PDKS ve Mobil Puantaj

Asıl mesele damganın atılması değil, o damganın hangi kurala göre saate dönüştüğüdür.

SORUN

Cihaz veriyi topluyor, sonrası boşta kalıyor

Giriş çıkış takibi çoğu firmada bir cihaz sorunu olarak görülür. Turnike alınır, kart dağıtılır, iş bitmiş sayılır.

Oysa cihazın ürettiği şey ham bir listedir: kim, ne zaman, hangi yönde geçti. Bu liste tek başına bir puantaj değildir.

Ham listeyi puantaja çeviren şey kuraldır. Kişinin mesaisi kaçta başlıyor, molası ne kadar, hangi saatten sonrası ek çalışma sayılıyor. Bu kural cihazda değil, insan kaynaklarının bilgisindedir.

Kural yazılı olmadığında liste bir tabloya aktarılır ve orada elle yorumlanır. Yorum kişiye göre değişir.

İkinci sorun düzeltmedir. Bir gün eksik okunmuştur, biri kartını unutmuştur, bir cihaz arıza vermiştir. Bu günler düzeltilir. Ama düzeltme ham kaydın üzerine yazılırsa cihazın veri ürettiği anlamsızlaşır: elde yine elle girilmiş bir cetvel kalır.

Üçüncüsü de geçmiştir. Bir kişinin çalışma düzeni değişir. Yeni düzen geçmişe de uygulanırsa kapanmış aylar geriye dönük bozulur.

ÜÇ KANAL

Kanal kişinin kartında tanımlanıyor

Codigno ERP’de giriş çıkış kanalı kişi bazında belirlenir.

Personel kartının kendi sekmesinde üç kanal ayrı ayrı işaretlenir: mobil uygulama, turnike ve kiosk. Bir kişiye birden fazlası verilebilir.

Bu ayrım pratik bir gerçeği karşılar. Aynı firmada merkez ofis turnikeden geçer, şantiyede çalışan telefonundan damgalar, bir başka nokta kiosk kullanır. Üçü de aynı cetvele akar.

Kanal seçimi zorunlu alanları da belirler. Mobil işaretlenirse cep telefonu, şifre ve konum kuralı zorunlu olur. Turnike işaretlenirse kart numarası zorunlu olur.

Kart numarası, sicil numarası ve kimlik numarası üç ayrı alandır. Bunların karıştırılması, eşleştirmenin en sık kırıldığı yerdir; ürün üçünü ayrı tutar.

MOBİL VE KONUM

Telefondan damga, konum kuralıyla birlikte

Mobil kanal açıldığında konum kuralı da tanımlanır ve üç seçeneklidir.

Birincisi serbesttir: konum kaydedilir ama sınırlanmaz. İkincisi kapalıdır. Üçüncüsü ise izinli nokta tanımıdır; en fazla üç nokta verilebilir ve her nokta için ad, koordinat ve yarıçap girilir.

Yani “şantiye alanı içinden damgalanır” kuralı, kişi bazında ve nokta bazında kurulabilir. Bir kişi birden çok sahada çalışıyorsa her sahası ayrı nokta olarak tanımlanır.

Damganın konumu her durumda kaydedilir ve o günün puantaj kaydında görünür. Yani kural serbest bırakılmış olsa bile konum bilgisi kaybolmaz.

Mobil kanalın değeri turnikesiz noktalarda ortaya çıkar. Sahada geçici bir şantiye kurulduğunda oraya cihaz taşımak gerekmez.

TURNİKE VE KART

Turnike verisi projeye özel bağlantıyla geliyor

Turnike kanalı seçildiğinde eşleşme kart numarasından yapılır.

Burada net olunması gereken bir nokta var: mevcut turnikeden veri çeken hazır bir bağlantı üründe bulunmuyor. Kart numarası alanı vardır, ancak turnikeden veri alan hazır bir kanal yoktur.

Turnike verisi projeye özel yazılan bir bağlantıyla aktarılır. Yani mümkündür, ama kurulumun bir parçasıdır; kutudan çıkan bir özellik değildir.

Kendi tarafımızda kart ve yakın alan etiketi okuyan bir tablet bulunuyor. Yüz tanıma yoktur.

Bu bölümün böyle yazılmasının sebebi, satış sırasında en çok yanlış anlaşılan konunun burası olmasıdır. Var olan ile kuruluma özel olan arasındaki fark, sözleşme öncesinde bilinmelidir.

DAMGADAN SONRASI

Damga günün kaydına yazılıyor

Kanal hangisi olursa olsun, damga aynı yere düşer.

