilik süresinin tanımda durması, bu yapının en önemli yanıdır. Belge yüklendiğinde bitiş tarihi bu tanımdan türetilir; kullanıcının ayrıca hesaplaması gerekmez.

Tanım bir kez kurulur ve bütün kadro için geçerli olur. Yeni bir belge zorunluluğu doğduğunda tek bir yerden eklenir.

KİŞİYE DÜŞEN LİSTE

Zorunlu liste kendiliğinden oluşuyor

Yeni bir personel açıldığında ona düşen zorunlu evrak listesi kendiliğinden türetilir.

Kullanıcı liste kurmaz. Kişinin iş sınıfı, cinsiyeti ve bulunduğu aşama merkezi tanımla karşılaştırılır ve listeyi sistem çıkarır.

Bunun anlamı, listenin kişiden kişiye doğru şekilde değişmesidir. Sahada çalışan biriyle ofiste çalışan birinin zorunlu belgeleri aynı değildir ve bu fark elle takip edilecek bir şey olmaktan çıkar.

Kartta evrak grupları sekme olarak durur ve her sekmede kaç belge olduğu görünür. Zorunlu belgeler ayrıca rozetlenir; eksik olan ile tamamlanan bakışta ayrılır.

İşe giriş sürecinin tamamı, zorunlu alanlarıyla birlikte personel kartı sayfasında anlatılıyor.

DÖRT DURUM

Eksik, bekliyor, yakında doluyor, geçmiş

Belge takibi iki durumlu değildir. Dört durum vardır ve aralarındaki fark önemlidir.

Birincisi eksiktir: belge hiç yüklenmemiştir. İkincisi onay bekliyordur: yüklenmiş ama henüz kabul edilmemiştir. Üçüncüsü yakında doluyordur: belge geçerlidir ama süresi yaklaşmaktadır. Dördüncüsü süresi geçmiştir.

Üçüncü durum bu yapının varlık sebebidir. “Yakında doluyor” olmadan takip, ancak geç kalındığında uyaran bir yapıya döner.

İnsan kaynakları panosundaki evrak takibi kartı bu dört durumu kişi ve belge sayısıyla birlikte gösterir. Yani sorunun büyüklüğü tek ekrandan okunur.

Uyarı ekranda görünür. Bu, aşağıdaki sınırlar bölümünde ayrıca yazılmıştır.

TELEFONDAN YÜKLEME

Belgeyi çekin, türünü sistem bulsun

Belge yüklemenin en pratik yolu telefondur.

Mobil uygulamada personel seçilir ve belge kamerayla çekilir. Sonrasında yapay zekâ belgenin türünü ve tarihini kendisi bulur. Kullanıcı bir liste açıp “bu hangi belge” sorusuna cevap vermez; sistem önerir, kullanıcı onaylar.

Onaylandığı anda belge kişinin özlük dosyasına düşer ve zorunlu listedeki karşılığı kapanır.

Sistem ayrıca belgenin yanlış kişiye ya da yanlış firmaya ait olduğunu fark ederse uyarır. Yani tanıma yalnızca kolaylık değil, bir kontrol adımıdır.

Bu, sahada toplanan belgenin ofise ulaşmasını bekleyen zinciri kısaltır. Belge çekildiği yerde dosyaya girer.

Aynı tanıma yeteneği masaüstünde de çalışır: sürükle bırak ile yüklenen dosyanın türü önerilir, kullanıcı onaylar ya da değiştirir.

İŞ İZNİ KAPISI

Belgesi eksik olan sahaya girmiyor

Bu bölüm, evrak takibini “takip” olmaktan çıkarıp bir kapıya dönüştüren yerdir.

Sahada çalışılacak bir iş için iş izni açılırken sistem, izin tipine göre hem taşeron firmasının hem de sahaya girecek her kişinin zorunlu evrakını tek tek denetler.

Denetim yalnızca belgenin var olup olmadığına bakmaz. Belgenin iznin bitiş tarihine kadar geçerli olup olmadığına bakar. Süresi izin bitmeden dolacak bir belge de kapıyı kapatır.

Kapı kapandığında ekran engelin ne olduğunu söyler: kim, hangi belge, son geçerlilik tarihi ne. Yani “izin açılamıyor” denip bırakılmaz.

