Vardiya Planlama

Plan bir tahmin değil, bir kayıttır; izin ve mesai onunla çelişemez.

SORUN

Plan dosyada duruyor, gerçek başka yerde

Üç postalı bir tesiste plan genelde tek bir dosyada tutulur.

Vardiya amiri kendi bölümünü kendi dosyasında yapar, insan kaynakları ay sonunda hepsini birleştirmeye çalışır. Dosya elden ele gezer; en son hangi sürümün açıldığı dosya adındaki tarihten anlaşılmaz.

Plan değiştiğinde kimse haberdar olmaz. Değişikliği yapan bilir, gece postasına gelen kişi bilmez.

Ama asıl sorun bu değildir.

Asıl sorun planın başka kayıtlarla çelişebilmesidir. Bir kişi plana yazılır, aynı gün için izin alır ve iki kayıt yan yana durmaya devam eder. Ya da plana göre postada olan birine aynı saatlere mesai girilir.

Dosya bu çelişkiyi görmez, çünkü dosya yalnızca yazılanı taşır. Çelişki ancak ay sonunda, cetvel hazırlanırken ortaya çıkar ve o noktada düzeltilecek şey artık plan değil, geçmiştir.

İkincisi de görünürlüktür. Gece postasına iki kişi fazla yazıldığında ya da bir hafta sonu tek kişiyle geçildiğinde bunu ay sonunda değil, o hafta görmek gerekir.

VARDİYA TANIMI

Postalar bir kez tanımlanıyor

Codigno ERP’de vardiya kendi tanımıdır.

Tanımda vardiyanın adı ile başlangıç ve bitiş saati bulunur. Vardiya sonra projelere bağlanır; hangi işte hangi postaların çalıştığı tanımın parçasıdır.

Bu, planın kısa kodlarla kurulmasını sağlar. Izgarada hücreye yazılan şey saat aralığı değil, vardiya kodudur; saat tanımın içindedir.

Aynı tanım cetvele de taşınır. Puantaj cetveli proje ve vardiya seçilerek açılır, yani vardiya cetvelin bir boyutudur.

Kişinin günlük çalışma düzenini taşıyan çalışma takvimi ise ayrı bir katmandır ve PDKS ve mobil puantaj sayfasında anlatılıyor.

PROJE TAKVİMİ

Plan projeden başlıyor

Planlama ekranı proje seçimiyle açılır.

Tarih aralığı verilir ve proje listesinden hangi işin planının kurulacağı seçilir. Yani plan firma geneline değil, işin kendisine bağlıdır.

Bu ayrım, birden çok şantiye ya da tesis yürüten bir firmada gereklidir. Her işin kendi posta düzeni, kendi kadrosu ve kendi ihtiyacı vardır.

Proje takviminde gün gün hangi vardiyada kaç kişi çalışacağı ve kimlerin çalışacağı planlanır. İhtiyaç ile atama aynı ekranda durur.

AYLIK IZGARA

Kişi satırı, gün sütunu, hücrede vardiya

Planın kendisi tek bir ızgarada durur.

Satırlar kişilerdir, sütunlar ayın günleridir, hücrede o kişinin o gün hangi postada olduğu yazar. Vardiya kutuları üstte durur ve sürükleyip hücreye bırakılarak atama yapılır.

Renkler ayrı bir katman taşır: yıllık izin, istirahat, izin ve geçici görevlendirme ızgarada kendi rengiyle görünür. Yani plan yalnızca kimin nerede olduğunu değil, kimin neden orada olmadığını da gösterir.

Bunun pratik değeri şudur: planı kuran kişi izin listesine ayrıca bakmak zorunda kalmaz. İzinli kişi ızgarada zaten işaretlidir.

Kişi bazında not da yazılabilir. Plana dair bir açıklama, kişinin satırında durur.

KOPYALAMA VE TOPLU ATAMA

Aynı düzen tekrar tekrar kurulmuyor

Vardiya planının en yorucu yanı tekrardır. Aynı düzen gün gün yeniden kurulur.

Bunun için iki araç vardır. Birincisi kopyalamadır: bir günün planı ertesi güne kopyalanır. İkincisi toplu atamadır: bir vardiyaya birden çok kişi tek işlemde atanır, aynı şekilde toplu olarak kaldırılır.

Bu ikisi birlikte, düzenli bir posta yapısının hızla kurulmasını sağlar. Değişen günler elle işlenir, değişmeyenler kopyalanır.