Her damga türü, zamanı ve konumuyla o günün puantaj kaydına yazılır. Bir günde birden çok giriş çıkış varsa hepsi kayda alınır ve toplanır.

Ara çıkışlar bu yüzden kaybolmaz. Öğle arasında dışarı çıkıp dönen bir kişinin günü tek giriş tek çıkış olarak sadeleştirilmez.

Normal çalışma saati ile ek çalışma saati, kişinin o güne ait çalışma takvimine göre hesaplanır. Hesabın dayanağı cihaz değil, kuraldır.

Cetvelin kendisi ve elle giriş tarafı puantaj sayfasında anlatılıyor.

ÇALIŞMA TAKVİMİ

Kuralı taşıyan şey çalışma takvimi

Çalışma takvimi merkezi olarak tanımlanır ve hesabın dayanağıdır.

Tanımda mesai başlangıç ve bitiş saati, öğle arası, iki ayrı mola ve günlük süre bulunur. Hangi günlerin çalışıldığı da takvimin parçasıdır.

Takvim kişiye atanır. Bu, aynı şirkette farklı çalışma düzenlerinin birlikte yürümesini sağlar: merkez ofis, güvenlik ve saha ekibi ayrı takvimlerle çalışır, hepsi aynı cetvelde toplanır.

Vardiyalı düzen ayrı bir katmandır. Vardiya tanımlanıp projeye ve kişiye bağlanır; cetvel proje ve vardiya seçilerek açılır. Vardiya tarafı vardiya planlama sayfasında anlatılıyor.

GEÇMİŞ BOZULMUYOR

Takvim değişince kapanmış ay yerinde kalıyor

Bu, çoğu üründe olmayan ve sorulmadığı için de fark edilmeyen bir davranıştır.

Bir kişinin çalışma takvimi değiştiğinde geçmiş günler eski takvimle hesaplanmaya devam eder.

Yani mesai düzeni değişen bir çalışanın kapanmış ayları geriye dönük bozulmaz. Takvimin geçmişi tutulur; hangi günün hangi kuralla hesaplandığı kayıtta durur.

Bu davranış olmadığında şu yaşanır: takvim değişir, geçmiş aylar yeni kurala göre yeniden hesaplanır ve kapanmış bir ayın rakamı kendiliğinden değişir. Fark edilmesi de zordur, çünkü kimse kapanmış aya tekrar bakmaz.

Bu yetenek yakın zamanda eklendi ve gerekçesi tam olarak budur.

CİHAZ GÜNÜ KİLİTLİ

Cihazdan gelen gün elle değiştirilemiyor

Cihaz verisi olan bir gün, puantaj ekranından silinemez ve düzenlenemez.

Bu bir kısıtlama gibi görünür, ama cihaz kullanmanın tek anlamlı gerekçesidir. Cihazdan gelen gün elle değiştirilebiliyorsa cihaz bir kayıt kaynağı değil, bir öneri kaynağıdır.

Kilit, sahadaki tartışmayı da kapatır. Bir günün neden öyle hesaplandığı sorulduğunda cevap ham kayıttadır ve o kayıt değiştirilmemiştir.

Düzeltme gerekiyorsa yolu vardır, ama ayrıdır.

DÜZELTME

Düzeltme ham kaydı saklayarak yapılıyor

Düzeltme ayrı bir yetkiye bağlıdır. Puantaj girme yetkisi olan herkes cihaz gününü düzeltemez.

Düzeltme yapıldığında ham cihaz kaydı saklanır. Üzerine yazılmaz; yani düzeltmeden önce cihazın ne gördüğü kayıtta kalır.

Girilen saatler tutarsızsa reddedilir. Çıkışın girişten önce olması, saatin başka bir güne ait olması ya da toplam sürenin bir günü aşması durumunda kayıt kabul edilmez.

Ve en önemlisi: düzeltmede saatler elle yazılmaz, yeniden hesaplatılır. Yani düzeltilen gün de aynı kuraldan geçer; kural dışı bir sonuç elle yazılamaz.

Bu üçlü, düzeltmeyi bir kaçış kapısı olmaktan çıkarıp izlenebilir bir işleme dönüştürür.

RESMİ TATİL

Tatil cetvele kendiliğinden geliyor

Resmi tatil takvimi ayrı tanımlanır ve şirkete göre değişebilir.

Tatil günü cetvele resmi tatil olarak işlenir ve izin süresinden düşülmez. Kullanıcıya hangi günün neden düşülmediği tek tek bildirilir.

Seçilen izin tarihlerinin tamamı resmi tatile ya da haftalık tatile denk geliyorsa izin kaydı hiç açılmaz. Yani boşa yazılmış bir izin oluşmaz.