Yetkisi olan kullanıcı gerekçe yazarak geçebilir. Gerekçe kayıtta ve onay ekranında görünür. Yani istisna mümkündür ama kayıtsız değildir.

“Evrak takip ediyoruz” ile “evrakı olmayan sahaya girmiyor” arasındaki fark budur. İş izni tarafının tamamı iş izni yönetimi sayfasında anlatılıyor.

EĞİTİM VE SERTİFİKA

Eğitim kaydı ile geçerlilik takibi ayrı yürüyor

Eğitim kendi kaydında tutulur: eğitim adı, türü, veren kurum ya da kişi, başlangıç ve bitiş tarihi, süresi ve durumu.

Katılım toplu girilir. Eğitime katılacak proje listesi ve personel listesi birlikte seçilir; tek kayıtla çok kişi işlenir.

Eğitime dosya eklenir. Katılım tutanağı ya da sertifika kaydın üzerinde durur. Personel kartında ayrıca bir eğitim sekmesi vardır ve kişinin aldığı eğitimler orada listelenir.

Geçerlilik takibi ise belge tarafından yürür. İlk yardım belgesi ya da iş sağlığı ve güvenliği eğitimi belgesi, geçerlilik süresiyle birlikte bir özlük belgesi türü olarak tanımlanır. Süresi dolduğunda yukarıdaki iş izni kapısı bunu görür.

Bu ayrım bilinçlidir ve sınırı da vardır; aşağıda yazılı.

YABANCI UYRUKLU

Çalışma izni de bir belge türü

Personel kaydında uyruk alanı vardır. Yabancı seçildiğinde kimlik numarası yerine pasaport numarası istenir.

Çalışma izni için ayrı bir bölüm ya da hazır bir süre takibi yoktur. Ancak çalışma izni bir özlük belgesi türü olarak tanımlanabilir ve geçerlilik süresi verilebilir.

Bu tanım yapıldığı anda çalışma izni, diğer bütün zorunlu belgelerle aynı zincire girer: dört durumla izlenir, süresi dolduğunda uyarı listesine düşer ve iş izni kapısında denetlenir.

Yani ihtiyaç karşılanır, ama hazır bir “yabancı çalışan modülü” olarak değil, tanımlanabilir bir belge türü olarak.

İnşaat ve altyapı tarafındaki genel çerçeve inşaat ve altyapı sayfasında.

GÜNE BAĞLI DOSYA

Belge kişiye değil, güne de bağlanabiliyor

Bütün belgeler kişinin dosyasına gitmez. Bazıları bir güne aittir.

Puantaj cetvelinde belge günün kaydına eklenir. İstirahat raporu ya da izin dilekçesi, kişinin genel dosyasında değil, ilgili günün üzerinde durur.

Bunun değeri ay sonunda görülür. Bir günün neden eksik çalışma olarak işlendiği sorulduğunda dayanak o günün kendisindedir; klasörde aranmaz.

Cetvelin nasıl tutulduğu puantaj sayfasında anlatılıyor.

KİŞİSEL VERİ

Maskeleme, erişim kaydı ve yetki

Özlük dosyası kişisel veri taşır ve ürün bunu ayrı bir katman olarak ele alır.

Kimlik numarası, cep telefonu ve kişisel e-posta ekranda maskeli durur. Göster denince açılır ve her açılış kayıt altına alınır. Açık adres hiç gösterilmez.

Sağlık bilgisi ve engel durumu ayrı bir sekmededir ve ayrı yetkiye bağlıdır. Özlük sekmesi de kendi yetkisiyle açılır; yetkisi olmayan kullanıcı sekmeyi hiç görmez.

Yetki gerçek bir erişim kısıtıdır, süzgeç değildir. Kullanıcının yetkili olmadığı bir kişinin verisi, istemciden zorlansa bile gelmez.

Bunların ne olduğu kadar ne olmadığı da açık yazılmalıdır; sınırlar bölümüne bakınız.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Süresi dolan belge için e-posta gitmez. Uyarı ekranda görünür: kişinin kartında, evrak listesinde ve panodaki evrak takibi kartında. Posta kutusuna düşen bir hatırlatma bulunmaz.

Uyarı, alan doldurulduğu kadar çalışır. Geçerlilik tarihi girilmemiş bir belge süre takibine girmez. Yapı çalışır, ancak tanımlar ve tarihler boş bırakılırsa uyarı listesi de boş görünür. Kurulumda bu alanların doldurulması işin bir parçasıdır.