Bir kural da vardır: planlanan kişi sayısı, atanmış kişi sayısından az olamaz. Yani plana beş kişilik ihtiyaç yazıp altı kişi atamak mümkün değildir; ihtiyaç ile atama birbirini tutar.

GÜN KARTI

Bir hücreye tıklayınca o günün tamamı açılıyor

Izgaradaki bir hücreye tıklandığında o günün kartı açılır.

Kartta o kişinin o güne ait her şeyi bir arada durur: izni, mesaisi, geçici görevlendirmesi, eğitimi ve o güne tanımlı özel primi.

Bu, planlamayı tek boyutlu olmaktan çıkarır. Bir kişiyi bir güne yazarken o günün başka ne taşıdığı görünür; ayrı ekranlar açıp kontrol etmek gerekmez.

Eğitimi olan kişi ızgarada işaretli çıkar. Yani eğitim günü ile posta çakışması, planlama anında görülür.

ÇAKIŞMA DENETİMİ

Plan ile izin ve mesai birbiriyle çelişemiyor

Bu bölüm, planın asıl işlevidir.

Bir kişinin vardiya kaydıyla çakışan mesai girişi reddedilir. Sistem mesaiyi kaydetmez ve sebebini söyler: istenen zaman aralığında personelin vardiya kaydı bulunmaktadır.

İzin girişinde de aynı mantık çalışır. Kişinin o güne vardiya kaydı varsa ayrı bir puantaj çakışma kontrolü devreye girer.

Bunun anlamı şudur: plan, ay sonunda bakılan bir belge olmaktan çıkar ve diğer kayıtları sınırlayan bir kural haline gelir.

Çelişki ay sonunda değil, giriş anında görünür. Düzeltilecek şey geçmiş değil, o anda yapılan işlemdir.

Mesai tarafının tamamı fazla mesai planlama, izin tarafı izin yönetimi sayfasında anlatılıyor.

SAYILAR EKRANDA

Kim eksik, kim fazla, hangi posta açık

Izgaranın sağında kişi bazında özet sütunlar durur: toplam çalıştığı gün, boş gün, çalışabileceği en fazla gün ve aradaki fark.

Ayrıca işaretler vardır. En fazla gününden az çalışan ile fazla çalışan kişiler ızgarada ayrı ayrı işaretlenir.

Izgaranın altında vardiya bazında bir tablo bulunur: her posta için talep edilen kişi sayısı, çalışan kişi sayısı ve fark.

Bu üçlü birlikte, planın dengeli olup olmadığını tek bakışta gösterir. Bir postanın açık kalması ya da bir kişinin fazla yüklenmesi, ay sonunda değil plan kurulurken görünür.

GEÇİCİ GÖREV VE ÖZEL PRİM

Plana giren iki yan kayıt

Geçici görevlendirme plana doğrudan yansır.

Kayıt tarih, başlangıç ve bitiş saati ile tanımlanır; görev alacağı proje ve vardiya seçilir. Izgarada kendi rengiyle görünür.

En önemli özelliği asıl projeyi değiştirmemesidir. Süre bitince kişi kendiliğinden asıl projesinde kalır; ayrıca geri döndürme işlemi gerekmez. Kalıcı geçişler transferle yapılır ve personel kartı sayfasında anlatılır.

Özel prim de plana bağlı bir tanımdır. Primin adı, hangi günlerde ve hangi saat aralığında geçerli olduğu, tarih aralığı ve kapsadığı projeler tanımlanır; tanım gün kartında ve vardiya raporunda görünür.

Özel primin bir sınırı vardır ve aşağıda ayrıca yazılıdır.

RAPOR

Vardiya raporu yedi bölümlü

Planın çıktısı ayrı bir rapordur ve yedi bölümden oluşur.

Rapor Excel’e aktarılır. Yani plan verisi sistemde kalmakla sınırlı değildir; dışarıda kullanılabilir.

Bunun değeri, planın paylaşılması gereken durumlarda ortaya çıkar. Bir postanın kadrosu bir başka birimle paylaşılacaksa rapor bunun için vardır.

Cetvelin kendisi ayrı bir ekrandır ve puantaj sayfasında anlatılıyor.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.

🔴 Plan puantaj cetvelini önceden doldurmaz. Cetvel proje, vardiya ve ay seçilerek açılır, ancak cetveldeki kişi listesi vardiya planından değil personelin projeye atanma kaydından gelir. Planlanan saat hücrelere ön değer olarak düşmez; saat yine girilir ya da cihaz verisinden hesaplanır. Planın işlevi cetveli doldurmak değil, cetvelle çelişmeyi engellemektir.