Resmi tatil ayrıca insan kaynakları takviminde bir katman olarak görünür. İzin tarafının tamamı izin yönetimi sayfasında anlatılıyor.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

Mevcut turnikenize hazır bağlantı yoktur. Kart numarası alanı vardır ancak turnikeden veri çeken hazır bir kanal, içeri alma ekranı ya da üretici bağlantısı üründe bulunmaz. Turnike verisi projeye özel yazılan bir bağlantıyla aktarılır.

Yüz tanıma yoktur. Kendi tabletimiz kart ve yakın alan etiketi okur.

Plan ile gerçek karşılaştırılmaz. Cihaz verisi kişinin çalışma takvimiyle karşılaştırılır, vardiya planıyla değil. Planda gece postasında görünen birinin sabah damga atması ayrıca işaretlenmez.

Yakın alan etiketi için ayrı bir alan yoktur. Tablet kartı ve etiketi okuyorsa ikisi de aynı kart numarası alanıyla eşleşir.

Tabletin okuma dışındaki yetenekleri bu sayfada anlatılmaz. Tablet ayrı bir bileşendir; çevrimdışı kayıt, fotoğraf ve benzeri konular kurulum görüşmesinde netleştirilir.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

İnsan kaynakları için değer, ham listenin yoruma açık kalmamasıdır. Damga kurala göre saate dönüşür.

Saha sorumlusu için değer, turnikesiz noktada da damga alınabilmesidir. Konum kuralı kişi bazında kurulur.

Yönetim için değer, cihaz gününün kilitli olmasıdır. Cihaz kullanmak, elle düzeltilebilen bir cetvele geri dönmez.

Denetim tarafı için değer, düzeltmenin izlenebilir olmasıdır. Ham kayıt saklanır, düzeltme ayrı yetkiye bağlıdır.

Mali işler için değer, kapanmış ayın kapanmış kalmasıdır. Takvim değişikliği geçmişi bozmaz.

Modülün özü şudur: giriş çıkış takibi bir donanım kararı gibi görünür, oysa asıl karar damgadan sonra ne olacağıdır. Kuralın nerede tutulduğu, düzeltmenin nasıl yapıldığı ve geçmişin korunup korunmadığı, hangi cihazın alındığından daha belirleyicidir.

İkinci sonucu tartışmanın kısalmasıdır. Bir günün neden öyle hesaplandığı sorulduğunda cevap, hafızada değil kayıtta durur.

Üretim tarafındaki genel çerçeve endüstri ve üretim sayfasında. PDKS tarafı Codigno ERP kurulumunun personel bölümüyle birlikte gelir.

Mevcut turnikemize bağlanabiliyor musunuz?

Hazır bir bağlantı yok. Kart numarası alanı vardır, ancak turnikeden veri çeken kutudan çıkan bir kanal bulunmaz. Turnike verisi projeye özel yazılan bir bağlantıyla aktarılır.

Telefondan damga atarken konum kontrol ediliyor mu?

Kişi bazında ayarlanır. Konum kuralı serbest bırakılabilir, kapatılabilir ya da en fazla üç izinli nokta tanımlanabilir; her nokta için koordinat ve yarıçap girilir.

Cihazdan gelen bir günü elle düzeltebiliyor muyuz?

Doğrudan düzeltilemez. Cihaz verisi olan gün cetvelden silinemez ve düzenlenemez. Düzeltme ayrı bir yetkiyle, ham cihaz kaydı saklanarak yapılır.

Düzeltirken saatleri elle yazıyor muyuz?

Hayır. Düzeltmede saatler yeniden hesaplatılır. Tutarsız girişler reddedilir: çıkış girişten önceyse, saat başka güne aitse ya da toplam süre bir günü aşıyorsa kayıt kabul edilmez.

Bir kişinin mesai düzeni değişirse geçmiş aylar bozulur mu?

Bozulmaz. Çalışma takviminin geçmişi tutulur; geçmiş günler eski takvimle hesaplanmaya devam eder.

Aynı şirkette farklı çalışma düzenleri yürüyebiliyor mu?

Evet. Çalışma takvimi merkezi olarak tanımlanıp kişiye atanır; merkez ofis, güvenlik ve saha ekibi ayrı takvimlerle çalışabilir.

Yüz tanıma var mı?

Yok. Kendi tabletimiz kart ve yakın alan etiketi okur.

Resmi tatil izin süresinden düşülüyor mu?

Düşülmez. Resmi tatil cetvele kendi adıyla işlenir ve kullanıcıya hangi günün neden düşülmediği bildirilir.