Eğitim kaydının kendisinde geçerlilik bitişi alanı yoktur. Süre takibi belge tarafında yürür; eğitim belgesi geçerlilik süresiyle tanımlanmadıysa eğitimin eskimesi izlenmez.

Bu bir kişisel veri uyum programı değildir. Maskeleme, erişim kaydı, ayrı yetki ve bölüm bazlı gizleme vardır. Aydınlatma metni, açık rıza alınması, saklama süresi ve süre sonunda silme gibi bir yapı üründe bulunmaz.

Kişi bazında alan gizleme yoktur. Gizleme alan ve yetki düzeyindedir; belirli bir kişinin belirli bir alanının kimseye gösterilmemesi ayarlanamaz.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

İnsan kaynakları için değer, zorunlu listenin kendiliğinden oluşmasıdır. Kimden ne isteneceği elle takip edilmez.

İş sağlığı ve güvenliği tarafı için değer, süresi dolan belgenin sahaya girişi durdurmasıdır. Takip, uyarı olmaktan çıkıp kapıya dönüşür.

Saha sorumlusu için değer, belgenin toplandığı yerde dosyaya girmesidir. Telefonla çekilen belge ofise ulaşmayı beklemez.

Yönetim için değer, istisnanın kayıtlı olmasıdır. Kapıyı geçen yetkilinin gerekçesi kayıtta durur.

Denetime hazırlanan taraf için değer, eksik ve süresi geçmiş belgelerin tek listeden okunmasıdır.

Modülün özü şudur: evrak takibi bir klasör işi olmaktan çıkıp bir kural işine dönüşüyor. Belgenin ne olduğu, kimden isteneceği ve ne kadar geçerli olduğu bir kez tanımlanıyor; kalan her şey bu tanımdan türüyor.

İkinci sonucu sorumluluğun yerini bulmasıdır. Eksik belgeyle sahaya girildiyse bunun kimin kararıyla olduğu tartışma konusu değildir; gerekçe kayıtta durur.

Taşeron tarafındaki firma evrakı ayrı bir zincirdir ve taşeron evrak yönetimi sayfasında anlatılıyor. Özlük ve evrak yönetimi Codigno ERP kurulumunun personel tarafında gelir.

Zorunlu evrak listesini elle mi kuruyoruz?

Hayır. Evrak türleri merkezi olarak tanımlanır; kişiye düşen zorunlu liste iş sınıfı, cinsiyet ve aşama bilgisine göre bu tanımdan kendiliğinden türetilir.

Süresi dolan belge için uyarı geliyor mu?

Geliyor, ancak ekranda. Belge dört durumla izlenir: eksik, onay bekliyor, yakında doluyor ve süresi geçmiş. E-posta hatırlatması gönderilmez.

Belgesi eksik olan kişi sahaya girebiliyor mu?

Giremez. İş izni açılırken sahaya girecek her kişinin zorunlu evrakı denetlenir; eksikse ya da izin bitişinden önce süresi doluyorsa izin açılmaz.

Kapıyı geçmenin bir yolu var mı?

Var. Yetkisi olan kullanıcı gerekçe yazarak geçebilir. Gerekçe kayıtta ve onay ekranında görünür.

Belgeyi telefondan yükleyebiliyor muyuz?

Evet. Personel seçilir, belge kamerayla çekilir ve yapay zekâ belgenin türünü ve tarihini bulur. Kullanıcı onayladığında belge özlük dosyasına işlenir.

İş sağlığı ve güvenliği eğitimi de bu takibe giriyor mu?

Giriyor. Eğitim belgesi geçerlilik süresiyle bir özlük belgesi türü olarak tanımlanır; süresi dolduğunda iş izni denetimi bunu görür.

Yabancı uyruklu çalışanın çalışma izni takip ediliyor mu?

Ediliyor, ancak ayrı bir bölüm olarak değil. Çalışma izni bir özlük belgesi türü olarak tanımlanır ve geçerlilik süresi verilir; sonrasında diğer zorunlu belgelerle aynı zincire girer.

Kişisel veriler nasıl korunuyor?

Kimlik numarası, cep telefonu ve kişisel e-posta maskeli durur, göster denince açılır ve her açılış kayıt altına alınır. Sağlık bilgisi ayrı sekmede ve ayrı yetkiye bağlıdır.