Plan ile gerçekleşen karşılaştırılmaz. Cihaz verisi kişinin çalışma takvimiyle karşılaştırılır, vardiya planıyla değil. Planda gece postasında görünen birinin sabah damga atması ayrıca işaretlenmez.

Özel prim maaş tahakkukuna girmez. Prim tanımlanır ve gün kartında görünür, ancak maaş hesabı özel primi okumaz.

Kopyalama günden güne yapılır. Bir ayın planının bütün olarak sonraki aya kopyalanması diye bir işlem bulunmaz.

Mevzuat denetimi yoktur. Gece postasının süresi, posta değişimindeki dinlenme aralığı, haftalık çalışma eşiği ve yıllık fazla mesai sınırı planlama anında kontrol edilmez. Denkleştirme de üründe modellenmemiştir. Bu denetim yöneticinin sorumluluğundadır.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Vardiya amiri için değer, planın tek ızgarada durmasıdır. İzinli ve raporlu kişiler zaten işaretlidir; ayrı listeye bakılmaz.

İnsan kaynakları için değer, planın diğer kayıtlarla çelişememesidir. Ay sonunda düzeltilecek çakışma birikmez.

Üretim planlama için değer, açık postanın plan kurulurken görünmesidir. Talep ile çalışan sayısı arasındaki fark ızgaranın altındadır.

Yönetim için değer, kimin fazla, kimin az yüklendiğinin sayıyla durmasıdır.

Proje tarafı için değer, planın işe bağlı olmasıdır. Her şantiye kendi düzenini kurar.

Modülün özü şudur: vardiya planı çoğu firmada bir tahmin belgesidir ve gerçekle ilişkisi ay sonunda kurulur. Burada plan bir kayıttır ve kayıt olduğu için diğer kayıtları sınırlar. Değeri, ne kadar hızlı kurulduğunda değil, ne kadar çelişkiyi baştan engellediğinde ortaya çıkar.

İkinci sonucu görünürlüktür. Bir haftanın kadrosu yetersiz kaldığında bu, o hafta içinde ekrandan okunur.

Üretim tarafındaki genel çerçeve endüstri ve üretim sayfasında. Vardiya planlama Codigno ERP kurulumunun personel tarafında gelir.

Vardiya planı puantaj cetvelini kendiliğinden dolduruyor mu?

Doldurmuyor. Cetvel proje, vardiya ve ay seçilerek açılır, ancak planlanan saat hücrelere ön değer olarak düşmez. Planın işlevi cetveli doldurmak değil, plana aykırı izin ve mesai girişini engellemektir.

Plana yazılan kişiye aynı saatlere mesai girilebiliyor mu?

Girilemiyor. Vardiya kaydıyla çakışan mesai girişi reddedilir ve sebebi ekranda belirtilir. İzin girişinde de ayrı bir çakışma kontrolü çalışır.

Aynı düzeni her gün baştan kurmak gerekiyor mu?

Gerekmiyor. Bir günün planı ertesi güne kopyalanır; ayrıca bir vardiyaya toplu kişi ataması ve toplu kaldırma yapılabilir.

İzinli ve raporlu kişiler planda görünüyor mu?

Görünüyor. Yıllık izin, istirahat, izin ve geçici görevlendirme ızgarada kendi renkleriyle işaretlidir.

Hangi postanın kadrosu eksik kaldığını görebiliyor muyuz?

Evet. Izgaranın altında vardiya bazında talep edilen kişi sayısı, çalışan kişi sayısı ve fark tablosu durur. Kişi bazında da az ya da fazla çalışan işaretlenir.

Geçici görevlendirme kişinin asıl projesini değiştiriyor mu?

Değiştirmiyor. Görevlendirme gün ve saat aralığıyla tanımlanır; süre bitince kişi kendiliğinden asıl projesinde kalır.

Özel prim maaşa yansıyor mu?

Yansımıyor. Prim tanımlanır ve gün kartı ile vardiya raporunda görünür, ancak maaş tahakkuku özel primi okumaz.

Plan İş Kanunu sınırlarına uygunluğu denetliyor mu?

Denetlemiyor. Gece postası süresi, dinlenme aralığı, haftalık çalışma eşiği ve yıllık fazla mesai sınırı planlama anında kontrol edilmez; denkleştirme de üründe modellenmemiştir.